Σφραγίδα για έγγραφα - πού να το τοποθετήσετε αυτή και τι πρέπει να είναι; Η απάντηση σε αυτές τις φαινομενικά απλές ερωτήσεις χαρακτηρίζεται από μια σειρά αποχρώσεων - ας τις δούμε.
Τι είδους σφραγίδα πρέπει να χρησιμοποιείται για έγγραφα;
Οι οργανισμοί και οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ακόλουθη σφραγίδα για την πιστοποίηση εγγράφων:
- κύριος;
- δομική μονάδα?
- ειδικά (για παράδειγμα, σφραγίδα για έγγραφαγια εσωτερική χρήση).
Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας δεν περιέχει καμία ταξινόμηση των σφραγίδων - η χρήση των παραπάνω ποικιλιών έχει αναπτυχθεί στην πράξη.
Ανάγκη για συμμετοχή σφραγίδες για έγγραφα, διαφορετική από την κύρια, μπορεί να οφείλεται στη δυσκολία απόκτησης επιχειρησιακής πρόσβασης στην κύρια σφραγίδα από διαρθρωτικά τμήματα της εταιρείας ή συγκεκριμένους υπαλλήλους. Ως εκ τούτου, μπορεί να τους δοθεί η ευκαιρία να χρησιμοποιήσουν κατάλληλα εναλλακτικά μέσα για την πιστοποίηση εγγράφων.
Από νομική άποψη, όλοι οι τύποι σφραγίδων που χρησιμοποιούνται από μια εταιρεία είναι ισοδύναμοι εάν:
- μέσω αυτών είναι δυνατή η καταγραφή σε χαρτί της πλήρους επωνυμίας της εταιρείας, καθώς και της διεύθυνσής της.
- έχουν στρογγυλό σχήμα.
- το όνομα του τύπου σφραγίδας που χρησιμοποιείται (για παράδειγμα, "Για το τμήμα HR") δεν έρχεται σε αντίθεση με το εύρος της χρήσης του (δηλαδή, το τμήμα HR δεν μπορεί να πιστοποιήσει έγγραφα του τμήματος πωλήσεων με τη σφραγίδα του).
Εάν ένα έγγραφο αποσταλεί σε κρατική υπηρεσία, θα πρέπει να επικυρώνεται μόνο με την κύρια σφραγίδα. Η χρήση ειδικών σφραγίδων ή σφραγίδων που αντιστοιχούν σε δομικά τμήματα από την εταιρεία κατά την αλληλεπίδραση με εταίρους και εργολάβους πραγματοποιείται με τη συγκατάθεσή τους.
Σύμφωνα με τις τροποποιήσεις που εισήγαγε ο νόμος αριθ. 82-FZ της 6ης Απριλίου 2015 σε μια σειρά ομοσπονδιακών κανονισμών, οι ρωσικοί οργανισμοί γενικά δεν είναι υποχρεωμένοι να χρησιμοποιούν σφραγίδα στις νομικές σχέσεις, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά από ορισμένους κανόνες δικαίου.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της εφαρμογής των νομικών κανόνων που διέπουν τη χρήση σφραγίδων από οργανισμούς στο άρθρο.
Αν όμως η εταιρεία εξακολουθεί να χρησιμοποιεί τη δική της σφραγίδα για έγγραφα - πού μπορείτε να το βάλετε;αυτή, σε ποιο μέρος του φύλλου;
Σε ποιο μέρος του εγγράφου υπάρχει σφραγίδα;
Επικολλάται σφραγίδα για έγγραφαστις περισσότερες περιπτώσεις, δίπλα στην υπογραφή του ατόμου που επικύρωσε το επίσημο έγγραφο. Κατά κανόνα, η συντομογραφία "M.P" υπάρχει στην αντίστοιχη περιοχή του εγγράφου. (χώρος για εκτύπωση). Αλλά εάν δεν παρέχεται στην αρχική μορφή, δεν πρέπει να το εισάγετε χειροκίνητα.
Πού μπορώ να σφραγίσω έγγραφα;στην πιστοποίησή τους; Έτσι, στο έγγραφο που πιστοποιείται, η σφραγίδα πρέπει να τοποθετείται με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτρέπει:
- αναγνωρίζουν άλλες σημαντικές λεπτομέρειες του εγγράφου (τα ονόματα των στηλών και τις πληροφορίες που περιέχουν)·
- πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής του προσώπου που επαλήθευσε το έγγραφο.
Είναι επίσης επιθυμητό η σφραγίδα να καλύπτει εν μέρει μία από τις λέξεις που συνθέτουν τον τίτλο εργασίας του ατόμου που υπογράφει το έγγραφο.
Οι εργολάβοι, οι φορολογικές αρχές και άλλες κρατικές υπηρεσίες καλωσορίζουν πάντα την πιο καθαρή δυνατή εκτύπωση σε χαρτί (αλλά όχι με έντονη γραφή).
Πού μπορώ να βρω δείγματα σφραγίδων για έγγραφα;
Οι ειδικοί μας έχουν ετοιμάσει πολλά δείγματα για εσάς σφραγίδες για έγγραφα, που χρησιμοποιούνται σε διάφορες περιπτώσεις. Μπορείτε επίσης να δείτε ένα παράδειγμα για το πώς να σφραγίζετε σωστά ένα έγγραφο.
Αποτελέσματα
Προκειμένου να βελτιστοποιηθεί η ροή εγγράφων, οι ρωσικές εταιρείες έχουν το δικαίωμα να χρησιμοποιούν όχι μόνο το κύριο, αλλά και πρόσθετο σφραγίδες για έγγραφα. Ωστόσο, έγγραφα που επικυρώνονται μόνο με την κύρια σφραγίδα θα πρέπει να αποστέλλονται σε επίσημες δομές.
Είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι η δομή του κύριου και πρόσθετου σφραγίδες για έγγραφαονόματα και διευθύνσεις εταιρειών. Όλοι οι τύποι σφραγίδες για έγγραφα, που χρησιμοποιούνται από την εταιρεία για την πιστοποίησή τους, αποστέλλονται σε εξωτερικούς φορείς - αντισυμβαλλόμενους, κρατικούς φορείς, πρέπει να είναι στρογγυλοί.
Πού τοποθετείται η σφραγίδα στα έγγραφα;Πρέπει να τοποθετηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μην καλύπτει άλλες σημαντικές εγγραφές που υπάρχουν στο έγγραφο.
Μπορείτε να εξοικειωθείτε με άλλες αποχρώσεις της χρήσης εκτύπωσης κατά την οργάνωση της ροής εγγράφων σε μια επιχείρηση στο άρθρο.
Η πιστοποίηση των εγγράφων με τη σφραγίδα ενός οργανισμού είναι ένας ειδικός τρόπος εξακρίβωσης της γνησιότητάς τους και επιβεβαίωσης της νομικής τους ισχύος. Η σφραγίδα τίθεται σε αυθεντικά έγγραφα που πιστοποιούν τα δικαιώματα υπαλλήλων, γεγονότα δαπανών κεφαλαίων και υλικών περιουσιακών στοιχείων, σε έγγραφα διακανονισμού και πληρωμής, πιστοποιητικά, πληρεξούσια, σε πολλά οργανωτικά έγγραφα (κανονισμοί, καταστατικά, συστατικές συμφωνίες, πίνακες προσωπικού κ.λπ. .). Η σφραγίδα χρησιμοποιείται επίσης σε όλες τις περιπτώσεις πιστοποίησης των δικαιωμάτων των υπαλλήλων του οργανισμού, επιβεβαίωσης της δαπάνης κεφαλαίων και υλικών περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.
Η σφραγίδα τίθεται σε έγγραφα σε περιπτώσεις που προβλέπονται από νομοθετικές ή άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις. Η σφραγίδα τοποθετείται σε μέρος χωρίς κείμενο, χωρίς την προσωπική υπογραφή του υπαλλήλου, μπορεί να περιλαμβάνει μέρος του τίτλου της θέσης του προσώπου που υπέγραψε το έγγραφο.
Οι απλές σφραγίδες μπορούν να έχουν διαφορετικά σχήματα: στρογγυλές, τετράγωνες και τριγωνικές. Το οικόσημο δεν απεικονίζεται σε αυτό. Απλές (χωρίς την εικόνα κρατικών συμβόλων) τοποθετούνται σε πιστοποιητικά, πάσο, αντίγραφα εγγράφων κ.λπ. Η εντύπωση σφραγίδας τοποθετείται με τέτοιο τρόπο ώστε να αποτυπώνει μέρος της προσωπικής υπογραφής του υπαλλήλου και να είναι ευανάγνωστη.
Οι κρατικοί φορείς χρησιμοποιούν επίσημη σφραγίδα(με την εικόνα του θυρεού της Ρωσικής Ομοσπονδίας) και μια απλή σφραγίδα αυτού του οργανισμού. Ομοσπονδία στο κέντρο του κλισέ της σφραγίδας Το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας τοποθετείται στις σφραγίδες των ομοσπονδιακών κυβερνητικών φορέων, άλλων κυβερνητικών φορέων, οργανισμών και ιδρυμάτων, στις σφραγίδες φορέων, οργανισμών και ιδρυμάτων, ανεξάρτητα από τη μορφή ιδιοκτησίας. , που έχουν επιμέρους κρατικές εξουσίες, καθώς και φορείς που διενεργούν κρατική εγγραφή πράξεων προσωπικής κατάστασης.
Ένα αποτύπωμα σφραγίδας που απεικονίζει το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας τοποθετείται σε έγγραφα που απαιτούν ειδική πιστοποίηση της γνησιότητάς τους (τοποθετείται σε έγγραφα που πιστοποιούν τα δικαιώματα μιας επιχείρησης ή υπαλλήλων, που καταγράφουν τη δαπάνη κεφαλαίων, καθώς και εκείνα που προβλέπονται από κρατικές νομικές πράξεις).
Μια κατά προσέγγιση λίστα εγγράφων στα οποία έχει τοποθετηθεί η κύρια σφραγίδα του οργανισμού μπορεί να μοιάζει με αυτό:
1. Πράξεις (αποδοχή ολοκληρωμένης εργασίας, διαγραφή, εξέταση κ.λπ.).
2. Αρχειακές πληροφορίες.
3. Πληρεξούσια (για παραλαβή ειδών απογραφής κ.λπ.)
4. Συμφωνίες (για προμήθειες, συμβόλαια, ενοίκια κ.λπ.)
5. Ταξιδιωτικά πιστοποιητικά.
6. Κανονισμοί για την οργάνωση.
7. Εγγυητικές επιστολές.
8. Εκτιμήσεις κόστους.
9. Πιστοποιητικά.
10. Καταστατικό του οργανισμού.
11. Διαγράμματα προσωπικού
12 Παραγγελίες για τις κύριες δραστηριότητες και αποσπάσματα από αυτές
13 Διαταγές για το προσωπικό και αποσπάσματα από αυτό
14 Παραγγελίες για διακοπές και επαγγελματικά ταξίδια και αποσπάσματα από αυτές
Οργανισμοί, επιχειρήσεις και αρχές αναπτύσσουν τη δική τους λίστα εγγράφων στα οποία τίθεται η σφραγίδα και την ανακοινώνουν σε εντολές ή ψηφίσματα.
35) Σύνθεση εγγράφων ταυτότητας. Κανόνες καταχώρισης στοιχείων, πιστοποιητικό.
Στοιχεία αναγνώρισης εγγράφου: σφραγίδα έγκρισης, υπογραφή, σφραγίδα.
Σφραγίδα "Εγκρίθηκε"("εγκρίνω") είναι ένα είδος επιβεβαίωσης της σημασίας και της συνάφειας του συντασσόμενου και υπογεγραμμένου εγγράφου, καθώς και ένα είδος κύρωσης για την εγκυρότητα αυτού του εγγράφου σε σχέση με έναν ορισμένο κύκλο υπαλλήλων, υπαλλήλων και τμημάτων της επιχείρησης.
Ορισμένα έγγραφα αποκτούν νομική ισχύ μόνο αφού εγκριθούν από τους διευθυντές ή τους υπαλλήλους της επιχείρησης, η αρμοδιότητα των οποίων περιλαμβάνει την επίλυση ορισμένων ζητημάτων.
Τα ακόλουθα υπόκεινται σε υποχρεωτική έγκριση:
1. καταστατικό·
2. Κανονισμοί για τα γραφεία αντιπροσωπείας, τα υποκαταστήματα και τα διαρθρωτικά τμήματα της επιχείρησης.
3. Δομή, στελέχωση και στελέχωση.
4. Πράξεις επιθεωρήσεων, ελέγχων, αποδοχής και παράδοσης υλικών περιουσιακών στοιχείων.
5. Περιγραφές θέσεων εργασίας.
6. Εσωτερικοί κανονισμοί εργασίας.
8. τιμές για εργασία και παροχή υπηρεσιών κ.λπ.
Με βάση τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της, η επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει έναν κατάλογο εγγράφων που υπόκεινται σε έγκριση και έναν κύκλο υπαλλήλων που έχουν το δικαίωμα να εγκρίνουν αυτά τα έγγραφα.
Όταν ένα έγγραφο εγκρίνεται από υπάλληλο, η σφραγίδα έγκρισης του εγγράφου πρέπει να αποτελείται από τη λέξη APPROVED (χωρίς εισαγωγικά), τον τίτλο της θέσης του ατόμου που εγκρίνει το έγγραφο, την υπογραφή του, τα αρχικά, το επώνυμο και την ημερομηνία έγκρισης . Η σφραγίδα έγκρισης εγγράφου βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου.
Υπογραφή.Η υπογραφή επιβεβαιώνει την ευθύνη του ατόμου που την έβαλε για όλα όσα αναφέρονται στο έγγραφο. Οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι του οργανισμού έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν έγγραφα. Τέτοιες εξουσίες καθορίζονται από τους τοπικούς κανονισμούς του οργανισμού (για παράδειγμα, χάρτες, κανονισμούς, παραγγελίες). Τα έγγραφα των δομικών μονάδων μπορούν να υπογράφονται από τους επικεφαλής τους. Σε μια σειρά θεμάτων, δικαίωμα υπογραφής έχουν και άλλοι υπάλληλοι του οργανισμού.
Διαφορετικοί τύποι εγγράφων απαιτούν διαφορετικούς αριθμούς υπογραφών. Μια υπογραφή τίθεται σε έγγραφα που εκδίδονται ταυτόχρονα. Έτσι, εντολές για κύριες δραστηριότητες ή προσωπικό, εντολές, τηλεφωνικά μηνύματα, πληρεξούσια (εκτός από πληρεξούσια για λήψη υλικών περιουσιακών στοιχείων) υπογράφονται από έναν υπάλληλο. Εάν πολλοί υπάλληλοι ή δομικές μονάδες είναι υπεύθυνοι για το περιεχόμενο ενός εγγράφου, τότε τοποθετούνται δύο ή περισσότερες υπογραφές σε αυτό (ανάλογα με τον αριθμό των υπευθύνων).
Ένα οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο πρέπει να φέρει την υπογραφή ενός υπαλλήλου (υπογραφή εάν το έγγραφο αναπτύχθηκε και εκδόθηκε από πολλούς υπαλλήλους).
Η λεπτομέρεια "Υπογραφή" (λεπτομέρεια 22) περιλαμβάνει: τον τίτλο της θέσης του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο (πλήρης εάν το έγγραφο δεν συντάσσεται σε έντυπο έγγραφο και συντομογραφία - σε έγγραφο που έχει συνταχθεί σε έντυπο έγγραφο) ; προσωπική υπογραφή? αποκρυπτογράφηση υπογραφής (αρχικά, επώνυμο).
Σφραγίδα.Το χαρακτηριστικό "Σφραγίδα" είναι επίσης νομικά σημαντικό και χρησιμοποιείται για την πιστοποίηση της υπογραφής ενός υπαλλήλου σε ορισμένους τύπους εγγράφων. Η αποτύπωση σφραγίδας είναι πρόσθετη απόδειξη της αυθεντικότητας του εγγράφου και της συσχέτισής του με το όνομα του οργανισμού που αναγράφεται στο έγγραφο.
Τα περισσότερα έγγραφα που δημιουργούνται σε οργανισμούς δεν απαιτούν αποτύπωμα σφραγίδας. Το αποτύπωμα επικολλάται σε έγγραφα που αντικατοπτρίζουν τις ακόλουθες πληροφορίες:
Σχετικά με γεγονότα ιδιαίτερης νομικής σημασίας (σχετικά με τη δημιουργία, την αναδιοργάνωση ή την εκκαθάριση ενός οργανισμού κ.λπ.)
Πιστοποίηση των δικαιωμάτων ενός οργανισμού ή ενός ατόμου (εξουσιοδότηση).
Καταγραφή γεγονότων που σχετίζονται με χρηματοοικονομικά περιουσιακά στοιχεία και υλικά περιουσιακά στοιχεία (πράξεις διαγραφής ουσιωδών περιουσιακών στοιχείων, εντολές πληρωμής, εγγυητικές επιστολές).
Τέτοια έγγραφα αποκτούν νομική ισχύ μόνο από τη στιγμή που επικυρώνονται με σφραγίδα.
Οι κρατικοί οργανισμοί έχουν επίσημη σφραγίδα (με την εικόνα του κρατικού εμβλήματος της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Στις μη κρατικές δομές υπάρχει στρογγυλή σφραγίδα ισοδύναμη με την επίσημη σφραγίδα. Εκτός από την επίσημη (ή ισοδύναμη) σφραγίδα, οι οργανισμοί μπορεί να έχουν έναν αριθμό απλών στρογγυλών σφραγίδων.
36) Σημάδια σε ένα έγγραφο, το νόημα και το σχέδιό τους.
Όλα τα στάδια επεξεργασίας της διέλευσης και της εκτέλεσης ενός εγγράφου καταγράφονται με σημάδια που βοηθούν στον προσδιορισμό της τοποθεσίας του και σε ποιο στάδιο της εκτέλεσής του.
Τα ακόλουθα σήματα θεωρούνται επίσημα:
· σχετικά με την παραλαβή ενός εγγράφου από τον οργανισμό.
· Ανάλυση.
· Σχετικά με τον έλεγχο.
· για τον ερμηνευτή.
· σχετικά με την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στο αρχείο.
· σχετικά με τη διαθεσιμότητα της εφαρμογής.
· για επικύρωση αντιγράφου.
· αναγνωριστικό του ηλεκτρονικού αντιγράφου του εγγράφου.
1. Σημειώστε ότι το έγγραφο έχει παραληφθεί από τον οργανισμόεπικολλάται στην κάτω δεξιά γωνία του εγγράφου και περιέχει: το όνομα του οργανισμού παραλήπτη, τον επόμενο αύξοντα αριθμό και την ημερομηνία παραλαβής (εάν χρειάζεται - ώρες και λεπτά).
2.Ψήφισμα.Ψήφισμα του ΕΓΓΡΑΦΟΥ- λεπτομέρεια που αποτελείται από επιγραφή σε έγγραφο που συντάχθηκε από υπάλληλο και περιέχει την απόφαση που έλαβε. Το κείμενο της απόφασης πρέπει να είναι συνοπτικό, σαφές και σωστό Το ψήφισμα πρέπει να περιλαμβάνει: επώνυμο, αρχικά του εκτελεστή, καθήκον, προθεσμία, υπογραφή του διευθυντή, ημερομηνία της απόφασης. Η ανάλυση είναι χειρόγραφη στην επάνω δεξιά γωνία πάνω από το κείμενο. Εάν δεν υπάρχει ελεύθερος χώρος, μπορεί να τοποθετηθεί σε οποιοδήποτε ελεύθερο χώρο στην μπροστινή πλευρά του εγγράφου.
3.Σημείωση για τον ερμηνευτή μεπεριέχει: τα αρχικά, το επώνυμο του εκτελεστή του εγγράφου και τον αριθμό τηλεφώνου του. Τοποθετείται στην μπροστινή ή στην πίσω πλευρά του τελευταίου φύλλου του εγγράφου στην κάτω αριστερή γωνία.
4. Σήμα ελέγχουεπικολλάται στα δεξιά στο επάνω περιθώριο του πρώτου φύλλου χρησιμοποιώντας τη σφραγίδα "Control" ή το γράμμα "K".
5.Σημείωση σχετικά με την εκτέλεση του εγγράφου και την αποστολή του στο αρχείοπεριλαμβάνει τα ακόλουθα δεδομένα:
· καταγράψτε «To file», τον αριθμό του αρχείου στο οποίο θα αποθηκευτεί το έγγραφο. Υπογράφεται και χρονολογείται από τον εκτελεστή του εγγράφου ή τον προϊστάμενο της οικείας δομικής μονάδας.
6.Τσεκάρετε την παρουσία της εφαρμογήςεισάγεται μετά το κείμενο του εγγράφου πριν από την υπογραφή. Μορφοποιείται χωρίς παράγραφο και χωρίζεται από το κύριο κείμενο του εγγράφου με διάστιχο 3 γραμμών.
7.Σημείωση για την επικύρωση του αντιγράφουεπικολλάται σε αντίγραφα εγγράφων και αποσπάσματα εγγράφων.
8.Αναγνωριστικό του ηλεκτρονικού αντιγράφου του εγγράφουείναι ένα σημάδι που τοποθετείται στην κάτω αριστερή γωνία κάθε σελίδας εγγράφου και περιέχει το όνομα του αρχείου σε μέσα υπολογιστή, την ημερομηνία και άλλα δεδομένα αναζήτησης που είναι εγκατεστημένα στον οργανισμό.
Ψήφισμα. Το νόημά του. Απαιτήσεις για την επίλυση.
Ψήφισμα είναι μια απόφαση ενός υπαλλήλου για το θέμα της εκτέλεσης ενός εγγράφου, που εκφράζεται εγγράφως ή μια οδηγία για την εκτέλεση ενός εγγράφου.
ΕΝΝΟΙΑ
Το ψήφισμα ενοποιεί την εντολή του διαχειριστή σχετικά με το ζήτημα που αντικατοπτρίζεται στο έγγραφο. Αυτό είναι σαν ένα μικρό διοικητικό έγγραφο που συντάσσεται στο ληφθέν έγγραφο. Η ποιότητα της εργασίας και η έγκαιρη ολοκλήρωση εξαρτώνται από την ιδιαιτερότητα και τη σαφήνεια της επίλυσης και τη σωστή επιλογή του αναδόχου.
ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ
· Συνιστάται να αναφέρετε στο ψήφισμα: το όνομα του/των εκτελεστή/ών, το περιεχόμενο της εντολής, η προθεσμία εκτέλεσης, η προθεσμία εκτέλεσης, η ημερομηνία, η προσωπική υπογραφή του διαχειριστή.
· Εάν η επίλυση ενός ζητήματος ανατεθεί σε πολλούς καλλιτέχνες, τότε ο υπάλληλος που αναφέρεται πρώτος θεωρείται υπεύθυνος για το έργο όλων των υπολοίπων
· Εάν το έγγραφο έχει μια τυπική προθεσμία, τότε το ψήφισμα ενδέχεται να μην υποδεικνύει την προθεσμία
· Η μεμονωμένη προθεσμία που καθορίζεται στο ψήφισμα δεν μπορεί να περιέχει τυπική προθεσμία
· Το R. πρέπει να μεταφερθεί στο έντυπο εγγραφής κατά την εγγραφή ενός εγγράφου και αποτελεί τη βάση για τη λήψη του εγγράφου για έλεγχο
· Η ημερομηνία που αναγράφεται στο R. καθίσταται η προθεσμία για την εκτέλεση των εγγράφων
· Μπορεί να γραφτεί από τον διαχειριστή με το χέρι σε ένα ελεύθερο πεδίο του εγγράφου
· Επιτρέπεται η σύνταξη του R. σε ξεχωριστό φύλλο μορφής Α6 ή Α7 (η μέθοδος χρησιμοποιείται σε κρατικούς φορείς)
Εάν η αναρρωτική άδεια δεν εκδοθεί σύμφωνα με τους κανόνες, τότε το Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων δεν θα επιστρέψει στον εργοδότη το επίδομα προσωρινής αναπηρίας που καταβλήθηκε και δεν θα δεχθεί δαπάνες που σχετίζονται με την καταβολή του ως συμψηφισμό με την πληρωμή των ασφαλίστρων (άρθρο 4, Μέρος 1, άρθρο 4.2 του ομοσπονδιακού νόμου της 29ης Δεκεμβρίου 2006 αριθ. 255-FZ). Επομένως, είναι προς το συμφέρον του εργοδότη να ελέγξει το πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας για σημαντικές ατέλειες. Παράλληλα, η απουσία σφραγίδας στο πιστοποιητικό ανικανότητας προς εργασία είναι ακριβώς μια από αυτές τις σημαντικές ελλείψεις.
Πόσες σφραγίδες ενός ιατρικού οργανισμού πρέπει να υπάρχουν σε πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας;
Κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να υπάρχουν δύο σφραγίδες σε ένα πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας: τοποθετούνται κατά το άνοιγμα ενός σημειώματος αναρρωτικής άδειας και όταν ο ασθενής παίρνει εξιτήριο.
Επιπλέον, εάν ο άρρωστος υπάλληλος στάλθηκε και για ιατροκοινωνική εξέταση (ΜΣΕ), τότε η βεβαίωση αναρρωτικής άδειας πρέπει να φέρει τη σφραγίδα του ιδρύματος ΜΣΕ.
Απαιτήσεις για τη σφραγίδα ιατρικού οργανισμού
Η σφραγίδα πρέπει να είναι ευανάγνωστη.
Το όνομα στο αποτύπωμα της σφραγίδας πρέπει να αντιστοιχεί στο όνομα του ιατρικού οργανισμού που καθορίζεται στο καταστατικό του (ρήτρα 56 της Διαδικασίας, που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Ρωσίας της 29ης Ιουνίου 2011 Αρ. 624n). Είναι αλήθεια ότι ορισμένοι ιατρικοί οργανισμοί ενδέχεται να χρησιμοποιούν ειδικές σφραγίδες/σφραγίδες, το αποτύπωμα των οποίων δεν θα δείχνει το προφίλ του ιδρύματος (για παράδειγμα, εάν η αναρρωτική άδεια εκδόθηκε από ψυχιατρικό ιατρικό οργανισμό).
Επιπλέον, η σφραγίδα μπορεί να λέει "για αναρρωτική άδεια" (ρήτρα 2 της Επιστολής του Ομοσπονδιακού Ταμείου Κοινωνικών Ασφαλίσεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 28ης Οκτωβρίου 2011 αριθ. 14-03-18/15-12956).
Η εντύπωση σφραγίδας μπορεί να υπερβαίνει τα όρια του πεδίου που έχει διατεθεί για αυτήν, αλλά δεν μπορεί να μεταβεί στα κελιά πληροφοριών του φύλλου αναρρωτικής άδειας.
Σφραγίδα στην αναρρωτική άδεια: πρέπει ο εργοδότης να βάλει τη σφραγίδα του;
Ο εργοδότης βάζει τη σφραγίδα του στο πιστοποιητικό αναρρωτικής άδειας μόνο εάν είναι διαθέσιμο (
Εκτός από τους νόμους για τις LLC και τις JSCs, έγιναν επίσης αλλαγές σε μια σειρά κανονισμών που προέβλεπαν προηγουμένως την υποχρεωτική πιστοποίηση των εγγράφων με τη σφραγίδα του οργανισμού. Τώρα μια σφραγίδα τοποθετείται μόνο εάν είναι διαθέσιμη (δηλαδή, εάν η παρουσία σφραγίδας αναφέρεται στο καταστατικό του οργανισμού) στα ακόλουθα έγγραφα:
- ενεργούν σε εργατικό ατύχημα (άρθρο 230 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
- πληρεξούσιο που εκδίδεται από οργανισμό σε εκπρόσωπο (μέρος 5 του άρθρου 61 του Κώδικα Διαιτητικής Διαιτησίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, μέρος 3 του άρθρου 53 του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, μέρος 2 του άρθρου 54 της Ομοσπονδιακής Ομοσπονδίας Νόμος της 2ης Οκτωβρίου 2007 αριθ. 229-FZ «Σχετικά με τις εκτελεστικές διαδικασίες»).
- ημερολόγιο ελέγχου (Μέρος 10, άρθρο 16 του ομοσπονδιακού νόμου της 26ης Δεκεμβρίου 2008 αριθ. 294-FZ «Σχετικά με την προστασία των δικαιωμάτων των νομικών προσώπων και των μεμονωμένων επιχειρηματιών κατά την άσκηση ελέγχου (εποπτείας) και δημοτικού ελέγχου».
- διπλό πιστοποιητικό αποθήκης (παράγραφος 9, παράγραφος 1, άρθρο 913 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).
- αντίγραφα των συστατικών εγγράφων που υποβάλλονται στην αρχή εγγραφής (ρήτρα 4 του άρθρου 16 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 21ης Ιουλίου 1997 αριθ.
- αντίγραφο της ειδοποίησης προκαταβολής του ειδικού φόρου κατανάλωσης για την πώληση αιθυλικής αλκοόλης (ρήτρα 5, παράγραφος 1, άρθρο 10.2 του ομοσπονδιακού νόμου της 22ας Νοεμβρίου 1995 αριθ. 171-FZ «Σχετικά με την κρατική ρύθμιση της παραγωγής και της κυκλοφορίας αιθυλική αλκοόλη, αλκοολούχα προϊόντα και προϊόντα που περιέχουν αλκοόλ και περιορισμοί στην κατανάλωση (κατανάλωση) αλκοολούχων ποτών»·
- καταστάσεις λογαριασμού τίτλων και σημειώσεις υποθήκης σχετικά με την εκπλήρωση της υποχρέωσης που εξασφαλίζεται από την υποθήκη (παράγραφος 5, παράγραφος 3, άρθρο 16, παράγραφος 5, παράγραφος 1, άρθρο 17, παράγραφος 2, άρθρο 25 του ομοσπονδιακού νόμου της 16ης Ιουλίου 1998 Αρ. 102-FZ "Σε υποθήκη (υποθήκη ακίνητης περιουσίας)").
- αποφάσεις για την έκδοση τίτλων, πιστοποιητικά τίτλων κατηγορίας έκδοσης· αποφάσεις σχετικά με την έκδοση ρωσικών αποδείξεων θεματοφύλακα (ρήτρα 1 του άρθρου 17, παράγραφος 11 του μέρους 4 του άρθρου 18, ρήτρα 10 του άρθρου 27.5-3 του ομοσπονδιακού νόμου της 22ας Απριλίου 1996 αριθ. 39-FZ «Στην αγορά κινητών αξιών ”);
- έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με το μερίδιο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένα υποκείμενο της Ρωσικής Ομοσπονδίας ή μια δημοτική οντότητα στο εγκεκριμένο κεφάλαιο μιας νομικής οντότητας, καθώς και έγγραφα που υποβάλλονται από αιτούντες για αγορά ακινήτου (παράγραφος 4, παράγραφος 1, παράγραφος 1, παράγραφος 2, άρθρο 16 του ομοσπονδιακού νόμου της 21ης Δεκεμβρίου. 2001 Αρ. 178-FZ «Σχετικά με την ιδιωτικοποίηση της κρατικής και δημοτικής περιουσίας»).
- πληρεξούσιο για λογαριασμό του οργανισμού (κατά την άσκηση προσφυγής κατά των ενεργειών της τελωνειακής αρχής), αντίγραφο της έκθεσης ελέγχου σχετικά με την αξιοπιστία των οικονομικών καταστάσεων που επισυνάπτεται στην αίτηση εγγραφής στο μητρώο εξουσιοδοτημένων οικονομικών φορέων· υποβολή εκθέσεων για αποθηκευμένα, μεταφερόμενα, πωλημένα, μεταποιημένα και (ή) μεταχειρισμένα εμπορεύματα και για τελωνειακές εργασίες που πραγματοποιήθηκαν· αποσπάσματα από το σύστημα καταγραφής εμπορευμάτων που παρουσιάζονται στους τελωνειακούς υπαλλήλους (μέρος 6, άρθρο 39, ρήτρα 6, μέρος 3, άρθρο 90, ρήτρα 2, μέρος 5, άρθρο 177, ρήτρα 1, άρθρο 184 του ομοσπονδιακού νόμου της 27ης Νοεμβρίου 2010 Αρ. 311-FZ «Σχετικά με την τελωνειακή ρύθμιση στη Ρωσική Ομοσπονδία») (αυτές οι αλλαγές ισχύουν από τις 18 Μαΐου 2015).
- πληρεξούσιο που επισυνάπτεται σε αιτήσεις συμμετοχής σε ανοιχτό διαγωνισμό, κλειστή δημοπρασία· πληρεξούσιο που εκδίδεται με σκοπό την απόκτηση διαπίστευσης συμμετεχόντων σε ηλεκτρονικό πλειστηριασμό· αίτηση συμμετοχής σε κλειστή δημοπρασία (άρθρα 51, 61, 88 του ομοσπονδιακού νόμου της 5ης Απριλίου 2013 αριθ. 44-FZ «Σχετικά με το σύστημα συμβάσεων στον τομέα της προμήθειας αγαθών, έργων, υπηρεσιών για την κάλυψη κρατικών και δημοτικών αναγκών ”).
Εάν ένας οργανισμός αποφασίσει να αρνηθεί τη χρήση σφραγίδας, συνιστάται να αποκλείσει πληροφορίες σχετικά με αυτήν από τον χάρτη, αν και ο νόμος δεν προβλέπει τέτοια υποχρέωση. Φαίνεται ότι εάν το καταστατικό του οργανισμού αναφέρει μια σφραγίδα, αλλά το αποτύπωμά της απουσιάζει στα παρατιθέμενα έγγραφα, αυτό μπορεί να γίνει αντικείμενο διαφωνιών και αξιώσεων από διάφορες ρυθμιστικές αρχές.
Σας υπενθυμίζουμε: όπως και πριν, σε έντυπα πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης που συντάσσονται από έναν οργανισμό που δεν περιέχουν το σήμα "M.P.", δεν απαιτείται η τοποθέτηση σφραγίδας (το αποτύπωμα σφραγίδας δεν αποτελεί υποχρεωτική προϋπόθεση του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου ( Άρθρο 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. Το ίδιο ισχύει και για τις συναφθείσες συμφωνίες, αλλά δεν είναι απαραίτητο να σφραγιστούν (βλ. ψήφισμα της Περιφέρειας Μόσχας της 22ας Μαρτίου 2012, Αρ. 23, 2010 No. KG-A40/13774-10, ψήφισμα FAS Περιφέρειας Volga-Vyatka με ημερομηνία 21 Ιανουαρίου 2013 Αρ. A28-3218/2012 ).
Ποια σφραγίδα να επιλέξω και σε τι διαφέρουν τα γραμματόσημα μεταξύ τους; Ο νόμος θα σας βοηθήσει σε αυτό το θέμα. Η διαδικασία χρήσης σφραγίδων και γραμματοσήμων καθιερώθηκε πριν από 40 χρόνια και παραμένει αμετάβλητη. Ωστόσο, υπάρχουν αποχρώσεις που πρέπει να θυμάστε όταν εργάζεστε με σφραγίδες και γραμματόσημα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε γραμματόσημα σε έναν οργανισμό
Οι διατάξεις σχετικά με τη διαδικασία χρήσης της σφραγίδας, που έχουν καταγραφεί στο Ενιαίο Κρατικό Σύστημα Διαχείρισης Αρχείων (USSD), εγκρίθηκαν με ψήφισμα της Κρατικής Επιτροπής Επιστημών του Υπουργικού Συμβουλίου της ΕΣΣΔ της 09/04/1973 αριθ. 435 και συνιστάται για χρήση από όλα τα υπουργεία, τις υπηρεσίες και τους υφιστάμενους φορείς, οργανισμούς και επιχειρήσεις κατά τη βελτίωση της διαχείρισης αρχείων. Οι διατάξεις για τον τύπο που καταγράφονται στην Ενοποιημένη Κρατική Βάση Δεδομένων εξακολουθούν να ισχύουν μέχρι σήμερα.
Η σφραγίδα τίθεται σε αυθεντικά έγγραφα που πιστοποιούν τα δικαιώματα των υπαλλήλων, γεγονότα δαπανών κεφαλαίων και υλικών περιουσιακών στοιχείων, σε έγγραφα διακανονισμού και πληρωμής, πιστοποιητικά, πληρεξούσια, σε οργανωτικά έγγραφα (για παράδειγμα: κανονισμούς, καταστατικά, συστατικά έγγραφα, πίνακες προσωπικού , κλπ.). Ένα αποτύπωμα σφραγίδας τοποθετείται επίσης σε όλες τις περιπτώσεις όπου είναι απαραίτητο να πιστοποιηθούν τα δικαιώματα των υπαλλήλων του οργανισμού, επιβεβαιώνοντας τη δαπάνη κεφαλαίων και υλικών περιουσιακών στοιχείων κ.λπ.
Σημαντικό να γνωρίζετε:
- Σε έγγραφα τοποθετείται αποτύπωμα σφραγίδας για να πιστοποιηθεί η γνησιότητά τους και να επιβεβαιωθεί η νομική τους ισχύς.
- Οι σφραγίδες παράγονται σε αυστηρά περιορισμένες ποσότητες και αποκλειστικά για επίσημους σκοπούς.
Κύριοι τύποι σφραγίδων
Σύμφωνα με τον σκοπό τους, οι σφραγίδες διακρίνονται σε κύριες (σφραγίδα και σφραγίδες νομικών προσώπων) και βοηθητικές (απλές).
Γραμματόσημα σε κρατικούς οργανισμούς
Το άρθρο 4 του Ομοσπονδιακού Συνταγματικού Νόμου της 25ης Δεκεμβρίου 2000 Αρ. 2-FKZ «Σχετικά με το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας» ορίζει το δικαίωμα αναπαραγωγής του κρατικού εμβλήματος της Ρωσικής Ομοσπονδίας στις σφραγίδες ομοσπονδιακών κυβερνητικών φορέων, άλλων κυβερνητικών φορέων , οργανισμών και ιδρυμάτων, στις σφραγίδες φορέων, οργανισμών και ιδρυμάτων, ανεξαρτήτως της μορφής ιδιοκτησίας, που έχουν ορισμένες κρατικές εξουσίες, καθώς και φορέων που εκτελούν κρατική εγγραφή πράξεων προσωπικής κατάστασης.
Τι είναι το γραμματόσημο;Η επίσημη σφραγίδα έχει στρογγυλό σχήμα. Στο κέντρο υπάρχει μια εικόνα του κρατικού εμβλήματος της Ρωσικής Ομοσπονδίας και γύρω από τον κύκλο είναι το όνομα της οργάνωσης. Το εθνόσημο μιας πόλης και περιοχής της Ρωσικής Ομοσπονδίας τοποθετείται στις σφραγίδες των αντιπροσωπευτικών και εκτελεστικών αρχών της πόλης και της περιοχής σύμφωνα με τις κανονιστικές νομικές πράξεις αυτής της πόλης ή περιοχής.
Γραμματόσημα σε εμπορικούς οργανισμούς
Οι μη κυβερνητικές οργανώσεις χρησιμοποιούν σφραγίδα εταιρείας, η οποία ισοδυναμεί με γραμματόσημο. Στο κέντρο μιας τέτοιας σφραγίδας τοποθετείται το έμβλημα ή η συντομογραφία του οργανισμού που υποδεικνύει το όνομά του, κατά μήκος του κύκλου - το πλήρες όνομα του οργανισμού που υποδεικνύει την οργανωτική και νομική του μορφή και τον αριθμό του κράτους εγγραφής του (στο μητρώο εγγραφής).
Άρθρο 7 του άρθρου. 2 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 26ης Δεκεμβρίου 1995 Αρ. 208-FZ «On Joint-Stock Company» καθορίζει τη σύνθεση των πληροφοριών στον τύπο της εταιρείας: «Η εταιρεία πρέπει να έχει στρογγυλή σφραγίδα που να περιέχει την πλήρη εταιρική της επωνυμία στα ρωσικά και ένδειξη της θέσης του. Η σφραγίδα μπορεί επίσης να υποδεικνύει την εταιρική επωνυμία της εταιρείας σε οποιαδήποτε ξένη γλώσσα ή τη γλώσσα των λαών της Ρωσικής Ομοσπονδίας.»
Οι οργανισμοί μπορεί να έχουν απλές (βοηθητικές) σφραγίδες. Αναπαράγουν το όνομα του οργανισμού, το δομικό του τμήμα και τον τύπο της σφραγίδας. Σε αυτή την περίπτωση, η σφραγίδα πρέπει να περιέχει μια πρόσθετη επιγραφή: «Γραμματεία», «Για λογαριασμούς», «Για παραπομπές», «Για πακέτα», «Για αντίγραφα» κ.λπ.
Οι απλές (βοηθητικές) σφραγίδες μπορεί να είναι τετράγωνες, στρογγυλές, ορθογώνιες, τριγωνικές, ωοειδείς.
Τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να επιθέτουν σφραγίδα σε έγγραφα πρέπει να γνωρίζουν ότι ένα αποτύπωμα σφραγίδας που πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής ενός υπαλλήλου τοποθετείται σε χώρο χωρίς κείμενο, χωρίς να φέρει την προσωπική υπογραφή του υπαλλήλου.
Τα έγγραφα οικονομικής φύσεως σφραγίζονται χωρίς να αναγράφεται ο τίτλος και η υπογραφή της θέσης εργασίας, σε ειδικά καθορισμένο χώρο. Κατά κανόνα, το μέρος όπου τοποθετείται η σφραγίδα επισημαίνεται με το σύμβολο "M.P."
Ποια έγγραφα πρέπει να επικυρωθούν με τις κύριες και τις βοηθητικές σφραγίδες
Στην πρακτική του γραφείου, συνηθίζεται να συντάσσεται μια μεμονωμένη λίστα εγγράφων για κάθε οργανισμό που φέρει σφραγίδα. Τίθεται σε εφαρμογή με εντολή του διευθυντή ή αποτελεί παράρτημα στις οδηγίες για την εργασία με έγγραφα. Ο οργανισμός εκδίδει επίσης εντολή (οδηγία) με κατάλογο υπαλλήλων (διευθυντών) που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν έγγραφα.
- πράξεις (αποδοχή ολοκληρωμένων κατασκευαστικών εγκαταστάσεων, εξοπλισμού, εκτελεσθεισών εργασιών, διαγραφές, εξετάσεις κ.λπ.)
- αρχειακές αναφορές·
- αρχειακά αντίγραφα·
- πληρεξούσια (για λήψη απογραφής, διεξαγωγή υποθέσεων σε διαιτησία κ.λπ.)
- συμβάσεις (σχετικά με την οικονομική ευθύνη, τις προμήθειες, τις συμβάσεις, την επιστημονική και τεχνική συνεργασία, την ενοικίαση χώρων, την παραγωγή έργου κ.λπ.)
- αναθέσεις (για το σχεδιασμό εγκαταστάσεων, τεχνικών κατασκευών, κεφαλαιουχικής κατασκευής, τεχνικής, κ.λπ.).
- συμπεράσματα και ανασκοπήσεις·
- αιτήσεις (για πιστωτική επιστολή, άρνηση αποδοχής κ.λπ.)·
- εκτελεστικά έγγραφα·
- ταξιδιωτικά πιστοποιητικά·
- ποσοστά κατανάλωσης·
- δείγματα αποτυπωμάτων σφραγίδων και υπογραφών εργαζομένων που έχουν το δικαίωμα να πραγματοποιούν οικονομικές και επιχειρηματικές συναλλαγές·
- εγγυητικές επιστολές (για εργασία, υπηρεσίες κ.λπ.).
- εντολές (δημοσιονομικές, τραπεζικές, συντάξεις, πληρωμή (ενοποιημένες, στην τράπεζα, για λήψη και μεταφορά συναλλάγματος, για εισαγωγές, κ.λπ.).
- κανονισμοί για τους οργανισμούς·
- υποβολές και αναφορές (για απονομή παραγγελιών και μεταλλίων, βραβείων κ.λπ.)·
- μητρώα (επιταγές, εντολές προϋπολογισμού που υποβάλλονται στην τράπεζα).
- εκτιμήσεις κόστους (για τη συντήρηση του μηχανισμού διαχείρισης, για τον υπολογισμό της σύμβασης κ.λπ.).
- συμφωνίες·
- πιστοποιητικά (περιορισμένα, για την πληρωμή των ποσών ασφάλισης, για τη χρήση των πιστώσεων του προϋπολογισμού για τους μισθούς, για τους δεδουλευμένους και οφειλόμενους μισθούς, κ.λπ.).
- προδιαγραφές (προϊόντα, προϊόντα κ.λπ.)·
- λίστες τίτλων·
- πιστοποιητικά?
- καταστατικά οργανισμών·
- χρονοδιαγράμματα στελέχωσης.
Τα βοηθητικά αποτυπώματα σφραγίδων τοποθετούνται:
- για πιστοποίηση πιστοποιητικών·
- σε αντίγραφα εγγράφων·
- για αποσπάσματα από έγγραφα·
- λογιστικά έγγραφα κ.λπ.
Πώς να χρησιμοποιήσετε γραμματόσημα σε έναν οργανισμό
Εκτός από τις κύριες και τις βοηθητικές σφραγίδες, τα γραμματόσημα χρησιμοποιούνται στις εργασίες γραφείου του οργανισμού. Το γραμματόσημο είναι ένας τύπος ορθογώνιας σφραγίδας. Τα γραμματόσημα αντικαθιστούν επισήμως χειρόγραφες εγγραφές σε επαναλαμβανόμενες καταστάσεις του ίδιου τύπου στη γραφειοκρατία. Σε αυτήν την περίπτωση, τα γραμματόσημα είναι λεπτομέρειες που εμπλέκονται στην παροχή νομικής ισχύος στο έγγραφο και στην επιτάχυνση της ροής των εγγράφων.
Υπάρχουν διάφοροι τύποι γραμματοσήμων:
- γωνία (διεύθυνση)?
- εγγραφή;
- περιορισμοί στα δικαιώματα πρόσβασης·
- με τα στοιχεία του οργανισμού·
- βαθμολόγηση.
Σφραγίδα γωνίας (διεύθυνσης).χρησιμοποιείται εάν ο οργανισμός δεν διαθέτει έντυπα ή «ηλεκτρονικά» έντυπα. Η γωνιακή σφραγίδα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αλληλογραφία, έκδοση τρέχοντος πιστοποιητικού κ.λπ. Σε αυτήν την περίπτωση, μια γωνιακή σφραγίδα που κατασκευάζεται σύμφωνα με τις απαραίτητες απαιτήσεις προσδίδει στο έγγραφο επίσημο χαρακτήρα. Στις γωνιακές σφραγίδες, τα στοιχεία του οργανισμού είναι διατεταγμένα με την ίδια σειρά όπως στο έντυπο. Τα στοιχεία που αναγράφονται στις γωνιακές σφραγίδες και σφραγίδες πρέπει να ταιριάζουν. Το μέγεθος της γωνιακής σφραγίδας, κατά κανόνα, αντιστοιχεί στις διαστάσεις της γωνιακής φόρμας (70x100 mm).
Σφραγίδα εγγραφήςπεριέχει το όνομα του οργανισμού, πεδία για την ένδειξη της ημερομηνίας παραλαβής και τον αριθμό (ευρετήριο) του εισερχόμενου εγγράφου. Μια τέτοια σφραγίδα καθορίζει την ευθύνη του οργανισμού για το έγγραφο και την έναρξη της περιόδου εκτέλεσης. Η σφραγίδα εγγραφής δεν τοποθετείται στα συνημμένα στο έγγραφο, αλλά μόνο στο ίδιο το έγγραφο.
Σφραγίδα περιορισμού πρόσβασηςεπικολλάται στην επάνω δεξιά γωνία κάθε φύλλου του εγγράφου, σε ημερολόγια καταχώρισης εγγράφων με περιορισμένα δικαιώματα πρόσβασης και σε πακέτα με έγγραφα με περιορισμένα δικαιώματα πρόσβασης. Αυτή η σφραγίδα μπορεί να συμπληρώνεται με δεδομένα που προβλέπονται από το νόμο για πληροφορίες που χαρακτηρίζονται ως κρατικά απόρρητα και εμπιστευτικές πληροφορίες.
Σφραγίδα με τα στοιχεία της εταιρείας, συνήθως μικρού μεγέθους με πλαίσιο. Περιλαμβάνει τη σύντομη επωνυμία του οργανισμού, τόπο εγγραφής, ΑΦΜ.
Σήμανση σφραγίδωνχρησιμοποιούνται για τις εσωτερικές ανάγκες της επιχείρησης (προϊόντα επισήμανσης, δοχεία κ.λπ.) με χρήση ειδικής μελάνης σφραγίδας. Το μέγεθος, το σχήμα και το περιεχόμενό τους δεν ρυθμίζονται.
Πώς να αποθηκεύετε σφραγίδες και γραμματόσημα
Βασική στρογγυλή σφραγίδαΟ οργανισμός πρέπει να φυλάσσεται από τον επικεφαλής του τμήματος που ορίζεται με εντολή του επικεφαλής του οργανισμού και να φυλάσσεται στο χρηματοκιβώτιο του. Μπορεί να εκδοθεί έναντι υπογραφής σε άλλους υπαλλήλους σε περιπτώσεις όπου αυτός ο διευθυντής απουσιάζει για μεγάλο χρονικό διάστημα ή υπάρχει ανάγκη να χρησιμοποιηθεί η σφραγίδα τα Σαββατοκύριακα και τις αργίες ή να χρησιμοποιηθεί εκτός του οργανισμού.
Απλές (βοηθητικές) σφραγίδες και γραμματόσηματηρούνται από τους υπαλλήλους του οργανισμού υπεύθυνους για τη χρήση και την ασφάλειά τους.
Τα βοηθητικά γραμματόσημα αποθηκεύονται σε πίνακες που κλειδώνουν. Βασικές και απλές (βοηθητικές) σφραγίδες, γωνιακή (διεύθυνση) σφραγίδα φυλάσσονται σε σφραγισμένα χρηματοκιβώτια (μεταλλικά πυρίμαχα ντουλάπια), στα οποία έχει πρόσβαση ο υπάλληλος που έλαβε τις σφραγίδες και τις σφραγίδες και είναι υπεύθυνος για την ασφάλειά τους.
Πώς να κρατάτε αρχεία σφραγίδων και γραμματοσήμων
Για την καταγραφή σφραγίδων και γραμματοσήμων είναι απαραίτητη η τήρηση ημερολογίου, το οποίο τηρεί ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για την ασφάλεια των σφραγίδων και των γραμματοσήμων. Το ημερολόγιο πρέπει να τηρείται σύμφωνα με τους κανόνες για τη διατήρηση αυστηρών εγγράφων αναφοράς. Κάθε φύλλο του περιοδικού είναι αριθμημένο, το περιοδικό είναι δεμένο, σφραγισμένο (σφραγίδα) και υπογεγραμμένο από τον επικεφαλής του οργανισμού. Ο γεμιστήρας φυλάσσεται σε πυρίμαχο ντουλάπι (θυρίδα ασφαλείας).
Οι παραληφθείσες σφραγίδες και γραμματόσημα πρέπει να καταχωρηθούν αμέσως (βλ.).
Για τη διενέργεια επιθεωρήσεων της κατάστασης λογιστικής και αποθήκευσης σφραγίδων και γραμματοσήμων, ενδέχεται να δημιουργηθούν ειδικές επιτροπές στον οργανισμό. Με βάση τα αποτελέσματα της επιθεώρησης, συντάσσεται πιστοποιητικό (πράξη) και υποβάλλεται στον διαχειριστή για τη λήψη μέτρων για τη διασφάλιση των κατάλληλων συνθηκών λογιστικής και αποθήκευσης για σφραγίδες και γραμματόσημα. Κατά τη μεταφορά ή την απόλυση ενός υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την καταγραφή και την αποθήκευση σφραγίδων και γραμματοσήμων, ο διευθυντής διορίζει μια επιτροπή για να επαληθεύσει την πραγματική διαθεσιμότητα σφραγίδων και γραμματοσήμων.
Τα αποτελέσματα της επιθεώρησης αντικατοπτρίζονται στην πράξη αποδοχής και μεταφοράς σφραγίδων και γραμματοσήμων σε άλλον υπάλληλο που ορίζεται με εντολή του διευθυντή ως υπεύθυνος για τη λογιστική και την αποθήκευσή τους. Η πράξη πρέπει να περιέχει παράρτημα με σφραγίδες και γραμματόσημα.
Αντικατάσταση και απόκτηση σφραγίδων και σφραγίδων
Η αντικατάσταση και η απόκτηση σφραγίδων (σφραγίδων) πραγματοποιείται βάσει εντολής (οδηγίας) του διευθυντή κατόπιν σύστασης των επικεφαλής των δομικών τμημάτων του οργανισμού. Για την παραγωγή σφραγίδων και γραμματοσήμων, γίνεται παραγγελία στον οργανισμό (εταιρεία) που παράγει σφραγίδες και γραμματόσημα. Οι σφραγίδες και τα γραμματόσημα καταχωρούνται στο πρόσωπο που τα παρέλαβε έως ότου μεταβιβαστούν (παραδοθούν) ή αντικατασταθούν (καταστραφούν). Οι σφραγίδες (σφραγίδες) προς αντικατάσταση καταστρέφονται.
Καταστροφή σφραγίδων και γραμματοσήμωνδιενεργείται από επιτροπή, η οποία δημιουργείται με εντολή του επικεφαλής του οργανισμού.
Η μέθοδος καταστροφής καθορίζεται από την επιτροπή. Η καταστροφή σφραγίδων και γραμματοσήμων συνεπάγεται την πλήρη καταστροφή της εκτυπωτικής επιφάνειας και μορφής τους, γεγονός που δεν επιτρέπει τη δυνατότητα αποκατάστασης και περαιτέρω χρήσης. Τα προϊόντα από καουτσούκ, καουτσούκ και πολυμερή κόβονται σε μικρά κομμάτια ή καίγονται και αυτά που είναι κατασκευασμένα από μέταλλο κόβονται με δύο εγκάρσιες γραμμές. Συντάσσεται πράξη καταστροφής σφραγίδων και γραμματοσήμων και εγκρίνεται από τον διαχειριστή. Σημείωση σχετικά με την καταστροφή σφραγίδων (σφραγίδων) γίνεται στο ημερολόγιο, αναφέροντας τον αριθμό και την ημερομηνία της πράξης.
Η πράξη πρέπει να αναφέρει:
- χρόνος και τόπος καταστροφής·
- σύνθεση της επιτροπής·
- τη βάση για την καταστροφή σφραγίδων και γραμματοσήμων·
- όνομα και αποτυπώματα κατεστραμμένων σφραγίδων και γραμματοσήμων·
- μέθοδος καταστροφής?
- πόρισμα της επιτροπής για τη μεταφορά της σφραγίδας (σφραγίδας) σε κατάσταση που αποκλείει τη δυνατότητα αποκατάστασης και περαιτέρω χρήσης της·
- υπογραφές των μελών της επιτροπής.
Οι πράξεις αποθηκεύονται μαζί με το ημερολόγιο σφραγίδων και γραμματοσήμων.
Ποιος είναι υπεύθυνος για τις σφραγίδες και τα γραμματόσημα
Η παραγωγή, η λογιστική, η αντικατάσταση, η αποθήκευση, η μεταφορά και η καταστροφή σφραγίδων και γραμματοσήμων διασφαλίζεται από άτομο που ορίζεται με εντολή του επικεφαλής του οργανισμού. Σε περίπτωση απόλυσής του, η εντολή επανεκδίδεται και ορίζεται άλλος υπεύθυνος.
Η ευθύνη για τη χρήση και αποθήκευση σφραγίδων και γραμματοσήμων μετά την έκδοσή τους σε δομικές μονάδες ανατίθεται με εντολή του διευθυντή στους υπαλλήλους που έλαβαν τέτοιες σφραγίδες και γραμματόσημα. Το ζήτημα του ποιος στους οργανισμούς πρέπει να είναι υπεύθυνος για τη λογιστική για τις σφραγίδες και τα γραμματόσημα δεν ρυθμίζεται από καμία κανονιστική νομική πράξη. Σε κάθε οργανισμό, αυτό το ζήτημα επιλύεται ανάλογα με τα χαρακτηριστικά και την κατανόηση της σημασίας αυτής της εργασίας.
Οι σφραγίδες και τα γραμματόσημα εκδίδονται έναντι απόδειξης σε ημερολόγιο σε υπαλλήλους που είναι προσωπικά υπεύθυνοι για τη χρήση τους.
ΤΗΛΕΟΡΑΣΗ. Βοϊτσέχοβιτς
σύμβουλος για
εργασία γραφείου
- VKontakte 0
- Google+ 0
- ΕΝΤΑΞΕΙ 0
- Facebook 0
