В организацию принят сотрудник на должность курьера. Его работа связан с постоянными разъездами. Перед кадровым специалистом поставлена задача разработать документ, который сможет подтвердить производственный характер поездок нового работника. Предлагаем скачать бланк маршрутного листа служебных поездок.
Разъездной характер работы устанавливается в договоре
Принимая сотрудника на разъездную работу, нужно не забыть указать это в заключенном с ним трудовом договоре.
Помимо этого отдельным приказом руководителя организации нужно утвердить перечень должностей, в отношении которых установлен разъездной характер работы.
Также в приказе или в трудовых договорах с работниками нужно определить (ст. 168.1 ТК РФ, письмо Роструда от 12.12.2013 №4209-ТЗ):
- расходы, возмещаемые работодателем;
- порядок подтверждения производственного характера поездок сотрудников.
- затраты на проезд;
- расходы по аренде жилого помещения (если работник не может возвращаться домой);
- расходы, которые сотрудник несет в связи с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- другие расходы, понесенные с разрешения или ведома работодателя.
Разрабатываем маршрутный лист
Важным вопросом для организации является подтверждение производственного характера поездок работника. Для этих целей на практике используют журналы учета поездок или маршрутные листы, в которых указываются пункты назначения и цели поездок.
Специально для читателей наши специалисты разработали маршрутный лист служебных поездок работника организации.
Понятно, что заполненный маршрутный лист сотрудник компании должен сдать в отдел кадров или бухгалтерию для возмещения понесенных им транспортных расходов, связанных со служебными поездками.
Скачать бланк маршрутного листа
Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.
Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.
Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.
Бланк маршрутного листа скачать:
Описание таблицы
Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.
Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.
Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.
Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.
Заполнение маршрутного листа
Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:
- Водитель — фамилия и инициалы
- Дата — день совершения доставок
- Показания в начале маршрута — пробег автомобиля перед выездом
- Остаток топлива — количество горючего, имеющееся в бензобаке на момент начала работы
- Ответственный — человек, который поставил в таблицу данный адрес (заполняется, если в один маршрутный лист имеют доступ и устанавливают доставки разные люди)
- Авто — марка автомобиля, госномер
- № чека — порядковый номер заказа
- Адрес доставки, предварительное время, условия — куда везти и во сколько примерно нужно там быть (лучше просто «до обеда» или «после обеда»)
- Сумма доставки, подъём — стоимость услуг, если таковые требуются и оплачены
- Примечания , если такие имеются
Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:
- Время и километраж прибытия и убытия с точки
- Общий пробег в конце дня
- Остаток топлива и показания счётчика пробега (км)
- Прочие отметки , несоответствия, спорные ситуации
Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные , в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.
Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.
Зачем нужен маршрутный лист
Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.
Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.
Какой использовать бланк для маршрутного листа в 2019 году?
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:
- с типом автомобиля;
- преодоленными расстояниями;
- объемами перевозимого груза.
В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.
Если в маршрутном листе допущена ошибка, неверная запись перечеркивается одной чертой, рядом вносится исправительная запись, ставится дата, подпись и Ф.И.О. сотрудника, внесшего корректировки.Сколько хранить маршрутные листы
5 лет - минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.
Ключевое назначение бумаги — подтвердить расходы сотрудника, который для исполнения своих трудовых обязанностей вынужден оплачивать транспортные расходы. Маршрутный лист 2019 может быть использован следующими категориями работников:
- Водители, эксплуатирующие служебный или личный транспорт.
- Курьеры, логисты и иные работники доставки (транспортных компаний).
- Специалисты, должности которых по должностным инструкциям имеют разъездной характер работы.
- Сотрудники, которые совершают служебные поездки в силу специфики своей должности. Например, бухгалтер сдает отчетность в контролирующие органы.
Стоит отметить, что данный список не является закрытым. Использовать такой вид первички могут и другие категории наемных специалистов.
Нельзя путать путевой лист и маршрутный. Это совершенно разные виды первичной документации. Даже несмотря на то, что, по сути, листы имеют одно назначение — подтверждение произведенных расходов. Только по путевке организация списывает ГСМ, то есть подтверждает расходы на оплату бензина, газа или дизельного топлива.
Какой бланк использовать
Унифицированной формы документа нет. Чиновники не утвердили бланка, который обязаны применять все предприниматели и организации. А это значит, что каждая компания, использующая МЛ для подтверждения транспортных расходов работников, обязана разработать бланк самостоятельно. Либо можете скачать бланк маршрутного листа служебных поездок, который мы предлагаем в статье.
Актуальный бланк маршрутного листа
Как составить собственный бланк
Допустимо разработать свой, индивидуальный формат документа, который будет полностью отвечать особенностям деятельности учреждения и специфике работы конкретного сотрудника. Однако предусмотрите, чтобы бумага содержала следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа, например «маршрутный лист, образец для водителя».
- Полное наименование организации, которая оформила МЛ.
- Место и дата выдачи бланка, если он подготовлен за пределами компании.
- Период действия. МЛ можно выписать сроком на один день либо на неделю или месяц.
- Ф.И.О. сотрудника, который получил маршрутный лист, его должность и структурное подразделение.
- Место назначения, то есть куда отправляется работник.
- Цель поездки — указывается конкретная цель, с которой работник направился в пункт назначения, например доставка отчета.
- Отметки о прибытии или убытии. Такие отметки ставит представитель организации (госоргана), в который был направлен работник.
- Вид транспорта, который использовался в качества средства передвижения, например автобус, такси или личное авто.
Дополнительные сведения указываются в произвольном порядке. К примеру, можно предусмотреть отметки о времени, проведенном в пути — это актуально, например, если вы готовите образец маршрутного листа для курьера. Сведения о суммах понесенных затрат также можно отразить в табличной части.
Бланк маршрутного листа для курьера
В конце документ должен быть заверен. Сначала работником, ответственным за составление МЛ (Ф.И.О., должность, дата и время, подпись). Затем проставляются аналогичные сведения и подпись сотрудника, который получил документ.
Особенности оформления
Разработанный бланк следует утвердить в учетной политике учреждения либо закрепить в отдельном локальном распоряжении. Порядок и правила заполнения также следует закрепить в приказе. Рекомендуем ознакомить ответственных лиц с данными локальными актами под подпись. Такая процедура позволит исключить ошибки и проблемы в заполнении первичной документации.
Если в маршрутном листе была допущена ошибка, то ее необходимо исправить соответствующим образом. Неверная запись (ошибка) зачеркивается (одной чертой), рядом делается исправительная запись, а также ставится дата, подпись и Ф.И.О. работника, внесшего исправления. Использование затирок и корректирующих средств недопустимо.
Печать ставить не обязательно, так как бланк считается внутренним документом. Однако это на индивидуальное усмотрение учреждения.
Готовый документ необходимо сдать начальнику отдела либо сразу в бухгалтерию. Допустимо приложить чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие расходы работника. Например, квиток такси или билет на автобус.
Пример заполнения
Исключительные моменты
Некоторые организации берут на себя обязательства оплатить своим работникам дорогу к месту отдыха. Такие положения должны быть закреплены в локальных распоряжениях учреждения, а также должны иметь экономическое обоснование (по объемам и целесообразности).
Оплата данного вида расходов может быть произведена только по подтверждающим документам. Например билетам, чекам. Или работник вправе предоставить маршрутный лист для отпуска на машине, если в отпуск он отправился на личном транспорте.
Отметки о прибытии или убытии должна проставить соответствующая сторона. Например, администрация санатория или гостиницы. Далее предлагаем скачать бланк маршрутного листа в отпуск на автомобиле.
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку , совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах , один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Правила оформления и ведения путевых листов
Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.
Так называемые «путевки» - это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2018 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям - ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:
Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2018 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.
Новая форма путевого листа
Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2018 году таких сведений стало больше - чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Таким образом, новые путевые листы 2018 года обязательно должны содержать следующие сведения:
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.
Кому и зачем нужны путевые листы
Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа - записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.
Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.
Образец маршрутного листа
На многих предприятиях существуют служебные поездки , которые могут быть постоянными и связанными напрямую с работой. В таких случаях обязательно оформляется маршрутный лист, в котором содержится вся информация , касательная разработанного для работника маршрута.
Цели составления
Чаще всего разъездная работа необходима с целью сбыта какого-либо товара, изучения состояния спроса или, наоборот, решения вопроса покупки. Исходя из этого, у маршрутного листа имеются следующие цели
:
Для чего нужен
Исходя из целей маршрутного листа, можно сделать вывод о том, что он необходим для того, чтобы правильно планировать служебную поездку и составлять путь. Также, для водителя он является некой шпаргалкой , в которой указано, на какой адрес и что необходимо доставить.
Кроме этого, бухгалтерии и руководству требуется маршрутный лист в качестве отчета того, куда пошли денежные средства, выделенные на горюче-смазочные материалы . А в случаях поломок или аварии, он сможет являться доказательством того, что водитель действительно совершил поездку по определенным адресам.
Если сотрудником, для служебных разъездов, используется свой личный транспорт, то с предъявлением маршрутного листа ему должны возместить расход на обслуживание транспорта.
Порядок заполнения основных разделов
Хоть маршрутный лист и является обязательным документом, единственной унифицированной формы его бланка не существует . Каждая организация сама разрабатывает удобную для себя форму, которую устанавливает в своей учетной политике. Главное, чтобы на ней было присутствие всех необходимых данных.
Обязательными реквизитами являются:
Маршрутный лист составляется в двух экземплярах , один их которых остается у самого сотрудника, а второй идет в отчетность бухгалтеру. Данный документ не обязателен к заверению печатью .
В заполнении маршрутного листа нет ничего сложного, он состоит из шапки и табличной части, в которых имеются все указания:
- Первой строчкой является наименование документа и его порядковый номер.
- Далее записывается полные фамилия, имя и отчество водителя.
- Заполняется информация об автомобиле.
- На основании чего совершается данная поездка.
- порядковый номер позиции;
- дата совершения поездки по данному пункту назначения;
- информация о месте прибытия, наименование организации, адрес получателя;
- отметка о времени прибытия, ставится по факту приезда;
- отметка о времени выбытия из пункта, также ставится по факту уезда;
- наименование товара или оказываемой услуги, которая является целью поездки;
- сумма в рублях, если речь касается о каком-либо товаре;
- документ-основание, подтверждающее приобретение товара или услуги, чаще всего это номер товарного чека;
- роспись принимающей стороны, которая подтверждает правдивость всего написанного.
- приказ руководителя, на основании которого разрешена служебная поездка, какие ее цели и согласование о возмещении расходов;
- подтверждающие затраты, это могут быть чеки с автозаправочных станций;
- проездные билеты, если таковые имеются.
- Путевой лист содержит унифицированную форму, его бланк не поддается изменениям и используется всеми организациями одинаково.
- В путевом листе содержится намного больше точной информации: данные водительского удостоверения, регистрационный номер автомобиля, разрешение на движение от механика, количество горючего до выезда из гаража и после заезда, и многое другое.
- Маршрутный не является обязательным к сдаче, он может быть затребован при необходимости, в то время как путевой лист строго необходим во время служебных поездок и командировок, кроме того, он является бланком строгой отчетности.
- Маршрутный лист обычно оформляется при работе, связанной с развозом товара, курьерской службой, действиями торговых представителей и т.д. Путевой же лист оформляется и при совершении поездки на служебном транспорте, во время командировок и представительских поездок, именно он служит подтверждающим документом для авансового отчета.
- Если маршрутный лист имеет минимальный срок хранения, то путевой должен быть сохранен в течение всех 75 лет.
- фамилия, имя, отчество работника;
- город его деятельности;
- дата совершения поездок;
- цель визита;
- наименование торговых точек;
- фактический адрес их расположения;
- номер телефона клиента, адрес электронной почты;
- время входа в торговую точку;
- время выхода с торговой точки;
- подпись клиента.
- Исполнять роль гида, указывать куда ехать и в какой последовательности.
- Служить отчетом для возмещения расходов на бензин, так как торговые представители чаще всего пользуются своим личным транспортом и ездят не только по своему городу, но и по области.
- Выявить работоспособность сотрудника, поощрить его в случае большого объема выполненной работы.
- с типом автомобиля;
- преодоленными расстояниями;
- объемами перевозимого груза.
- наименование организации, выдававшей документ;
- название города, где оформлен документ;
- дату, когда совершена поездка;
- место назначения;
- цель поездки;
- время убытия и прибытия;
- информация о транспортном средстве;
- Ф.И.О. работника, на которого составлен данный документ;
- должность работника.
После оформления шапки можно приступать к таблице, часть которой заполняется сразу, а вторая половина - во время поездки. Сама таблица состоит из нескольких колонок, в которых должна содержаться следующая информация :
Маршрутный лист №4
Водитель: Горяйнов Владимир Викторович
Автомобиль: Газель №АТ211Х
Основание: Служебная поездка для доставки товара по заявкам.
7 952 698 21 54
г. Екатеринбург, ул. Сапожников, д. 12
7 900 203 18 23
7 952 630 19 04
Маршрутный лист принял бухгалтер Баранова О.А.
Предоставление в бухгалтерию
После того как все поездки, намеченные в маршрутном листе, были совершены, один его экземпляр необходимо сдать в бухгалтерию для подтверждения всех действий.
В дополнение к маршрутному листу необходимо приложить следующие документы :
После того как бухгалтер произведет расчет расходов, проверит правильность всех предоставленных ему документов и их подлинность, он передает их на ознакомление руководителю .
Как только руководитель подпишет все бланки и даст свое согласие, водитель может пройти в кассу предприятия и получить возмещения или же дождаться его вместе с заработной платой.
Особенности хранения
Хранятся проверенные маршрутные листы у ответственного лица
, чаще всего это бухгалтер. Все документы, по порядку, он аккуратно складывает в отдельную папку и убирает на свое место.
Ежеквартально, если работа водителя осуществляется несколько раз в неделю, и бумаг накапливается достаточное количество, их можно сшивать в один большой отчет и убирать в архив организации.
Минимальный срок хранения маршрутных листов составляет 5 лет . В зависимости от некоторых обстоятельств, таких как осуществление работы во вредных или тяжелых условиях, перевоз опасного груза, срок увеличивается до 75 лет в общем.
Как только срок давности документов истекает, организацией составляется специальный акт на уничтожение документов, после чего они специальным образом утилизируются.
Отличие от путевого
Несмотря на схожесть, это два разных документа , они имеют различия:
Для торгового представителя
Торговому представителю как никому необходим маршрутный лист, так как в силу своей должности он должен много ездить и посещать большое количество точек . Маршрут должен быть продуман тщательно, исходя из расстояния между точками, удаленности их от офиса или дома, от времени их работы.
В маршрутный лист торгового представителя входят такие данные, как:
Маршрутный лист торгового представителя
ФИО: Крестьянская Людмила Викторовна
Цель: ознакомление продуктовых магазинов Ленинского района с ассортиментом колбасных изделий фирмы Кудесница
У маршрутного листа торгового представителя есть четкие цели :
Для водителя
Совершать поездки по служебной надобности могут не только курьеры или торговые представители, получить такое распоряжение могут и водители предприятия для перевозки какого-либо служебного груза . Чаще всего это бывают водители грузовых автомобилей, которые получили распоряжение развести какой либо материал по складам и участкам.
В подобной ситуации, на основании приказа руководителя, выписывается маршрутный лист со всеми необходимыми реквизитами и адресами складов.
Маршрутный лист №2
Водитель: Леонтьев В.Н.
Автомобиль: ГАЗ 52
Основание: передача сырья для изготовления продукции на производственные подразделения
Подкрепляется маршрутный лист накладной на передачу материалов на сторону , на основании которой и разрешено совершать развоз.
При командировках и служебных поездках
Служебные командировки и поездки не являются редкостью, особенно в крупных организациях или тех, кто имеет подразделения или партнеров в других городах. Сотруднику на время поездки выдаются денежные средства, которые должны пойти на проживание, питание и оплату проезда.
Если цель командировки носит более курьерский характер, и нужно отвести товар в другой город, или служебная поездка имеет конечную цель в этом же населенном пункте и не продлится долго, оформляется маршрутный лист .
Если же командировка имеет более деловое направление и рассчитана на долгий путь, в таком случае лучше оформить путевой лист, который подробнее покажет о всех расходах на топливо. Кроме того, в нем имеется больше дополнительной информации о состоянии автомобиля.
Не стоит думать, что маршрутный лист является не таким важным документом, наоборот, он несет в себе полезную информацию, которая может пригодиться при возникновении каких-либо спорных вопросов. По этой причине нужно внимательно относиться к оформлению и хранению данного документа, ведь речь может пойти о собственных деньгах и личном транспорте.
Подробности оформления для торгового представителя - в данном видео.
Трудовые функции работника нередко связаны с передвижением. Выполняя поручения руководства, сотрудник может тратить деньги на топливо, покупать билеты на проезд в общественном транспорте и осуществлять тому подобные расходы. Для учета расходов данного типа составляют специальный документ. Он необходим, чтобы фиксировать все передвижения работников и учитывать расходы на бензин. Он называется маршрутный лист. Образец этого документа, подготовленный нашими специалистами, вы найдете в статье.
Зачем нужен
Сразу скажем, что маршрутный лист необходим для учета передвижения работников за пределами офиса. Он оформляется для людей разных специальностей, но чаще всего его выдают курьерам, водителям, менеджерам, торговым представителям и прочим, кому по роду деятельности приходится проводить время в разъездах.
Руководитель использует маршрутные листы для выработки оптимальных маршрутов движения транспорта в целях экономии денежных средств. Также маршрутный лист нужен, чтобы в налоговой инспекции подтверждать расходы предприятия на автотранспорт. Помимо этого работники на основании данных листа получают компенсацию понесенных ими расходов.
Как оформляется документ
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать свою форму маршрутного листа. Главное, что документ содержал всю необходимую информацию о перемещениях сотрудников и подтверждал связанные с поездкой расходы. Бланк маршрутного листа, его форма и порядок заполнения никак не связаны:
Так как действующим законодательством не установлено единой утвержденной формы маршрутного листа, можно пользоваться самостоятельно разработанной формой. В конце статьи вы найдете бланк маршрутного листа.
В каждой организации маршрутные листы отражают ее собственные интересы, потребности предприятия. Форму листа утверждает директор компании своим приказом. В принципе каждая организация может разработать такой документ самостоятельно. Однако намного проще скачать бланк маршрутного листа, уже подготовленный специалистами. Это позволит значительно сэкономить время на разработку собственной формы.
Документ оформляется в двух экземплярах. Один остается в предприятии, второй выдается на руки работнику. Маршрутные листы относятся к внутреннему документообороту компании, поэтому проставлять печать организации на них не нужно. Отчет работника и прилагаемые проездные документы служат приложением. Маршрутный лист служебных поездок (скачать бланк можно в конце статьи) проверяет бухгалтер.
Правильное заполнение листа включает в себя:
По потребностям предприятия также можно вводить дополнительные графы.
Удобнее всего составить маршрутный лист в виде таблицы. Составленный документ должен быть подписан работником, которому он выдается, и контролирующим сотрудником:
- непосредственным руководителем;
- бухгалтером;
- кадровиком.
- Закон "О национальной безопасности Украины" вступит в силу 8 июля Документ регулирует основы и принципы политики в сфере безопасности и обороны с учетом курса страны на членство в ЕС и НАТО КИЕВ, 7 июля. /ТАСС/. Закон "О национальной безопасности Украины", подтверждающий курс страны в […]
- Инкапсуляция, полиморфизм, наследование Все языки OOP, включая С++, основаны на трёх основополагающих концепциях, называемых инкапсуляцией, полиморфизмом и наследованием. Рассмотрим эти концепции. 1. Инкапсуляция Инкапсуляция (encapsulation) - это механизм, который объединяет данные и […]
- Как правильно сдать анализы: рекомендации для пациента Практически все исследования проводятся натощак (не менее 8 часов после последнего приема пищи), поэтому чтобы провести анализы утром можно выпить небольшое количество воды. Чай и кофе - это не вода, пожалуйста, потерпите. […]
- § 2. Виды административных наказаний Статья 3.2 КоАП устанавливает следующие виды административных наказаний: 3) возмездное изъятие орудия совершения или предмета административного правонарушения; 7) административное выдворение за пределы РФ иностранного гражданина или лица без […]Фтс рф полномочия Фтс рф полномочия Федеральная таможенная служба Российской Федерации и система ее органов Система таможенных органов включает следующие звенья, каждс из которых является подсистемой правоохранительных органов: - Федеральная таможенная служба Российской Федерации; - региональные […]
- Запись на стене Ребята,а кто разбирается в семейном праве,помогите,пожалуйста с задачами)Ооооочень нужно!!Задача 3И. С. Максимова обратилась в суд с иском к Ю. Н. Мак¬симову о взыскании алиментов на двоих детей, сына и дочь, указав, что сын не достиг совершеннолетия - ему 16 лет, а […]
Сколько хранить маршрутные листы
Пять лет - минимальный срок хранения маршрутных листов. При подтверждении этими путевыми листами работы людей во вредных либо опасных условиях листы должны сохраняться на предприятии в течение 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
После окончания поездки маршрутный лист должен быть сдан в отдел кадров (секретарю, в бухгалтерию) для возмещения транспортных расходов.
Скачать бесплатно образец можно по прямой ссылке здесь.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
blogkadrovika.ru
Правила заполнения маршрутного листа
Предприятия могут включать в расходы на оплату труда компенсации работникам, связанные с разъездным характером их работы (например, оплату приобретаемых ими проездных билетов). Это следует из статьи 255 НК РФ и статьи 168.1 ТК РФ. Однако налоговикам зачастую мало соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре — они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).
Защитить фирму от претензий налоговиков поможет маршрутный лист для каждого «разъездного» сотрудника, в которые записываются все его служебные поездки. Унифицированной формы такого документа нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ). За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.
Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98), напомним, что форма маршрутного листа не установлена, поэтому предприятие, принявшее решение возмещать проезд сотруднику, может определить его форму самостоятельно, так же в маршрутных листах не обязательно ставить штамп или печать.
Основанием для возмещения сотруднику расходов на проезд в служебных целях (сдача отчетности, посещения банка) является отчет об использовании денежных средств, полученных на командировку или под отчет, а маршрутный лист с прилагаемыми к нему проездными билетами является подтверждающим документом к отчету.
Информационное Агентство «Финансовый Юрист»
www.financial-lawyer.ru
