Παραγγελία σε δείγμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Εντολή υλοποίησης sed. Τυπική διαδρομή "Έγκριση καταλόγου Διαταγών Κυβερνήτη"

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σε έναν οργανισμό σάς επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία εργασίας με έγγραφα σε όλα τα στάδια: από την κατάρτιση ενός έργου έως την έγκριση και την αποστολή του τελικού αντιγράφου. Θα σας πούμε στο υλικό μας πώς να εφαρμόσετε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό και ποιες είναι οι ιδιαιτερότητες της χρήσης του σε διάφορα τμήματα της εταιρείας.

Εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε επιχείρηση

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό λαμβάνει χώρα σε διάφορα στάδια:

Στάδιο 1. Ανάλυση του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης εγγράφων

Τα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν ή να ληφθούν από μια εταιρεία σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Η ανάλυση μπορεί να αποκαλύψει τέτοιες ελλείψεις στη ροή εγγράφων της εταιρείας όπως:

• απώλεια εγγράφων·
• η υπερβολική επικάλυψη τους·
• μακρύς χρόνος έγκρισης.
• κόστος εκτύπωσης ή λήψης σαρωμένης εικόνας ενός εγγράφου σε χαρτί κ.λπ.

Το τρέχον σύστημα της εταιρείας ενδέχεται να μην πληροί πλέον τις σύγχρονες απαιτήσεις για εργασία με έγγραφα, όπως:

• βολικός μηχανισμός αναζήτησης.
• λειτουργικός έλεγχος σε όλα τα στάδια εργασίας με το έγγραφο·
• δυνατότητα εξουσιοδοτημένης επεξεργασίας και έγκρισης.

Καθώς και άλλες απαιτήσεις για το σύστημα που σχετίζονται με τις ιδιαιτερότητες της ροής εγγράφων στην εταιρεία.

Στάδιο 2. Διατύπωση απαιτήσεων για ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ανάπτυξη σχεδίου εφαρμογής του

Σε αυτό το στάδιο, οι προσπάθειες της διοίκησης της εταιρείας και των ειδικών πληροφορικής συνδυάζονται για να τεθούν σωστά οι στόχοι και οι στόχοι που επιλύονται μέσω ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Το σύστημα πρέπει τουλάχιστον να παρέχει:

• έλεγχος εγγραφής εισόδου και εξόδου εγγράφων.
• μετάφραση έντυπων εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή (σάρωση και αναγνώρισή τους).
• ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ δομικών μονάδων της εταιρείας·
• ταξινόμηση των εγγράφων σε ομάδες·
• γρήγορη αναζήτηση ενός εγγράφου χρησιμοποιώντας βασικές παραμέτρους και κείμενο.
• δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης.
• ικανότητα διαχείρισης δικαιωμάτων πρόσβασης·
• επίλυση άλλων προβλημάτων.

Ξεχωριστά, διατυπώνονται εργασίες για εργασία με έγγραφα που δημιουργούνται απευθείας στην ίδια την εταιρεία. Το σύστημα θα πρέπει να επιτρέπει:

• δημιουργία, διόρθωση, συντονισμός σχεδίων εγγράφων.
• έλεγχος των εκτελεστών σύμφωνα με τις προθεσμίες·
• καταγράψτε όλες τις ενέργειες με το έγγραφο κ.λπ.

Λαμβάνοντας υπόψη τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί, καταρτίζεται σχέδιο για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στην εταιρεία.

Στάδιο 3. Ανάπτυξη κανονισμών λειτουργίας συστήματος

Στους κανονισμούς:

• θεσπίζονται οι βασικοί κανόνες του συστήματος.
• καθορίζεται ένας κατάλογος εγγράφων που συμμετέχουν στην ηλεκτρονική ροή εγγράφων·
• τα πρότυπα και οι μορφές τους έχουν εγκριθεί·
• περιγράφει την τεχνολογία για τη μετατροπή εγγράφων σε χαρτί σε ηλεκτρονικά.
• οι κανόνες για την πρόσβαση στα έγγραφα είναι λεπτομερείς·
• αποκρυπτογραφούνται άλλες αποχρώσεις της λειτουργίας του συστήματος.

Στάδιο 4. Προετοιμασία για την εκκίνηση του συστήματος και εκπαίδευση των χρηστών

Στο στάδιο της υλοποίησης ελέγχεται το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και γίνονται οι απαραίτητες ρυθμίσεις υλικού και λογισμικού. Οι κωδικοί πρόσβασης ορίζονται και οι ιδιαιτερότητες της πρόσβασης στο σύστημα εξηγούνται στο προσωπικό.

Επιπλέον, το προσωπικό εκπαιδεύεται και ελέγχεται για γνώση οδηγιών για εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Στάδιο 5. Καταχώριση της επίσημης έναρξης λειτουργίας του συστήματος

Για να ξεκινήσει ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων σε μια επιχείρηση, είναι απαραίτητο να εκδοθεί μια παραγγελία ή οδηγία. Θα σας πούμε τι να συμπεριλάβετε σε αυτό στην επόμενη ενότητα.

Εντολή για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Για να αρχίσει νόμιμα να λειτουργεί το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, εκδίδεται εντολή με την οποία:

• υποδεικνύεται η ημερομηνία έναρξης του συστήματος.
• επιβεβαιώνεται η έναρξη ισχύος της συνοδευτικής οργανωτικής τεκμηρίωσης (κανονισμοί, οδηγίες, κανόνες).
• εγκρίνεται κατάλογος προσώπων στα οποία παρέχεται πρόσβαση στο σύστημα·
• ο χρόνος των ενημερώσεων και της εκπαίδευσης των εργαζομένων είναι λεπτομερής·
• αποκρυπτογραφούνται άλλες αποχρώσεις που σχετίζονται με την εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Όλοι οι εμπλεκόμενοι υπάλληλοι πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με την παραγγελία.

Κανονισμοί για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων

Μερικές φορές οι εταιρείες αναπτύσσουν ένα ξεχωριστό έγγραφο για την εργασία με ηλεκτρονικά έγγραφα, συνδυάζοντας σε αυτό όλες τις σχετικές οδηγίες και κανονισμούς. Αυτό το έγγραφο ονομάζεται «Κανονισμοί για τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων».

Η ίδια η εταιρεία αποφασίζει τι θα συμπεριλάβει σε αυτή τη διάταξη και πόσο αναλυτικά θα πρέπει να είναι ορισμένα θέματα σχετικά με την εργασία με το σύστημα. Ένα κατά προσέγγιση σύνολο τμημάτων φαίνεται στο σχήμα:

Ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων: προγράμματα αυτοματισμού, βαθμός κάλυψης, ιδιαιτερότητες του κλάδου

Η οργάνωση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε μια επιχείρηση είναι μια δαπανηρή και εντατική διαδικασία. Δεν μπορούν όλοι να αυτοματοποιήσουν όλες τις εργασίες ταυτόχρονα και να συνδυάσουν όλες τις αλυσίδες εργασίας με έγγραφα σε ένα ενιαίο σύστημα.

Εξειδικευμένα προγράμματα έρχονται στη διάσωση, επιτρέποντάς σας να αυτοματοποιήσετε τουλάχιστον ορισμένους τομείς των δραστηριοτήτων της επιχείρησης και να οργανώσετε την ελάχιστη δυνατή ροή ηλεκτρονικών εγγράφων. Τέτοια προγράμματα για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι διαθέσιμα ακόμη και στις μικρότερες επιχειρηματικές οντότητες. Συνήθως αγοράζονται για λογιστικές ανάγκες (λογιστική και φορολογική λογιστική) με στοιχεία ροής εγγράφων προσωπικού.

Αυτός δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για την εφαρμογή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε μια επιχείρηση. Αλλά ελλείψει των απαραίτητων πόρων, η αυτοματοποίηση μεμονωμένων περιοχών και υπηρεσιών της επιχείρησης βοηθά στη μερική διευκόλυνση της εργασίας με έγγραφα.

Οι ειδικοί στον τομέα της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων προτείνουν μια διαφορετική προσέγγιση. Εάν η επιχείρηση δεν διαθέτει αρκετούς πόρους για να εφαρμόσει ένα πλήρες αποτελεσματικό σύστημα για την εργασία με έγγραφα, το ζήτημα θα πρέπει να επιλυθεί όχι τοπικά. Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων πρέπει να εφαρμοστεί όχι σε επιλεγμένους τομείς, αλλά ως ένα γενικό σύστημα που ενώνει όλα τα τμήματα. Ταυτόχρονα, μπορείτε αρχικά να ορίσετε ένα ελάχιστο σύνολο λειτουργιών και σταδιακά να αυξήσετε τη λειτουργικότητα, προσαρμόζοντας το σύστημα στις ανάγκες και την κλίμακα της εταιρείας.

Πρόσφατα, υπήρξε μια διαίρεση προγραμματιστών προγραμμάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του κλάδου (προγράμματα χωριστά για το δημόσιο τομέα, τηλεπικοινωνίες κ.λπ.).

Στη συνέχεια, θα σταθούμε λεπτομερέστερα στη διαχείριση προσωπικού και νομικών ηλεκτρονικών εγγράφων (τι πρέπει να προσέξετε κατά τη δημιουργία τους σε μια κατάσταση όπου η εταιρεία δεν είναι σε θέση να οργανώσει ένα ενοποιημένο σύστημα διαχείρισης εγγράφων).

Πότε απαιτείται ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων HR και είναι δυνατόν να γίνει χωρίς αυτήν;

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων προσωπικού είναι ένα από τα στοιχεία του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό.

Όσον αφορά την ποικιλομορφία, τα έγγραφα προσωπικού δεν είναι κατώτερα από τη λογιστική υπηρεσία - ο ηγέτης στον όγκο των πρωτογενών εγγράφων που δημιουργούνται και λαμβάνονται. Πολλά εξαρτώνται από τέτοιες αποχρώσεις όπως:

• κλίμακα και δομή του οργανισμού·
• τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του·
• γεωγραφικός κατακερματισμός των διαρθρωτικών τμημάτων·
• εναλλαγή προσωπικού·
• άλλα χαρακτηριστικά (παρουσία απομακρυσμένων εργαζομένων, επιβλαβείς και επικίνδυνες συνθήκες εργασίας κ.λπ.).

Όλες αυτές οι αποχρώσεις λαμβάνονται υπόψη όταν αποφασίζεται εάν ένας οργανισμός χρειάζεται ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων προσωπικού.

Εάν μια εταιρεία αποτελείται από έναν διευθυντή, προϊστάμενο λογιστή και 5-7 υπαλλήλους, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μπορεί να γίνει ένα πολύ δαπανηρό και μη πρακτικό εγχείρημα. Εάν η εταιρεία είναι μεγάλη με εκτεταμένο δίκτυο καταστημάτων και συγκεκριμένες συνθήκες εργασίας, είναι αδύνατο να γίνει χωρίς αυτοματοποίηση των διαδικασιών τεκμηρίωσης.

Θα μιλήσουμε περαιτέρω για τις ιδιαιτερότητες της οργάνωσης ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων προσωπικού.

Πώς να οργανώσετε τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων στην υπηρεσία προσωπικού;

Για τη δημιουργία μιας πλήρους ροής ηλεκτρονικών εγγράφων προσωπικού σε έναν οργανισμό, είναι απαραίτητο:

1. Διασφάλιση της προστασίας των προσωπικών δεδομένων

Σε αυτό το θέμα, πρέπει να προχωρήσουμε από τις απαιτήσεις:

• Νόμος «Περί Προσωπικών Δεδομένων» της 27ης Ιουλίου 2006 Αρ. 152-FZ·
• Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας «Σχετικά με την έγκριση απαιτήσεων για την προστασία των προσωπικών δεδομένων...» της 1ης Νοεμβρίου 2012 αριθ. 1119.

Για να γίνει αυτό, πρέπει να παρέχετε (ρήτρα 15 των Απαιτήσεων):

• ασφάλεια των χώρων στους οποίους βρίσκεται το σύστημα πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση από μη εξουσιοδοτημένα άτομα·
• ασφάλεια των φορέων προσωπικών δεδομένων·
• πρόσβαση σε έγγραφα προσωπικού για περιορισμένο αριθμό προσώπων που εκτελούν τα επίσημα καθήκοντά τους·
• χρήση εργαλείων ασφάλειας πληροφοριών·
• την εκτέλεση άλλων υποχρεωτικών δραστηριοτήτων.

2. Ρύθμιση της διαδικασίας απόκτησης και χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής

Σε αυτό το θέμα, θα πρέπει να προχωρήσουμε από τις διατάξεις του Νόμου «Περί ηλεκτρονικών υπογραφών» της 6ης Απριλίου 2011 No. 63-FZ. Λαμβάνοντας υπόψη τη σημασία των εγγράφων προσωπικού (συμπεριλαμβανομένης της επίλυσης εργατικών διαφορών), κατά την υπογραφή τους, ο επικεφαλής της εταιρείας πρέπει να χρησιμοποιεί βελτιωμένη ειδική ηλεκτρονική υπογραφή (ECES). Η χρήση άλλων τύπων ηλεκτρονικής υπογραφής (απλής ή βελτιωμένης χωρίς επιφύλαξη) μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την αναγνώριση των τοπικών πράξεων της εταιρείας ως άκυρες.

3. Ξεχωριστά έγγραφα προσωπικού

Τα έγγραφα προσωπικού χωρίζονται σε δύο ομάδες:

1. Παράγεται ηλεκτρονικά.
2. Δημιουργήθηκε αποκλειστικά σε χαρτί.

Εδώ έγκεινται οι σημαντικές δυσκολίες στη δημιουργία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσωπικού σε έναν οργανισμό. Ένα σημαντικό μέρος των εγγράφων προσωπικού πρέπει να συντάσσονται μόνο σε έντυπη μορφή και να επικυρώνονται με την προσωπική υπογραφή των μερών της εργασιακής σχέσης (εργαζόμενος και (ή) εργοδότης).

Ο υπάλληλος πρέπει να είναι εξοικειωμένος με μεμονωμένα έγγραφα και πληροφορίες προσωπικού έναντι υπογραφής (για παράδειγμα, με εντολή επιβολής πειθαρχικής κύρωσης) και ο ειδικός εξυπηρέτησης προσωπικού, όταν διορθώνει δεδομένα στις προσωπικές κάρτες των εργαζομένων, πρέπει να πιστοποιεί όλες τις διορθώσεις με προσωπικό υπογραφή.

4. Οργάνωση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων

Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή των αρνητικών συνεπειών των περιστάσεων ανωτέρας βίας, που μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα την απώλεια εγγράφου προσωπικού.

5. Διορθώστε τα έντυπα ηλεκτρονικών εγγράφων προσωπικού στην τοπική πράξη

Τα έντυπα των εγγράφων προσωπικού που εκδίδονται ηλεκτρονικά πρέπει να κατοχυρώνονται σε ειδικούς κανονισμούς. Θα πρέπει επίσης να διευκρινιστούν όλες οι αποχρώσεις της εργασίας με τέτοια έγγραφα: η διαδικασία προσαρμογής σε αυτά, οι όροι και οι μέθοδοι αποθήκευσης, οι τύποι ηλεκτρονικών υπογραφών για έγγραφα ιδιαίτερης νομικής σημασίας κ.λπ.

Διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων προσωπικού: τι σχεδιάζουν οι νομοθέτες;

Η πρόοδος δεν σταματά. Σταδιακά, όσα έγγραφα προσωπικού υπήρχαν πάντα μόνο σε έντυπη μορφή μεταφέρονται σε ηλεκτρονική μορφή.

Σήμερα, επιτρέπεται νομικά η σύναψη ηλεκτρονικής σύμβασης εργασίας με απομακρυσμένο εργαζόμενο εάν έχει ηλεκτρονική υπογραφή (άρθρο 312.3 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Μάθετε περισσότερα σε αυτό το υλικό.

Αν και, για την ευρεία εφαρμογή των ηλεκτρονικών συμβάσεων, απαιτούνται ακόμη ξεχωριστές νομοθετικές εξελίξεις.

Για τα ηλεκτρονικά βιβλία εργασίας γίνονται συζητήσεις σε νομοθετικό επίπεδο εδώ και αρκετά χρόνια.

Σε γενικές γραμμές, η θέση των αρχών είναι σαφής: η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στον τομέα του προσωπικού θα εισαχθεί στο εγγύς μέλλον. Το Υπουργείο Εργασίας έχει ήδη ξεκινήσει ένα πείραμα για την εφαρμογή του (αρ. 194 της 26ης Μαρτίου 2018 διαταγή), σύμφωνα με το οποίο σε ηλεκτρονική μορφή σε μια σειρά από εταιρείες:

• λαμβάνονται υπόψη οι ώρες εργασίας·
• οι εργαζόμενοι εξοικειώνονται με τους τοπικούς κανονισμούς, τα στοιχεία των μισθών και τις περιγραφές θέσεων εργασίας.
• ενημερώστε για την έναρξη των διακοπών.
• κανονίσει επαγγελματικά ταξίδια.

Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσωπικού θα επιτρέψει στους εργοδότες να υποβάλλονται σε επιθεωρήσεις εργασίας μέσω Διαδικτύου (από απόσταση).

Νομική ηλεκτρονική ροή εγγράφων στην εταιρεία

Νομικά ζητήματα στις επιχειρηματικές δραστηριότητες προκύπτουν τακτικά.

Εάν η εταιρεία διαθέτει δικηγόρο ή νομική υπηρεσία, είναι λογικό να οργανωθεί η ηλεκτρονική ροή εγγράφων νομικής τεκμηρίωσης με την επακόλουθη ενσωμάτωσή της στη γενική ροή ηλεκτρονικών εγγράφων της εταιρείας. Ένα τέτοιο σύστημα επιτρέπει:

1. Συντονισμός της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων

Ο συντονισμός των έτοιμων προτύπων συμβολαίων είναι μια διαδικασία κοινή για όλες τις εταιρείες. Χρειάζεται πολύς χρόνος και απαιτεί τη συμμετοχή ειδικών από διάφορες υπηρεσίες (οικονομικές, τεχνικές, νομικές και άλλες). Σε αυτή τη διαδικασία, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σάς επιτρέπει να συντονίσετε ολόκληρη τη διαδικασία έγκρισης και να στείλετε αμέσως την ολοκληρωμένη σύμβαση στον αντισυμβαλλόμενο.

Το νόμιμο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα πρέπει να επιτρέπει:

• δημιουργία λίστας προσώπων προς έγκριση·
• έλεγχος του χρόνου της αναθεώρησης και των προσαρμογών·
• επίλυση άλλων θεμάτων (σχετικά με την αποστολή της σύμβασης για αναθεώρηση, την υποβολή της για υπογραφή κ.λπ.).

2. Αντιμετωπίστε αποτελεσματικά τις αξιώσεις και τις αγωγές

Για τη διενέργεια εργασιών αξίωσης και αξίωσης, ένας ειδικός νομικών υπηρεσιών πρέπει να έχει ένα πλήρες πακέτο εγγράφων πηγής. Αυτά τα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν τόσο εντός της ίδιας της εταιρείας όσο και από το εξωτερικό (από αντισυμβαλλόμενους). Για τη συλλογή όλων αυτών των διάσπαρτων πληροφοριών, είναι απαραίτητη η άμεση αλληλεπίδραση με διάφορες υπηρεσίες (λογιστική, τμήμα πωλήσεων και άλλα τμήματα).

Είναι σημαντικό στους κανονισμούς να αναφέρονται λεπτομερώς θέματα σχετικά με τη διαδικασία συλλογής όλων των απαραίτητων πληροφοριών για τους δικηγόρους σε ηλεκτρονική μορφή.

Το σύστημα πρέπει να ρυθμιστεί με τέτοιο τρόπο ώστε:

• όλα τα βασικά έγγραφα ελήφθησαν από τον ανάδοχο εγκαίρως·
• πρότυπα έτοιμων εγγράφων από δικηγόρους στάλθηκαν αυτόματα στη διαχείριση για έγκριση.
• εφαρμόστηκε η δυνατότητα προσαρμογής·
• όλα τα στάδια της εργασίας με το έγγραφο μπορούσαν να εντοπιστούν.
• Παρακολουθήθηκε ο χρόνος προετοιμασίας των αξιώσεων και των αγωγών.

3. Επεξεργαστείτε τα αιτήματα αμέσως

Οι δικηγόροι πρέπει να προετοιμάσουν επιστολές προς τους αντισυμβαλλομένους, αντίγραφα διαφόρων εγγράφων, απαντήσεις σε αιτήματα από ρυθμιστικές αρχές και υπηρεσίες επιβολής του νόμου κ.λπ. Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα καταστήσει δυνατή την παρακολούθηση:

• όταν το αίτημα παραληφθεί από τον ανάδοχο·
• πόσος χρόνος υπάρχει για να ολοκληρωθεί?
• ημερομηνία αποστολής της ολοκληρωμένης απάντησης.

Αυτό το είδος ελέγχου καθιστά δυνατή την πειθαρχία όχι μόνο του δικηγόρου (εκτελεστή), αλλά και των εμπνευστών του αιτήματος, γεγονός που συμβάλλει στην έγκαιρη διαβίβαση του αιτήματος και στην εκτέλεσή του.

Ολόκληρη η διαδικασία για την εργασία με ηλεκτρονικά αιτήματα πρέπει να περιγράφεται στους κανονισμούς: προθεσμίες για τη δημιουργία του αιτήματος, απαιτήσεις για την πληρότητα των δεδομένων πηγής, χρόνος ολοκλήρωσης του αιτήματος.

***

Για να αναπτυχθεί ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο να αναλυθεί η τρέχουσα ροή εγγράφων στην εταιρεία, να προσδιοριστούν τα κύρια καθήκοντα και να επισημοποιηθεί το έργο. Στη συνέχεια, θέστε το σύστημα σε λειτουργία, εκπαιδεύστε το προσωπικό και ενοποιήστε τη διαδικασία εργασίας με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων σε μια εσωτερική τοπική πράξη (κανονισμοί, οδηγίες).

ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΩΝ

Ομοσπονδιακό κρατικό εκπαιδευτικό ίδρυμα ανώτατης επαγγελματικής εκπαίδευσης

«Κρατικό Πανεπιστήμιο Τηλεπικοινωνιών της Αγίας Πετρούπολης που πήρε το όνομά του. καθ. - Μπρούεβιτς"

ΣΕΙΡΑ

"__" 2013 Αρ.___________

Αγία Πετρούπολη

Σχετικά με τη βελτίωση της διαδικασίας ροής εγγράφων

Προκειμένου να βελτιωθούν οι διαδικασίες ροής εγγράφων του Πανεπιστημίου και να ενισχυθεί η εκτελεστική πειθαρχία, δίνονται οι ακόλουθες εντολές:

2. Έγκριση λίστας υπαλλήλων για την εσωτερική διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων από τμήματα (CFD) του Πανεπιστημίου, καθώς και διευθύνσεις email που χρησιμοποιούνται από τα τμήματα για λήψη (αποστολή) πληροφοριών στο πλαίσιο της εσωτερικής διαχείρισης εγγράφων, σύμφωνα με το Παράρτημα Αρ. 2 σε αυτή τη σειρά.

3. Εγκρίνετε σύμφωνα με το προσάρτημα αριθ. 3 της παρούσας παραγγελίας:

· κατάλογο των υπαλλήλων του Πανεπιστημίου που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση εξωτερικού ηλεκτρονικών εγγράφων σε τομείς δραστηριότητας, καθώς και διευθύνσεις email που χρησιμοποιούνται από το Πανεπιστήμιο για τη λήψη (αποστολή) πληροφοριών για τους σκοπούς της εξωτερικής διαχείρισης εγγράφων.

· κατάλογο υπαλλήλων του Πανεπιστημίου που είναι υπεύθυνοι για την έγκαιρη προετοιμασία και την ποιότητα των ηλεκτρονικών εγγράφων σε τομείς δραστηριότητας που αποστέλλονται σε εξωτερικούς χρήστες.

4. Εγκρίνετε ο χρόνος επεξεργασίας του ηλεκτρονικού παραστατικού από τα τμήματα παραλήπτη να μην υπερβαίνει την 1 εργάσιμη ημέρα από την ημερομηνία διανομής του.

5. Ο Αντιπρύτανης Πληροφόρησης, μέχρι την 1η Μαρτίου 2013, οφείλει να μεριμνήσει:

· ανάρτηση στον ιστότοπο του Πανεπιστημίου ενός ηλεκτρονικού προτύπου για ένα φύλλο διανομής διοικητικών και κανονιστικών εγγράφων του Πανεπιστημίου σε χαρτί.

· λίστες διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν εγκριθεί με την παρούσα εντολή προκειμένου να βελτιωθεί η διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.

· Έκδοση κλειδιών πρόσβασης σε νέα γραμματοκιβώτια σε υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.

6. Ο προϊστάμενος του τμήματος διοίκησης και προσωπικού θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι κατάλογοι των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων ενημερώνονται τουλάχιστον μία φορά το μήνα.

7. Οι αντιπρυτάνεις και οι προϊστάμενοι των διαρθρωτικών τμημάτων, από 01/03/2013 μεριμνούν για την τήρηση της διαδικασίας διανομής και διεκπεραίωσης των εγγράφων σύμφωνα με την παρούσα διάταξη.

8. Διατηρώ τον έλεγχο της εκτέλεσης της παραγγελίας.

Πρύτανης Καθηγητής

Το σχέδιο διαταγής εισάγει:

Αντιπρύτανης Οικονομικών και Ανάπτυξης

ΣΥΜΦΩΝΟΣ:

Αντιπρύτανης Πληροφορικής

Αντιπρύτανης Ασφάλειας

Προϊστάμενος Διεύθυνσης Διοικητικού και Προσωπικού

Διοίκηση Πετρούπολης
ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΧΗ ΠΡΙΜΟΡΣΚΙ
ΕΔΑΦΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

Για την εφαρμογή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων
και εργασίες γραφείου

1. Αναθέστε την ευθύνη για την προετοιμασία των ηλεκτρονικών εγκαταστάσεων των τμημάτων διαχείρισης γραφείων και του τοπικού δικτύου (LAN) για την εφαρμογή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και διαχείρισης γραφείου (εφεξής EDMS) σύμφωνα με τις απαιτήσεις των ιδιωτικών τεχνικών προδιαγραφών ( Προσάρτημα αριθ. 1 της συμφωνίας αριθ. και δημοτικών προμηθειών, Miroshnik M.I.

2. Αναθέστε την ευθύνη για τη δοκιμαστική λειτουργία συστημάτων, την εκπαίδευση των υπαλλήλων των τμημάτων διαχείρισης γραφείου και την εφαρμογή του EDS σε εδαφικά τμήματα στον επικεφαλής του τμήματος υποθέσεων, K.V.

3. Προϊστάμενος του Τμήματος Πληροφοριακών Συστημάτων και Βάσεων Δεδομένων του Τμήματος Οικονομικών και Παραγγελιών Πόλεων Miroshnik M.I. και ο επικεφαλής του τμήματος υποθέσεων, Gulyaev K.V. μαζί με τον γενικό εκτελεστή του έργου ESED - την Κρατική Επιχείρηση "Κέντρο Ανάπτυξης Υπολογιστών" - για τη διασφάλιση της δοκιμαστικής λειτουργίας συστημάτων ηλεκτρονικής τήρησης αρχείων, την προετοιμασία τεχνικών μέσων και τη διενέργεια εργασιών αποδοχής για την εισαγωγή συστημάτων σε εμπορικές λειτουργία.

4. Διατηρώ τον έλεγχο της εκτέλεσης της παραγγελίας.

Επικεφαλής της εδαφικής διοίκησης
Yu.L.Osipov

Το κείμενο του εγγράφου επαληθεύεται σύμφωνα με:
επίσημο ενημερωτικό δελτίο

Δείγμα φόρμας παραγγελίας για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (που εκπονήθηκε από ειδικούς της εταιρείας Garant)

Σειρά
σχετικά με την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

[ ΗΜΕΡΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ ]

Για τους σκοπούς του [συμπληρώστε όσο χρειάζεται], παραγγέλνω:

1. Από [ημερομηνία, μήνας, έτος] καθιερώστε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων [όνομα] στο [όνομα νομικού προσώπου].

2. [Θέση, πλήρες όνομα] εντός [ημέρα, μήνας, έτος] να αναπτύξει και να εγκρίνει τη διαδικασία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

3. Διορισμός [θέση, πλήρες όνομα] ως υπεύθυνος για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.

4. [Θέση, πλήρες όνομα] οργανώστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο των παραληφθέντων και απεσταλμένων εγγράφων.

5. [Θέση, πλήρες όνομα] εισάγει στη λογιστική πολιτική της [όνομα νομικής οντότητας] τους κανόνες δημιουργίας, λήψης και αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων.

6. Ορισμός [θέση, πλήρες όνομα] ως υπεύθυνος για τη διαμόρφωση και υπογραφή ηλεκτρονικών εγγράφων.

7. Η εντολή θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλα τα δομικά τμήματα του οργανισμού.

8. Αναθέτω τον έλεγχο της εκτέλεσης της παραγγελίας στη [θέση, πλήρες όνομα].

Οι παρακάτω έχουν εξοικειωθεί με την παραγγελία:

[θέση, υπογραφή, αρχικά, επώνυμο]

Δείγμα φόρμας παραγγελίας για εφαρμογή ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων

Αναπτύχθηκε από: Garant Company, Ιούνιος 2016

Η τρέχουσα έκδοση του εγγράφου που σας ενδιαφέρει είναι διαθέσιμη μόνο στην εμπορική έκδοση του συστήματος GARANT. Μπορείτε να αγοράσετε ένα έγγραφο για 54 ρούβλια ή να αποκτήσετε πλήρη πρόσβαση στο σύστημα GARANT δωρεάν για 3 ημέρες.

Εάν είστε χρήστης της διαδικτυακής έκδοσης του συστήματος GARANT, μπορείτε να ανοίξετε αυτό το έγγραφο αυτήν τη στιγμή ή να το ζητήσετε μέσω της Γραμμής Άμεσης βοήθειας του συστήματος.

Ρυθμιστική υποστήριξη για τη διαδικασία εφαρμογής του EDMS

Άρα, σκέφτεστε σοβαρά το θέμα της εφαρμογής ενός EDMS. Βρίσκεστε στα πρόθυρα ενός μεγάλου ταξιδιού, που αποτελείται από πολλά στάδια: εξέταση πριν από το έργο, επιλογή προϊόντος λογισμικού, προκαταρκτική διαμόρφωσή του, εκπαίδευση χρηστών, δοκιμαστική λειτουργία, εισαγωγή στην εμπορική λειτουργία. Ωστόσο, για να λειτουργήσει «επίσημα» το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, χρειάζεται ένα αντίστοιχο έντυπο έγγραφο. Σήμερα θα αναλύσουμε όλα τα στάδια της εφαρμογής του συστήματος και θα εξετάσουμε τα ρυθμιστικά έγγραφα που θα πρέπει να τα ρυθμίζουν.

Οι δραστηριότητες για την εφαρμογή του EDS στην επιχείρηση πρέπει να υποστηρίζονται από διοικητικά έγγραφα. Και όσο πιο σαφής καθορίζεται στις εντολές/οδηγίες ο κατάλογος των απαραίτητων δραστηριοτήτων, η διαδικασία για την υλοποίησή τους και η ευθύνη των υπαλλήλων που εμπλέκονται στην εφαρμογή, τόσο πιο γρήγορα και αποτελεσματικά θα εκτελούνται οι εργασίες για την εφαρμογή του EDMS.

1. Προκαταρκτική εξέταση του έργου, επιλογή προϊόντος λογισμικού.

Το διοικητικό έγγραφο (συνήθως μια εντολή), που εκδίδεται από τη διοίκηση στο πρώτο στάδιο εφαρμογής, περιέχει το σκεπτικό για την ανάγκη εφαρμογής του EDS και το κείμενο υποδεικνύει το υπεύθυνο άτομο ή πολλά άτομα που πρέπει:

Προσδιορίστε με ποιες δυνάμεις θα εφαρμοστεί το σύστημα (δικές μας ή με τη συμμετοχή εργολάβου).

Καθορίστε τον γενικό ανάδοχο για το έργο.

Προσδιορίστε την κατά προσέγγιση κλίμακα υλοποίησης και τον προγραμματισμένο προϋπολογισμό.

Το αποτέλεσμα της εργασίας για την παραπάνω παραγγελία είναι τις περισσότερες φορές μια εμπορική πρόταση που έχει εκπονηθεί και από τις δύο πλευρές.

2. Δημιουργία ομάδας εργασίας και έγκριση χρονοδιαγράμματος εργασιών.

Αφού επιλεγεί το προϊόν λογισμικού και ο ανάδοχος εργασίας, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα διοικητικό έγγραφο που θα ορίζει:

Επικεφαλής της ομάδας υλοποίησης από την πλευρά του πελάτη.

Σύνθεση της ομάδας εργασίας.

Εργασίες για την προετοιμασία ενός προγράμματος εργασίας, με τη συμμετοχή άλλων ειδικών που εμπλέκονται στην εφαρμογή του EDMS (προετοιμασία τεχνικού εξοπλισμού, πληροφοριών και λογισμικού κ.λπ.).

Στο μέλλον θα χρειαστεί να εκδοθεί εντολή έγκρισης του χρονοδιαγράμματος εργασιών για την εφαρμογή του EDMS. Λαμβάνοντας υπόψη αυτό το σχέδιο, πραγματοποιούνται όλα τα επόμενα στάδια υλοποίησης.

3. Έγκριση λίστας χρηστών και προσδιορισμός του διαχειριστή του συστήματος.

Τα διοικητικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν μια λίστα με τους χρήστες του EDMS, καθώς και ένα χρονοδιάγραμμα για την εκπαίδευσή τους. Το πρόγραμμα εκπαίδευσης μπορεί να καθοριστεί με ανεξάρτητη παραγγελία/οδηγία. Αυτή η εντολή θα βοηθήσει στη ρύθμιση της διαδικασίας εκπαίδευσης χρηστών στην επιχείρηση.

Η επόμενη παραγγελία θα περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον διορισμό του διαχειριστή συστήματος - αυτός είναι ένας ειδικός χρήστης που διασφαλίζει και ελέγχει την εργασία άλλων χρηστών του συστήματος. πρέπει να εκτελέσει εργασίες για τον εντοπισμό, τη διόρθωση σφαλμάτων χρήστη, τη συμπλήρωση και την αλλαγή δεδομένων αναφοράς (πληροφορίες αναφοράς).

4. Εκκίνηση του συστήματος σε δοκιμαστική και βιομηχανική λειτουργία.

Συνήθως, μετά ή κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης των χρηστών, το σύστημα τίθεται σε δοκιμαστική λειτουργία. Η ειδική εντολή για τη θέση του συστήματος σε δοκιμαστική λειτουργία πρέπει να αναφέρει:

Χρονισμός δοκιμαστικής λειτουργίας.

Κατάλογος τμημάτων (χώροι εργασίας).

Χρονικό πλαίσιο για τον εξοπλισμό τους με λογισμικό και υλικό.

Υπεύθυνος για τη διεξαγωγή δοκιμαστικής λειτουργίας σε τμήματα.

Η ίδια εντολή μπορεί να περιέχει οδηγίες για την έγκριση προσωρινών κανονισμών (κανόνες, διαδικασίες) για την εργασία με το EDMS.

Μετά τη δοκιμαστική λειτουργία, είναι απαραίτητο να προετοιμαστεί ένας κατάλογος προτάσεων ή συστάσεων για τη μετάβαση σε ένα EDMS, οι οποίες, κατά κανόνα, εάν οι προτάσεις προετοιμάστηκαν από υπαλλήλους της οργάνωσης του πελάτη, συντάσσονται με τη μορφή εσωτερικού υπαλλήλου έγγραφο. Αυτό το έγγραφο περιέχει πληροφορίες σχετικά με προβλήματα που προέκυψαν κατά τη δοκιμαστική λειτουργία, καθώς και προτάσεις για πρόσθετη διαμόρφωση του συστήματος.

Αφού ολοκληρωθούν όλες οι διαφωνίες και οι πρόσθετες ρυθμίσεις, το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων γίνεται αποδεκτό για εμπορική λειτουργία, το οποίο καθορίζεται με ξεχωριστή παραγγελία, η οποία πρέπει να αναφέρει:

τη σύνθεση των λειτουργιών του EDMS ή των μερών του, του υλικού και του λογισμικού που είναι αποδεκτά για εμπορική λειτουργία·

κατάλογος υπαλλήλων και κατάλογος τμημάτων της οργάνωσης πελατών που είναι υπεύθυνη για τη λειτουργία του EDMS·

διαδικασία και χρονοδιάγραμμα για την εισαγωγή νέων μορφών εγγράφων (εάν είναι απαραίτητο)·

τη διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα για τη μεταφορά του προσωπικού στην εργασία υπό τις συνθήκες λειτουργίας του EDMS.

Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών ανάθεσης, είναι απαραίτητο να γίνουν αλλαγές στους τοπικούς κανονισμούς (περιγραφές θέσεων εργασίας, κανονισμούς που διέπουν την εργασία με έγγραφα κ.λπ.). Οι οδηγίες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις καινοτομίες που σχετίζονται με τη χρήση του EDMS στην επιχείρηση. Θα συζητήσουμε τη σωστή εκτέλεση τέτοιων αλλαγών στα έγγραφα στα ακόλουθα άρθρα.

Εντολή εφαρμογής sed

Η εφαρμογή οποιουδήποτε ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Αποτελείται από προπαρασκευαστικές εργασίες έντασης εργασίας με στόχο τη δημιουργία βέλτιστων συνθηκών για τη χρήση εργαλείων αυτοματισμού. Το μεθοδολογικό υλικό θα βοηθήσει τους ειδικούς στην εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης εγγράφων να αποκτήσουν ένα νέο επαγγελματικό πεδίο. Μιλάμε για υποστήριξη τεκμηρίωσης για διαχείριση.

Η προετοιμασία για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων οδηγεί συχνά σε ένα ανεξάρτητο συμβουλευτικό έργο, κατά το οποίο πραγματοποιείται η οργάνωση της ροής εγγράφων στην εταιρεία και προετοιμάζονται διαδικασίες για ένταξη σε ένα νέο σύστημα πληροφοριών.

Στο προπαρασκευαστικό στάδιο θα πρέπει:

• διενεργεί έλεγχο των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων και αξιολογεί την τρέχουσα κατάσταση·
• να προσδιορίσει τις ανάγκες της διοίκησης και τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι εργαζόμενοι στις διαδικασίες εργασίας με έγγραφα.
• ανάλογα με τις ανάγκες της διαχείρισης και τα εντοπισμένα προβλήματα, να κάνετε αλλαγές στο τρέχον σύστημα ή να προτείνετε ένα θεμελιωδώς νέο σύστημα για την οργάνωση της ροής εγγράφων.
• ρύθμιση της εργασίας με έγγραφα: προετοιμάστε ένα πακέτο κανονιστικών εγγράφων που θα θεσπίσουν τους κανόνες για την εργασία με έγγραφα και θα δημιουργήσει το νομικό πλαίσιο για την εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Το συμβουλευτικό έργο για την προετοιμασία για την αυτοματοποίηση εγγράφων έχει μια σειρά από χαρακτηριστικά.

Πρώτον, το μερίδιο της παροχής συμβουλών σε έργα για την εφαρμογή συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι αρκετά υψηλό και το ίδιο το προπαρασκευαστικό στάδιο έχει σημαντικό αντίκτυπο στην αποτελεσματικότητα της υλοποίησης.

Δεύτερον, το συμβουλευτικό έργο βρίσκεται στη διασταύρωση δύο θεματικών τομέων - υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση και τεχνολογία πληροφοριών (IT). Επομένως, για την επιτυχή ολοκλήρωση ενός τέτοιου έργου, απαιτούνται ειδικές γνώσεις, τις οποίες οι ειδικοί υλοποίησης συχνά δεν διαθέτουν.

Τρίτον, η ρωσική εργασία γραφείου έχει ισχυρές παραδόσεις και βαθιές ρίζες, γεγονός που έχει επίσης αντίκτυπο στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων.

Με βάση τα χαρακτηριστικά του συμβουλευτικού έργου, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πορτρέτο ενός ειδικευμένου συμβούλου. Ένας τέτοιος ειδικός έχει γνώση του θέματος της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση και είναι σε θέση να μιλήσει με ειδικούς στον τομέα της διαχείρισης γραφείου στην ίδια επαγγελματική γλώσσα. Παράλληλα, γνωρίζει τη λειτουργικότητα του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων που εφαρμόζεται και γνωρίζει άπταιστα μεθόδους εξέτασης και περιγραφής επιχειρηματικών διαδικασιών.

Από το επαγγελματικό πορτρέτο ενός συμβούλου, προκύπτει ένα λογικό ερώτημα: πού μπορεί κανείς να βρει έναν τέτοιο σύμβουλο;

Βοήθεια προγραμματιστή

Η εταιρεία 1C, η εταιρεία ανάπτυξης του συστήματος 1C: Document Flow, προσέγγισε την επίλυση αυτού του προβλήματος συστηματικά και διεξοδικά. Άνοιξε ένας νέος τομέας δραστηριότητας - μεθοδολογική υποστήριξη έργων για την υλοποίηση προγραμμάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Σήμερα υπάρχουν δύο κατευθύνσεις μεθοδολογικής εργασίας:

1. Ανάπτυξη έτοιμων μεθόδων για την οργάνωση της ροής εγγράφων και την αποτύπωση μιας επιχείρησης.
2. Εκπαίδευση στην εργασία με έτοιμες μεθόδους.

Ως μέρος της ανάπτυξης έτοιμων μεθόδων για την οργάνωση της ροής εγγράφων και την αποτύπωση μιας επιχείρησης, δημιουργήθηκε ένα μεθοδολογικό προϊόν "Σετ κανονιστικών εγγράφων". Μεθοδολογία για την οργάνωση εργασιών γραφείου και ροής εγγράφων.» Το προϊόν διατίθεται σε δύο εκδόσεις, που απευθύνονται σε διαφορετικούς επιχειρηματικούς τομείς. Κάθε σύνολο εγγράφων συνδέεται με τις δυνατότητες μιας συγκεκριμένης έκδοσης του προγράμματος 1C: Document Flow.

Προς υποστήριξη του μεθοδολογικού προϊόντος, ξεκίνησε ένα διήμερο εκπαιδευτικό σεμινάριο «Προετοιμασία για αυτοματοποίηση ροής εγγράφων». Το εκπαιδευτικό σεμινάριο περιέχει τα βασικά της εργασίας γραφείου και εξηγήσεις για τον τρόπο εργασίας με σετ κανονιστικών εγγράφων. Κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, οι μαθητές εργάζονται με παραδείγματα εγγράφων, μαθαίνουν να αξιολογούν τους τρέχοντες τοπικούς κανονισμούς που ρυθμίζουν την εργασία με έγγραφα, διατυπώνουν σχόλια για αυτά και συντάσσουν νέα έγγραφα διαφόρων τύπων.

Το μεθοδολογικό προϊόν «Σετ κανονιστικών εγγράφων», στην ουσία του, είναι μια έτοιμη τεχνολογία και όχι ένα εγχειρίδιο για την εργασία γραφείου. Αυτή είναι μια συλλογή τοπικών κανονισμών για την οργάνωση της εργασίας γραφείου, στην οποία όλες οι διαδικασίες συνδέονται με το πρόγραμμα 1C: Document Flow. Το κιτ σας βοηθά να προετοιμαστείτε για εφαρμογή σε σύντομο χρονικό διάστημα: οργανώστε τις εργασίες γραφείου στην εταιρεία. Και, κυρίως, το σύνολο των εγγράφων θα απαιτήσει μόνο μικρές τροποποιήσεις κατά την εφαρμογή, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες του κλάδου της εταιρείας. Σύμφωνα με τους ειδικούς, το ποσό μιας τέτοιας τροποποίησης δεν υπερβαίνει το 30%.

Κανονισμοί

Περιεχόμενα του συνόλου εγγράφων:

• Διάταγμα «Σχετικά με την έναρξη πιλοτικής/βιομηχανικής λειτουργίας συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων».
• Εντολή «Σχετικά με την εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
• Κανονισμοί για την εργασία γραφείου και τη ροή εγγράφων.
• Κανονισμοί για την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης.
• Περιγραφές θέσεων εργασίας για υπαλλήλους της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (ή περιγραφές θέσεων εργασίας για γραμματέα-υπάλληλο για μικρές εταιρείες).
• Κανονισμοί για την εργασία με διοικητικά, συμβατικά και κανονιστικά έγγραφα
• Κανονισμοί για την εργασία με οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα.
• Κανονισμοί για την εργασία με συμβατικά έγγραφα.
• Κανονισμοί για την εργασία με κανονιστικά έγγραφα.
• Ένα λεύκωμα ενοποιημένων εντύπων εγγράφων, το οποίο περιλαμβάνει 26 πρότυπα και 8 φόρμες εγγράφων.

Ας σταθούμε λεπτομερέστερα σε καθένα από τα κανονιστικά έγγραφα.

Σειρά «Σχετικά με την έναρξη της πιλοτικής/εμπορικής λειτουργίας του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων»περιέχει οδηγίες:

• υιοθετήσει ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων·
• παρέχει πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων·
• διεξαγωγή εκπαίδευσης για τους υπαλλήλους σχετικά με τον τρόπο χρήσης του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Η εντολή οριοθετεί τους τομείς ευθύνης μεταξύ της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης και της πληροφορικής όσον αφορά τη λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Η εντολή ισχύει για όλους τους εργαζόμενους του οργανισμού και τους υποχρεώνει να εργαστούν στο νέο πληροφοριακό σύστημα.

Σειρά «Σχετικά με την εργασία στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων»θεσπίζει ένα νομικό πλαίσιο για την εργασία με ηλεκτρονικά έγγραφα: εξισώνει τις ενέργειες των εργαζομένων στο σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με ενέργειες που εκτελούνται στο πλαίσιο της διαχείρισης εγγράφων σε χαρτί. Αυτές οι ενέργειες περιλαμβάνουν:

• εντολές που εκδίδονται στο πλαίσιο του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων·
• έγκριση εγγράφων·
• σχόλια, κρίσεις, συμπεράσματα που δημοσιεύονται στο πληροφοριακό σύστημα για τη σύνταξη εγγράφων·
• εξοικειώσεις εργαζομένων που πραγματοποιούνται με χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων διαχείρισης εγγράφων·
• εξουσιοδότηση για την εκτέλεση εγγράφων και την εξέταση σχεδίων εγγράφων.

Κανονισμοί για την εργασία γραφείου και τη ροή εγγράφων, που περιλαμβάνεται στο σύνολο των εγγράφων, συντάσσεται αυστηρά σύμφωνα με τις Μεθοδολογικές Συστάσεις για την ανάπτυξη οδηγιών για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές (εγκεκριμένο με Διάταγμα του Ομοσπονδιακού Αρχείου της 23ης Δεκεμβρίου 2009 Αρ. 76).

• βήμα προς βήμα περιγραφή όλων των σταδίων προετοιμασίας και διαβίβασης εγγράφων.
• συνιστώμενη σύνθεση εγγράφων οργάνωσης·
• κανόνες για την τρέχουσα και αρχειακή αποθήκευση·
• ενέργειες συγκεκριμένων εκτελεστών στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Η διάταξη αποσκοπεί στη διασφάλιση της νομικής ισχύος των εγγράφων που θα δημιουργηθούν στο πλαίσιο του πληροφοριακού συστήματος, καθώς και στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών ροής εγγράφων.

Ένα από τα κριτήρια νομικής εγκυρότητας είναι η εκτέλεση του εγγράφου με τον προβλεπόμενο τρόπο. Ως εκ τούτου, οι διατάξεις του εγγράφου αποσκοπούν στη δημιουργία συνθηκών ώστε οι υπάλληλοι του οργανισμού να μπορούν να επιλέξουν σωστά τον τύπο του εγγράφου για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική κατάσταση και τη σωστή εκτέλεσή του, δηλαδή:

• ομοιομορφία των εγγράφων (δημιουργία προτύπων εγγράφων με βάση ενοποιημένα κείμενα).
• μείωση του αριθμού των τύπων εγγράφων που χρησιμοποιούνται (ενοποίηση τύπων εγγράφων).

Οι Κανονισμοί υποδεικνύουν όλες τις λειτουργίες που πρέπει να εκτελεστούν σε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Εικ. 1). Αυτό θα απλοποιήσει σημαντικά την προσαρμογή των εργαζομένων στο νέο σύστημα πληροφοριών.

Ρύζι. 1. Παράδειγμα λειτουργίας που πρέπει να εκτελεστεί σε πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Το σύνολο εγγράφων περιέχει έτοιμους κανονισμούς που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης:

• Κανονισμοί για την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης·
• Περιγραφές θέσεων εργασίας για υπαλλήλους της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης.

Κανονισμοί για την υπηρεσία υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισηςκαθορίζει την οργανωτική δομή, ορίζει την περιοχή ευθύνης της υπηρεσίας και περιέχει λεπτομερή κατάλογο των καθηκόντων και των λειτουργιών που εκτελούνται από τους υπαλλήλους της.

Η προτεινόμενη λίστα εργασιών και λειτουργιών είναι η πιο πλήρης και έχει βέλτιστη κατανομή των τομέων ευθύνης μεταξύ των τμημάτων της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης. Εάν είναι απαραίτητο, οι εργασίες και οι λειτουργίες μπορούν να συμπληρωθούν με εκείνες που λείπουν ή οι περιττές μπορούν να αφαιρεθούν από τη λίστα.

Η περιγραφή των λειτουργιών περιέχει οδηγίες για την εκτέλεση διαδικασιών στο πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (Εικ. 2):

Ρύζι. 2. Οδηγίες διενέργειας διαδικασιών σε πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Περιγραφές θέσεων εργασίας για υπαλλήλους της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισηςαναπτυχθεί σύμφωνα με την προτεινόμενη οργανωτική δομή της μονάδας και να εδραιώσει την κατανομή των καθηκόντων και των λειτουργιών μεταξύ των εργαζομένων. Επιπλέον, περιγραφές θέσεων εργασίας:

• Προσδιορίστε τις εργασιακές ευθύνες των υπαλλήλων υπηρεσιών: περιέχει λεπτομερή περιγραφή των εργασιών που εκτελούνται·
• καθιερώνουν απαιτήσεις προσόντων για θέσεις·
• αποτελούν τη βάση για τις περιγραφές θέσεων εργασίας για την υπηρεσία επιλογής προσωπικού·
• Επιτρέψτε στους νέους υπαλλήλους να κατακτήσουν γρήγορα τις εργασιακές τους ευθύνες.

Οι περιγραφές εργασιών περιέχουν επίσης οδηγίες για την εκτέλεση λειτουργιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (Εικ. 3):

Ρύζι. 3. Οδηγίες για την εκτέλεση εργασιών στο πρόγραμμα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων

Όταν προετοιμάζεστε για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων, πρέπει να δώσετε προσοχή σε σημαντικούς τομείς εργασίας όπως οι διοικητικές, συμβατικές και εσωτερικές δραστηριότητες θέσπισης κανόνων.

Οι δραστηριότητες διαχείρισης υλοποιούνται με τη λήψη διοικητικών αποφάσεων. Σε κάθε οργανισμό, πολλές διοικητικές αποφάσεις λαμβάνονται από διευθυντικά στελέχη σε διαφορετικά επίπεδα. Όλες αυτές οι αποφάσεις πρέπει να έχουν τέτοια χαρακτηριστικά που να διασφαλίζουν τον ορθολογισμό, τη σκοπιμότητα, την εγκυρότητα, την επικαιρότητα και την οικονομική τους αποτελεσματικότητα.

Παρά το προφανές πλήθος των διοικητικών αποφάσεων που λαμβάνονται, οι δραστηριότητες διαχείρισης εξακολουθούν να χαρακτηρίζονται από την επανάληψη των λειτουργιών διαχείρισης. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να εντοπιστούν παρόμοιες λειτουργίες διαχείρισης και να αναπτυχθούν ενιαίοι κανόνες για αυτές.

Ένα εύρυθμο σύστημα λήψης αποφάσεων διαχείρισης αποτελεί κριτήριο για την αποτελεσματικότητα των δραστηριοτήτων διαχείρισης στο σύνολό τους.
Για να οργανωθεί ένα ενιαίο σύστημα λήψης αποφάσεων διαχείρισης, είναι απαραίτητο:

1. Να διαμορφώσει κανόνες για τη λήψη διοικητικών αποφάσεων από διευθυντικά στελέχη διαφορετικών επιπέδων ή διαφόρων διοικητικών οργάνων.
2. Αυτοματοποιήστε τη διαδικασία λήψης αποφάσεων διαχείρισης και παρακολούθησης της εκτέλεσής της.

Κανονισμοί για την εργασία με οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωσηρυθμίζει τη διαδικασία λήψης διοικητικών αποφάσεων, τόσο ατομικών όσο και συλλογικών.

• κάνει τη σωστή επιλογή του τύπου διοικητικού εγγράφου·
• δημιουργία διοικητικών εγγράφων χρησιμοποιώντας έτοιμα πρότυπα.
• μεταφορά των διαδικασιών διαβίβασης διοικητικών εγγράφων από την τυπική διάταξη στο πρόγραμμα 1C: Document Flow 8.
• να οργανώνει έγκαιρη και συνεχή παρακολούθηση της εφαρμογής των αποφάσεων που λαμβάνονται·
• να οργανώσει την αποθήκευση τόσο των ηλεκτρονικών εκδόσεων όσο και των πρωτοτύπων διοικητικών εγγράφων σε χαρτί·
• εξασφάλιση έγκαιρης ενημέρωσης των διοικητικών εγγράφων·
• χτίζουν το έργο των συλλογικών οργάνων του οργανισμού.

Η εργασία με σύμβαση αποτελεί προτεραιότητα για τις περισσότερες εταιρείες. Η ποιότητα της οργάνωσης της συμβατικής εργασίας καθορίζει την αποτελεσματικότητά της. Κανονισμοί για την εργασία με συμβατική τεκμηρίωσηστοχεύει στην κατασκευή ενός συστήματος διαχείρισης συμβάσεων εργασίας και περιέχει κανόνες για τη διενέργεια συμβατικών εργασιών, καθώς και μεθόδους για την αυτοματοποίησή του.

Η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του εγγράφου θα επιτρέψει:

• να προετοιμάσει τα έγγραφα της σύμβασης χρησιμοποιώντας τυποποιημένα έντυπα σύμφωνα με τα αποδεκτά πρότυπα·
• να μειώσει το χρόνο για τη σύναψη συμβάσεων χρησιμοποιώντας τυποποιημένα έντυπα με προσυμφωνημένους όρους και πιθανές αποκλίσεις από αυτούς τους όρους·
• ελαχιστοποιεί τους νομικούς και εμπορικούς κινδύνους που σχετίζονται με την αδυναμία εκπλήρωσης συμβατικών υποχρεώσεων ή την απώλεια εγγράφων

Μία από τις κεντρικές θέσεις για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης καταλαμβάνεται από την ανάπτυξη, την εφαρμογή, τη χρήση και τη συντήρηση των κανονιστικών εγγράφων. Οι απαιτήσεις για τη ρύθμιση των επίσημων δραστηριοτήτων καθορίζονται από το πρότυπο GOST R 52294-2004 «Διαχείριση οργανισμού. Ηλεκτρονικοί κανονισμοί διοικητικών και υπηρεσιακών δραστηριοτήτων.»

Κανονισμοί για την εργασία με κανονιστική τεκμηρίωσηυποστηρίζει τις απαιτήσεις του προτύπου και περιέχει κανόνες για τη δημιουργία κανονιστικών εγγράφων, πρότυπα για τη δημιουργία ενός ενιαίου κανονιστικού πλαισίου για τον οργανισμό.

Ο κανονισμός θεσπίζει κεντρικό έλεγχο σχετικά με την προετοιμασία των κανονιστικών εγγράφων και την τοποθέτησή τους σε μια ενοποιημένη βάση δεδομένων κανονιστικών ρυθμίσεων, γεγονός που καθιστά τη διαδικασία διαμόρφωσης κανόνων πιο διαφανή και συστηματική.

Η συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του εγγράφου θα επιτρέψει:

• μείωση του κόστους εργασίας για την ανάπτυξη νέων κανονιστικών εγγράφων·
• διασφάλιση της συμμόρφωσης των νεοδημιουργηθέντων κανονιστικών εγγράφων με το ρυθμιστικό περιβάλλον·
• ελαχιστοποίηση των κινδύνων που συνδέονται με την έλλειψη κανονιστικής τεκμηρίωσης ή τη μη συνάφεια, τη μη προσβασιμότητα ή την πολυπλοκότητα της παρουσίασής τους·
• δημιουργία πλατφόρμας για εσωτερική εκπαίδευση των εργαζομένων στις λειτουργικές τους ευθύνες·
• μείωση του χρόνου που αφιερώνεται στην αναζήτηση κανονιστικών εγγράφων.

Έτσι, η χρήση έτοιμων συνόλων κανονιστικών εγγράφων μειώνει τον χρόνο προετοιμασίας για την αυτοματοποίηση της ροής εγγράφων, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τις εργασίες γραφείου του οργανισμού σύμφωνα με τις τρέχουσες κανονιστικές και μεθοδολογικές απαιτήσεις και επίσης θέτει ένα ενιαίο εταιρικό πρότυπο για εργασία με έγγραφα στον οργανισμό. Η σύνδεση όλων των κανονιστικών εγγράφων του συνόλου με το πρόγραμμα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων καθιστά την προσαρμογή των εργαζομένων στην εργασία στο νέο πρόγραμμα λιγότερο επώδυνη και τις ίδιες τις ενέργειες στο σύστημα πιο αποτελεσματικές.

Παραγγελία και οδηγία: διαδικασία έκδοσης σε επιχείρηση

Η διαδικασία έκδοσης εντολών και οδηγιών αποτελείται από ξεχωριστά στάδια που εκτελούνται με συγκεκριμένη σειρά. Θα ήταν λάθος να ξεκινήσουμε το άρθρο με μια άμεση εξέταση αυτών των σταδίων. Πρώτα πρέπει να προσδιορίσετε τον κύριο σκοπό της παραγγελίας και των οδηγιών, να εντοπίσετε τις ομοιότητες και τις διαφορές που υπάρχουν μεταξύ αυτών των τύπων εγγράφων.

Σειρά και οδηγίες: ποιες είναι οι ομοιότητες και οι διαφορές

Αξίζει αμέσως να σημειωθεί ότι οι εντολές και οι οδηγίες αναφέρονται σε διοικητικά έγγραφα 1 που εκδίδονται υπό προϋποθέσεις αποκλειστικής λήψης αποφάσεων. Σε τέτοιες συνθήκες, η εξουσία για όλα τα θέματα διαχείρισης στην επιχείρηση στο σύνολό της ανήκει στον επικεφαλής της και σε θέματα διαχείρισης εντός μιας δομικής μονάδας - στον διαχειριστή στο κατάλληλο επίπεδο.

Οι οδηγίες και οι αποφάσεις που περιλαμβάνονται στο κείμενο μιας εντολής ή οδηγίας μπορούν να απευθύνονται σε:

● βελτίωση της οργανωτικής δομής της επιχείρησης.

● επιλογή μέσων και μεθόδων για την εκτέλεση των κύριων (ή παραγωγικών) δραστηριοτήτων της επιχείρησης.

● παροχή στην επιχείρηση οικονομικών, εργασιακών, υλικών, πληροφοριών και άλλων πόρων.

● έγκριση οργανωτικών εγγράφων και αλλαγές σε αυτά κ.λπ.

Σημειώνεται ότι οι οδηγίες και οι αποφάσεις που περιλαμβάνονται σε εντολές ή οδηγίες είναι υποχρεωτικές για εκτέλεση από όλους ή ορισμένους υπαλλήλους της επιχείρησης.

Τώρα ας προσπαθήσουμε να εντοπίσουμε τις διαφορές μεταξύ των τύπων εγγράφων που εξετάζουμε.

Σειρά είναι μια νομική πράξη που εκδίδεται από τον επικεφαλής μιας επιχείρησης (της δομικής της μονάδας), που ενεργεί με βάση την ενότητα διοίκησης προκειμένου να επιλύσει τα κύρια και επιχειρησιακά καθήκοντα που αντιμετωπίζει η επιχείρηση.

Σειρά 2 – πρόκειται για νομική πράξη που εκδίδεται από τον μεμονωμένο επικεφαλής, κυρίως συλλογικού οργάνου, με σκοπό την επίλυση λειτουργικών ζητημάτων. Κατά κανόνα έχει περιορισμένη διάρκεια ισχύος και αφορά στενό κύκλο υπαλλήλων και πολιτών.

Επί του παρόντος, πολλές προσεγγίσεις είναι γνωστές στην πράξη που καθορίζουν σε ποιες περιπτώσεις πρέπει να δημιουργούνται παραγγελίες και σε ποιες περιπτώσεις - οδηγίες.

1.Σε μικρές επιχειρήσεις,όταν μόνο ο διευθυντής (ή, σε περίπτωση απουσίας του, ο εν ενεργεία διευθυντής) έχει το δικαίωμα να υπογράφει διοικητικά έγγραφα, εκδίδονται εντολές για τα κύρια καθήκοντα (για παράδειγμα, για τα καθήκοντα των κύριων δραστηριοτήτων της επιχείρησης, για τα καθήκοντα βελτίωσης την οργανωτική δομή κ.λπ.), και εντολές - για επιχειρησιακά θέματα και ζητήματα πληροφοριακού και μεθοδολογικού χαρακτήρα(για παράδειγμα, σε θέματα ενασχόλησης με εργασίες τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες λόγω παραγωγικών αναγκών, σε θέματα που σχετίζονται με την οργάνωση της εκτέλεσης παραγγελιών, εντολών κ.λπ.).

2.Η δεύτερη προσέγγιση είναι αποδεκτή για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις,όπου όχι μόνο ο επικεφαλής της επιχείρησης, αλλά και οι προϊστάμενοι των διαρθρωτικών τμημάτων έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν διοικητικά έγγραφα. Σε αυτήν την περίπτωση ο επικεφαλής της επιχείρησης εκδίδει εντολές,που ισχύουν για ολόκληρη την επιχείρηση στο σύνολό της και για τους διαχειριστές οι διαρθρωτικές μονάδες εκδίδουν εντολές,του οποίου οι δράσεις εκτείνονται συνήθως μόνο στη δομική μονάδα που υπάγεται σε έναν δεδομένο διαχειριστή.

Οι παραγγελίες και οι οδηγίες χωρίζονται σε τρεις υποκατηγορίες:

● κατά βασική δραστηριότητα.

● από το προσωπικό.

● σε διοικητικά και οικονομικά θέματα.

Στάδια έκδοσης εντολών και οδηγιών

Στη διαδικασία έκδοσης εντολών και οδηγιών, διακρίνονται οκτώ στάδια 3:

1. Έναρξη έκδοσης εντολής ή εντολής.

2. Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών για την προετοιμασία σχεδίου εγγράφου.

3. Κατάρτιση σχεδίου διαταγής ή κανονισμού.

4. Έγκριση του σχεδίου εγγράφου.

5. Οριστικοποίηση του σχεδίου διαταγής ή κανονισμού βάσει των σχολίων των εγκρίνων.

6. Υπογραφή παραγγελίας ή εντολής.

7. Καταχώρηση παραγγελίας ή εντολής.

8. Προσαγωγή της εντολής ή της εντολής στους εκτελεστές.

Τα παραπάνω στάδια εκτελούνται διαδοχικά, από το πρώτο στάδιο έως το όγδοο, επιπλέον, το πέμπτο στάδιο μπορεί να απουσιάζει εντελώς εάν δεν υπάρχουν σχόλια για το σχέδιο εγγράφου στο στάδιο της έγκρισης.

Ας εξετάσουμε κάθε στάδιο ξεχωριστά.

Έναρξη έκδοσης εντολής ή εντολής

Σχέδια εντολών και κανονισμών μπορούν να προετοιμαστούν στις ακόλουθες περιπτώσεις:

● σε προγραμματισμένη βάση (σύμφωνα με ένα σχέδιο ή πρόγραμμα που αναπτύχθηκε προηγουμένως).

● για λογαριασμό της διοίκησης της επιχείρησης.

● με πρωτοβουλία προϊσταμένων διαρθρωτικών τμημάτων ή εξαρτημένων επιχειρήσεων, καθώς και μεμονωμένων ειδικών.

Η αιτιολόγηση της ανάγκης έκδοσης εντολής ή κανονισμού μπορεί να εκτίθεται σε υπόμνημα, πιστοποιητικό αναλυτικού ή ενημερωτικού περιεχομένου, πρόταση, συμπέρασμα, πράξη ή επίσημη επιστολή. Αυτά τα έγγραφα λειτουργούν ως το έναυσμα για μια απόφαση.

Η Novostroyregion-A LLC λαμβάνει μια επιστολή από τον προγραμματιστή λογισμικού OJSC Technologies of the 21st Century σχετικά με την κυκλοφορία μιας νέας έκδοσης του προϊόντος λογισμικού λογιστικής αποθήκης "Sklad+", καθώς και ένα CD με μια ενότητα ενημέρωσης και οδηγίες για ενημέρωση.

Έχοντας λάβει αυτή την επιστολή, ο επικεφαλής της Novostroyregion-A LLC εκδίδει ένα ψήφισμα στο οποίο δίνει εντολή στον διευθυντή αποθήκης A.V. να αναλύσει τις νέες δυνατότητες του συστήματος αυτοματισμού λογιστικής αποθήκης και να αναφέρει την ανάγκη μετάβασης σε μια νέα έκδοση του προγράμματος.

Stepanov A.V. προετοιμάζει ένα σημείωμα που απευθύνεται στον γενικό διευθυντή, στο οποίο αναφέρει ότι η μετάβαση σε μια νέα έκδοση του συστήματος θα καταστήσει δυνατή την αποτελεσματικότερη οργάνωση του έργου της λογιστικής για τα αγαθά και την αύξηση της αποτελεσματικότητας της εργασίας του προσωπικού.

Έχοντας μελετήσει αυτό το σημείωμα, ο Γενικός Διευθυντής δημιουργεί ένα νέο ψήφισμα στο οποίο δίνει εντολή να προετοιμαστεί ένα σχέδιο παραγγελίας για τη θέση σε λειτουργία μιας νέας έκδοσης του συστήματος αυτοματισμού λογιστικής αποθήκης.

Δηλαδή, σε αυτήν την κατάσταση, τα έγγραφα έναρξης για την έκδοση της παραγγελίας ήταν μια επιστολή από την 21st Century Technologies OJSC και ένα εσωτερικό σημείωμα από τον διευθυντή αποθήκης A.V. Με βάση αυτά τα έγγραφα, ο επικεφαλής της επιχείρησης έδωσε οδηγίες για την προετοιμασία ενός σχεδίου παραγγελίας.

Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών για την προετοιμασία ενός σχεδίου εντολής ή κανονισμού

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει, πρώτα απ 'όλα, τη συλλογή και ανάλυση αντικειμενικών, επαρκών και έγκαιρων πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη μιας διαχειριστικής απόφασης, η οποία στη συνέχεια θα αντικατοπτρίζεται στην εκδοθείσα εντολή ή κανονισμό.

Πηγές πληροφοριών μπορεί να είναι:

● νομοθετικές πράξεις και κανονιστική τεκμηρίωση.

● τρέχουσα τεκμηρίωση του οργανισμού.

● έγγραφα που προέρχονται από άλλους οργανισμούς.

● δημοσιεύσεις σε περιοδικά.

● επιστημονικό υλικό κ.λπ.

Το αποτέλεσμα της συλλογής και ανάλυσης πληροφοριών είναι η ανάπτυξη μιας διαχειριστικής απόφασης. Αξίζει να δοθεί προσοχή στο γεγονός ότι κατά τη διαδικασία ανάλυσης πληροφοριών, συνήθως επεξεργάζονται διάφορες επιλογές λύσης και, μετά από μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση, επιλέγεται μία, η πιο αποδεκτή.

Συνέχεια του παραδείγματος 1

Στην περίπτωση που εξετάζεται στο Παράδειγμα 1, οι πηγές πληροφοριών περιλαμβάνουν τόσο εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού όσο και έγγραφα που λαμβάνονται από τρίτο οργανισμό.

Τα εσωτερικά έγγραφα της Novostroyregion-A LLC που είναι απαραίτητα για μελέτη περιλαμβάνουν: τους ισχύοντες κανονισμούς για την εργασία στο σύστημα αυτοματισμού λογιστικής αποθήκης "Sklad+", την εντολή που το ενέκρινε, καθώς και ένα υπόμνημα.

Επιπλέον, είναι απαραίτητο να μελετηθούν λεπτομερώς οι αιτήσεις που απέστειλε η OJSC «Τεχνολογίες του 21ου Αιώνα» με επιστολή της 9ης Ιανουαρίου 2007 αρ. 2/02-15.

Προετοιμασία σχεδίου διαταγής ή κανονισμού

Μιλώντας για την προετοιμασία ενός έργου, θα πρέπει να σημειωθεί ότι ένας ειδικός (ή προγραμματιστής) προετοιμάζει ένα έργο, όχι ένα έγγραφο. Το έργο δεν έχει νομική ισχύ και για να γίνει το σχέδιο διοικητικού εγγράφου εντολή ή κανονισμός θα πρέπει να περάσει από τη διαδικασία έγκρισης και υπογραφής. Επιπλέον, μετά την υπογραφή απαιτείται καταχώριση του εγγράφου.

Ένα σχέδιο εντολής ή κανονισμού καταρτίζεται από ειδικό ή ειδικούς από δομικές μονάδες. Εάν ένα σχέδιο εγγράφου επηρεάζει τα συμφέροντα διαφόρων τμημάτων, τότε, με απόφαση της διοίκησης της επιχείρησης, θα πρέπει να δημιουργηθεί μια προσωρινή επιτροπή ή να διοριστεί μια ομάδα εργαζομένων για την προετοιμασία του έργου.

Τα σχέδια εντολών και οδηγιών 4 συντάσσονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων" 5 (εφεξής GOST R 6.30-2003).

Ετσι, προσχέδια παραγγελιών και οδηγιών τυπώνονται σε έντυπα Μορφή Α4, δηλ. 210 × 297 χλστ. Συνήθως, αναπτύσσονται ειδικά έντυπα για παραγγελίες και οδηγίες. Σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, ονομάζονται "έντυπα για συγκεκριμένους τύπους εγγράφων". Τέτοια έντυπα (εκτός από επιστολές), ανάλογα με τα συστατικά έγγραφα του οργανισμού, περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

● Κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ή το έμβλημα μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ή το έμβλημα ενός οργανισμού ή ένα εμπορικό σήμα (σήμα υπηρεσίας).

● όνομα του τύπου εγγράφου.

● τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης του εγγράφου.

● καθώς και περιοριστικά σήματα για λεπτομέρειες:

— αριθμός καταχώρισης του εγγράφου.

Το μέγεθος των πεδίων της φόρμας αξίζει ιδιαίτερης προσοχής. Έτσι, σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003, το έντυπο πρέπει να έχει πεδία τουλάχιστον:

Το αριστερό περιθώριο χρησιμοποιείται για την αρχειοθέτηση του εγγράφου στο αρχείο. Από αυτό μπορούμε να συμπεράνουμε ότι κατά την ανάπτυξη εντύπων εγγράφων για μακροχρόνιες (πάνω από 10 χρόνια) και μόνιμες περιόδους αποθήκευσης (που περιλαμβάνουν παραγγελίες και οδηγίες), είναι προτιμότερο να ορίσετε το αριστερό περιθώριο στην περιοχή των 30–35 mm, αντί 20 χλστ.

Πίνακας 1. Υποχρεωτικά στοιχεία της παραγγελίας και οδηγίες

όνομα του τύπου εγγράφου

δεν χρειάζεται να το συμπληρώσετε, υπάρχει στη φόρμα

τόπος προετοιμασίας ή δημοσίευσης του εγγράφου

δεν χρειάζεται να το συμπληρώσετε, υπάρχει στη φόρμα

αριθμός μητρώου εγγράφου

εκτελείται μετά την υπογραφή κατά την καταχώριση του εγγράφου

τίτλος σε κείμενο

που συντάσσεται κατά την προετοιμασία ενός σχεδίου εγγράφου

έγγραφο έγκρισης θεώρησης (μπορεί επίσης να είναι, εάν χρειάζεται, σφραγίδα έγκρισης εγγράφου)

επισημοποιούνται πλήρως κατά την έγκριση του σχεδίου εγγράφου

που συντάχθηκε κατά την υπογραφή του εγγράφου

ανάλογα με τα συστατικά έγγραφα, μπορεί να υπάρχει το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (ή το έμβλημα μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ή το έμβλημα ενός οργανισμού ή ένα εμπορικό σήμα) 6

δεν χρειάζεται να το συμπληρώσετε, υπάρχει στη φόρμα

Ρύθμιση για έλεγχο και εκτέλεση

σημάδι ελέγχου

που συντάσσεται κατά την υποβολή εγγράφου για έλεγχο

Αφαίρεση από τον έλεγχο και αποστολή του εγγράφου σε αρχείο

σημείωση σχετικά με την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στο αρχείο

συντάσσεται όταν το έγγραφο αφαιρείται από τον έλεγχο και αποστέλλεται στο αρχείο

Τώρα ας προχωρήσουμε στην εξέταση των χαρακτηριστικών του σχεδιασμού των σχεδίων παραγγελιών και κανονισμών. Ας ξεκινήσουμε με κανόνες για τη σύνταξη κειμένου. Αυτός πάντα δηλώνεται σε πρώτο ενικό πρόσωποκαι αποτελείται από δύο μέρη:

● δηλώνοντας (ή προοίμιο) και

ΣΕ διαπιστωτικό μέροςδίνεται το σκεπτικό για τις προβλεπόμενες ενέργειες. Εάν η βάση για την έκδοση εντολής ή εντολής ήταν νομοθετική ή κανονιστική νομική πράξη ανώτερου οργανισμού ή έγγραφο που είχε εκδοθεί προηγουμένως από αυτόν τον οργανισμό, το όνομα, η ημερομηνία και ο αριθμός του αναφέρονται στο διαπιστωτικό μέρος. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διατυπώσεις όπως «Βάσει», «Σε εφαρμογή», ​​«Σύμφωνα με». Εάν μια εντολή ή οδηγία εκδοθεί προληπτικά, το αναφερόμενο μέρος διατυπώνει τους στόχους και τους στόχους των προβλεπόμενων ενεργειών και εκθέτει τα γεγονότα ή τα γεγονότα που οδήγησαν στην έκδοση της εντολής ή της εντολής.

Το δηλωτικό μέρος αρχίζει συνήθως με τις λέξεις «Για τους σκοπούς του», «Σε σχέση με» κ.λπ.

Υπάρχουν περιπτώσεις που το διαπιστωτικό σκέλος μπορεί να απουσιάζει λόγω του ότι οι προβλεπόμενες ενέργειες δεν χρειάζονται εξήγηση ή αιτιολόγηση 7 .

Το διαπιστωτικό μέρος στις παραγγελίες διαχωρίζεται από το διοικητικό με τη λέξη «ΠΑΡΑΓΓΕΛΩ:», και στις εντολές – με τη λέξη «ΠΡΟΣΦΕΡΩ:» ή «ΥΠΟΧΡΕΩΤΩ:». Αυτές οι λέξεις εκτυπώνονται σε μια νέα γραμμή από το πεδίο με κεφαλαία γράμματα.

Διοικητικό μέροςπρέπει να περιέχει μια λίστα προβλεπόμενων ενεργειών, με ένδειξη του εκτελεστή κάθε ενέργειας και της προθεσμίας για την εκτέλεση.

Το διοικητικό μέρος συχνά χωρίζεται σε σημεία λόγω του γεγονότος ότι υποτίθεται ότι θα υπάρχουν αρκετοί εκτελεστές για διάφορες εργασίες με τις δικές τους προθεσμίες.

Οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων: Οδηγίες για την εφαρμογή του GOST R 6.30-2003.

Εάν η ενέργεια περιλαμβάνει έναν συγκεκριμένο ερμηνευτή, η αντίστοιχη παράγραφος του εγγράφου πρέπει να αρχίζει με ένδειξη της θέσης και του επωνύμου του ερμηνευτή (τα αρχικά στο κείμενο τοποθετούνται μετά το επώνυμο) στη δοτική κεφαλαία. Οι οργανισμοί ή τα διαρθρωτικά τμήματα μπορούν να υποδεικνύονται ως εκτελεστές.

Οι πληροφορίες σχετικά με μια διαχειριστική δράση μεταφέρονται από ένα ρήμα σε αόριστο τύπο και ένα αντικείμενο που υποδεικνύει το αντικείμενο της δράσης. Για παράδειγμα:

1. Επικεφαλής του Τμήματος Διεθνών Επιχειρήσεων A.D. Kotov προετοιμάσει ένα σχέδιο «Οδηγίες για την οργάνωση των εργασιών για. "

2. Επικεφαλής του Νομικού Τμήματος S.G. Melnikov παρέχει στο Τμήμα Διεθνών Επιχειρήσεων τις απαραίτητες κανονιστικές νομικές πράξεις και μεθοδολογικά έγγραφα.

Η ένδειξη της περιόδου εκτέλεσης αναγράφεται σε ξεχωριστή γραμμή και εκδίδεται ως ημερομηνία ολοκλήρωσης της εκτέλεσης. Για παράδειγμα:

3. Προθεσμία υποβολής: 15 Ιουλίου 2003.

Η τελευταία παράγραφος του διοικητικού μέρους υποδεικνύει συγκεκριμένα πρόσωπα στα οποία έχει ανατεθεί ο έλεγχος της εκτέλεσης του διοικητικού εγγράφου. Για παράδειγμα:

Αναθέστε τον έλεγχο για την εκτέλεση της εντολής στον Αναπληρωτή Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Τράπεζας Κ.Μ.

Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2005 αρ. 536.

Εάν η παραγγελία αλλάξει ή ακυρώσει κάποια από τις διατάξεις της, τότε μία από τις παραγράφους του διοικητικού μέρους του κειμένου πρέπει να περιέχει έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο που ακυρώνεται (ρήτρα εγγράφου) που να αναφέρει την ημερομηνία, τον αριθμό και τον τίτλο του. Το κείμενο της παραγράφου πρέπει να αρχίζει με τις λέξεις «Αναγνώριση ως άκυρο. "

Η παραγγελία δεν πρέπει να περιλαμβάνει τη ρήτρα «Παραγγελία να γνωστοποιηθεί. " Τα τμήματα (υπάλληλοι) στα οποία τίθεται η εντολή παρατίθενται στο ευρετήριο διανομής, το οποίο συντάσσει ο εκτελεστής μαζί με το σχέδιο διαταγής.

Το κείμενο οποιουδήποτε οργανωτικού και διοικητικού εγγράφου συντάσσεται σε χαρτί Α4 πρέπει να είναι τυπωμένο σε απόσταση μιάμιση γραμμής.

Μια παραγγελία ή οδηγία μπορεί να έχει διαφορετικά παραρτήματα 8: διατάξεις, κανονισμούς, λίστες, λίστες, γραφήματα, πίνακες, δείγματα εγγράφων κ.λπ. η λεπτομέρεια «Σφραγίδα παρουσίας αίτησης» δεν εκδίδεται ποτέ σε παραγγελίες και οδηγίες λόγω του γεγονότος ότι ο σύνδεσμος με την αίτηση δίνεται απευθείας στο κείμενο του διοικητικού εγγράφου.

Εάν η εφαρμογή είναι αναφοράς ή αναλυτικού χαρακτήρα (διάγραμμα, πίνακας, λίστα κ.λπ.), τότε το κείμενο της παραγγελίας ή της εντολής περιέχει έναν σύνδεσμο «σύμφωνα με το Παράρτημα 2» ή «(Παράρτημα 2)». Σε αυτήν την περίπτωση, στην πρώτη σελίδα της εφαρμογής, η λέξη «Παράρτημα» αναγράφεται στην επάνω δεξιά γωνία και από κάτω υπάρχει σύνδεσμος για την παραγγελία ή την οδηγία. Εάν υπάρχουν πολλές αιτήσεις, είναι αριθμημένες.

Παράρτημα Νο. 2
με εντολή της JSC "Alternativa-M"
με ημερομηνία 11 Ιανουαρίου 2007 Αρ. 1

Εάν το παράρτημα του διοικητικού εγγράφου είναι εγκεκριμένο έγγραφο (κανονισμοί, κανόνες, οδηγίες κ.λπ.), στην αντίστοιχη παράγραφο του διοικητικού μέρους σημειώνεται η ακόλουθη ένδειξη: «(επισυνάπτεται)». Και στο ίδιο το έγγραφο, στην επάνω δεξιά γωνία της πρώτης σελίδας, αναγράφεται το χαρακτηριστικό «Δήλωση έγκρισης εγγράφου».

Επικεφαλίδα πρέπει να επισημοποιούνται για όλα τα σχέδια εντολών και οδηγιών και να περιλαμβάνουν μια σύντομη περίληψη του εγγράφου.

Θα πρέπει να απαντήσει στην ερώτηση "σχετικά με το τι (ποιος);", για παράδειγμα, "Σχετικά με την έγκριση οδηγιών για εργασίες γραφείου", "Σχετικά με την πιστοποίηση των εργαζομένων της Svyazinvestcom CJSC", "Σχετικά με την εφαρμογή της έννοιας της βελτίωσης της υποστήριξης τεκμηρίωσης για διαχείριση».

Σε αυτήν την περίπτωση, ο τίτλος δεν πρέπει να καταλαμβάνει περισσότερες από πέντε γραμμές συνολικού μήκους έως 150 χαρακτήρες, τυπωμένες από το περιθώριο (δηλαδή, χωρίς εσοχή παραγράφου) σε ένα διάστιχο χωρίς εισαγωγικά και χωρίς υπογράμμιση, να ξεκινούν με κεφαλαίο γράμμα και τέλος χωρίς χρήση τελείας.

Δεν θα σταθούμε στα θέματα συμπλήρωσης των υποχρεωτικών στοιχείων μιας φόρμας παραγγελίας ή εντολής, αφού αυτό περιγράφεται αναλυτικά στο άρθρο της Ε.Μ. Kameneva «Ανάπτυξη μορφών οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων», δημοσιεύτηκε στα περιοδικά Νο. 8 και Νο. 9» 2005.

Όταν ετοιμαστεί το σχέδιο διαταγής ή κανονισμού, ξεκινά το επόμενο στάδιο - έγκριση του σχεδίου διοικητικού εγγράφου. Είναι άρρηκτα συνδεδεμένο με ένα άλλο στάδιο - την ολοκλήρωση του έργου με βάση τα σχόλια των υπαλλήλων έγκρισης. Επομένως, θα εξετάσουμε και τα δύο αυτά στάδια ταυτόχρονα.

Έγκριση σχεδίου εντολής ή κανονισμού και οριστικοποίηση του σχεδίου βάσει σχολίων από εγκρίοντες υπαλλήλους

Η έγκριση του σχεδίου εγγράφου συνεπάγεται:

● εσωτερική έγκριση ή έγκριση (εάν η εσωτερική έγκριση είναι επαρκής για την έκδοση ενός εγγράφου), η οποία επισημοποιείται με την απαιτούμενη «θεώρηση έγκρισης εγγράφου».

● εξωτερική έγκριση (εάν είναι απαραίτητο να διεξαχθεί εξέταση της λύσης σε άλλους οργανισμούς). Σπάνια γίνεται χρήση εξωτερικής έγκρισης σχεδίων παραγγελιών και κανονισμών, επομένως δεν θα σταθούμε σε αυτό σε αυτό το άρθρο 9.

Η εξασφάλιση υψηλής ποιότητας προετοιμασίας των σχεδίων εγγράφων και ο συντονισμός τους με τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι ευθύνη των προϊσταμένων των τμημάτων που υποβάλλουν το σχέδιο.

Ρήτρα 2.7.1.2. Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2005 αρ. 536.

Ρήτρα 2.7.1.2. Τυπικές οδηγίες για εργασίες γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 8 Νοεμβρίου 2005 αρ. 536.

Τα σχέδια εντολών (οδηγίες) και τα παραρτήματά τους εγκρίνονται από τον εκτελεστή 10 και τον προϊστάμενο της μονάδας που υπέβαλε το έργο, από τους προϊσταμένους των μονάδων για τους οποίους το έργο προβλέπει καθήκοντα και αναθέσεις, καθώς και από τον προϊστάμενο του νηπιαγωγείου εκπαιδευτική υπηρεσία και τη νομική υπηρεσία (υποστηρίζει σχέδια κανονιστικών νομικών πράξεων). Οι ενστάσεις για το σχέδιο εντολής (οδηγίας) που προκύπτουν κατά την έγκριση εκτίθενται σε πιστοποιητικό που επισυνάπτεται στο προσχέδιο.

Εάν πραγματοποιηθούν θεμελιώδεις αλλαγές στο σχέδιο παραγγελίας κατά τη διαδικασία έγκρισης, υπόκειται σε επανεκτύπωση και επανέγκριση.

Τα σχέδια εντολών (οδηγιών) που υποβάλλονται στον διαχειριστή για υπογραφή, θεωρούνται από τους αναπληρωτές προϊσταμένους σύμφωνα με την κατανομή των αρμοδιοτήτων.

Η επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει έναν κατάλογο τύπων και υποτύπων 11 εγγράφων που να υποδεικνύουν τα άτομα των οποίων οι θεωρήσεις απαιτούνται για έγκριση, δηλ. υποδεικνύοντας τους κύριους εγκρίοντες ή ένα φύλλο εντύπων εγγράφων 12.

Τα στάδια προετοιμασίας ενός σχεδίου εγγράφου, η έγκριση και η τελειοποίησή του βάσει των σχολίων των εγκρίσεων μπορούν να πραγματοποιηθούν με τον λεγόμενο «παραδοσιακό» τρόπο ή χρησιμοποιώντας σύστημα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Με την «παραδοσιακή» μέθοδοΤο σχέδιο διοικητικού εγγράφου συντάσσεται σε έντυπο και υποβάλλεται για έγκριση σε έντυπη μορφή.

Στην περίπτωση αυτή, οι θεωρήσεις των υπαλλήλων τοποθετούνται στο κάτω μέρος της πίσω όψης του τελευταίου φύλλου του σχεδίου εγγράφου. Ο ειδικός που προετοιμάζει το σχέδιο διαταγής ή οδηγίας μπορεί να αποτελέσει τη βάση για περαιτέρω έκδοση θεωρήσεων υποδεικνύοντας στην πίσω όψη του τελευταίου φύλλου του σχεδίου εγγράφου τις θέσεις και τα ονόματα εκείνων που εγκρίνουν. Τα στοιχεία της «βίζας έγκρισης εγγράφου» πρέπει να συντάσσονται σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003.

Σ. 3.24. GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.

Η έγκριση του εγγράφου εκδίδεται με θεώρηση έγκρισης εγγράφου (εφεξής η θεώρηση), η οποία περιλαμβάνει την υπογραφή και τη θέση του ατόμου που εγκρίνει το έγγραφο, μεταγραφή της υπογραφής (αρχικά, επώνυμο) και την ημερομηνία υπογραφής. Για παράδειγμα:

Προσωπική υπογραφή του Α.Σ. Ορλόφ
ημερομηνία

Εάν υπάρχουν παρατηρήσεις στο έγγραφο, η βίζα εκδίδεται ως εξής:

Τα σχόλια επισυνάπτονται
Προϊστάμενος Νομικού Τμήματος
Προσωπική υπογραφή του Α.Σ. Ορλόφ
ημερομηνία

Τα σχόλια αναφέρονται σε ξεχωριστό φύλλο, υπογεγραμμένο και επισυνάπτεται στο έγγραφο.

Κατά την κρίση του οργανισμού, επιτρέπεται η έγκριση σελίδα προς σελίδα του σχεδίου εγγράφου ή η δυνατότητα έκδοσης θεωρήσεων εγγράφων σε ξεχωριστό φύλλο έγκρισης. Ταυτόχρονα, η μορφή του φύλλου έγκρισης δεν ρυθμίζεται ούτε από GOST ούτε από νομικές πράξεις και σύμφωνα με αυτό, σε διαφορετικούς οργανισμούς το φύλλο έγκρισης μπορεί να έχει διαφορετική μορφή.

Κατά την υποβολή ενός σχεδίου διοικητικού εγγράφου σε χαρτί για έγκριση, είναι δυνατός μόνο ένας τύπος διαδρομής έργου: διαδοχική. Αυτό σημαίνει ότι ταυτόχρονα το σχέδιο εγγράφου μπορεί να βρίσκεται στην κατοχή μόνο ενός από τους εγκρίοντες υπαλλήλους. Στην πράξη, υπάρχουν συχνά περιπτώσεις που ένα σχέδιο εγγράφου πρέπει να εγκριθεί από διευθυντές του ίδιου επιπέδου και η σειρά έγκρισής τους δεν έχει σημασία. Συνεπώς, μια διαδοχική διαδρομή έγκρισης εγγράφων δεν είναι πάντα η βέλτιστη λύση.

Επιπλέον, η «παραδοσιακή» μέθοδος έγκρισης «τρώει» πολύ χρόνο εργασίας για τους υπαλλήλους της εταιρείας. Εξάλλου, το προσχέδιο εγγράφου σε χαρτί πρέπει να υποβάλλεται ανεξάρτητα στους υπαλλήλους έγκρισης ή να μεταβιβάζεται μέσω της υπηρεσίας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης (εφεξής η υπηρεσία DOU). Στην τελευταία περίπτωση, η έγκριση του εγγράφου διαρκεί πολύ, αφού πρώτα πρέπει να μεταφέρετε το έργο στην υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης και, στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να επιλέξει ο γραμματέας ή ο υπεύθυνος για τις εργασίες γραφείου του απαιτούμενου τμήματος ανεβάσει το έργο από την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και το μεταβίβασε στον διευθυντή του για έγκριση, και μετά την έγκριση, επιστρέψτε το έργο στην υπηρεσία DOW... Αυτή η διαδικασία θα πρέπει να συνεχιστεί μέχρι να συμφωνηθεί το έργο από όλους τους απαραίτητους υπαλλήλους. Ως αποτέλεσμα, στις μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, η έγκριση ενός σχεδίου εγγράφου μπορεί να διαρκέσει αρκετές ημέρες.

Συντονισμός σχεδίων εγγράφων με χρήση αυτοματισμών γραφείου και ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με την «παραδοσιακή» μέθοδο. Με αυτήν την προσέγγιση, ο προγραμματιστής του σχεδίου εγγράφου δημιουργεί ένα έργο στο σύστημα, υποδεικνύει τον τύπο διαδρομής για το προσχέδιο εγγράφου κατά την έγκριση και ενεργοποιεί τη διαδικασία έγκρισης.

Είναι δυνατές οι ακόλουθες διαδρομές συντονισμού:

● διαδοχική: όταν το έργο πηγαίνει για πρώτη φορά στον πρώτο εγκρίνοντα. αφού εγκρίνει το έργο, το έργο πηγαίνει αυτόματα στον δεύτερο εγκρίνοντα κ.λπ.

● παράλληλη: όταν το έργο υποβάλλεται ταυτόχρονα σε όλα τα εγκρίνοντα μέρη και εγκρίνουν το σχέδιο εγγράφου με οποιαδήποτε σειρά.

● παράλληλη διαδοχική (ή μικτή): όταν το προσχέδιο εγγράφου λαμβάνεται για πρώτη φορά από μια ομάδα υπαλλήλων που μπορούν να προβούν σε έγκριση με οποιαδήποτε σειρά. και μόνο αφού συμφωνήσουν όλοι οι υπάλληλοι της πρώτης ομάδας, το έργο αποστέλλεται στην επόμενη ομάδα υπαλλήλων.

Εάν λάβουμε υπόψη τον συντονισμό των σχεδίων εντολών και οδηγιών, μπορεί να σημειωθεί ότι η βέλτιστη θα ήταν μια παράλληλη-διαδοχική διαδρομή. Σε αυτήν την περίπτωση, ο συντονισμός μπορεί να οργανωθεί χρησιμοποιώντας την ακόλουθη αλυσίδα:

● 1 ομάδα εγκρίσεων – ο εκτελεστής (ή ο προγραμματιστής) του σχεδίου εγγράφου.

● 2η ομάδα συντονιστών – επικεφαλής του αναδόχου.

● 3η ομάδα εγκρίσεων - ο επικεφαλής (ή υπάλληλος της υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης) που ελέγχει το σχέδιο διοικητικού εγγράφου για ορθότητα.

● 4η ομάδα συντονιστών – προϊστάμενοι τμημάτων για τα οποία το έργο παρέχει καθήκοντα και οδηγίες, καθώς και ο επικεφαλής της νομικής υπηρεσίας.

● 5η ομάδα συντονιστών – αναπληρωτής (ή αναπληρωτές) του επικεφαλής της επιχείρησης.

Ο συντονισμός με τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων έχει επίσης μια σειρά πλεονεκτημάτων σε σύγκριση με τον «παραδοσιακό» συντονισμό. Ας αναφέρουμε τα κυριότερα:

1. Ο προγραμματιστής δεν χρειάζεται να χάσει χρόνο παραδίδοντας το έργο σε εγκρίνοντες υπαλλήλους, καθώς αυτό γίνεται από το σύστημα σύμφωνα με τη δεδομένη διαδρομή.

2. Ο κύριος του έργου μπορεί να υποδείξει το χρόνο κατά τον οποίο ο υπάλληλος υποχρεούται να εγκρίνει το σχέδιο εγγράφου.

3. Ο προγραμματιστής του σχεδίου εγγράφου μπορεί ανά πάσα στιγμή να δει πώς εγκρίνεται το έγγραφο, ποιος από τους υπαλλήλους πραγματοποίησε την έγκριση και ποια θεώρηση εκδόθηκε.

4. Οι αρμόδιοι για την έγκριση θα μάθουν αμέσως ότι έχουν λάβει ένα σχέδιο εγγράφου για έγκριση χάρη σε ένα ειδικό σύστημα ειδοποίησης.

5. Το σχέδιο εγγράφου συμφωνείται το συντομότερο δυνατό.

6. Το προσχέδιο εγγράφου δεν μπορεί να χαθεί στη διαδικασία έγκρισης.

7. Το σύστημα μπορεί να αποθηκεύσει όλες τις εκδόσεις του έργου, τις βίζες και τις σημειώσεις έγκρισης.

Παρά τα προαναφερθέντα, αρκετά σημαντικά πλεονεκτήματα της «ηλεκτρονικής» έγκρισης, αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείται σε μικρό αριθμό επιχειρήσεων. Και ο λόγος για αυτό είναι ο εξής: είναι δυνατή η αυτοματοποίηση της εργασίας με προσχέδια εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου του σταδίου έγκρισης, μόνο εάν όλοι οι διαχειριστές γίνουν ενεργοί χρήστες αυτοματισμών γραφείου και συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, επειδή είναι οι κύριοι υπάλληλοι έγκρισης. Δυστυχώς, η σημερινή πρακτική δείχνει ότι στους περισσότερους οργανισμούς και επιχειρήσεις οι κύριοι χρήστες συστημάτων αυτοματισμού είναι οι γραμματείς και οι υπεύθυνοι για εργασίες γραφείου, των οποίων η αρμοδιότητα δεν περιλαμβάνει την έγκριση σχεδίων εγγράφων.

Ας εξετάσουμε τώρα τι συμβαίνει εάν ένας από τους εγκρίοντες δεν συμφωνεί με το περιεχόμενο του σχεδίου εγγράφου.

Σε περίπτωση μίας ή περισσότερων εγκρίσεων σχόλια θεμελιώδους χαρακτήρα,αλλάζοντας την ουσία του εγγράφου, το προσχέδιο πρέπει να εκτυπωθεί εκ νέου (δηλαδή, πρέπει να δημιουργηθεί μια νέα έκδοση του σχεδίου εγγράφου) και να συμφωνηθεί εκ νέου.

Αν κατά την έγκριση έγιναν σχόλια σύνταξης,μην αλλάξετε το περιεχόμενο του έργου, τότε το έργο υπόκειται επίσης σε επανεκτύπωση, αλλά δεν απαιτείται επανέγκριση σε αυτή την περίπτωση.

Υπογραφή παραγγελίας ή εντολής

Το συμφωνηθέν προσχέδιο εγγράφου υποβάλλεται στον διαχειριστή για υπογραφή.

Εάν οι θεωρήσεις έγκρισης δεν εκδόθηκαν στην πίσω όψη του τελευταίου φύλλου του έργου, αλλά σε ξεχωριστό φύλλο έγκρισης, τότε σε αυτήν την περίπτωση είναι επίσης απαραίτητο να μεταφέρετε το φύλλο έγκρισης του σχεδίου εγγράφου στον διαχειριστή.

Η υπογραφή του διαχειριστή μετατρέπει το προσχέδιο εγγράφου σε πλήρες έγγραφο, μετά το οποίο πρέπει να καταχωρηθεί.

Καταχώρηση παραγγελίας ή εντολής

Εγγραφή εγγράφουείναι ένα αρχείο λογιστικών δεδομένων σχετικά με ένα έγγραφο σε καθορισμένη μορφή, που καταγράφει το γεγονός της δημιουργίας, αποστολής ή παραλαβής του.

Στην περίπτωσή μας, η εγγραφή θα καταγράφει το γεγονός της δημιουργίας εγγράφου. Αξίζει να σημειωθεί ότι η εγγραφή είναι απαραίτητη και για περαιτέρω καταγραφή εγγράφων και οργάνωση εργασιών αναφοράς.

Η εγγραφή μπορεί να γίνει με έναν από τους τρεις τρόπους:

● καταχώριση για ένα έγγραφο σε έντυπο περιοδικό (φόρμα εγγραφής περιοδικού).

● με εγγραφή σε έντυπη κάρτα εγγραφής και ελέγχου (φόρμα εγγραφής κάρτας).

● εισαγωγή πληροφοριών σχετικά με το έγγραφο στο σύστημα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (αυτοματοποιημένη φόρμα εγγραφής).

Αξίζει να σημειωθεί ότι προς το παρόν ενδείκνυται η αυτοματοποιημένη καταχώριση εγγράφων, καθώς έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σύγκριση με τα έντυπα εγγραφής ημερολογίου και κάρτας. Ας αναφέρουμε ένα μικρό μέρος αυτών των πλεονεκτημάτων:

● γρήγορη αναζήτηση εγγράφων με οποιεσδήποτε λεπτομέρειες ή λεπτομέρειες.

● αυτόματη δημιουργία εκθέσεων, περιλήψεων, διεξαγωγή εργασιών αναφοράς και ανάλυσης σε έγγραφα.

● αυτόματος έλεγχος στην εκτέλεση εντολών (έγγραφα).

● η δυνατότητα ταυτόχρονης καταχώρισης εγγράφων σε πολλούς χώρους εργασίας και σε άλλους.

Επιπλέον, η αυτοματοποιημένη καταχώριση εγγράφων είναι δυνατή χωρίς την εισαγωγή εξειδικευμένου λογισμικού στην επιχείρηση.

Στις περισσότερες μικρές εταιρείες, αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα MS Excel συμπληρώνοντας έναν συνηθισμένο πίνακα.

Κατά την εγγραφή, το έγγραφο εκχωρείται αριθμός μητρώου και ημερομηνία του εγγράφου.Η ημερομηνία της παραγγελίας και των οδηγιών πρέπει να είναι η ημερομηνία υπογραφής, από την οποία μπορούμε να συμπεράνουμε ότι οι παραγγελίες και οι οδηγίες πρέπει να καταχωρούνται την ημέρα της υπογραφής τους.

Τα έγγραφα καταχωρούνται σε ομάδες, ανάλογα με το όνομα του τύπου εγγράφου. Επιπλέον, οι εντολές (καθώς και οι οδηγίες) για βασικές δραστηριότητες, για το προσωπικό και για διοικητικά και οικονομικά θέματα καταγράφονται χωριστά. Αυτό σημαίνει ότι οι παραπάνω υποτύποι παραγγελιών και οδηγιών δεν θα έχουν κοινή, αλλά ξεχωριστή αρίθμηση.

Τώρα παρουσιάζουμε τις απαιτήσεις για την καταχώριση του αριθμού εγγραφής και της ημερομηνίας του εγγράφου, που κατοχυρώνονται στο GOST R 6.30-2003.

Σ. 3.12. GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.

Ο αριθμός εγγραφής ενός εγγράφου αποτελείται από τον αύξοντα αριθμό του 13, ο οποίος μπορεί να συμπληρωθεί κατά την κρίση του οργανισμού με ευρετήριο περίπτωσης σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων, πληροφορίες για τον ανταποκριτή, τους εκτελεστές κ.λπ.

Ο αριθμός εγγραφής ενός εγγράφου που συντάσσεται από κοινού από δύο ή περισσότερους οργανισμούς αποτελείται από τους αριθμούς εγγραφής του εγγράφου καθενός από αυτούς τους οργανισμούς, χωρισμένους με κάθετο με τη σειρά με την οποία αναφέρονται οι συντάκτες στο έγγραφο.

Ενότητα 3.11. GOST R 6.30-2003. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.

Η ημερομηνία του εγγράφου γράφεται με αραβικούς αριθμούς με τη σειρά: ημέρα του μήνα, μήνας, έτος. Η ημέρα του μήνα και ο μήνας γράφονται σε δύο ζεύγη αραβικών αριθμών που χωρίζονται με μια τελεία. έτος – σε τέσσερις αραβικούς αριθμούς.

Επιτρέπεται μια λεκτική-αριθμητική μέθοδος μορφοποίησης μιας ημερομηνίας, για παράδειγμα 5 Ιουνίου 2003, καθώς και η μορφοποίηση μιας ημερομηνίας με τη σειρά: έτος, μήνας, ημέρα του μήνα, για παράδειγμα: 05.06.2003.

Συνήθως, χρησιμοποιείται μια ψηφιακή μέθοδος για την επισημοποίηση της ημερομηνίας παραγγελιών και οδηγιών, για παράδειγμα, 05/02/2007.

Προσφορά εντολής ή εντολής στους εκτελεστές

Η προσκόμιση του διοικητικού εγγράφου στους εκτελεστές σημαίνει αντιγραφή του εγγράφου, αποστολή του (το συντομότερο δυνατό) ή μεταφορά του στους εκτελεστές.

Στην «παραδοσιακή» οργάνωση της εργασίας γραφείου, τα αντίγραφα δημιουργούνται συχνότερα από παραγγελίες και οδηγίες και λιγότερο συχνά γίνονται αποσπάσματα, τα οποία στη συνέχεια αποστέλλονται στους εκτελεστές ή τους υπαλλήλους του οργανισμού σύμφωνα με τον δείκτη διανομής (σχεδιάζεται επίσης και υπογράφεται από τον εκτελεστή).

Εάν χρησιμοποιείται ένα σύστημα αυτοματισμού γραφείου και ηλεκτρονικής ροής εγγράφων κατά την εργασία με έγγραφα, τότε στις περισσότερες περιπτώσεις (όταν ένας υπάλληλος δεν χρειάζεται να εξοικειωθεί με το έγγραφο για υπογραφή, κάτι που είναι σημαντικό, για παράδειγμα, κατά τη σύνταξη ορισμένων διοικητικών εγγράφων για το προσωπικό), το καταχωρημένο έγγραφο αποστέλλεται στους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν τα συστήματα. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στους παραλήπτες να λάβουν ένα έγγραφο στο συντομότερο δυνατό χρόνο και εξοικονομεί υλικό και πόρους χρόνου που δαπανώνται με την «παραδοσιακή» προσέγγιση για την αντιγραφή εγγράφων και τη μεταφορά αντιγράφων.

Αξίζει να σημειωθεί ότι τα περισσότερα διοικητικά έγγραφα υπόκεινται σε έλεγχο από την υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης πριν παραδοθούν στους εκτελεστές. Ωστόσο, ο έλεγχος της εκτέλεσης είναι ένα ξεχωριστό μεγάλο θέμα, στο οποίο δώσαμε αρκετή προσοχή πέρυσι 14 , 15 .

Το θέμα συνεχίζεται στο άρθρο του V.P. Kozyreva "Ανάπτυξη σχεδίων διοικητικών εγγράφων: αλληλεπίδραση μεταξύ του υπεύθυνου εκτελεστή και του ειδικού διαχείρισης αρχείων."

Όταν ένας έμπειρος ειδικός μοιράζεται τη δουλειά του, είναι πάντα ενδιαφέρον. Και ειδικά όταν πρόκειται για τη δημιουργία εποικοδομητικής αλληλεπίδρασης με συναδέλφους από άλλα τμήματα. Θα μάθετε πώς να προετοιμάζετε ένα σχέδιο διοικητικού εγγράφου σύμφωνα με τους κανόνες της εργασίας γραφείου και όλες τις λεπτές λεπτομέρειες της ρωσικής γλώσσας. Το GOST R 6.30-2003 ορίζει μόνο τις πιο βασικές απαιτήσεις για την προετοιμασία διοικητικών εγγράφων. Ο συγγραφέας λέει πώς οριστικοποιήθηκαν (επεκτάθηκαν) και εφαρμόστηκαν σε μια διαπεριφερειακή εταιρεία τηλεπικοινωνιών. Συγκεκριμένα παραδείγματα διατύπωσης για διάφορες καταστάσεις και η παρουσία δειγμάτων σχεδιασμού καθιστούν το άρθρο πολύ βολικό για την πρακτική εφαρμογή του στην εργασία σας. Το άρθρο δημοσιεύθηκε στο τεύχος Ιουλίου 2007 του περιοδικού «Office Management and Document Flow in the Enterprise».

1 Διοικητικά έγγραφα – έγγραφα που καταγράφουν αποφάσεις για διοικητικά και οργανωτικά θέματα των δραστηριοτήτων του ιδρύματος (εντολή, οδηγίες κ.λπ.). – Ένα σύντομο λεξικό τύπων και ποικιλιών εγγράφων. – Μ.: VNIIDAD. – 1974.

2 Επί του παρόντος, ένα διάταγμα είναι επίσης νομική πράξη που εκδίδεται μεμονωμένα από: – τον ​​αρχηγό του κράτους – τον ​​Πρόεδρο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. – ο επικεφαλής ενός συλλογικού οργάνου εξουσίας και διαχείρισης στο πλαίσιο της αρμοδιότητας που του έχει ανατεθεί, για παράδειγμα, εντολή του Προέδρου της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας· – επικεφαλής της εκτελεστικής εξουσίας των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας – κυβερνήτες, δήμαρχοι κ.λπ.

3 Δείτε το οπερόγραμμα του κύκλου ζωής μιας παραγγελίας για την κύρια δραστηριότητα στο άρθρο του Yu.V Khimich στη σελίδα 32 του περιοδικού No. 2’ 2007.

4 Ορισμένες εντολές και οδηγίες για το προσωπικό πρέπει να συντάσσονται με βάση το άρθρο 9 του ομοσπονδιακού νόμου της 21ης ​​Νοεμβρίου 1996 αριθ. 5 Ιανουαρίου 2004 Αρ. 1 «Περί έγκρισης ενιαίων εντύπων πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης για λογιστική εργασία και πληρωμή».

5 GOST R 6.30-2003 έχει συμβουλευτικό χαρακτήρα για όλους τους οργανισμούς εκτός από τις ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές. Παρόλα αυτά, η αυστηρή εφαρμογή των διατάξεών του υποδηλώνει υψηλή κουλτούρα τεκμηρίωσης πληροφοριών και εργασίας με έγγραφα.

6 Εάν ένας εμπορικός οργανισμός δεν έχει λογότυπο οργανισμού ή εμπορικό σήμα (σήμα υπηρεσίας), τότε αυτό το στοιχείο δεν εκδίδεται.

7 Για παράδειγμα παραγγελίας χωρίς δηλωτικό μέρος, δείτε το άρθρο της T.A Kuznetsova στη σελίδα 45 του περιοδικού No. 2’ 2007.

8 Βλ. άρθρο της E.M. Kameneva. “Some subtleties of application design”, δημοσιεύτηκε στο Νο. 11’ 2006 στη σελίδα 26 του περιοδικού “Office Management and Document Flow in the Enterprise”.

9 Για τη διαδικασία εξωτερικής έγκρισης, δείτε την απάντηση στην ερώτηση στη σελίδα 37 του περιοδικού No. 6’ 2006.

10 Ως εκτελεστής νοείται ο ειδικός που αναπτύσσει ένα σχέδιο εγγράφου.

11 Τύπος εγγράφου είναι η συμμετοχή του εγγράφου στο σύστημα τεκμηρίωσης βάσει του περιεχομένου και του σκοπού του (για παράδειγμα, παραγγελία, οδηγία, πράξη κ.λπ.). Σε αυτήν την περίπτωση, ένας υποτύπος νοείται ως μια ομάδα εγγράφων του ίδιου τύπου, τα οποία ενώνονται από τη φύση του ζητήματος που αναφέρεται στο έγγραφο (για παράδειγμα, εντολές για εκπαίδευση, εντολές για πιστοποίηση, εντολές για τη δημιουργία επιτροπής εμπειρογνωμόνων, και τα λοιπά.).

12 Ο πίνακας των μορφών εγγράφων που χρησιμοποιούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού είναι ένας κατάλογος εγκεκριμένων μορφών εγγράφων που είναι απαραίτητες και επαρκείς για την υλοποίηση των λειτουργιών και των καθηκόντων των δραστηριοτήτων διαχείρισης, με περιγραφή του νομικού τους καθεστώτος, στάδια προετοιμασίας και ολοκλήρωση.

13 Οι αύξοντες αριθμοί εκχωρούνται κατά τη διάρκεια του ημερολογιακού έτους, π.χ. Από τις αρχές του επόμενου έτους, οι αύξοντες αριθμοί θα ξεκινούν και πάλι με ένα.

14 Βλέπε άρθρο του O.V. Ryskova "Έλεγχος της εκτέλεσης των εντολών: απαιτήσεις των κανονισμών των ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών" στη σελίδα 24 του περιοδικού No. 1' 2006.

15 Βλέπε άρθρα του Ε.Μ. Kameneva σχετικά με τις μεθόδους παρακολούθησης της εκτέλεσης των εντολών στη σελίδα 72 του περιοδικού Νο. 9’ 2006 και στη σελίδα 76 του περιοδικού Νο. 10’ 2006.

ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΗΣ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΚΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ

ΣΤΟΝ ΤΟΜΕΑ ΤΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΩΝ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΤΩΝ ΚΑΤΑΝΑΛΩΤΩΝ ΚΑΙ ΤΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΗΣ ΕΥΚΑΙΡΙΑΣ

ΓΙΑ ΤΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΗΣ ΚΑΛΜΥΚΙΑΣ

FBUZ "ΚΕΝΤΡΟ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΔΗΜΙΟΛΟΓΙΑΣ ΣΤΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΤΗΣ ΚΑΛΜΥΚΙΑΣ"

ΣΕΙΡΑ

με ημερομηνία 23 Δεκεμβρίου 2011
Αρ. 208-π/298-πρ
Elista

Σχετικά με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.

Για την εφαρμογή της εντολής της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Εποπτείας της Προστασίας των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών και της Ανθρώπινης Ευημερίας της 22ας Δεκεμβρίου 2011 αριθ. 923 «Σχετικά με τη διαδικασία ανταλλαγής εγγράφων που έχουν δημιουργηθεί σε ηλεκτρονική μορφή»

ΕΓΩ ΔΙΑΤΑΖΩ:

1. Προϊστάμενοι τμημάτων και εδαφικών τμημάτων (Bogoslavskaya G.I., Solomkina L.B. Savchenko S.P., Pronicheva T.A., Namsinova E.I., Frantsuzov A.A., Dzhevakov E.O., Ubushiev A. .B., Kharinov A.B.G V.B.), Αναπλ Επικεφαλής ιατρός του Ομοσπονδιακού Δημοσιονομικού Ιδρύματος Υγείας "Κέντρο Υγιεινής και Επιδημιολογίας στη Δημοκρατία της Καλμυκίας" (Darbakova T.A., Mikhalyaeva L.B.) επικεφαλής γιατροί των παραρτημάτων του Ομοσπονδιακού Δημοσιονομικού Ιδρύματος Υγείας (Boichenko E.L., LidzheevN.A. M.A., Ubushieva N.A., Ubushaeva G.S., Tserenov Sh .B.) αποδέχονται για εκτέλεση την εντολή της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Εποπτείας της Προστασίας των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών και της Ανθρώπινης Ευημερίας της 22ας Δεκεμβρίου 2011 αριθ. 923 «Σχετικά με τη διαδικασία ανταλλαγής εγγράφων. δημιουργήθηκε σε ηλεκτρονική μορφή.»

2. Η ροή εγγράφων μεταξύ του Γραφείου της Rospotrebnadzor για τη Δημοκρατία της Καλμυκίας, του FBUZ «Κέντρο Υγιεινής και Επιδημιολογίας στη Δημοκρατία της Καλμυκίας» και του κεντρικού γραφείου της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Εποπτείας της Προστασίας των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών και της Ανθρώπινης Ευημερίας πραγματοποιείται αποκλειστικά με τη μορφή ηλεκτρονικών εγγράφων υπογεγραμμένων με ηλεκτρονική υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου, για εξαίρεση των εγγράφων που καθορίζονται στον κατάλογο (Παράρτημα 1).

3. Ακυρώστε την παράδοση εγγράφων σε χαρτί.

4. Τα έγγραφα που αναφέρονται στον κατάλογο (Παράρτημα 1) πρέπει να υποβάλλονται στη Rospotrebnadzor μόνο σε έντυπη μορφή.

5. Η προετοιμασία και η έγκριση (υπογραφή) οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων σε τμήματα και εδαφικά τμήματα του Γραφείου Rospotrebnadzor για τη Δημοκρατία της Καλμυκίας, FBUZ "Κέντρο Υγιεινής και Επιδημιολογίας στη Δημοκρατία της Καλμυκίας" θα πρέπει να πραγματοποιηθεί με τη μορφή ηλεκτρονικά έγγραφα.

6. Ο έλεγχος της εφαρμογής αυτής της εντολής ανατίθεται στον Αναπληρωτή Προϊστάμενο του Γραφείου Εποπτείας στον τομέα της Προστασίας των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών και της Ανθρώπινης Ευημερίας στη Δημοκρατία της Καλμυκίας D.N. Sandzhiev

Επικεφαλής: Yashkulov K.B.

Ο επικεφαλής ιατρός του Ομοσπονδιακού Δημοσιονομικού Ιδρύματος Υγείας "TsGiE" για τη Δημοκρατία του Καζακστάν Dzhambinov S.D.

Παράρτημα 1 της παραγγελίας

από "___" _______ 2011 Αρ. ____

Πάπυρος

έγγραφα που υποβλήθηκαν στην Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για την Εποπτεία της Προστασίας των Δικαιωμάτων των Καταναλωτών και της Ανθρώπινης Ευημερίας σε χαρτί

1. Σχέδια αποφάσεων σχετικά με την ανεπιθύμητη διαμονή (διαμονή) αλλοδαπού πολίτη και (ή) απάτριδας στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας.
2. Σχέδια χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων υφιστάμενων ιδρυμάτων.
3. Εκτιμήσεις προϋπολογισμού και εκτιμήσεις εσόδων και εξόδων περιφερειακών φορέων και κρατικών φορέων.
4. Συμφωνίες για τη διαδικασία και τις προϋποθέσεις παροχής επιχορηγήσεων οικονομικής ενίσχυσης για την εκτέλεση κρατικών αναθέσεων παροχής δημοσίων υπηρεσιών (επίδοση εργασιών).
5. Πράξεις επιθεώρησης χρηματοπιστωτικών και οικονομικών δραστηριοτήτων εδαφικών φορέων και υφιστάμενων ιδρυμάτων.
6. Ετήσιες οικονομικές καταστάσεις.
7. Έγγραφα με την ένδειξη μοριοσανίδα.
8. Πράξεις σχετικά με τη διαγραφή παγίων περιουσιακών στοιχείων (με τη μορφή που εγκρίθηκε με ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 21ης ​​Ιανουαρίου 2003 αριθ. 7).
9. Πράξεις σχετικά με τη διαγραφή μηχανοκίνητων οχημάτων (σύμφωνα με το έντυπο OS-4a, που εγκρίθηκε με ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσίας της 21ης ​​Ιανουαρίου 2003 αριθ. 7).
10. Πράξεις αποδοχής και μεταβίβασης ακινήτου (έντυπο ΟΣ-1α).
11. Προγράμματα δραστηριοτήτων FSUE.
12. Έγγραφα για την κρατική αμυντική εντολή.
13. Αποφάσεις για καταγγελίες κατά αποφάσεων σε περιπτώσεις διοικητικών παραβάσεων.
14. Έγγραφα για την εκτέλεση απόφασης ιδιωτικού δικαστηρίου.

Η εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων ενδείκνυται σχεδόν σε κάθε επιχείρηση, καθώς μπορεί να αυξήσει σημαντικά την πειθαρχία των επιδόσεων και να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την επεξεργασία των εγγράφων. Το χαμηλό κόστος και η ικανότητα προσαρμογής στις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της επιχείρησης καθιστούν την εφαρμογή ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων τη βέλτιστη λύση για την αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας και της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης.

Από το άρθρο θα μάθετε:

• τι παρέχει η εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό;
• ποιοι είναι οι στόχοι της εισαγωγής της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων;
• ποια είναι τα κύρια στάδια εφαρμογής της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων;
• τι περιέχεται στην εντολή για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Επί του παρόντος, η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε μια επιχείρηση δεν αμφισβητείται πλέον. Με χαμηλό κόστος για υλικό και λογισμικό, τέτοια συστήματα μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την πειθαρχία απόδοσης, την ποιότητα της ροής των εγγράφων και την παραγωγικότητα της εργασίας, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο λήψης και μετάδοσης σημάτων διαχείρισης.

Εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε επιχείρηση

Η βελτιστοποίηση της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τις δραστηριότητες οποιασδήποτε επιχείρησης πραγματοποιείται προς διάφορες κατευθύνσεις:

• βελτίωση της ποιότητας του περιεχομένου πληροφοριών των εγγράφων: ανάπτυξή τους στην απαραίτητη και επαρκή ποσότητα, τα ονόματα αντιστοιχούν στο περιεχόμενο, εξαίρεση εγγράφων που αντιγράφουν το ένα το άλλο ως προς την ουσία και το περιεχόμενο. δημιουργία, εκτέλεση και έγκριση εγγράφων σύμφωνα με τα αποδεκτά κρατικά και τοπικά πρότυπα.
• αύξηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος ροής εγγράφων που λειτουργεί στην επιχείρηση: δρομολόγηση με δυνατότητα ελέγχου προθεσμιών, συνδυασμός πρωτογενούς λογιστικής και αρχείων προσωπικού με τη διαδικασία επιχειρησιακής διαχείρισης. μείωση του χρόνου επεξεργασίας και διέλευσης ενός εγγράφου, δυνατότητα γρήγορης αναζήτησης του επιθυμητού εγγράφου, οργάνωση της αποθήκευσης μεγάλου όγκου πληροφοριών.

Όλες αυτές οι εργασίες επιλύονται εύκολα με την εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό, το οποίο σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία δημιουργίας, ανάπτυξης και εγγραφής εγγράφων, ελέγχοντας τη διανομή και την κίνηση τους, διασφαλίζοντας την άμεση επεξεργασία, αναζήτηση και αποθήκευση τους.

Στόχοι εφαρμογής συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων:

Οι εργασίες που αναφέρονται καθορίζουν επίσης τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων, ειδικά σε εκείνες τις επιχειρήσεις όπου η ετήσια ροή εγγράφων υπολογίζεται σε χιλιάδες λογιστικές μονάδες και το αρχείο σε δεκάδες χιλιάδες. Η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων, φυσικά, καθορίζεται τόσο από το κόστος του όσο και από τον όγκο των εγγράφων που υποβάλλονται σε επεξεργασία, καθώς και από τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Οι υπολογισμοί δείχνουν ότι, γενικά, η εφαρμογή ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων αποδίδει σε ένα ή δύο χρόνια.

Στάδια εφαρμογής ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων

Αργά ή γρήγορα, κάθε διευθυντής του οποίου ο στόχος είναι να βελτιστοποιήσει τις παραγωγικές και οργανωτικές του δραστηριότητες συνειδητοποιεί την ανάγκη αυτοματοποίησης του συστήματος ροής εγγράφων σε μια επιχείρηση. Η επιτυχία του εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο καλά τηρούνται οι βασικές αρχές εφαρμογής ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων:

• ενδιαφέρον και ενεργή συμμετοχή στην υλοποίηση της ανώτατης διοίκησης της επιχείρησης·
• κατανόηση των στόχων και τη συμμόρφωση με τα στάδια εφαρμογής ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.
• τη συμμετοχή βασικών χρηστών και ειδικών του οργανισμού στην επιλογή ή την ανάπτυξη·
• προσαρμογή στις τρέχουσες και μελλοντικές προκλήσεις που αντιμετωπίζει ο οργανισμός.

Η διαδικασία εφαρμογής συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων θα υλοποιηθεί σε διάφορα στάδια.

Στο πρώτο στάδιο, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια ομάδα εργασίας ειδικών και διευθυντών που ρυθμίζουν τις ροές εγγράφων στον οργανισμό και με τη βοήθειά τους να εντοπίσουν τις «αδυναμίες» του τρέχοντος συστήματος ροής εγγράφων. Η ομάδα πρέπει να προσδιορίσει τις ανάγκες διαχείρισης των ανώτερων στελεχών, καθώς και τις ανάγκες των χρηστών των απλών εκτελεστών. Αυτό θα βοηθήσει στη διαμόρφωση των βασικών απαιτήσεων για το σύστημα και στην παρουσίασή τους με τη μορφή τεχνικών προδιαγραφών.

Στο δεύτερο στάδιο, λαμβάνοντας υπόψη τις ανεπτυγμένες απαιτήσεις, γίνεται επιλογή του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων που θα είναι βέλτιστο τόσο από πλευράς λειτουργικότητας όσο και κόστους. Εάν οι εργασίες που επιλύονται από το σύστημα διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας είναι αρκετά συγκεκριμένες, το ηλεκτρονικό σύστημα μπορεί να αναπτυχθεί με το κλειδί στο χέρι και, στη συνέχεια, τα μέλη της ομάδας εργασίας είναι αυτά που θα επικοινωνήσουν πιο στενά με τους προγραμματιστές, διαμορφώνοντας συγκεκριμένες εργασίες για αυτούς.

Στο τρίτο στάδιο εφαρμογής του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, θα εγκατασταθεί και, εάν χρειαστεί, θα ενημερωθεί ο στόλος του τεχνικού εξοπλισμού, θα εκσυγχρονιστεί απαρχαιωμένος εξοπλισμός και θα αγοραστεί νέος εξοπλισμός.

Το τέταρτο στάδιο είναι η δοκιμαστική λειτουργία και εκπαίδευση του προσωπικού σύμφωνα με το εγκεκριμένο σχέδιο εφαρμογής για το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Σε αυτό το στάδιο, διαγιγνώσκονται προβλήματα με την εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων και αυτά που προκαλούνται από σφάλματα σε τεχνικές λύσεις ή λύσεις λογισμικού πρέπει να εξαλειφθούν από τους προγραμματιστές. Κατά κανόνα, η δοκιμαστική λειτουργία του συστήματος πραγματοποιείται σε πραγματικές συνθήκες παραγωγής, επομένως μπορεί να συνδυαστεί με το τελευταίο στάδιο - θέση σε εμπορική λειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

Εντολή για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Με αυτό το έγγραφο, που συντάσσεται σε οποιαδήποτε μορφή, ο επικεφαλής του οργανισμού μπορεί να υποχρεώσει τα μέλη της ομάδας εργασίας ή άλλα αρμόδια πρόσωπα να πραγματοποιήσουν δοκιμαστική λειτουργία του συστήματος ή να το θέσουν αμέσως σε εμπορική λειτουργία. Ο κατάλογος των απαιτήσεων της παραγγελίας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει:

• χρήση των δυνατοτήτων του σε όλους τους χώρους εργασίας·
• έναρξη ισχύος εγγράφων που ρυθμίζουν τη λειτουργία του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων στην επιχείρηση (οδηγίες, κατευθυντήριες γραμμές, κανόνες).
• τον καθορισμό του κύκλου των προσώπων στα οποία παρέχεται πρόσβαση στο σύστημα σε επίπεδο διαχειριστή·
• διεξαγωγή γενικής ενημέρωσης και εκπαίδευσης των χρηστών·
• ορισμός υπευθύνων για την εφαρμογή νέων προτύπων εργασιών γραφείου και οριοθέτηση των αρμοδιοτήτων τους.