Βασικές αρχές διαχείρισης γραφείου για εμπορικούς οργανισμούς. Διαλέξεις για τη διαχείριση γραφείου. Αναδιπλούμενο σύστημα νομικής τεκμηρίωσης

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΘΕΣΗ

1. Έγγραφο στο σύστημα διαχείρισης.

2. Βασικές έννοιες της εργασίας γραφείου και της ροής εγγράφων.

3. Ιστορία της ανάπτυξης της εργασίας γραφείου στη Ρωσία.

1.1. ΕΓΓΡΑΦΟ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Ο κύριος τρόπος καταγραφής και μετάδοσης πληροφοριών διαχείρισης και άλλων πληροφοριών σε ένα σύστημα διαχείρισης είναι ένα έγγραφο, και η ποιότητα των αποφάσεων που λαμβάνονται και, κατά συνέπεια, το συνολικό αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων οποιουδήποτε ιδρύματος με την ευρεία έννοια της λέξης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο αποτελεσματικά η τεκμηρίωση είναι οργανωμένη. Η σωστή υποστήριξη τεκμηρίωσης για εργασία σε ένα ίδρυμα βασίζεται στο κατάλληλο κανονιστικό και μεθοδολογικό πλαίσιο - ένα σύνολο νομικών εγγράφων οργανωτικής, διδακτικής και μεθοδολογικής φύσης. Τα κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα για τις εργασίες γραφείου σε κάθε όργανο αναπτύσσονται με βάση σχετικές νομοθετικές και κανονιστικές πράξεις.

ΣΕ σύμφωνα με τον ομοσπονδιακό νόμο «Περί Πληροφοριών, Πληροφόρησης

Και Προστασίας Πληροφοριών» με ημερομηνία 20 Φεβρουαρίου 1995 Αρ.Η τεκμηρίωση 24-FZ (άρθρο 5) (δηλαδή η δημιουργία εγγράφων) είναι υποχρεωτική προϋπόθεση για τη συμπερίληψη πληροφοριών σε πόρους πληροφοριών. Αναφέρει επίσης ότι η τεκμηρίωση πραγματοποιείται με τον τρόπο που καθορίζεται από κυβερνητικούς φορείς που είναι υπεύθυνοι για την οργάνωση των εργασιών γραφείου, την τυποποίηση των εγγράφων και των συστοιχιών τους. Η κρατική ρύθμιση επεκτείνεται όχι μόνο στον τομέα της τεκμηρίωσης, αλλά και στην οργάνωση της εργασίας με έγγραφα.

Η κρατική ρύθμιση των εργασιών γραφείου διενεργείται από την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσίας (Rosar-Khiv), η οποία, σύμφωνα με τους Κανονισμούς για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας (που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 17ης Μαρτίου , 1994 No. 552) και οι Κανονισμοί για την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσίας (εγκρίθηκε με ψήφισμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας) Ομοσπονδίας της 28ης Δεκεμβρίου 1998 αρ. 1562) παρέχει διατομεακή οργανωτική και μεθοδολογική καθοδήγηση και έλεγχο στον οργανισμό των εγγράφων στις εργασίες γραφείου των ομοσπονδιακών κυβερνητικών φορέων, συντονίζει την ανάπτυξη του συστήματος κρατικών γραφείων και των ενοποιημένων συστημάτων τεκμηρίωσης.

Η Επιτροπή Τυποποίησης, Μετρολογίας και Πιστοποίησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Gosstandart of Russia) αναλαμβάνει την κρατική διαχείριση της τυποποίησης, συμπεριλαμβανομένων των εργασιών για την ενοποίηση και τυποποίηση εγγράφων και συστημάτων τεκμηρίωσης, την ανάπτυξη, την εφαρμογή και τη συντήρηση όλων των ρωσικών ταξινομητών τεχνικών, οικονομικών και κοινωνικές πληροφορίες.

Η κυβέρνηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας και οι ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές είναι υπεύθυνες για την οργάνωση υποστήριξης τεκμηρίωσης στις εκτελεστικές αρχές, την ανάπτυξη σχετικών κανονιστικών νομικών πράξεων.

1.2. ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΡΟΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ.

Διοίκηση οποιασδήποτε επιχείρησηςείναι μια διαδικασία πληροφόρησης κατά την οποία λαμβάνονται πληροφορίες, υποβάλλονται σε επεξεργασία, αναπτύσσεται μια απόφαση και η απόφαση κοινοποιείται στους εκτελεστές των οποίων οι ενέργειες ελέγχονται.

Σε όλα τα στάδια της διαδικασίας πληροφόρησης, δημιουργούνται έγγραφα που καταγράφουν μια ποικιλία πληροφοριών.

Ένα έγγραφο είναι ένα σύνολο πληροφοριών που βρίσκονται σε ένα απτό μέσο και έχουν νομική βάση.

Ανώτεροι

		οδηγίες
	Διαχείριση
				διαχείριση
	πρωτόκολλα,
	συμπεράσματα		δουλειά γραφείου
				Ερμηνευτές
		έλεγχος	σημειώσεις γραφείου,

αναφοράς

Ρύζι. 1. Διαδικασίες πληροφοριών επιχείρησης

Αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης οποιουδήποτε οργανωτικού συστήματος είναι η εργασία γραφείου.

Ο όρος «χαρτογραφία» εμφανίστηκε στο δεύτερο μισό του 18ου αιώνα και σήμαινε όχι μόνο ένα φάκελο με έγγραφα, αλλά και το ίδιο το τεύχος. Επί του παρόντος, ο όρος σημαίνει την οργάνωση της πληροφοριακής υποστήριξης για μια υπόθεση, δηλ. διαχείρηση αρχείων.

Δουλειά γραφείου– ένα πεδίο δραστηριότητας που σχετίζεται με τη διαδικασία δημιουργίας εγγράφων και οργάνωσης της εργασίας με αυτά.

Σκοπός της εργασίας γραφείου– υποστήριξη πληροφοριών για τη διαδικασία διαχείρισης

Κύρια καθήκοντα της εργασίας γραφείου:

 δημιουργία εγγράφων, δηλ. στερεώνοντάς ταοποιοδήποτε μέσο?

 μεταφορά εγγράφων για την επακόλουθη εκτέλεσή τους ή λήψη αποφάσεων·

 εγγραφή εγγράφων για την άσκηση ελέγχου στην εκτέλεσή τους·

 συστηματοποίηση και αποθήκευση εγγράφων, γρήγορη αναζήτηση εγγράφων

όπως απαιτείται.

Μορφές οργάνωσης εργασιών γραφείου:

Κεντρική μορφήχαρακτηρίζεται από το γεγονός ότι όλες οι εργασίες επεξεργασίας εγγράφων συγκεντρώνονται (συγκεντρώνονται) σε ένα ενιαίο κέντρο για ολόκληρο το ίδρυμα - ένα γραφείο, ένα γενικό τμήμα ή μια γραμματεία. Αυτή η μορφή είναι τυπική για μικρά ιδρύματα.

Αποκεντρωμένη μορφήπεριλαμβάνει τη διασπορά των εργασιών γραφείου μεταξύ των διαρθρωτικών τμημάτων του ιδρύματος· Επιπλέον, καθένα από αυτά εκτελεί ένα σχετικά ομοιογενές σύνολο λειτουργιών γραφείου. Σπάνια χρησιμοποιούμενο.

Σε μικτή μορφή, οι εργασίες εκτελούνται κεντρικά (παραλαβή, εγγραφή, έλεγχος, αναπαραγωγή εγγράφων) και αποκεντρωμένα (αποθήκευση εγγράφων, δημιουργία αρχείων). Τυπικό για μεσαία και μεγάλα ιδρύματα.

Η έννοια της εργασίας γραφείου βασίζεται στην έννοια της τεκμηρίωσης.

Τεκμηρίωσηείναι μια ρυθμιζόμενη διαδικασία καταγραφής πληροφοριών σε χαρτί ή άλλα μέσα που διασφαλίζει την εγκυρότητά τους.

Εργαλεία Τεκμηρίωσης- εργαλεία που χρησιμοποιούνται από τους ανθρώπους για τη δημιουργία εγγράφων. Χωρίζονται σε:

απλές θεραπείες(στυλό, μολύβια)

μηχανικά και ηλεκτρομηχανικά μέσα (γραφομηχανές,

μαγνητόφωνα, εξοπλισμός φωτογραφιών, ταινιών και βίντεο)

αυτοματοποιημένα εργαλεία (τεχνολογία υπολογιστών).

Η τεκμηρίωση προϋποθέτει τη συμμόρφωση με τους καθιερωμένους κανόνες καταγραφής

πληροφορίες ειδικά για κάθε τύπο εγγράφου. Η συμμόρφωση με αυτούς τους κανόνες δίνει νομική ισχύ στα έγγραφα που δημιουργούνται.

Νομική δύναμη- ιδιότητα επίσημου εγγράφου που της αποδίδεται από την ισχύουσα νομοθεσία, την αρμοδιότητα του οργάνου που το εξέδωσε και την καθιερωμένη διαδικασία εκτέλεσης.

Τα στοιχεία είναι υποχρεωτικό στοιχείο καταχώρισης εγγράφου (όνομα του τύπου του εγγράφου, παραλήπτης, ημερομηνία, υπογραφή).

Έντυπο εγγράφου– αυτό είναι ένα σύνολο λεπτομερειών σε ένα έγγραφο, που βρίσκεται με τη σειρά που καθορίζεται από το πρότυπο.

Σύστημα τεκμηρίωσης– ένα σύνολο εγγράφων που σχετίζονται με την προέλευση, τον σκοπό, τον τύπο, το πεδίο δραστηριότητας και τις ενιαίες απαιτήσεις για την εκτέλεσή τους.

Η οργάνωση της εργασίας με έγγραφα περιλαμβάνει την οργάνωση της ροής εγγράφων του ιδρύματος, την αποθήκευση εγγράφων και τη χρήση τους στις τρέχουσες δραστηριότητες του ιδρύματος.

Η ροή εγγράφων ενός ιδρύματος είναι η διαδικασία διακίνησης εγγράφων σε έναν οργανισμό από τη στιγμή της δημιουργίας ή της παραλαβής τους μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσής τους και τη μεταφορά τους στο αρχείο.

Το έγγραφο προωθείται:

1. Στο χώρο: εντός της επιχείρησης και εκτός αυτής.

2. In time: από τη στιγμή που δημιουργείται ή λαμβάνεται το έγγραφο μέχρι την αποστολή του στον παραλήπτη ή τη μεταφορά του για αποθήκευση.

Οργάνωση της ροής εγγράφων στην επιχείρηση (βλ. διαφάνεια)

Υπάρχουν εξωτερικά και εσωτερικά περιγράμματα ροής εγγράφων.

Το εξωτερικό περίγραμμα ξεκινά με εισερχόμενα (εξωτερικά) έγγραφα που φτάνουν στην επιχείρηση από το εξωτερικό. Τα παραληφθέντα έγγραφα καταχωρούνται από τους γραμματείς και στη συνέχεια αποστέλλονται για εκτέλεση. Ο εξωτερικός βρόχος τελειώνει με την καταχώρηση των εξερχόμενων εγγράφων.

Εάν το έγγραφο έχει δημιουργηθεί στον ίδιο τον οργανισμό, τότε εσωτερικό κύκλωμαδιέλευση του εγγράφου (έναρξη - εκτέλεση - έγκριση - έγκριση)

αναμονή - εγγραφή).Είναι στο εσωτερικό περίγραμμα του εγγράφου που συχνά προκύπτει η έκδοση του (δηλαδή, το έγγραφο υπάρχει σε διαφορετικές εκδόσεις). Για παράδειγμα, στο στάδιο της έγκρισης, όταν εμφανίζονται σχόλια από διαφορετικά άτομα. Ένα σημαντικό έργο της εργασίας γραφείου είναι η παρακολούθηση, η συγκέντρωση και η διαχείριση εκδόσεων εγγράφων, καθώς και η παρακολούθηση αλλαγών εγγράφων.

1.4. ΙΣΤΟΡΙΑ ΤΗΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΣΤΗ ΡΩΣΙΑ

Μέχρι τον 10ο αιώνα τεκμηριώνονταν κυρίως έννομες σχέσεις μεταξύ πολιτών. Ήδη εκείνη την εποχή υπήρχε μια κουλτούρα σύνταξης και επεξεργασίας εγγράφων, όπως ταξιδιωτικά έγγραφα, γραπτές διαθήκες κ.λπ., ενώ σε ειδικό σχολείο εκπαίδευαν γραφείς, γραμματείς της αυλής, τυπογράφους (φύλακες της σφραγίδας) για πρίγκιπες και μεγάλοι φεουδάρχες, αλλά δεν υπήρχε ενιαίο σύστημα κρατικής υπηρεσίας εργασίας ήταν.

Στάδιο 1. Η προέλευση του συστήματος διαχείρισης γραφείων (XI – XV αι.).

Η περίοδος του παλαιού ρωσικού κράτους είναι μια περίοδος σταδιακής διαμόρφωσης των παραδόσεων του συστήματος εργασίας γραφείου, συσσώρευσης εμπειρίας στην τεκμηρίωση, επεξεργασία και αποθήκευση εγγράφων, διασφάλιση της ασφάλειάς τους, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και πλαστογραφία.

Χαρακτηριστικά της περιόδου:

1. Εμφανίστηκε επαγγελματίες γραμματείς: εκκλησιαστικοί ψαλμωδοί

και υπάλληλοι (τον 14ο αιώνα, οι υπάλληλοι ήταν όλοι άνθρωποι που εκτελούσαν εργασίες γραφείου).

2. Συντάχθηκαν πρωτότυπα εγχειρίδια γραφειοκρατίας - έντυπα, τα οποία σκιαγράφησαν τα στάδια προετοιμασίας των εγγράφων - προσχέδιο, εκδοτικό, λευκό χαρτί.

3. Υπήρχε ανάγκη να διατηρηθεί το απόρρητο σημαντικών πληροφοριών, με αποτέλεσμα να εμφανιστούν διάφορα συνδετικά (υπογραφές), σφραγίδες, γέφυρες (υπογραφές σε κολλημένες μεταξύ τους), δηλαδήστοιχεία για την προστασία των πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβασηστο στάδιο της αποθήκευσης και χρήσης.

Οι πρώτες περιπτώσεις παραποίησης εγγράφων χρονολογούνται σε αυτήν την εποχή.

4. Έχει αναπτυχθεί διαδικασία για την ακύρωση της νομικής ισχύος των εγγράφων.Μητέρα-

όλα αφαιρέθηκαν από μια ειδική αποθήκη από έναν «λάρνικ» (ο φύλακας ενός σεντούκι με ντο-

έγγραφα) και καταστράφηκαν παρουσία μαρτύρων. Ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα καταστράφηκαν από μια επιτροπή που επέλεξε το δημοτικό συμβούλιο, συχνά δημόσια, σε πανηγυρικό κλίμα. Λιγότερο σημαντικά έγγραφα επιστράφηκαν στους συγγραφείς ή απλώς σβήστηκαν από την περγαμηνή στην οποία γράφτηκαν και τα σβησμένα φύλλα χρησιμοποιήθηκαν ξανά.

5. Διατέθηκαν χώροι για ασφαλή αποθήκευση εγγράφων και τήρηση αρχείων: αυλές φιλοξενούμενων και μοναστήρια.

Σχεδόν μέχρι τα τέλη του 14ου αι. στη Ρωσία το κύριο υλικό για να γράψεις στους υπηρέτες είναι

ζωντανή περγαμηνή (ειδικά επεξεργασμένο δέρμα), που ονομάζεται «τσάρτερ» στα έγγραφα και απλώς «μοσχάρι» στους απλούς ανθρώπους . Η αρχαιότερη μορφή προ-

Το έγγραφο περιείχε ένα χάρτη - ένα ξεχωριστό φύλλο περγαμηνής πλάτους λίγο περισσότερο από 15 cm

(3,5 ίντσες). Τα έγγραφα γράφονταν σε συνεχές κείμενο, χωρίς διαίρεση σε λέξεις, και μόνο η τελεία στο τέλος της πρότασης χρησιμοποιήθηκε ως σημεία στίξης.

Στάδιο 2. Παραγγελία χαρτιών (XV – XVII αι.).

Η περίοδος συγκρότησης και ανάπτυξης του κρατικού γραφείου ονομάζεται συνήθως περίοδος παραγγελίας,με το όνομα των πρώτων κυβερνητικών θεσμών

- παραγγελίες. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, δημιουργήθηκε σταδιακά ένα σύστημα εργασίας γραφείου σε κεντρικά και τοπικά ιδρύματα, διαμορφώθηκε ένα κλιμάκιο υπαλλήλων γραφείου και δημιουργήθηκαν σταθερές μορφές εγγράφων και μεθόδων για την προετοιμασία τους.

Χαρακτηριστικά της περιόδου:

1. Οι εργασίες γραφείου πραγματοποιούνταν σε διοικητικές καλύβες, οι οποίες ήταν επίσης χώρος υποδοχής επισκεπτών (παρουσία), και το γραφείο, και η τέχνη-

Khiv. Τα έγγραφα τοποθετούνταν συνήθως σε τραπέζια, σε παγκάκια και ιδιαίτερα πολύτιμα έγγραφα τοποθετούνταν σε σεντούκια στους ίδιους χώρους όπου γίνονταν οι τρέχουσες εργασίες και η υποδοχή των επισκεπτών. Οι παραγγελίες περιείχαν απογραφές εγγράφων σε αποθήκευση,

ΕΝΑ τον 17ο αιώνα Συγκεντρώθηκαν ABC για απογραφές εγγράφων - ειδικά ευρετήρια για την πραγματοποίηση ερευνών σχετικά με έγγραφα.

2. Τα έγγραφα ετοιμάστηκαν σε χαρτί και είχαν συγκεκριμένο σχήμα - στήλη(κολώνα, στύλος), δηλ. ένας κύλινδρος από στενά φύλλα χαρτιού κολλημένα μεταξύ τους.

Τα εξαρτήματα του πυλώνα ονομάζονταν «postavs». Τα σημεία όπου τα φύλλα είναι κολλημένα μεταξύ τους έλαβαν το ίδιο όνομα. Η στήλη στην πραγματικότητα δεν ήταν ένα έγγραφο, αλλά περιλάμβανε ολόκληρο το σύνολο των εγγράφων της υπόθεσης. Το κείμενο στις στήλες ήταν γραμμένο μόνο στη μία πλευρά, το πίσω μέρος χρησιμοποιήθηκε μόνο για την τοποθέτηση σημειώσεων, ψηφισμάτων και διευθύνσεων. Τα έγγραφα διατηρήθηκαν σε ρολό σε κύλινδρο ή ρολό. Για ιδιαίτερα σημαντικά έγγραφα κατασκευάζονταν ειδικές θήκες, αλλά τις περισσότερες φορές απλώς αποθηκεύονταν σε σεντούκια ή σεντούκια. Αυτή η μορφή εγγράφου δεν ήταν βολική επειδή χρειάστηκε πολύς χρόνος για την ανάπτυξη και τη σύμπτυξη μιας στήλης κατά την αναζήτηση των απαραίτητων πληροφοριών. Η ίδια η κόλληση δεν ήταν αρκετά δυνατή, γεγονός που οδήγησε σε φθορά και φθορά του εγγράφου. Μαζί με τη στηλώδη μορφή του εγγράφου, γεννήθηκε και η φόρμα του σημειωματάριου και άρχισε να χρησιμοποιείται στις παραγγελίες. Το σημειωματάριο είναι ένα φύλλο χαρτιού διπλωμένο στη μέση. Τα τετράδια μαζεύτηκαν μαζί, δέθηκαν όσο χρειαζόταν και έγιναν βιβλία.

3. Στο έγγραφο δόθηκε νομική ισχύς από τη λεγόμενη «απόδοση» της σκέψης

επίσημος υπάλληλος - η υπογραφή του υπαλλήλου, τοποθετημένη συλλαβή προς συλλαβή στο πίσω μέρος του εγγράφου έτσι ώστε τα γράμματά του να καλύπτουν και τα δύο άκρα των κολλημένων φύλλων.

(Ούτε ο τσάρος ούτε οι βογιάροι υπέγραψαν έγγραφα, με εξαίρεση τα έγγραφα συνθήκης με ξένα κράτη). Αυτή η μέθοδος υπογραφής εγγράφων εξασφάλιζε την προστασία των πληροφοριών και καθιστούσε δύσκολη την παραποίηση.

4. Συντάσσονται διάφορα είδη εγγράφων που καταγράφουν τις δραστηριότητες διαχείρισης των κρατικών ιδρυμάτων: υποδεέστερος από την ανώτατη εξουσία

στάλθηκαν σε χάρτες, διατάγματα και ποινές, από τοπικούς φορείς εστάλησαν απαντήσεις σε παραγγελίες, η μορφή γραπτής προσφυγής ιδιωτών προς κυβερνητικά ιδρύματα ήταν αναφορές.

5. Οι περισσότερες λεπτομέρειες δεν έχουν ακόμη επισημανθεί από το κείμενο,εκείνοι. έκκληση, κόλαση

6. Κάθε έγγραφο καταχωρήθηκε:κατά την παραλαβή, η ημερομηνία ήταν σφραγισμένη στο έγγραφο και ο υπάλληλος έκανε τη σημείωση "Write out", που σήμαινε "Κάνε έρευνες". Στην πραγματικότητα, αυτό σήμαινε την έναρξη της υπόθεσης.

Στάδιο 3. Συλλογική εργασία γραφείου (XVIII αιώνας).

Η κύρια διαφορά μεταξύ της συλλογικής εργασίας γραφείου ήταν ότι η οργάνωσή της ρυθμιζόταν από το νόμο. Η περίοδος των συλλογικών υποθέσεων

Η παραγωγή συσχετίζεται με τις μεταρρυθμίσεις του Peter I. Ήταν αυτός που δημιούργησε το ρωσικό γραφειοκρατικό σύστημα, το οποίο καθόρισε τη σύγχρονη εργασία με έγγραφα. Ο Πέτρος Α μπορεί δικαίως να ονομαστεί «πατέρας της ρωσικής γραφειοκρατίας».

Χαρακτηριστικά της περιόδου:

1. Δημοσιεύτηκε η νομοθετική πράξη «Γενικοί Κανονισμοί», η οποία επεξεργάστηκε αναλυτικά τα θέματα τεκμηρίωσης (κανόνες εγγραφής εγγράφων,

έλεγχος της εκτέλεσής τους, της διαδικασίας προετοιμασίας, πιστοποίησης, αποθήκευσης τους) και

κίνηση των υποθέσεων (ροή εγγράφων).Οι κανονισμοί καθορίζουν ακόμη και πώς πρέπει να είναι τακτοποιημένα τα γραφεία (θα πρέπει να έχουν συρτάρια με κλειδαριές), πώς πρέπει να κάθονται οι υπάλληλοι (δύο τη φορά) κ.λπ. Η εργάσιμη μέρα στα κολέγια κράτησε 8 ώρες. Οι εργασίες γίνονταν όλο το χρόνο, με εξαίρεση τρεις καλοκαιρινούς μήνες και αργίες. Για μια ημέρα απουσίας από την εργασία, αφαιρέθηκε ο μισθός του υπαλλήλου γραφείου για ένα μήνα, για μια ώρα που δεν εργάστηκε, αφαιρέθηκε ο μισθός μιας εβδομάδας.

2. Στο έγγραφο έχει καταχωρηθεί η υπογραφή του επικεφαλής και των μελών του διοικητικού συμβουλίου.

3. Η διαδικασία χρήσης σφραγίδων έχει καθιερωθεί.Εκτύπωση εφαρμογής

έγινε παρουσία δύο μαρτύρων.

4. Οι στήλες των εγγράφων έχουν αντικατασταθεί από σημειωματάρια - 4 φύλλα χαρτιού, διπλωμένα στη μέση και ραμμένα με κλωστή. Πολλά δεμένα τετράδια συνέθεταν ένα βιβλίο.

5. Στα έγγραφα εμφανίστηκαν νέα στοιχεία: εισερχόμενοι και εξερχόμενοι αριθμοί εγγραφής, παραλήπτης, υπογραφή, ημερομηνία προετοιμασίας, τύπος εγγράφου κ.λπ.

αλλαγή στη σύγχρονη εργασία γραφείου.

6. Για πολλά έγγραφα, θεσπίστηκαν επίσημα έντυπα και αναπτύχθηκαν κανόνες για τη θέση των λεπτομερειών σε ένα φύλλο χαρτιού.

7. Άρχισαν να αναπτύσσονται διάφορα συστήματα τεκμηρίωσης:

χρηματοοικονομική, στην οποία οι όροι «χρεωστική», «δημιουργία

dit", "ισορροπία", στρατιωτικός - αναφορές, αναφορές, οδηγίες, διαθέσεις.

διεθνή συμβατικά - σημειώσεις, μνημόνια, αποστολές.

δικαστική - ανακρίσεις, όρκοι, μαρτυρία, ετυμηγορίες.

στατιστικές - κατά κεφαλήν απογραφές, που ονομάζονται έλεγχοι, επαρχιακές εκθέσεις.

Στάδιο 4. Υπουργικό γραφείο (XIX – αρχές ΧΧ αιώνα).

Το τρέχον σύστημα ροής εγγράφων, καλείται εκτελεστικό γραφείο. Στον τομέα της διαχείρισης εμφανίστηκαν υπουργεία και η συλλογικότητα αντικαταστάθηκε από την ενότητα της διοίκησης των υπουργών.

Χαρακτηριστικά της περιόδου:

1. Καθιερώθηκαν ενιαίες αρχές τήρησης αρχείων για τις ελάχιστες

Τμήματα της Ρωσίας -από τη δημιουργία εγγράφων μέχρι την αρχειακή τους αποθήκευση. Ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε στη σειρά αλληλεπίδρασης των υπουργείων με άλλους θεσμούς και τον αυτοκράτορα, ανάλογα με την ιεραρχία που υπήρχε εκείνη την εποχή.

2. Εισήχθη ένα σύστημα πολλαπλών σταδίων καταχώρισης και λογιστικής εγγράφων.Όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στο υπουργείο καταγράφηκαν σε ημερολόγιο. Κάθε τμήμα είχε ένα παρόμοιο ημερολόγιο όπου καταγράφονταν οι βασικές πληροφορίες.

3. Προέκυψε ένα σύστημα ελέγχου της εκτέλεσης των εγγράφων.Μηνιαία προ-

Πραγματοποιήθηκε έλεγχος υποθέσεων σε διαρθρωτικά τμήματα και τηρήθηκαν αρχεία σε ειδικές καταστάσεις σχετικά με τον αριθμό των εκτελεσθέντων και ανεκτέλεστων εγγράφων. Στο τέλος του έτους συντάχθηκε γενική δήλωση για το υπουργείο.

4. Οι μορφές των εγγράφων έχουν αλλάξει. Τα επίσημα έγγραφα συντάχθηκαν σε έντυπα με στοιχεία τοποθετημένα στις γωνίες.Οι λεπτομέρειες του εντύπου περιλαμβάνουν

dili: όνομα του ιδρύματος, ονόματα διαρθρωτικών τμημάτων, ημερομηνία και αριθμός εγγραφής, σύντομος τίτλος του κειμένου, σύνδεσμος προς το παραληφθέν έγγραφο. Από τα τέλη της δεκαετίας του 20 του περασμένου αιώνα, άρχισαν να παράγονται έντυπα με εκτύπωση.

5. Εμφανίστηκαν νέοι τύποι εγγράφων: τηλεγραφήματα και τηλεφωνικά μηνύματα.

6. Δημοσιεύτηκαν συλλογές δειγμάτων εγγράφων -γραφείς.

Στάδιο 5. Σοβιετική περίοδος της δημόσιας υπηρεσίας (1917 –

Χαρακτηριστικά της περιόδου:

1. 1917 – 1920 Μειωμένο επίπεδο υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση

leniya (εργάτες, στρατιώτες και αγρότες χωρίς ειδική εκπαίδευση πήγαν να εργαστούν στα νεοσύστατα σοβιετικά ιδρύματα).

2. 1925-1926 Δημιουργήθηκαν δύο μεγάλοι οργανισμοί: το Ινστιτούτο Τεχνολογίας Διαχείρισης (ITU) και το Κρατικό Γραφείο Οργανωτικής Κατασκευής

(Orgstroy). Η ITU ασχολήθηκε με τη θεωρητική έρευνα στον τομέα της διαχείρισης και η Orgstroi τις υλοποίησε στην πράξη, προωθώντας την εισαγωγή νέου εξοπλισμού γραφείου και εξοπλισμού γραφείου. Δημιουργήθηκε ένα γραφείο τυποποίησης στην ITU,ο οποίος συμμετείχε στην ανάπτυξη των προτύπων της Ένωσης για τεκμηρίωση (επιστολές, τηλεγραφήματα, τηλεφωνικά μηνύματα, πρωτόκολλα) και προμήθειες γραφείου (μελάνη, κορδέλες για γραφομηχανές).

3. Το 1932, η ITU εκκαθαρίστηκε και η κεντρική μεθοδολογική βελτίωση των θεμάτων διαχείρισης εγγράφων σταμάτησε.Από αυτή τη στιγμή στην ιστορία της εργασίας γραφείου, ξεκίνησε μια μακρά περίοδος «ανεξαρτησίας»: κάθε τμήμαμε τον δικό μου τρόπο ρυθμιζόμενη εργασία με επίσημα έγγραφα.

4. Το 1963 εγκρίθηκαν οι «Βασικοί κανόνες για την οργάνωση του τεκμηριωτικού μέρους της εργασίας γραφείου και των αρχείων ιδρυμάτων, οργανισμών και επιχειρήσεων της ΕΣΣΔ».

Αυτό το έγγραφο εξακολουθεί να χρησιμεύει ως οδηγός για τη διαχείριση γραφείου.

5. Το 1973 αναπτύχθηκε το Ενιαίο Σύστημα Διαχείρισης Κρατικών Αρχείων (USSD).

Το Unified State Sheet είναι ένα επιστημονικά διατεταγμένο σύνολο κανόνων, κανονισμών και συστάσεων για την οργάνωση και τη διατήρηση της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, ξεκινώντας από τη στιγμή της δημιουργίας του εγγράφου μέχρι την υποβολή του στο αρχείο.

6. Το 1970-1980 Προέκυψε ένα μπλοκ προτύπων GOST για έγγραφα διαχείρισης.

7. Στη δεκαετία του 1980. Τα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης (UDS) έχουν αναπτυχθεί για την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας δεδομένων που περιέχονται σε φόρμες εγγράφων.

Ανάπτυξη της σοβιετικής εργασίας γραφείου το 1970-1980. έθεσε τα θεμέλια για εργασία γραφείου στη Ρωσική Ομοσπονδία. Πολλά κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα που δημιουργήθηκαν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου εξακολουθούν να ισχύουν σήμερα.

1.4. ΡΥΘΜΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ

Ρυθμιστικό πλαίσιο για τις εργασίες γραφείουείναι ένα σύνολο νόμων και κανόνων

νομικές πράξεις που ρυθμίζουν την τεχνολογία δημιουργίας, επεξεργασίας, αποθήκευσης και χρήσης εγγράφων στη διαδικασία των δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Το κανονιστικό πλαίσιο για τις εργασίες γραφείου περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

 Νομοθετικές και νομικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

 πρότυπα GOST.

 Κανονισμοί;

 Ταξινομητές;

 Κρατικό σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.

Νομοθετικές και νομικές πράξεις στον τομέα της ενημέρωσης και της τεκμηρίωσης:

 Νόμοι της Ρωσικής Ομοσπονδίας: Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας «Περί Τυποποίησης», Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας «Σχετικά με το Αρχειακό Ταμείο και τα Αρχεία»

 Διατάγματα και εντολές του Προέδρου: «Σχετικά με τις βασικές αρχές της κρατικής πολιτικής στον τομέα της πληροφόρησης», «Σχετικά με την έγκριση των κανονισμών για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας»

 Διατάγματα και εντολές της κυβέρνησης: «Σχετικά με την οργάνωση εργασιών για την τυποποίηση, την εξασφάλιση της ομοιομορφίας των μετρήσεων, την πιστοποίηση προϊόντων και υπηρεσιών», «Σχετικά με τη βελτίωση της υποστήριξης πληροφοριών για τον πληθυσμό της Ρωσικής Ομοσπονδίας»

 Ομοσπονδιακοί νόμοι της Ρωσικής Ομοσπονδίας: «Σχετικά με τις πληροφορίες, την πληροφόρηση και την προστασία των πληροφοριών», «Σχετικά με τη συμμετοχή στη διεθνή ανταλλαγή πληροφοριών», «Σχετικά με τη νομική προστασία προγραμμάτων για ηλεκτρονικούς υπολογιστές και βάσεις δεδομένων»

 Νομικές πράξεις των κυβερνητικών και εκτελεστικών αρχών των συνιστωσών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας που ρυθμίζουν θέματα εργασίας γραφείου.

Κρατικά πρότυπα (GOST) για τεκμηρίωση

Η προετοιμασία επίσημων εγγράφων ρυθμίζεται αυστηρά από πρότυπα.

Ένα πρότυπο είναι ένας τυπικός τύπος, ένα δείγμα που ένα αντικείμενο πρέπει να ικανοποιεί ως προς τα χαρακτηριστικά, τις ιδιότητες και τις ποιότητές του.

Ο νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας «Περί Τυποποίησης» της 10ης Ιουνίου 1993 ορίζει την τυποποίηση ως τη δραστηριότητα θέσπισης κανόνων, κανόνων και χαρακτηριστικών. Οι τομείς διανομής των προτύπων, το περιεχόμενό τους και το πεδίο δράσης τους καθορίζονται από τα κρατικά όργανα διοίκησης.

Ονομα
GOST R 6.30-2003	Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενοποιημένος
	εθνικό σύστημα οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων -
	θέσεις. Απαιτήσεις τεκμηρίωσης.
	Εγκρίθηκε και τέθηκε σε ισχύ με το ψήφισμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας
GOST R 51141-98	Τήρηση αρχείων και αρχειοθέτηση. Οροι και ορισμοί
GOST 6.10.1-88	Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης (UDS). Βασικός
	προμήθειες
GOST 6.01.1-87	Ενιαίο σύστημα ταξινόμησης και κωδικοποίησης τεχνικών
	οικονομικές πληροφορίες. Βασικές διατάξεις
GOST 6.10.5-87	Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης (UDS). Απαιτήσεις
	ιδέες για την κατασκευή ενός δείγματος φόρμας
GOST 6.10.4-84	Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης (UDS). Δίνοντας
	νομική ισχύς εγγράφων σε μέσα υπολογιστών και
	μηχανογράφημα που δημιουργήθηκε από εργαλεία υπολογιστή
	τεχνολογία. Βασικές διατάξεις
GOST 6.10.3-83	Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης (UDS). Ρεκόρ
	πληροφορίες σε επικοινωνιακή μορφή

Οι απαιτήσεις που καθορίζονται από τα πρότυπα είναι υποχρεωτικές για όλους τους κρατικούς φορείς και τις επιχειρηματικές οντότητες. Η Gosstandart και άλλες κυβερνητικές αρχές, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, παρακολουθούν τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις GOST.

Κανονισμοί

1. Διατομεακά πρότυπα χρόνου για εργασίες σχετικά με την υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση. Αναπτύχθηκε από το Κεντρικό Γραφείο Προτύπων Εργασίας (CBNT) του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 1995 και προτείνεται για τον προσδιορισμό της έντασης εργασίας και του αριθμού των εργαζομένων σε κυβερνητικούς φορείς, ιδρύματα και δημόσιους οργανισμούς. Περιέχουν

 Κανόνες για το χρόνο που αφιερώνεται στην υποστήριξη τεκμηρίωσης για διαχείριση (επεξεργασία, εγγραφή, καταγραφή ποσοτήτων και παρακολούθηση της εκτέλεσης εγγράφων, διατήρηση αρχείων καρτών κ.λπ.)

 Κανόνες για το χρόνο που αφιερώνεται σε εργασίες αρχειοθέτησης (καταλογογράφηση, δημιουργία συσκευής αναφοράς για αρχεία, κ.λπ.)

2. Χρονικά πρότυπα για εργασία για τη βελτίωση της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση υπουργείων, υπηρεσιών, επιχειρήσεων και οργανισμών. Αναπτύχθηκε στο VNIIDAD (All-RussianΕρευνητικό Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης) το 1992 και περιέχει χρονικά πρότυπα για την κατάρτιση σχεδίων και συμβάσεων. Χρησιμοποιώντας τα, μπορείτε να υπολογίσετε το κόστος εργασίας, να αναλύσετε την παραγωγικότητα των εργαζομένων και να υπολογίσετε τον αριθμό τους.

3. Χρονικά πρότυπα για εργασίες σχετικά με την αυτοματοποιημένη αρχειακή τεχνολογία και την υποστήριξη τεκμηρίωσης για κυβερνητικά όργανα. Αναπτύχθηκε από την Κεντρική Τράπεζα Επιστήμης και Τεχνολογίας του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας το 1993 και αποσκοπούσε στον προσδιορισμό του χρόνου εργασίας με τεκμηρίωση διαχείρισης σε παραδοσιακές συνθήκες και σε συνθήκες αυτοματοποίησης των διαδικασιών διαχείρισης.

Τα πρότυπα χρόνου ισχύουν για όλους τους τύπους εργασιών με έγγραφα και χωρίζονται σε δύο τμήματα:

 Χρονικά πρότυπα για εργασίες σχετικά με την τεκμηρίωση υποστήριξη για τη διαχείριση (ανάπτυξη περιγραφών θέσεων εργασίας, ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού, κ.λπ.)

 Χρονικά πρότυπα για την εργασία που εκτελείται στη διαδικασία αυτοματισμού

προηγμένη τεχνολογία αρχειοθέτησης (σύνταξη στατιστικών αναφορών, διενέργεια ερωτημάτων αναζήτησης κ.λπ.)

Ταξινομητές

Για χρήση σε ταξινόμηση, αναζήτηση και επεξεργασία διαφόρων εγγράφων αυτοματοποιημένων πληροφοριακών συστημάτων, πρέπει να εκχωρηθούν ειδικοί κωδικοί στο έγγραφο.

Ο ταξινομητής είναι ένα έγγραφο που περιέχει μια συστηματική λίστα ονομάτων αντικειμένων και των κωδίκων τους.

1. Ταξινομητές πληροφοριών σχετικά με έγγραφα διαχείρισης: OKUD.

2. Ταξινομητές πληροφοριών για οργανωτικές δομές: ΟΚΠΟ.

3. Ταξινομητές πληροφοριών για τον πληθυσμό και το προσωπικό: ΟΚ επαγγελμάτων εργαζομένων, θέσεις εργαζομένων και κατηγορίες τιμολογίων (OKPDTR).

Σύστημα Διαχείρισης Κρατικής Τεκμηρίωσης (GSDMOU)

Τα βασικά της εργασίας γραφείου χρησιμοποιούνται κατά την οργάνωση μιας νομικής οντότητας οποιουδήποτε τύπου. Είναι μια αρκετά εντατική διαδικασία στην οποία συμμετέχουν όλοι οι υπάλληλοι του μηχανισμού διαχείρισης. Άλλωστε, ένα τμήμα είναι υπεύθυνο για τη συμπλήρωση και την επεξεργασία της τεκμηρίωσης, ένα άλλο είναι υπεύθυνο για την έγκαιρη διακίνηση αυτών των εγγράφων μέσω των αρχών και για τα τρίτα τμήματα αυτές οι πληροφορίες αποτελούν οπτικό οδηγό σε καθημερινές εργασίες.

Τα βασικά της εργασίας γραφείου έχουν νομοθετική βάση και ως τέτοια βάση μπορούμε να ξεχωρίσουμε ένα ενιαίο κρατικό σύστημα εργασίας γραφείου, το οποίο αντικατοπτρίζει ξεκάθαρα τους βασικούς κανόνες, συστάσεις και κατευθυντήριες γραμμές. Επιπλέον, ελέγχεται ολόκληρη η διαδρομή που ακολουθεί το έγγραφο από τη στιγμή της δημιουργίας του έως την παράδοσή του στο αρχείο. Πιθανώς κάθε εργαζόμενος γνωρίζει κάτι τέτοιο ως κρατικό πρότυπο του ενός ή του άλλου τύπου. Αυτά τα πρότυπα αποτελούν σαφές παράδειγμα των κύριων διατάξεων του συστήματος.

Φυσικά, πριν δημιουργήσουν ένα ενοποιημένο σύστημα, οι ειδικοί έπρεπε να πραγματοποιήσουν επίπονη εργασία για να μελετήσουν τις πιο σημαντικές αρχές της εργασίας με χαρτιά. Για μεγάλο χρονικό διάστημα μελετήθηκαν τα βασικά της εργασίας γραφείου, χωρισμένα σε στάδια εγγραφής, μετακίνησης μέσω τμημάτων, αίτησης και αρχειοθέτησης στο αρχείο. Ως αποτέλεσμα της επεξεργασίας των πληροφοριών που ελήφθησαν, κατέστη δυνατός ο εντοπισμός γενικών τάσεων που αντιστοιχούν στις παραγωγικές δραστηριότητες των επιχειρήσεων οποιασδήποτε οργανωτικής και νομικής μορφής.

Οι βασικές αρχές της εργασίας γραφείου στοχεύουν στην ενοποίηση του συστήματος για τη συμπλήρωση παρόμοιων εγγράφων προκειμένου να διασφαλιστεί η συγκρισιμότητα των δεδομένων σε μία χώρα και ακόμη και σε διεθνές επίπεδο. Επιπλέον, η τυποποίηση και η ενοποίηση εξοικονομούν χρόνο για τους χρήστες που αναφέρουν, καθώς επιταχύνουν τη διαδικασία εξοικείωσης με το έγγραφο. Ένα παράδειγμα θα ήταν μια φόρμα, δηλαδή ένα έγγραφο με προεκτυπωμένες λεπτομέρειες. Μπορούν να αναπτυχθούν και να χρησιμοποιηθούν σε μια μεμονωμένη επιχείρηση, σε εθνική κλίμακα ή να έχουν διεθνή χαρακτήρα. Επιπλέον, αξίζει να γίνει κατανοητό ότι το έντυπο δεν είναι μόνο ένα βολικό έγγραφο εργασίας που διευκολύνει τις παραγωγικές δραστηριότητες, αλλά αντικατοπτρίζει επίσης τη φήμη της εταιρείας και τον βαθμό ευθύνης της. Πριν το υποβάλετε στη μαζική αγορά, θα πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά την ορθογραφία κάθε λεπτομέρειας και την ορθότητα του συνολικού σχεδίου.

Οι βασικές αρχές της ροής εγγράφων σημειώνουν την ανάγκη καταχώρισης κάθε εγγράφου που διέρχεται από μια συγκεκριμένη περιοχή κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων παραγωγής. Η αρμοδιότητα του ειδικού έγκειται στην ταχεία διανομή όλων των εγγράφων, στην έγκαιρη καταχώρισή τους, καθώς και στην ορθολογική ομαδοποίηση των πληροφοριών σύμφωνα με το αναπτυγμένο σχήμα.

Αυτή τη στιγμή πραγματοποιούνται πολλά σεμινάρια που αποκαλύπτουν τις κύριες τεχνικές και τα μυστικά αυτής της δραστηριότητας. Τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης αρχείων προσωπικού είναι ιδιαίτερα δημοφιλή, καθώς ο τομέας της λογιστικής για υπαλλήλους και αιτούντες για θέσεις χαρακτηρίζεται από μεγάλο όγκο εγγράφων. Από αυτή την άποψη, οι ειδικοί πραγματοποιούν εργασίες μεγάλης κλίμακας για να προβλέψουν τον αριθμό των κενών θέσεων για την επερχόμενη, λαμβάνοντας υπόψη την αύξηση του επιπέδου προσόντων των εργαζομένων, τις εκδηλώσεις πιστοποίησης και άλλα πράγματα. Επιπλέον, όλη η αναλυτική εργασία που σχετίζεται με το προσωπικό της επιχείρησης αποτελεί επίσης στοιχείο διαχείρισης αρχείων προσωπικού.

Οι υπάλληλοι του λογιστηρίου προσωπικού πρέπει να συντάσσουν ετησίως, συμπληρώνοντας και διευκρινίζοντας το υπάρχον υλικό. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι τα έγγραφα συμμορφώνονται με τα ισχύοντα νομικά πρότυπα. Οι ειδικοί υποχρεούνται να αποστέλλουν εγκαίρως παρωχημένη τεκμηρίωση στο αρχείο, όπου θα αποθηκευτούν για μια καθορισμένη περίοδο, συνήθως τουλάχιστον πέντε χρόνια. Οι πιο σημαντικές εργασίες αυτού του τμήματος περιλαμβάνουν τη σύνταξη εξειδικευμένων ερωτηματολογίων που χρησιμοποιούνται καθώς και την προετοιμασία μιας λίστας ερωτήσεων που θα βοηθήσουν κατά τη διάρκεια της συνέντευξης.

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΣΤΗΜΗΣ ΤΗΣ Ρ.Φ

Κρατικό Πανεπιστήμιο Τεχνολογίας και Διοίκησης της Μόσχας

Τμήμα οικονομία, τις επιχειρήσεις και το δίκαιο

ΔΟΚΙΜΗ

Με πειθαρχία : Τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης

Θέμα Η τήρηση αρχείων είναι η βάση της τεχνολογίας διαχείρισης

Γίνεται από μαθητή 1 σειρά μαθημάτων

Arakcheeva Marina Anatolyevna

Σχολή: την οικονομία και την επιχειρηματικότητα

Ειδικός. διαχείριση του οργανισμού

Κρυπτογράφημα: 080507

Εισαγωγή 3

1. Αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης των εργασιών γραφείου 3

2. Παράγοντες που επηρεάζουν την οργάνωση και την τεχνολογία της εργασίας γραφείου σε ιδρύματα σε διάφορα επίπεδα διοίκησης 4

3. Οργανωτικές, νομικές, κοινωνικές και ψυχολογικές πτυχές της εργασίας γραφείου 5

4. Υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση. Κύρια καθήκοντα και λειτουργίες του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος 11

5. Δομή των υπηρεσιών τεκμηρίωσης διαχείρισης και οι λειτουργίες τους 13

6. Διαφορές μεταξύ της έννοιας της «υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση» (DOU) και της έννοιας της «εργασίας γραφείου» 15

7. Αλληλεπίδραση ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης με αυτοματοποιημένη τεχνολογία επεξεργασίας εγγράφων 16

8. Επιστημονική οργάνωση του διευθυντικού έργου ως παράγοντας αύξησης της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και της εργασίας γραφείου 18

9. Δραστηριότητες αρχειακών φορέων στη ρυθμιστική και μεθοδολογική υποστήριξη υπηρεσιών διαχείρισης αρχείων 22

Συμπέρασμα 23

Αναφορές 24

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Στην εργασία σας πρέπει να λύσετε μια σειρά από προβλήματα:

Αξιολογήστε την τρέχουσα κατάσταση της διαχείρισης αρχείων.

Προσδιορισμός παραγόντων που επηρεάζουν την οργάνωση και την τεχνολογία της εργασίας γραφείου σε ιδρύματα σε διάφορα επίπεδα διοίκησης.

Περιγράψτε τις οργανωτικές, νομικές, κοινωνικές και ψυχολογικές πτυχές της εργασίας γραφείου.

Δώστε την έννοια της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, προσδιορίστε τα κύρια καθήκοντα και τις λειτουργίες των προσχολικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων.

Εξετάστε τη δομή των υπηρεσιών τεκμηρίωσης διαχείρισης και τις λειτουργίες τους.

Να γίνει διάκριση μεταξύ της έννοιας της «υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση» (DOU) και της έννοιας της «εργασίας γραφείου».

Προσδιορισμός της σχέσης μεταξύ των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης και της αυτοματοποιημένης τεχνολογίας επεξεργασίας εγγράφων.

Θεωρήστε την επιστημονική οργάνωση του διευθυντικού έργου ως παράγοντα αύξησης της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και της εργασίας γραφείου.

Εξετάστε τις δραστηριότητες των αρχειακών αρχών στην κανονιστική και μεθοδολογική υποστήριξη των υπηρεσιών διαχείρισης αρχείων.

1. Αξιολόγηση της τρέχουσας κατάστασης των εργασιών γραφείου

Η κατάσταση της εργασίας γραφείου και η γενική κουλτούρα εξυπηρέτησης για διευθυντές και ειδικούς καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα εργασίας του βοηθού γραμματέα, η οποία, με τη σειρά της, εξαρτάται από το επίπεδο της οργάνωσής του. Στην πράξη, ο βοηθός γραμματέας είτε εκτελεί πλήρως (ή σε σημαντικό βαθμό) το γραφείο του μηχανισμού διαχείρισης ή μιας μεγάλης δομικής μονάδας στο σύνολό του, ενώ εκτελεί τα καθήκοντα του γραμματέα του διευθυντή, είτε εκτελεί μόνο τα καθήκοντα του διευθυντή. γραμματέας. Κυριαρχεί ο πρώτος τύπος γραμματειακής-αναφορικής δραστηριότητας. Η εργασία ενός γραμματέα-βοηθού χαρακτηρίζεται από το εύρος και την ποικιλία των λειτουργιών και λειτουργιών που εκτελούνται. Πρώτον, η γραμματειακή εργασία απαιτεί τη δυνατότητα γρήγορης εναλλαγής από τον έναν τύπο εργασίας στον άλλο: καταχώρηση εγγράφων, τηλεφωνικές συνομιλίες, πληκτρολόγηση, εργασία με φαξ, λήψη επισκεπτών κ.λπ. Δεύτερον, ο βοηθός γραμματέας επικοινωνεί με έναν σχετικά μεγάλο κύκλο ανθρώπων κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Τρίτον, ο βοηθός γραμματέας, εκτός από τις οδηγίες του άμεσου προϊσταμένου, λόγω της φύσης της δραστηριότητάς του, συχνά πρέπει να εκτελεί οδηγίες από άλλα πρόσωπα. Αυτή η κατάσταση δημιουργεί πρόσθετες δυσκολίες στο έργο του βοηθού γραμματέα, και ως εκ τούτου τα καθήκοντα και τα δικαιώματά του πρέπει να ορίζονται αυστηρά και να κατοχυρώνονται στην περιγραφή της θέσης εργασίας.

Οι τεχνολογίες της πληροφορίας έχουν αλλάξει θεμελιωδώς τη σύγχρονη εργασία γραφείου· έχει προκύψει μια νέα ποιότητα και απαίτηση για αυτήν. Δεν υπάρχουν ακόμη εθνικές απαιτήσεις για ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων που χρησιμοποιούνται ακόμη και σε κρατικούς φορείς και δεν υπάρχουν τυποποιημένοι κανόνες για την οργάνωση της εργασίας γραφείου σε διοικητικά γραφεία. Ένα εντυπωσιακό παράδειγμα είναι ο τεράστιος αριθμός όρων στα ονόματα των υπηρεσιών διαχείρισης τεκμηρίωσης σε κρατικούς φορείς: τμήμα υποστήριξης τεκμηρίωσης, γενικό τμήμα, γραφείο κ.λπ. Όμως ο κρατικός μηχανισμός είναι ένας ενιαίος μηχανισμός διακυβέρνησης του κράτους από κάτω προς τα πάνω. Επιπλέον, υπάρχουν περίπου 70 κατασκευαστές προϊόντων λογισμικού αυτοματισμού γραφείου που παίζουν με τους δικούς τους κανόνες. Αλλά δεν υπάρχει αξιολόγηση της ποιότητας ενός τέτοιου προϊόντος. Ως εκ τούτου, υπάρχει πολύ καθυστερημένη ανάγκη να δημιουργηθεί ένα εθνικό πρότυπο για συστήματα αυτοματισμού γραφείου, τουλάχιστον για συστήματα που χρησιμοποιούνται σε κρατικούς φορείς.

2. Παράγοντες που επηρεάζουν την οργάνωση και την τεχνολογία της εργασίας γραφείου σε ιδρύματα σε διάφορα επίπεδα διοίκησης

Οι σχέσεις μεταξύ οργανισμών, ιδρυμάτων και η επικοινωνία επιχειρηματικών εγγράφων σε όλα τα επίπεδα θα πρέπει να διεξάγονται σύμφωνα με ενιαίους γενικά αποδεκτούς κανόνες. Η εργασία με έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό, ανεξάρτητα από την οργανωτική και νομική του μορφή, θα πρέπει να βασίζεται σε νομοθετικά, κανονιστικά και μεθοδολογικά θεμέλια που σχετίζονται με θέματα τεκμηρίωσης και εργασίας με έγγραφα.

Η οργάνωση της εργασίας με έγγραφα είναι ένα βασικό καθήκον διαχείρισης σε κάθε ίδρυμα: από το γραφείο μιας μικρής επιχείρησης έως ένα ομοσπονδιακό τμήμα ή μια μεγάλη εταιρεία.

Οι δραστηριότητες οποιασδήποτε επιχείρησης ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία, εντολές και οδηγίες από τη διοίκηση, τους όρους των συμβάσεων που έχουν συναφθεί, τους καθιερωμένους κανόνες για τη διεξαγωγή ορισμένων (για παράδειγμα, εμπορικών) εργασιών κ.λπ. Όλοι αυτοί οι «ρυθμιστές» συντάσσονται με τη μορφή εγγράφων - καταγεγραμμένα κείμενα νόμων, εντολών, συμβάσεων. Με βάση αυτό, μπορούμε να πούμε ότι ολόκληρη η δραστηριότητα οποιασδήποτε επιχείρησης έγκειται στη συνεπή εκτέλεση των εγγράφων και η επιτυχία της εκτέλεσής τους καθορίζει την ευημερία της επιχείρησης.

Η επιτυχία της εκτέλεσης του εγγράφου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα ακόλουθα.
Πρώτα , εξαρτάται από το πόσο καθαρά παρουσιάζονται οι πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του σχεδιασμού και της τοποθέτησής τους. Για παράδειγμα, εάν το κείμενο της εντολής είναι με μικρά γράμματα, τα σημεία της παραγγελίας δεν διαχωρίζονται μεταξύ τους και τα ονόματα των εκτελεστών δεν χωρίζονται σε ξεχωριστή ομάδα, τότε ορισμένες από τις θέσεις της μπορεί απλώς να μην γίνονται αντιληπτές . Επομένως, υπάρχει μια σειρά από τυπικούς κανόνες για την προετοιμασία, τη σύνταξη, την εκτέλεση και την παραγωγή τεκμηρίωσης - ή, με άλλα λόγια, κανόνες για την τεκμηρίωση.

Δεύτερον, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η έγκαιρη εκτέλεση του εγγράφου, δηλ. Πρέπει να επιτευχθεί μια τέτοια οργάνωση εργασίας κατά την οποία το έγγραφο θα μεταβιβάζεται αμέσως στον ανάδοχο (ή από ανάδοχο σε ανάδοχο) και για τον ίδιο τον ανάδοχο θα υπάρχουν κίνητρα για την έγκαιρη εκτέλεση του εγγράφου. Στη Ρωσία, για αρκετούς αιώνες και μέχρι σήμερα, ένα από αυτά τα κίνητρα είναι ο έλεγχος της εκτέλεσης. Επιπλέον, ο έλεγχος ανατίθεται σε έναν υπάλληλο που δεν συμμετέχει άμεσα στην εκτέλεση του εγγράφου και, επιπλέον, μπορεί να μην έχει απολύτως καμία κατανόηση του τομέα γνώσης ή παραγωγής που επηρεάζει η εκτέλεση του εγγράφου.

3. Οργανωτικές, νομικές, κοινωνικές και ψυχολογικές πτυχές της εργασίας γραφείου

Υπάρχουν τρεις μορφές οργάνωσης της εργασίας γραφείου: κεντρική, αποκεντρωμένη και μικτή.

Με μια κεντρική μορφή οργάνωσης της εργασίας γραφείου, όλες οι εργασίες επεξεργασίας εγγράφων συγκεντρώνονται (συγκεντρώνονται) σε ένα ενιαίο κέντρο για ολόκληρο το ίδρυμα - ένα γραφείο, ένα γενικό τμήμα ή μια γραμματεία. Η αποκεντρωμένη μορφή περιλαμβάνει τη διασπορά των εργασιών γραφείου μεταξύ των διαρθρωτικών τμημάτων του ιδρύματος. Επιπλέον, καθένα από αυτά εκτελεί ένα σχετικά ομοιογενές σύνολο λειτουργιών γραφείου. Η αποκεντρωμένη μορφή οργάνωσης της εργασίας γραφείου, στην οποία οι εργασίες γραφείου εκτελούνται σε διάφορα δομικά τμήματα του ιδρύματος, δεν πρέπει να συγχέεται με την οργανωτική δομή της υπηρεσίας γραφείου, η οποία διαθέτει εξειδικευμένες μονάδες: αποστολές, γραφεία μηχανημάτων, έλεγχος ομάδες κ.λπ. Σε μικτή μορφή, οι λειτουργίες εκτελούνται κεντρικά (λήψη, εγγραφή, έλεγχος, αναπαραγωγή εγγράφων) και αποκεντρωμένα (υπηρεσίες αναφοράς και πληροφόρησης, αποθήκευση εγγράφων, σχηματισμός αρχείων).

Η μορφή οργάνωσης των εργασιών γραφείου επιλέγεται λαμβάνοντας υπόψη το μέγεθος του ιδρύματος, τον όγκο της ροής εγγράφων και τη σύνθεση των δομικών τμημάτων. Σε μικρά ιδρύματα (όταν η τεκμηρίωση πραγματοποιείται απευθείας σε τμήματα), καθώς και σε γεωγραφικά διασκορπισμένα (που βρίσκονται, για παράδειγμα, σε διαφορετικές περιοχές μιας μεγάλης πόλης), επιλέγεται μια κεντρική μορφή. Τα περισσότερα ιδρύματα και οργανισμοί χρησιμοποιούν μια μικτή μορφή οργάνωσης γραφείου.

Η πιο ορθολογική μορφή οργάνωσης μεμονωμένων διαδικασιών και λειτουργιών γραφείου είναι η συγκέντρωση, καθώς επιτρέπει:

· μείωση του κόστους των εργασιών γραφείου.

• βελτίωση της οργάνωσης της εργασίας του προσωπικού γραφείου και, ειδικότερα, εισαγωγή της τυποποίησής της·
• εξασφάλιση της εξειδίκευσης και της εναλλαξιμότητας των εργαζομένων·
• χρήση προοδευτικών και παραγωγικών τεχνικών μέσων·
• εξασφαλίζουν την ενότητα της οργανωτικής και μεθοδολογικής ηγεσίας.

Στις σύγχρονες συνθήκες, είναι δυνατό να συγκεντρωθούν πλήρως οι υπηρεσίες εργασίας γραφείου μόνο σε σχετικά μικρά ιδρύματα. Στα μεγάλα ιδρύματα, θα πρέπει να επιδιώκεται η πρόσφορη συγκέντρωση των επιμέρους λειτουργιών γραφείου, όπως η λήψη και η αποστολή εγγράφων, η καταχώριση και η παρακολούθηση της εκτέλεσης εγγράφων, η στενογραφία και η εκτύπωση εγγράφων, η αναπαραγωγή τους και η μεθοδολογική διαχείριση των εργασιών γραφείου.

Σε μικρά ιδρύματα που δεν διαθέτουν γενικά τμήματα ή τμήματα γραφείου, οι υπηρεσίες γραφείου εκτελούνται από τον γραμματέα-βοηθό του προϊσταμένου.

Εάν ένας οργανισμός ή ίδρυμα διαθέτει μεγάλο όγκο εγγράφων, τότε εισάγεται μια δομική μονάδα υπεύθυνη για τις εργασίες γραφείου: ένα γραφείο, ένα γενικό τμήμα, ένα τμήμα εργασιών γραφείου κ.λπ. Οι δραστηριότητες αυτής της δομικής μονάδας αντικατοπτρίζονται σε έναν ειδικά διαμορφωμένο κανονισμό.

Για τη ρύθμιση της διαδικασίας εργασίας γραφείου, τον καθορισμό μεθόδων και μεθόδων δημιουργίας και επεξεργασίας εγγράφων σε έναν οργανισμό, τα τμήματα γραφείου αναπτύσσουν οδηγίες για εργασίες γραφείου, οι οποίες καθορίζονται με εντολή του επικεφαλής του ιδρύματος.

Κατανομή λειτουργιών μεταξύ τμημάτων διαχείρισης γραφείου και εκτελεστών:

Η βάση για την οργάνωση της εργασίας του προσωπικού γραφείου είναι μια βαθιά και σαφής κατανομή των λειτουργιών μεταξύ τμημάτων και εκτελεστών. Αποτυπώνεται σε κανονιστικά έγγραφα - κανονισμούς για τα τμήματα γραφείου και τις περιγραφές θέσεων εργασίας των υπαλλήλων τους.

Οι κανονισμοί για το τμήμα διαχείρισης γραφείου αναπτύσσονται από τον επικεφαλής του τμήματος και εγκρίνονται από τον επικεφαλής του ιδρύματος. Οι κανονισμοί για τη δομική μονάδα ενός τμήματος αναπτύσσονται από τον προϊστάμενο αυτής της μονάδας μαζί με τον επικεφαλής του τμήματος και εγκρίνονται από τον προϊστάμενο του τμήματος, τον διευθυντή επιχείρησης ή τον προϊστάμενο μιας άλλης μονάδας, η οποία περιλαμβάνει το τμήμα διαχείρισης γραφείου .

Οι κανονισμοί για το τμήμα ή το διαρθρωτικό τμήμα του περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενότητες:

· γενικές προμήθειες;

· κύριες λειτουργίες και καθήκοντα.

· καθήκοντα, δικαιώματα και ευθύνες του διευθυντή (αυτό το σημείο συμβαίνει εάν δεν έχει αναπτυχθεί η περιγραφή της θέσης του διευθυντή).

· οργάνωση εργασίας.

· διαχείριση τμήματος.

Ο κανονισμός πρέπει να περιέχει σαφή διατύπωση που να μην επιτρέπει διαφωνίες για το ποιος πρέπει να κάνει τι, ποιος είναι υποδεέστερος σε ποιον κ.λπ. Οι ρήτρες που καθορίζουν τη σχέση του τμήματος διαχείρισης γραφείου με άλλα τμήματα πρέπει να συμφωνηθούν με αυτά τα τμήματα.

Κατά την ανάπτυξη κανονισμών για το τμήμα διαχείρισης γραφείου, χρησιμοποιείται ένας τυπικός κανονισμός. Συμπληρώνεται (αν χρειάζεται, μειώνεται) και προσαρμόζεται σύμφωνα με τις ειδικές συνθήκες λειτουργίας του συγκεκριμένου μηχανισμού διαχείρισης και της υπηρεσίας γραφείου του.

Για κάθε υπάλληλο του τμήματος διαχείρισης γραφείου, αναπτύσσεται μια περιγραφή εργασίας, η οποία καθορίζει την οργανωτική και νομική θέση του εργαζομένου στη δομική μονάδα και παρέχει προϋποθέσεις για την αποτελεσματική εργασία του.

Οι οδηγίες αποτελούνται από τις ακόλουθες ενότητες:

Κοινό μέρος. Καθορίζονται τα κύρια καθήκοντα του υπαλλήλου (για παράδειγμα, το κύριο καθήκον του υπαλλήλου είναι η εγγραφή εγγράφων), η διαδικασία πλήρωσης της θέσης (δηλαδή ποιος διορίζει και απολύει αυτόν τον υπάλληλο), επαγγελματικές απαιτήσεις για τον υπάλληλο (επίπεδο εκπαίδευσης, εργασιακή εμπειρία, πρέπει να γνωρίζει..., πρέπει να μπορεί...), το άτομο στο οποίο υπάγεται άμεσα ο εργαζόμενος, τα κύρια έγγραφα και υλικά που πρέπει να ακολουθεί ο εργαζόμενος στις δραστηριότητές του.

Λειτουργίες εργαζομένων. Καθορίζεται το αντικείμενο ή ο τομέας εργασίας που ανατίθεται στον εργαζόμενο, ο κατάλογος των τύπων εργασίας που συνθέτουν την εκτέλεση των ανατεθέντων λειτουργιών (για παράδειγμα, η εγγραφή εγγράφων μπορεί να αποτελείται από εργασίες όπως η συμπλήρωση καρτών, η διατήρηση αρχειοθήκη, έκδοση πιστοποιητικών μέσω τηλεφώνου κ.λπ.).

Ευθύνες του εργαζομένου. Υποδεικνύονται οι αρμοδιότητες που σχετίζονται με την προετοιμασία εγγράφων, τη λήψη, την επεξεργασία και την έκδοση πληροφοριών, που απαιτούν την υποχρεωτική χρήση ορισμένων μορφών και μεθόδων εργασίας (για παράδειγμα, περιοδική παρακολούθηση του σχηματισμού υποθέσεων σε διαρθρωτικά τμήματα, διεξαγωγή ενημερώσεων κ.λπ.) , που απαιτεί τήρηση προθεσμιών για την υλοποίηση συγκεκριμένων ενεργειών, οι οποίες καθορίζουν τη σειρά εκτέλεσης των εντολών, ηθικά πρότυπα που πρέπει να τηρούνται στην ομάδα. Μερικές φορές αυτή η ενότητα περιγράφει στοιχεία της τεχνολογίας της εργασίας που εκτελείται.

Δικαιώματα των εργαζομένων. Καθορίζονται τα δικαιώματα του εργαζομένου να εκτελεί τις λειτουργίες που του έχουν ανατεθεί.

Σχέσεις (συνδέσεις ανά θέση). Αναφέρονται τα τμήματα και οι υπάλληλοι από τους οποίους λαμβάνει και στους οποίους διαβιβάζει πληροφορίες ο ανάδοχος, ο χρόνος διαβίβασης, ποιος εμπλέκεται στην εκτέλεση ορισμένων εγγράφων, με ποιους συμφωνούνται κ.λπ.

Αξιολόγηση απόδοσης. Παρατίθενται κριτήρια που επιτρέπουν την αξιολόγηση του βαθμού στον οποίο ένας εργαζόμενος εκπληρώνει τα καθήκοντα και τις ευθύνες του, ασκεί τα δικαιώματά του κ.λπ. Τα βασικά κριτήρια είναι η ποιότητα της εργασίας και η έγκαιρη ολοκλήρωσή της.

Η περιγραφή θέσης εργασίας υπογράφεται από τον επικεφαλής του τμήματος διαχείρισης αρχείων και εγκρίνεται από τον προϊστάμενο ή τον αναπληρωτή που εποπτεύει το τμήμα διαχείρισης αρχείων.

Ψυχολογική πτυχή της εργασίας γραφείου:

Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης γραφείου μπορεί να αποδειχθεί ψυχολογικό εμπόδιο για τον παλιό διευθυντή οποιουδήποτε οργανισμού, καθώς είναι πολύ πιο εύκολο γι 'αυτούς να συνεργάζονται απευθείας με άτομα χρησιμοποιώντας τις συνήθεις μεθόδους: ονομάζεται "στο χαλί", "τους έδωσε μια αντλία», είδε φόβο στα μάτια ενός υφισταμένου - καταλήγεις στο συμπέρασμα ότι σπαταλάς τη θέση σου. Επιπλέον, η διοίκηση συχνά ανακαλύπτει ότι τα πλεονεκτήματα που υποσχέθηκαν οι δυτικοί ειδικοί κάπου έχουν εξαφανιστεί. Αν και η λύση σε αυτό το πρόβλημα είναι απλή - προτάθηκε η εφαρμογή ASD στα γραφεία όλων των στελεχών και των διευθυντών και ο πελάτης εξοικονόμησε χρήματα: παρείχε το σύστημα μόνο σε υπαλλήλους δομικών τμημάτων. Ως αποτέλεσμα, η δουλειά γίνεται γρήγορα και με ακρίβεια μεταξύ των τμημάτων και μέσα σε αυτά όλα είναι όπως πριν.

Οι εκτελεστές έχουν συχνά την αίσθηση ότι με την εισαγωγή μιας υπηρεσίας διαχείρισης εγγράφων, εμφανίστηκε ένα άλλο αφεντικό που στέκεται συνεχώς πίσω τους. Πράγματι, τώρα, αν θέλετε, μπορείτε να μάθετε: ποιος κάνει τι, πότε και πόσο.

Νομική πτυχή της εργασίας γραφείου:

Υπάρχουν κανονιστικά έγγραφα που ρυθμίζουν την οργάνωση της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση της επιχείρησης:

Σύνταγμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας

Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (μέρη 1 και 2)

Ομοσπονδιακός νόμος της 28ης Αυγούστου 1995 αριθ. 154-FZ «Σχετικά με τις γενικές αρχές της τοπικής αυτοδιοίκησης στη Ρωσική Ομοσπονδία»

Ομοσπονδιακός συνταγματικός νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Δεκεμβρίου 2000 Αρ. 2-FKZ «Σχετικά με το κρατικό έμβλημα της Ρωσικής Ομοσπονδίας»

Ομοσπονδιακός νόμος της 25ης Ιανουαρίου 1995 «Σχετικά με τις πληροφορίες, την πληροφόρηση και την προστασία των πληροφοριών». Ο νόμος αυτός ρυθμίζει τις σχέσεις που προκύπτουν κατά το σχηματισμό και τη χρήση πόρων πληροφοριών με βάση τη δημιουργία, τη συλλογή, την επεξεργασία, τη συσσώρευση, την αποθήκευση, την αναζήτηση, τη διανομή και την παροχή τεκμηριωμένων πληροφοριών στον καταναλωτή. δημιουργία και χρήση τεχνολογιών πληροφοριών και μέσων υποστήριξής τους· προστασία των πληροφοριών, δικαιώματα των υποκειμένων που συμμετέχουν σε διαδικασίες πληροφόρησης και ενημέρωση. Ο νόμος περιέχει ορισμούς σχετικά με τις πληροφορίες και την τεκμηρίωσή τους - Ομοσπονδιακός Νόμος της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10ης Ιανουαρίου 2002 «Σχετικά με την Ηλεκτρονική Ψηφιακή Υπογραφή». Σκοπός του νόμου αυτού είναι να παρέχει νομικές προϋποθέσεις για τη χρήση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής σε ηλεκτρονικά έγγραφα, με την επιφύλαξη των οποίων η ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή σε ηλεκτρονικό έγγραφο αναγνωρίζεται ως ισοδύναμη με χειρόγραφη υπογραφή σε έντυπο έγγραφο. Ο νόμος αυτός ορίζει τις προϋποθέσεις χρήσης ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής και τα χαρακτηριστικά χρήσης της.

Ομοσπονδιακός νόμος της 2ας Μαΐου 2006 αριθ. 59-FZ «Σχετικά με τη διαδικασία εξέτασης προσφυγών από πολίτες της Ρωσικής Ομοσπονδίας»

Διάταγμα του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 2 Μαΐου 1996 αριθ.

- «Κρατικό σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση», που αναπτύχθηκε από τις αρχειακές υπηρεσίες. Αυτό το έγγραφο είναι ένα σύνολο αρχών και κανόνων που θεσπίζουν ενιαίες απαιτήσεις για την τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης και την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα σε κυβερνητικούς φορείς. Αυτός είναι ένας από τους θεμελιώδεις ομοσπονδιακούς κανονισμούς, που περιέχει ένα σύνολο απαιτήσεων και διατάξεων που συμβάλλουν στην ανάπτυξη ενοποιημένων προσεγγίσεων όχι μόνο στην παραδοσιακή, αλλά και στην αυτοματοποιημένη διαχείριση εγγράφων - διαχείριση πληροφοριών. Το Κρατικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα εξορθολογίζει την οργανωτική δομή της διαχείρισης υποστήριξης τεκμηρίωσης σε οργανισμούς επιλύοντας ζητήματα κατασκευής τυπικών υπηρεσιών προσχολικής εκπαίδευσης και οργανώνοντας την τεχνολογική διαδικασία δημιουργίας και επεξεργασίας τεκμηρίωσης. Η ΓΣΔΟΥ συμβάλλει στην επίλυση σειράς προβλημάτων αυτοματισμού, δημιουργίας και επεξεργασίας εγγράφων και περιλαμβάνει κανονισμούς και κανόνες εθνικής κλίμακας και σημασίας. Ταυτόχρονα, όντας ουσιαστικά ένα κρατικό σύστημα, το σύστημα είναι επίσης προσανατολισμένο στην εφαρμογή σε μη κρατικές δομές σε όλες του τις πτυχές. η απόφαση της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 31ης Οκτωβρίου 2000 No. 1547-r βοηθά στην επίλυση προβλημάτων τεχνολογικής τεκμηρίωσης. Αυτό το πρότυπο καθορίζει τη σύνθεση των λεπτομερειών, τους κανόνες για τη σύνταξη οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων που καταγράφουν αποφάσεις για διοικητικά και οργανωτικά ζητήματα. Η τυπική οδηγία, που επιβάλλει απαιτήσεις για την ενοποίηση στοιχείων τεκμηρίωσης, διευκολύνει σημαντικά τη δημιουργία τυπικών, ενοποιημένων και ενοποιημένων διαδικασιών τόσο για παραδοσιακή όσο και για αυτοματοποιημένη τεκμηρίωση, αποθήκευση και μετάδοση τεκμηριωμένων πληροφοριών. - GOST R 51141-98 «Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί» (εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 27ης Φεβρουαρίου 1998 Αρ. 28). Αυτό το πρότυπο είναι ένα σημαντικό στάδιο για την ενημέρωση της κανονιστικής και μεθοδολογικής βάσης των εργασιών γραφείου και της αρχειοθέτησης σύμφωνα με την ομοσπονδιακή νομοθεσία και το τρέχον επίπεδο ανάπτυξης αυτού του κλάδου. Οι όροι που καθορίζονται από αυτό το πρότυπο πρέπει να χρησιμοποιούνται σε όλους τους τύπους τεκμηρίωσης. Η ουσιαστική βάση του προτύπου αποτελείται από τρεις ενότητες: «Γενικές έννοιες», «Διαχείριση γραφείου» και «Διαχείριση αρχείων» - GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα Συστήματα Τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία της τεκμηρίωσης» (εγκεκριμένο από το διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 03.03.2003 No. 65-st.), το οποίο τέθηκε σε ισχύ σε όλους τους ομοσπονδιακούς κυβερνητικούς φορείς, κυβερνητικούς φορείς των συνιστωσών οντοτήτων του Ρωσική Ομοσπονδία (συμπεριλαμβανομένων των συστατικών οντοτήτων της Ομοσπονδίας που έχουν, μαζί με τη ρωσική γλώσσα, ως κρατική εθνική γλώσσα), φορείς τοπικής αυτοδιοίκησης, σε επιχειρήσεις, οργανισμούς και ενώσεις τους, ανεξάρτητα από την οργανωτική και νομική μορφή και το είδος δραστηριότητας. - «Κατάλογος τυποποιημένων εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών, με ένδειξη περιόδους αποθήκευσης» (εγκρίθηκε από το Roarchive στις 06.10 .2000) περιλαμβάνει έγγραφα που δημιουργούνται κατά την τεκμηρίωση παρόμοιων (κοινών για όλους) λειτουργιών διαχείρισης που εκτελούνται από ιδρύματα, οργανισμούς και επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από τις λειτουργίες τους, το επίπεδο και την κλίμακα δραστηριότητάς τους και τις μορφές ιδιοκτησίας. Ο κατάλογος εξυπηρετεί τους σκοπούς της διατήρησης, οργάνωσης και αναπλήρωσης του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας και προορίζεται για τον προσδιορισμό των περιόδων αποθήκευσης των εγγράφων, την επιλογή τους για μόνιμη αποθήκευση ή καταστροφή. Θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιείται για την προετοιμασία ονοματολογιών υποθέσεων, τη διαμόρφωση υποθέσεων, την ανάπτυξη σχημάτων ταξινόμησης εγγράφων, τη δημιουργία συστημάτων αναζήτησης σε εργασίες γραφείου και την ανάπτυξη καταλόγων τμημάτων.

Βασικοί κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών (εγκρίθηκε με απόφαση του συμβουλίου του Rosarkhiv της 02/06/2002)

Πανρωσικός ταξινομητής τεκμηρίωσης διαχείρισης OK 011-93 (εγκεκριμένο με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 30ης Δεκεμβρίου 1993 αρ. 299)

Οι καθημερινές δραστηριότητες των υπηρεσιών του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ρυθμίζονται από:

· Ρυθμίσεις για την εξυπηρέτηση των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης

· Κανονισμοί για τα διαρθρωτικά τμήματα (εάν υπάρχουν)

· Οδηγίες για την προσχολική αγωγή

· Οδηγίες για την οργάνωση χώρων εργασίας για το προσωπικό εξυπηρέτησης

· Χρονικά πρότυπα για την εκτέλεση εργασιών σε προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα

· Έγγραφα σχεδιασμού και αναφοράς

· Περιγραφές θέσεων εργασίας του προσωπικού εξυπηρέτησης.

Η κοινωνική πτυχή της εργασίας γραφείου μπορεί να εξεταστεί στο πλαίσιο της εφαρμογής του ομοσπονδιακού νόμου της 2ας Μαΐου 2006 αριθ. 59-FZ «Σχετικά με τη διαδικασία εξέτασης προσφυγών από πολίτες της Ρωσικής Ομοσπονδίας», ο οποίος ρυθμίζει τη διαδικασία για τους πολίτες προσφυγές σε κρατικούς φορείς και τοπικές αρχές και τη διαδικασία εξέτασης των προσφυγών των πολιτών από αυτούς τους φορείς και υπαλλήλους. Έκκληση πολίτη - γραπτή πρόταση, δήλωση ή καταγγελία που αποστέλλεται σε κρατικό φορέα, φορέα τοπικής αυτοδιοίκησης ή υπάλληλο, καθώς και προφορική έκκληση πολίτη σε κρατικό φορέα, φορέα τοπικής αυτοδιοίκησης. Η έγγραφη προσφυγή ενός πολίτη πρέπει να περιλαμβάνει το επίθετο, το όνομα και το πατρώνυμο του και την ταχυδρομική διεύθυνση στην οποία θα σταλεί η απάντηση εντός 30 ημερολογιακών ημερών, την προσωπική υπογραφή του πολίτη και την ημερομηνία της προσφυγής. Ταυτόχρονα, διαπιστώνεται ότι οι προσφυγές που λαμβάνονται «μέσω πληροφοριακών συστημάτων του κοινού» υπόκεινται σε εξέταση με τον τρόπο που ορίζει ο παρών Νόμος.

4. Υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.

Τα κύρια καθήκοντα και οι λειτουργίες του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Η υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση πραγματοποιείται από ειδική υπηρεσία, που λειτουργεί ως ανεξάρτητη δομική μονάδα. Αυτό μπορεί να είναι: διοίκηση επιχειρήσεων, γενικό τμήμα, γραφείο ή γραμματεία. Σε μικρούς οργανισμούς, όπου ο όγκος των εγγράφων που υποβάλλονται σε επεξεργασία είναι μικρός και η δημιουργία μιας τέτοιας υπηρεσίας δεν είναι πρακτική, όλες οι εργασίες για την υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση εκτελούνται από τη γραμματέα του διευθυντή ή έναν υπάλληλο που έχει διατεθεί ειδικά για αυτήν την εργασία.

Η υποστήριξη τεκμηρίωσης για τις δραστηριότητες διαχείρισης ενός οργανισμού είναι η πιο σημαντική λειτουργία υπηρεσίας της διοίκησης, η ορθολογική οργάνωση της οποίας καθορίζει την ταχύτητα και την ποιότητα της λήψης αποφάσεων διαχείρισης και την αποτελεσματικότητα του οργανισμού στο σύνολό του.
Η επιλογή της οργανωτικής μορφής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος εξαρτάται από την απόφαση της διοίκησης και του ίδιου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος. Ο κανονισμός της επιλεγμένης μορφής εργασίας με έγγραφα κατοχυρώνεται στις οδηγίες για εργασίες γραφείου.
Στις σύγχρονες συνθήκες, όταν η εργασία με τεκμηρίωση διαχείρισης σε πολλά ιδρύματα βασίζεται στην τεχνολογία υπολογιστών, οι λειτουργίες της υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης δεν περιορίζονται μόνο στην οργάνωση της ροής εγγράφων του ιδρύματος, την καταγραφή εγγράφων και την παρακολούθηση της εκτέλεσής τους. Η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης εμπλέκεται άμεσα στον καθορισμό καθηκόντων στην ανάπτυξη αυτοματοποιημένων πληροφοριακών συστημάτων για εργασία με έγγραφα, στην εξασφάλιση πρόσβασης σε πληροφορίες και προστασία πληροφοριών, στη βελτίωση της εργασίας με έγγραφα.

Έτσι, η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης επιλύει το κύριο σύνολο εργασιών:
1) εξασφάλιση τεκμηρίωσης των δραστηριοτήτων διαχείρισης.
2) οργάνωση της εργασίας με έγγραφα στο ίδρυμα.

3) βελτίωση των εντύπων και των μεθόδων εργασίας με έγγραφα.
Τα καθήκοντα που αντιμετωπίζει η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης καθορίζουν τις λειτουργίες της.
1. Τα καθήκοντα διασφάλισης της τεκμηρίωσης των δραστηριοτήτων διαχείρισης μπορούν να επιλυθούν εκτελώντας τις ακόλουθες λειτουργίες:
- ανάπτυξη και σχεδιασμός εντύπων, διασφαλίζοντας την παραγωγή τους.
- εξασφάλιση της παραγωγής εγγράφων, της αντιγραφής και της αντιγραφής·
- ποιοτικός έλεγχος προετοιμασίας και εκτέλεσης εγγράφων, συμμόρφωση με την καθιερωμένη διαδικασία έγκρισης και πιστοποίηση εγγράφων.
2. Τα καθήκοντα οργάνωσης της εργασίας με έγγραφα σε ένα ίδρυμα επιλύονται εκτελώντας τις ακόλουθες λειτουργίες:

Καθιέρωση ενιαίας διαδικασίας για τη διαβίβαση εγγράφων (θεσμική ροή εγγράφων).

Επεξεργασία προώθησης εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων.

Καταχώρηση και λογιστική των εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων.

Έλεγχος της εκτέλεσης εγγράφων.

Συστηματοποίηση εγγράφων, διασφάλιση της αποθήκευσης και χρήσης τους.

Οργάνωση της εργασίας με εκκλήσεις πολιτών.

Διασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριών.

3. Τα καθήκοντα βελτίωσης μορφών και μεθόδων εργασίας με έγγραφα περιλαμβάνουν την εκτέλεση των ακόλουθων λειτουργιών:

Ανάπτυξη και αναθεώρηση κανονιστικών, εκπαιδευτικών, μεθοδολογικών εγγράφων και γνωστοποίηση των εργαζομένων του οργανισμού·

Μεθοδολογική καθοδήγηση και έλεγχος της συμμόρφωσης με τους καθιερωμένους κανόνες για την εργασία με έγγραφα στα δομικά τμήματα του οργανισμού.

Βελτίωση των προσόντων των εργαζομένων του οργανισμού και διαβούλευση με αυτούς σε θέματα εργασίας με έγγραφα.

Βελτιστοποίηση της τεκμηρίωσης του οργανισμού, εκτέλεση εργασιών για την ενοποίηση εγγράφων, ανάπτυξη ενός Φύλλου Χρόνου και του Λευκώματος των εντύπων εγγράφων που χρησιμοποιούνται στις δραστηριότητες του οργανισμού.

Ανάπτυξη και εφαρμογή νέων μορφών και μεθόδων εργασίας με έγγραφα, βελτίωση της ροής εγγράφων του οργανισμού, αύξηση της εκτελεστικής πειθαρχίας.

Ορισμός εργασιών για την ανάπτυξη και τη βελτίωση αυτοματοποιημένων συστημάτων πληροφοριών και βάσεων δεδομένων για εργασία με έγγραφα.

5. Δομή των υπηρεσιών τεκμηρίωσης διαχείρισης και οι λειτουργίες τους.

1. Διοίκηση επιχειρήσεων.

2. Γραφείο.

3. Γενικό τμήμα.

4. Γραμματέας.

Η διαχείριση υποθέσεων δημιουργείται σε υπουργεία και υπηρεσίες ως δομή στην οποία πραγματοποιείται η εργασία με έγγραφα και ως φορέας παρακολούθησης και συντονισμού των εργασιών γραφείου στην κεντρική υπηρεσία του κλάδου. Όντας, στην πραγματικότητα, μια δομική μονάδα του οργανισμού, η διοίκηση επιχειρήσεων, με τη σειρά της, χωρίζεται στις ακόλουθες τυπικές δομικές μονάδες:

1. Η Γραμματεία είναι μια δομική μονάδα που δημιουργήθηκε για να εξυπηρετεί τη διοίκηση του οργανισμού. Περιλαμβάνει: ρεσεψιόν; γραμματεία του επικεφαλής και γραμματείες των αναπληρωτών προϊσταμένων· γραμματεία του συμβουλίου· γραφείο πρωτοκόλλου.

Τα καθήκοντα της γραμματείας περιλαμβάνουν: προκαταρκτική εξέταση και προετοιμασία για αναφορά στον επικεφαλής των εγγράφων που ελήφθησαν στο όνομά του. προετοιμασία, υπό τη διεύθυνση του διαχειριστή έργου, μεμονωμένων εγγράφων και ο συντονισμός τους με τα λειτουργικά δομικά τμήματα του οργανισμού· υπηρεσίες οργάνωσης και τεκμηρίωσης για συναντήσεις που πραγματοποιεί ο διευθυντής, τεκμηριώνοντας τις δραστηριότητες των συλλογικών οργάνων διαχείρισης.

2. Το τμήμα εξορθολογισμού των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης (δισκογραφική εργασία) είναι ένα κέντρο βελτίωσης των προσχολικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, ένα μεθοδολογικό κέντρο.

Οι λειτουργίες του περιλαμβάνουν: ανάπτυξη και εφαρμογή μέτρων για τη βελτίωση της τεχνολογίας διαχείρισης γραφείου. ανάπτυξη κανονιστικής και μεθοδολογικής υποστήριξης για εργασίες γραφείου (κανονισμοί, οδηγίες, κανόνες, κανονισμούς, κάρτες αναφοράς ενοποιημένων εντύπων κ.λπ.) ανάπτυξη βιβλίων αναφοράς ταξινόμησης (ονοματολογία υποθέσεων, ταξινομητές, κατάλογοι εγγράφων με περιόδους αποθήκευσης).

3. Γραφείο, το οποίο, με τη σειρά του, χωρίζεται σε: αποστολή, γραφείο αλληλογραφίας, γραφείο λογιστικής και εγγραφής εγγράφων, κέντρο πληροφορικής για την επεξεργασία και την αναπαραγωγή κειμένων εγγράφων.

4. Τμήμα Γραμμάτων

5. Κεντρικό αρχείο

6. Επιθεώρηση

Το γραφείο, όπως και άλλες οργανωτικές δομές της υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης, δημιουργείται σε επιχειρήσεις, οργανισμούς έρευνας και ανάπτυξης και ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα. Η δομή του γραφείου περιλαμβάνει συνήθως τα ακόλουθα τμήματα (τμήματα, τομείς, ομάδες): 1. Το Expedition είναι ένας εξειδικευμένος χώρος που λαμβάνει και αποστέλλει τεκμηρίωση και αλληλογραφία μέσω ταχυδρομείου και courier.
2. Διεύθυνση λογιστικής και καταχώρισης εγγράφων, τα καθήκοντα του οποίου περιλαμβάνουν καταχώριση εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων, παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους αποδεκτούς κανόνες για την εκτέλεση εγγράφων, δημιουργία και διατήρηση συστοιχίας αναφοράς και πληροφοριών.
3. Η ομάδα ελέγχου (γραφείο, επιθεώρηση, τμήμα) παρακολουθεί τον χρόνο εκτέλεσης των προφορικών εντολών του διευθυντή, αναλύει την πειθαρχία απόδοσης και ενημερώνει τη διοίκηση για την πρόοδο εκτέλεσης των εγγράφων και των οδηγιών.
4. Η ομάδα επιστολών (εκκλήσεις πολιτών) είναι υπεύθυνη για την παραλαβή και τη λήψη υπόψη προτάσεων, αιτήσεων και καταγγελιών πολιτών. Οι λειτουργίες του είναι οι εξής:
- προετοιμασία προσφυγών για εξέταση από τη διοίκηση.
- έλεγχος του χρόνου προετοιμασίας των εγγράφων απάντησης στα δομικά τμήματα του οργανισμού.

Ενημέρωση των αιτούντων σχετικά με τα αποτελέσματα της εξέτασης των προσφυγών τους·

Οργάνωση υποδοχής πολιτών για προσωπικά θέματα από τη διοίκηση του οργανισμού.
5. Η ομάδα προετοιμασίας εγγράφων εκτυπώνει ξανά έγγραφα από προσχέδια, διαβάζει και επεξεργάζεται κείμενα εγγράφων και καταγράφει την εργασία που εκτελείται.
6. Ένα γραφείο αντιγραφής, κατά κανόνα, πραγματοποιείται σε εκείνους τους οργανισμούς των οποίων οι δραστηριότητες περιλαμβάνουν τη διανομή μεγάλων ποσοτήτων κανονιστικής ή διοικητικής τεκμηρίωσης. Τα καθήκοντα του γραφείου περιορίζονται στην αντιγραφή εγγράφων, την αναπαραγωγή κειμένων εγγράφων, την προετοιμασία διαφημιστικού υλικού, φυλλαδίων και μπροσούρων.
7. Αρχεία του οργανισμού - λαμβάνει ολοκληρωμένες υποθέσεις και προετοιμάζεται για αποθήκευση από δομικές μονάδες, τους παρέχει μεθοδολογική βοήθεια, τηρεί αρχεία και αποθηκεύει έγγραφα, παρακολουθεί τη συμμόρφωση με τους κανόνες για τη δημιουργία, αποθήκευση και χρήση αρχείων σε δομικές μονάδες, προετοιμάζει αρχεία για μεταφορά σε κρατική αποθήκευση.
Το γενικό τμήμα είναι υπηρεσία εργασίας με έγγραφα σε εκτελεστικές αρχές και εκτελεστικές δομές (δημαρχείο, νομός, δήμος) της τοπικής αυτοδιοίκησης.

Στα γενικά τμήματα, δημιουργούνται συνήθως οι ίδιες περιοχές που είναι τυπικές για το γραφείο, αλλά μονάδες όπως το τμήμα πρωτοκόλλου, η ομάδα επιστολών και η υποδοχή συνδέονται εδώ. Η παρουσία αυτών των δομών εξηγείται από τις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας, τη φύση των διαδικασιών διαχείρισης, τη διαδικασία λήψης αποφάσεων και τις ιδιαιτερότητες της τεκμηρίωσης σε αυτά τα ιδρύματα.

Η ομάδα πρωτοκόλλου δημιουργείται ως μέρος ιδρυμάτων που έχουν στη δομή τους ένα μόνιμο συλλογικό όργανο. Εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

Προετοιμασία σχεδίων κανονιστικών και διοικητικών εγγράφων (επιμέλεια, εκτέλεση και έκδοση), επιστολές, πιστοποιητικά, ο συντονισμός τους με τα διαρθρωτικά τμήματα.

Ανάλυση εγγράφων που συντάσσονται από διαρθρωτικά τμήματα.

Προετοιμασία γνωμοδοτήσεων για έγγραφα που καταρτίζονται από διαρθρωτικά τμήματα.

Οργάνωση και διεξαγωγή συνεδριάσεων του συλλογικού οργάνου, τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων τους.

Ο γραμματέας του ιδρύματος εκτελεί όλες τις εργασίες με έγγραφα σε μικρά ιδρύματα και οργανισμούς που δεν έχουν εσωτερική οργανωτική δομή.

Έτσι, τα τρέχοντα κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα ρυθμίζουν το όνομα και την κατά προσέγγιση δομή της υπηρεσίας προσχολικής εκπαίδευσης των κρατικών επιχειρήσεων, ιδρυμάτων και οργανισμών. Όσον αφορά τις μη κρατικές δομές, η απόφαση για τη δημιουργία μιας υπηρεσίας, το όνομα και την εσωτερική της δομή λαμβάνεται από την ηγεσία του οργανισμού. Στις κοινοπραξίες το θέμα αυτό αποφασίζεται από το διοικητικό συμβούλιο, στις ανώνυμες εταιρείες - από το ιδρυτικό συνέδριο, στις συνεταιριστικές δομές - από τη γενική συνέλευση των μελών του συνεταιρισμού.

6. Διαφορές μεταξύ της έννοιας της «υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση» (DOU) και της έννοιας της «εργασίας γραφείου»

Οι όροι "εργασία γραφείου" και "υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση" καθορίζονται από το GOST R 51141-98 "Εργασία γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί» ως συνώνυμα που ορίζουν τον κλάδο δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση της εργασίας με επίσημα έγγραφα. Αλλά αν κοιτάξουμε την ιστορία και τον χρόνο προέλευσης αυτών των όρων, μπορούμε να βρούμε κάποιες διαφορές μεταξύ τους.

Έτσι, ο όρος "εργασία γραφείου" προέκυψε στη Ρωσία, σύμφωνα με τα λεξικά της ρωσικής γλώσσας, στο δεύτερο μισό του 17ου αιώνα και προέρχεται από τις φράσεις "διαδικασία υπόθεσης" και "υπόθεση" εκείνη την εποχή σήμαινε δικαστική ή διοικητικό ζήτημα που επιλύεται από διοικητικό όργανο. Δηλαδή, εκείνη την εποχή, η εργασία γραφείου ονομαζόταν, πρώτα απ 'όλα, η εξέταση και η επίλυση δικαστικών και διοικητικών θεμάτων, τα οποία ήταν άρρηκτα συνδεδεμένα με την προετοιμασία των επιχειρηματικών εγγράφων και τη συνεργασία με αυτά. Σταδιακά, οι ορισμοί των όρων άλλαξαν. Αργότερα, ο όρος "υπόθεση" άρχισε να χρησιμοποιείται με την έννοια "μια συλλογή εγγράφων που σχετίζονται με οποιοδήποτε θέμα" και "εργασία γραφείου" άρχισε να ονομάζεται ολόκληρο το σύνολο εργασιών που σχετίζονται με την τεκμηρίωση της επιχείρησης. Επί του παρόντος, οι έννοιες και των δύο αυτών όρων - "εργασία γραφείου" και "επιχείρηση" - κατοχυρώνονται στο GOST R 51141-98.

Ο όρος «υποστήριξη εγγράφων για διαχείριση» άρχισε να χρησιμοποιείται γύρω στα μέσα της δεκαετίας του 1970, όταν η τεχνολογία των υπολογιστών άρχισε να εισάγεται στον τομέα της εργασίας με έγγραφα και εμφανίστηκαν νέες τεχνολογίες πληροφοριών. Ο σκοπός του νέου όρου ήταν να αντικατοπτρίζει τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας στις διαδικασίες τεκμηρίωσης πληροφοριών και εργασίας με έγγραφα. Παρά το γεγονός ότι εισήχθη ένας νέος όρος - "υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση", ο παλιός - "γραφειοκρατία" - δεν έπαψε να χρησιμοποιείται. Πιθανοί λόγοι για τους οποίους δεν αντικαταστάθηκαν οι όροι:

Ο νέος όρος είναι λιγότερο βολικός στη χρήση, καθώς αποτελείται από μια φράση τριών λέξεων και η συντομογραφία του (DOU) δεν είναι απολύτως σαφής και δεν είναι μοναδική (για παράδειγμα, το DOU είναι ένα προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα),

Ο όρος «εργασία γραφείου» είναι κατανοητός σε όλους και προφέρεται εύκολα.

Ως αποτέλεσμα, σύμφωνα με το GOST R 51141-98, μπορούν επί του παρόντος να χρησιμοποιηθούν και οι δύο όροι. Αλλά ο όρος "υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση" δίνει έμφαση στην πληροφορία και την τεχνολογική συνιστώσα στη σύγχρονη οργάνωση της εργασίας γραφείου και χρησιμοποιείται καλύτερα όταν μιλάμε για τεχνολογίες υπολογιστών για εργασία με έγγραφα. Ο όρος «εργασία γραφείου» χρησιμοποιείται κυρίως για να περιγράψει την οργανωτική πλευρά και τις παραδοσιακές μεθόδους εργασίας με έγγραφα.

7. Η σχέση μεταξύ των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης και της αυτοματοποιημένης τεχνολογίας επεξεργασίας εγγράφων

Στενά συνδεδεμένο με το πρόβλημα του ηλεκτρονικού εγγράφου είναι το πρόβλημα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας. Επί του παρόντος, διάφορες εταιρείες έχουν αναπτύξει και εφαρμόσει ένα μεγάλο αριθμό αυτοματοποιημένων συστημάτων διαχείρισης εγγράφων (ADMS), που χαρακτηρίζονται από συγκεκριμένες προσεγγίσεις και μέσα υλοποίησης υπολογιστών και επικοινωνίας. Δυστυχώς, αυτές οι εξελίξεις στερούνται ενιαίας ορολογίας. Τα προϊόντα των εταιρειών ανάπτυξης φέρουν ονομασίες όπως: σύστημα αυτοματισμού εγγράφων, σύστημα υπολογιστή για αυτοματισμό γραφείου και ροή εγγράφων, σύστημα διαχείρισης γραφείου, σύστημα διαχείρισης κατανεμημένων εγγράφων, ηλεκτρονικό αρχείο κ.λπ. Η ποικιλομορφία στα ονόματα των ανεπτυγμένων και αναπτυγμένων συστημάτων δείχνει μόνο ότι σήμερα αυτός ο τομέας της αγοράς πληροφοριών δεν έχει ακόμη διαμορφωθεί ως ανεξάρτητο τμήμα και σε ορισμένες περιπτώσεις, τα προϊόντα ASUD εμφανίζονται ως σχετικές εξελίξεις ή ως υποπροϊόν κατά την επίλυση άλλα πιο σύνθετα προβλήματα. Ωστόσο, ο αριθμός των ASUD αυξάνεται αρκετά γρήγορα.

Τα κύρια λειτουργικά μέρη (εξαρτήματα) ενός συστήματος αυτοματισμού γραφείου στη διαχείριση οργανισμών:

Εργαλεία και κανόνες για τη δημιουργία εγγράφων.

Διατήρηση του ηλεκτρονικού τους αρχείου.

Υποστηρίζει τη ροή εγγράφων και ταυτόχρονα βασίζεται σε πλατφόρμες λογισμικού και υλικού της επιχείρησης.

Θετικές πτυχές της εφαρμογής ενός αυτοματοποιημένου συστήματος στη διαχείριση τεκμηρίωσης:

1. Μια ενοποιημένη, διαμορφωμένη, αυστηρά ρυθμιζόμενη τεχνολογία διαχείρισης γραφείου εισάγεται σε όλα τα τμήματα και στον οργανισμό συνολικά.

2. Ο οργανισμός γίνεται απόλυτα διαχειρίσιμος. Καθίσταται δυνατή η απάντηση σε οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με έγγραφα και εκτελεστές, η ανάλυση και η διαχείριση δραστηριοτήτων τεκμηρίωσης.

3. Δεδομένου ότι ένα δίκτυο υπολογιστών μπορεί να καλύπτει όχι μόνο το κεντρικό γραφείο ενός οργανισμού, αλλά και τα γεωγραφικά απομακρυσμένα τμήματα του, η δυνατότητα ελέγχου μπορεί να επεκταθεί σε ολόκληρη τη γεωγραφικά κατανεμημένη δομή του οργανισμού.

4. Ένα σύστημα αυτοματισμού γραφείου, στην πραγματικότητα, είναι φορέας αυστηρά επισημοποιημένων και αυστηρά τεκμηριωμένων τεχνολογικών πληροφοριών σχετικά με τους κανόνες και τις διαδικασίες για την εργασία με έγγραφα. Ως αποτέλεσμα, η εξάρτηση του οργανισμού από το προσωπικό ως φυσικό φορέα τεχνολογικών γνώσεων και κανόνων για την εργασία με έγγραφα μειώνεται.

5. Η διέλευση εγγράφων μέσω του οργανισμού επιταχύνεται, ειδικά κατά την οργάνωση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

6. Μειώνεται η ένταση εργασίας της εργασίας γραφείου. Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι η ανάγκη εισαγωγής πλήρων και ακριβών πληροφοριών σχετικά με ένα έγγραφο, ας πούμε, κατά την αρχική καταχώρισή του, μπορεί να απαιτεί πρόσθετη προσπάθεια σε ορισμένους χώρους εργασίας, ενώ η ένταση εργασίας σε άλλους χώρους εργασίας που χρησιμοποιούν αυτές τις πληροφορίες μπορεί να είναι μειωθεί αρκετές φορές.

7. Ένα ποιοτικό κέρδος επιτυγχάνεται με την οργάνωση μιας ενοποιημένης ροής ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ των οργανισμών, καθώς εξαφανίζονται εντελώς τα προβλήματα που σχετίζονται με την παραγωγή και την αποστολή έντυπων εγγράφων και στη συνέχεια την επανεισαγωγή των λεπτομερειών και των κειμένων των ληφθέντων εγγράφων.

Λόγω του ανεπαρκούς επιπέδου της κυβερνητικής ρύθμισης, υπάρχουν μεγάλες ατομικές διαφορές στην οργάνωση της εργασίας γραφείου σε διάφορα ιδρύματα, ιδίως, ακόμη και κατά την εκτέλεση τεχνολογικών εργασιών με έγγραφα (από την εγγραφή έως την εκτύπωση). Ως αποτέλεσμα, είναι απαραίτητο να υλοποιούνται κάθε φορά ακριβά μεμονωμένα έργα για κάθε οργανισμό. Ακόμη περισσότερα προβλήματα με τα «προσαρμοσμένα» συστήματα προκύπτουν κατά τα στάδια λειτουργίας και ανάπτυξης αυτών των συστημάτων. Αλληλεπιδράσεις μεταξύ διαφορετικών οργανισμών.

Η χρήση νέων τεχνολογιών πληροφοριών στον τομέα των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης καθιστά δυνατή την αντιμετώπιση της εργασίας γραφείου ως αποτελεσματικού και ευέλικτου εργαλείου για την εφαρμογή διαφόρων τύπων καινοτομιών σε αυτόν τον τομέα.

Τα αυτοματοποιημένα εκπαιδευτικά συστήματα προσχολικής ηλικίας σάς επιτρέπουν να λύσετε το βασικό ζήτημα της εργασίας γραφείου. Σας επιτρέπουν να εφαρμόσετε οποιονδήποτε βαθμό αποκέντρωσης των εργασιών γραφείου, ενώ ταυτόχρονα εξασφαλίζουν κεντρική λογιστική και έλεγχο. Σε σημείο που κάθε ειδικός μπορεί ανεξάρτητα, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του, να καταχωρεί έγγραφα και να τα στέλνει για περαιτέρω εργασία, ενώ βρίσκεται υπό τον πλήρη έλεγχο των διευθυντών του. Έτσι, ο οργανισμός μπορεί να ξαναχτίσει δυναμικά τη δομή του χωρίς να χάσει τον έλεγχο.

Δημιουργούνται οι προϋποθέσεις για την εφαρμογή αποτελεσματικότερων σχημάτων διαχείρισης. Στην παραδοσιακή πρακτική, τα έγγραφα σε οργανωτικές μονάδες, είτε τοπικές είτε απομακρυσμένες, αποστέλλονται από τον επικεφαλής του οργανισμού στον επικεφαλής της μονάδας σε συγκεκριμένους εκτελεστές. Αυτό επιτρέπει στον διευθυντή κάθε επιπέδου να ελέγχει αποτελεσματικά τις δραστηριότητες των υπαλλήλων του, ωστόσο, οι μακριές και συχνά επίσημες αλυσίδες μειώνουν απότομα την αποτελεσματικότητα της διοίκησης. Ένα σωστά κατασκευασμένο AS DOW σάς επιτρέπει να στέλνετε έγγραφα απευθείας στα άτομα που θα εκτελούν εντολές, ενώ οι διαχειριστές διατηρούν τον πλήρη έλεγχο τόσο της διέλευσης της ίδιας της παραγγελίας όσο και της εκτέλεσής της.

Υπάρχουν προϋποθέσεις για την οργάνωση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στο βαθμό που ο ίδιος ο οργανισμός είναι έτοιμος. Ένα σωστά κατασκευασμένο σύστημα θα λειτουργεί τόσο με δεδομένα για τη διέλευση και την εκτέλεση εγγράφων (ανεξάρτητα από το αν είναι έντυπα ή ηλεκτρονικά), όσο και με τα ίδια τα ηλεκτρονικά έγγραφα στα οποία σχετίζονται αυτά τα δεδομένα. Η συμπερίληψη ηλεκτρονικών εγγράφων στον κύκλο εργασιών γραφείου σάς επιτρέπει να μεταβείτε σε ένα ποιοτικά νέο επίπεδο εργασίας με έγγραφα.

Η χρήση εργαλείων αυτοματισμού γραφείου μπορεί να προσφέρει εξοικονόμηση κόστους εργασίας και υλικού για την εργασία με έγγραφα: το αποτέλεσμα οφείλεται στην ενοποίηση των δραστηριοτήτων τεκμηρίωσης του οργανισμού και στη μείωση της εξάρτησης από την ατομική τεχνολογική εμπειρία του προσωπικού: μείωση των χρονικών κύκλων για εργασία με έγγραφα και δημιουργία ενός ενιαίου χώρου εγγράφων και πλήρης έλεγχος της εγγραφής και της κυκλοφορίας των εγγράφων και της πειθαρχίας απόδοσης.

8. Επιστημονική οργάνωση του διευθυντικού έργου ως παράγοντας αύξησης της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης και της εργασίας γραφείου

Η τήρηση αρχείων είναι μια από τις λειτουργίες διαχείρισης που βασίζεται στην επιστημονική οργάνωση με τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας και ζούμε σε μια εποχή επιστημονικής προόδου, όπου όλα βασίζονται στη βελτίωση των νέων τεχνολογιών, που μας βοηθούν περαιτέρω στο έργο μας.

Η επιστημονική οργάνωση της εργασίας είναι μια τέτοια οργάνωση εργασίας στην οποία η πρακτική εφαρμογή συγκεκριμένων δραστηριοτήτων προηγείται από μια ενδελεχή επιστημονική ανάλυση των εργασιακών διαδικασιών και των συνθηκών εφαρμογής τους, και τα ίδια τα πρακτικά μέτρα βασίζονται στα επιτεύγματα της σύγχρονης επιστήμης και των καλύτερων πρακτική. Έτσι, οι όροι "επιστημονική οργάνωση της εργασίας" και "εργατική οργάνωση" εκφράζουν την ουσία του ίδιου φαινομένου (διαδικασία) και η διαφορά μεταξύ αυτών των εννοιών καθορίζεται κυρίως από τη μέθοδο, την προσέγγιση για την επίλυση των ίδιων προβλημάτων, την κατάσταση το σύστημα αλληλεπίδρασης των εργατών μεταξύ τους και με τα μέσα παραγωγής στη διαδικασία της εργασιακής δραστηριότητας. Εάν η παραγωγή είναι ευαίσθητη σε οτιδήποτε νέο εμφανίζεται στον τομέα της οργάνωσης της εργασίας, και το εισάγει συστηματικά στην πρακτική της, τότε έχουμε το δικαίωμα να μιλάμε για επιστημονική οργάνωση της εργασίας (SLO). Μια επιστημονική προσέγγιση στην οργάνωση της εργασίας καθιστά δυνατό τον καλύτερο συνδυασμό εξοπλισμού και ανθρώπων στην παραγωγική διαδικασία, διασφαλίζει την αποτελεσματικότερη χρήση των υλικών και οικονομικών πόρων, μειώνει την ένταση της εργασίας και αυξάνει την παραγωγικότητα της εργασίας. Αποσκοπεί στη διατήρηση της υγείας των εργαζομένων και στον εμπλουτισμό του περιεχομένου της εργασίας τους. Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του NOT είναι η εστίασή του στην επίλυση αλληλένδετων ομάδων προβλημάτων: «οικονομικά (εξοικονόμηση πόρων, βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων, αύξηση της αποδοτικότητας της παραγωγής), «ψυχοφυσιολογική (βελτίωση του εργασιακού περιβάλλοντος, εναρμόνιση ψυχοφυσιολογικού στρες σε ένα άτομο, μείωση της σοβαρότητας και νευροψυχική ένταση της εργασίας); "κοινωνική (αύξηση της ποικιλίας της εργασίας, το περιεχόμενό της, το κύρος, η εξασφάλιση πλήρους αμοιβής). Η ανάπτυξη ιδεών για τα καθήκοντα του NOT είναι διατάξεις για τις λειτουργίες του, δηλαδή τα ειδικά χαρακτηριστικά της εκδήλωσης του NOT στο η επιχείρηση, ο αντίκτυπός της στις διάφορες πτυχές της παραγωγής Η κατηγορία "λειτουργία" παρέχει την ευκαιρία να προσδιοριστούν τα γενικά καθήκοντα του NOT, να επισημανθούν σε καθένα από αυτά οι ειδικές κατευθύνσεις επιρροής του NOT στην παραγωγή και το υποκείμενο - άνθρωπο, για να προσδιοριστούν θεμελιώδεις διαφορές μεταξύ της επιστημονικής και της «συμβατικής» οργάνωσης της εργασίας, η οποία συχνά χάνει σημαντικά σημεία στην οργάνωση της εργασιακής δραστηριότητας, η οποία είναι γεμάτη απώλειες για την παραγωγή.

Η τελευταία περίσταση πρέπει να τονιστεί ιδιαίτερα. Συχνά μπορεί κανείς να συναντήσει την άποψη ότι η λέξη «επιστημονική» είναι περιττή στην έννοια της «επιστημονικής οργάνωσης της εργασίας». Ορισμένοι συγγραφείς πιστεύουν μάλιστα ότι δεν μπορεί να υπάρξει καθόλου μια μη επιστημονική οργάνωση της εργασίας και επομένως η έννοια της οργάνωσης της εργασίας προϋποθέτει ήδη την επιστημονική της φύση. Δεν μπορούμε να συμφωνήσουμε με μια τέτοια άποψη. Η έννοια της «επιστημονικής οργάνωσης της εργασίας» προέκυψε και καθιερώθηκε στην καθημερινή ζωή ως αντίθεση, σε αντίθεση με κάθε τι αυθόρμητο, τυχαίο, ρουτίνα στην οργάνωση της εργασίας, που είναι ακόμα αρκετά συνηθισμένο στην παραγωγή. Η λέξη «επιστημονικός» δίνει μια ποιοτική περιγραφή της οργάνωσης της εργασίας.

Σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 51 του Αστικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ένας οργανισμός θεωρείται ότι δημιουργήθηκε από τη στιγμή της κρατικής εγγραφής του. Από αυτήν ακριβώς τη στιγμή, προκύπτουν πολιτικά δικαιώματα που αντιστοιχούν στους στόχους των δραστηριοτήτων μιας δεδομένης νομικής οντότητας και στις ευθύνες που συνδέονται με αυτές τις δραστηριότητες. Η οργάνωση και η εγγραφή της εργασιακής δραστηριότητας είναι υποχρεωτική τόσο για νομικό πρόσωπο όσο και για μεμονωμένο επιχειρηματία.

Σε μια σύγχρονη επιχείρηση με πολύπλοκες τεχνολογικές διαδικασίες και μεγάλο αριθμό εργαζομένων, είναι απαραίτητη μια ορθολογική οργάνωση της εργασιακής διαδικασίας. Η οργάνωση εργασίας σε μια επιχείρηση είναι ένα σύστημα μέτρων που στοχεύουν στη δημιουργία των πιο ευνοϊκών συνθηκών για την αποτελεσματική χρήση του χρόνου εργασίας, των υλικών και του εξοπλισμού προς όφελος της ανάπτυξης της παραγωγής, της αύξησης της παραγωγικότητας της εργασίας και της δημιουργίας κανονικών, υγιεινών συνθηκών εργασίας.

Υπό λειτουργική έννοια, η οργάνωση της εργασίας σε μια επιχείρηση είναι η δραστηριότητα δημιουργίας και αλλαγής της σειράς αλληλεπίδρασης των εργαζομένων με τα μέσα παραγωγής και μεταξύ τους προκειμένου να επιτευχθεί ένας προκαθορισμένος στόχος της εργασιακής δραστηριότητας.

Βασικά στοιχεία της εργατικής οργάνωσης:

1. Καταμερισμός εργασίας - ανάθεση σε κάθε υπάλληλο και κάθε τμήμα των αρμοδιοτήτων, των λειτουργιών, των ειδών εργασίας, των τεχνολογικών λειτουργιών.

2. Εργατική συνεργασία - καθιέρωση συστήματος παραγωγικών σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων.

3. Οριοθέτηση - θέσπιση επιστημονικά βασισμένων προτύπων για το κόστος εργασίας για την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας.

4. Οργάνωση χώρων εργασίας - ορθολογική διευθέτησή τους μέσω εξοπλισμού και διάταξης.

5. Οργάνωση εξυπηρέτησης χώρου εργασίας - εργασιακής συνεργασίας μεταξύ κύριων υπαλλήλων και υπαλλήλων βοηθητικών υπηρεσιών και τμημάτων.

6. Ανάπτυξη ορθολογικών τρόπων εκτέλεσης της εργασίας.

7. Δημιουργία ασφαλών και υγιεινών συνθηκών εργασίας.

8. Επιλογή, εκπαίδευση, μετεκπαίδευση και προχωρημένη εκπαίδευση προσωπικού.

9. Οργάνωση πληρωμών και υλικών κινήτρων για εργασία.

10. Ενίσχυση εργασιακής πειθαρχίας, υποστήριξη της εργασιακής δραστηριότητας και της δημιουργικής πρωτοβουλίας.

11. Προγραμματισμός και λογιστική εργασία - διενεργείται για τον καθορισμό του αναγκαίου συνολικού κόστους εργασίας, του αριθμού προσωπικού και της μισθοδοσίας.

Οι οργανωτικές συνθήκες εργασίας δεν επηρεάζουν μόνο την παραγωγικότητα, αλλά και την υγεία και την απόδοση του εργαζομένου.

Η οργάνωση της εργασίας του προσωπικού σε επιχειρήσεις και οργανισμούς συνεπάγεται συγκεκριμένες μορφές και μεθόδους σύνδεσης ανθρώπων και εξοπλισμού στην εργασιακή διαδικασία.

Η διαχείριση εργασίας προσωπικού είναι μια ολόκληρη επιστήμη που εμπλουτίζεται συνεχώς με νέα δεδομένα και παρακολουθεί τις βέλτιστες πρακτικές νέων οργανωτικών λύσεων.

Η ορθολογική οργάνωση της εργασίας του προσωπικού είναι η μείωση του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας, η εξάλειψη των περιττών μετακινήσεων των εργαζομένων, η παροχή καλών συνθηκών εργασίας και η μείωση του άγχους και της κούρασης των εργαζομένων, η όσο το δυνατόν πιο οικονομική χρήση του χώρου και η μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας του προσωπικού. Οι συνθήκες εργασίας που προβλέπονται στη σύμβαση εργασίας πρέπει να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις προστασίας της εργασίας. Το άρθρο 22 του Εργατικού Κώδικα ορίζει ότι η οργάνωση της προστασίας της εργασίας σε μια επιχείρηση είναι ευθύνη του εργοδότη.

Η οργάνωση της προστασίας της εργασίας στην επιχείρηση ελέγχεται από τα όργανα της Ομοσπονδιακής Επιθεώρησης Εργασίας που εκπροσωπούνται από την Κρατική Επιθεώρηση Εργασίας, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Κρατική Υγειονομική και Επιδημιολογική Εποπτεία και άλλες ομοσπονδιακές και περιφερειακές αρχές εργασίας.

Σημαντικοί τομείς της ζωής μιας επιχείρησης είναι η οργάνωση και η ρύθμιση της εργασίας. Η τυποποίηση εργασίας αναφέρεται στη θέσπιση, ειδικότερα, προτύπων χρόνου εργασίας για την εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας. Η σωστή οργάνωση και τυποποίηση της εργασίας αυξάνει το ενδιαφέρον των εργαζομένων για αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας.

Η οργάνωση της διευθυντικής εργασίας έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Συχνά είναι αδύνατο να τυποποιηθεί η εργασία ενός διευθυντή, γιατί ο δείκτης της επιτυχημένης εργασίας του είναι τα οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας. Πολυάριθμες έρευνες δείχνουν ότι η οργάνωση της εργασίας ενός διευθυντή έχει συχνά σοβαρές ελλείψεις. Πολλοί διευθυντές στερούνται κουλτούρας διαχείρισης και πολυπλοκότητας στην οργάνωση της εργασίας. Είναι υπερφορτωμένοι με τρέχουσες εργασίες και δεν δίνουν αρκετή σημασία σε μελλοντικά ζητήματα. Η ακατάλληλη οργάνωση της διευθυντικής εργασίας οδηγεί σε μείωση της παραγωγικότητας της εργασίας και καθυστερήσεις στην εξυπηρέτηση. Προκειμένου η οργάνωση της διευθυντικής εργασίας να είναι αποτελεσματική, οι διευθυντές πρέπει να καταρτίσουν ένα προσωπικό σχέδιο εργασίας, να αναλύσουν πρώτα την κατάσταση των πραγμάτων, να σκεφτούν κάθε τύπο εργασίας, να τις ομαδοποιήσουν ανάλογα με το σκοπό, το περιεχόμενο, τον όγκο και τη σειρά της εφαρμογής τους. , καθορίστε τη διάρκεια, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης κάθε λειτουργίας.

Η επιστημονική οργάνωση της εργασίας ενός διευθυντή είναι η διαδικασία βελτίωσης της οργάνωσης της εργασίας με βάση τα επιτεύγματα της επιστήμης και τις βέλτιστες πρακτικές. Εάν ένας διευθυντής αντιδρά ξεκάθαρα σε οτιδήποτε νέο εμφανίζεται στον τομέα της οργάνωσης της εργασίας και το εισάγει συστηματικά στην πρακτική του, τότε μπορούμε να μιλήσουμε για την επιστημονική οργάνωση της εργασίας.

Μια επιστημονική προσέγγιση στην οργάνωση της εργασίας καθιστά δυνατό τον καλύτερο συνδυασμό εξοπλισμού και ανθρώπων στην παραγωγική διαδικασία, διασφαλίζει την αποτελεσματικότερη χρήση των υλικών και οικονομικών πόρων, μειώνει την ένταση της εργασίας και αυξάνει την παραγωγικότητα της εργασίας. Αποσκοπεί στη διατήρηση της υγείας των εργαζομένων και στον εμπλουτισμό του περιεχομένου της εργασίας τους.

Η οργάνωση του ελέγχου της συμμόρφωσης με την εργατική νομοθεσία από τους εργοδότες ανατίθεται στην Ομοσπονδιακή Επιθεώρηση Εργασίας. Αυτό το συμπέρασμα μπορεί να γίνει με βάση τις διατάξεις του άρθ. 353 Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Μια αλλαγή στις οργανωτικές συνθήκες εργασίας είναι η βάση για την τροποποίηση μιας σύμβασης εργασίας και σε ορισμένες περιπτώσεις (εάν ο εργαζόμενος διαφωνεί) για τη λήξη της (Μέρος 4 του άρθρου 74 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

9. Δραστηριότητες αρχειακών φορέων στην κανονιστική και μεθοδολογική υποστήριξη υπηρεσιών διαχείρισης αρχείων

Το έργο του αρχείου του οργανισμού και οι μορφές συμμετοχής του στην τεκμηρίωση υποστήριξης της διαχείρισης ρυθμίζονται από τους Βασικούς Κανόνες για το έργο των αρχείων των τμημάτων. Τα ιδρύματα της κρατικής υπηρεσίας αρχειοθέτησης παρέχουν στα υπουργεία και τις υπηρεσίες οργανωτική και μεθοδολογική βοήθεια για την εφαρμογή κρατικών συστημάτων υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, οργάνωση συστήματος υποστήριξης τεκμηρίωσης, συμφωνία για τυποποιημένα και ειδικά για τον κλάδο κανονιστικά έγγραφα σχετικά με το σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης, ανάπτυξη μεθοδολογικά έγγραφα για ορισμένα θέματα τεκμηρίωσης υποστήριξη για τη διαχείριση Κανονιστική και μεθοδολογική Η βάση εργασίας γραφείου είναι ένα σύνολο νόμων, κανονισμών και μεθοδολογικών εγγράφων που ρυθμίζουν την τεχνολογία δημιουργίας, επεξεργασίας, αποθήκευσης και χρήσης εγγράφων στις τρέχουσες δραστηριότητες του ιδρύματος, όπως καθώς και το έργο της υπηρεσίας γραφείου, η δομή, οι λειτουργίες, η στελέχωση, η τεχνική υποστήριξη κ.λπ. Η κανονιστική και μεθοδολογική βάση των εργασιών γραφείου περιλαμβάνει: νομοθετικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας στον τομέα των πληροφοριών και της τεκμηρίωσης. διατάγματα και εντολές του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, διατάγματα και εντολές της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας που ρυθμίζουν θέματα υποστήριξης τεκμηρίωσης σε ομοσπονδιακό επίπεδο· νομικές πτυχές των ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών τόσο σε όλη τη βιομηχανία όσο και σε νομαρχιακό χαρακτήρα· νομικές πράξεις των αντιπροσωπευτικών και εκτελεστικών αρχών των συνιστωσών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας που ρυθμίζουν θέματα εργασίας γραφείου· νομικές πτυχές κανονιστικής και διδακτικής φύσης, μεθοδολογικά έγγραφα για τη διαχείριση γραφείου ιδρυμάτων, οργανισμών και επιχειρήσεων. κρατικά πρότυπα για την τεκμηρίωση· ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης· Πανρωσικοί ταξινομητές τεχνικών, οικονομικών και κοινωνικών πληροφοριών. κρατικό σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, που περιέχει τις βασικές απαιτήσεις για έγγραφα και υπηρεσίες προσχολικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων. κανονιστικά έγγραφα σχετικά με την οργάνωση της τρέχουσας και αρχειακής αποθήκευσης εγγράφων. Η κατάρτιση της κανονιστικής και μεθοδολογικής βάσης για την τήρηση αρχείων ανατίθεται, μετά από συμφωνία με το Rosarkhiv, στο Πανρωσικό Ινστιτούτο Επιστημονικών Ερευνών για τη Διαχείριση και Αρχειοθέτηση Αρχείων (VNIIDAD), επιπλέον, η πληροφοριακή υποστήριξη για αυτό το θέμα παρέχεται από το Τμήμα Διαχείριση Εγγράφων και Προσχολικά Εκπαιδευτικά Ιδρύματα του Ιστορικού και Αρχειακού Ινστιτούτου του Ρωσικού Κρατικού Πανεπιστημίου για τις Ανθρωπιστικές Επιστήμες (IAH) Ρωσικό Κρατικό Πανεπιστήμιο για τις Ανθρωπιστικές Επιστήμες), χάρη στο οποίο το «Σύστημα Πληροφοριών και Αναφοράς της Αρχειακής Βιομηχανίας» περιέχει σχεδόν όλες τις νομικές πράξεις , ρυθμιστικά έγγραφα και δημοσιεύει μοναδικές μεθοδολογικές συστάσεις που ρυθμίζουν την τεχνολογία για τη δημιουργία εγγράφων και την οργάνωση της εργασίας με αυτά. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Οι σχέσεις μεταξύ οργανισμών, ιδρυμάτων και η επικοινωνία επιχειρηματικών εγγράφων σε όλα τα επίπεδα θα πρέπει να διεξάγονται σύμφωνα με ενιαίους γενικά αποδεκτούς κανόνες. Η εργασία με έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό, ανεξάρτητα από την οργανωτική και νομική του μορφή, θα πρέπει να βασίζεται σε νομοθετικά, κανονιστικά και μεθοδολογικά θεμέλια που σχετίζονται με θέματα τεκμηρίωσης και εργασίας με έγγραφα. Η υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση πραγματοποιείται από ειδική υπηρεσία, που λειτουργεί ως ανεξάρτητη δομική μονάδα. Η αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος εξαρτάται από τα προσόντα των υπαλλήλων γραφείου, το επίπεδο εξοπλισμού της υπηρεσίας και τις συνθήκες εργασίας. Ανάλογα με τη συμμετοχή σε μια συγκεκριμένη ομάδα, η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης θα έχει τη δική της ειδική ονομασία και τον αντίστοιχο σκοπό. Υπάρχουν διακρίσεις μεταξύ του όρου «υποστήριξη διαχείρισης εγγράφων», ο οποίος δίνει έμφαση στο πληροφοριακό και τεχνολογικό στοιχείο στη σύγχρονη οργάνωση της εργασίας γραφείου και χρησιμοποιείται καλύτερα όταν μιλάμε για τεχνολογίες υπολογιστών για την εργασία με έγγραφα, και του όρου «εργασία γραφείου», που είναι χρησιμοποιείται κυρίως για την περιγραφή της οργανωτικής πλευράς και των παραδοσιακών μεθόδων εργασίας με έγγραφα. Η τήρηση αρχείων είναι μια από τις λειτουργίες διαχείρισης που βασίζεται στην επιστημονική οργάνωση με τη χρήση της σύγχρονης τεχνολογίας και ζούμε σε μια εποχή επιστημονικής προόδου, όπου όλα βασίζονται στη βελτίωση των νέων τεχνολογιών, που μας βοηθούν περαιτέρω στο έργο μας. Τα ιδρύματα της κρατικής αρχειακής υπηρεσίας παρέχουν στα υπουργεία και τις υπηρεσίες οργανωτική και μεθοδολογική βοήθεια για την εφαρμογή κρατικών συστημάτων υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, οργάνωση συστήματος υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, συμφωνία για τυποποιημένα και ειδικά για τον κλάδο κανονιστικά έγγραφα για το σύστημα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση και την ανάπτυξη μεθοδολογικών εγγράφων για ορισμένα ζητήματα υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.

Βιβλιογραφία

1. Boydachenko P.G. Υπηρεσία διαχείρισης προσωπικού. - Novosibirsk: EKO, 2005.

2. Vesnin V.R. Πρακτική διαχείριση προσωπικού: Εγχειρίδιο για την εργασία προσωπικού. - Μ.: Δικηγόρος, 2006.

3. Κρατικό πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας GOST R 51141-98 «Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί» (εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 27ης Φεβρουαρίου 1998 Αρ. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για τεκμηρίωση (εγκεκριμένο από το ψήφισμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 3ης Μαρτίου 2003 No. 65-st.)

5. Istrin V.A. Η εμφάνιση και η ανάπτυξη της γραφής. Μ.: 1965.

6. Kirsanova M.V. Σύγχρονη εργασία γραφείου: σχολικό βιβλίο. επίδομα. - Μ.: INFRAM, 2003. – 304 σελ. (σειρά «Τριτοβάθμια Εκπαίδευση»).

7. Kuznetsova T.V. Εργασία γραφείου M.: Intel-synthesis, 1999.

8. Βασικοί κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών (εγκρίθηκε με απόφαση του διοικητικού συμβουλίου του Rosarkhiv της 02/06/2002).

9. Podlesnaya L.V. Τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης. Εργασία γραφείου.Μ., 2004

10. Pshenko A.V. Υποστήριξη τεκμηρίωσης (Διαχείριση γραφείου): Διδακτικό βιβλίο. Οφελος. - Μ.: FORUM: INFA-M, 2003. -256 σελ. (σειρά «Επαγγελματική Εκπαίδευση»).

11. Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

12. Πρότυπες οδηγίες για εργασία γραφείου σε ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές / προετοιμασία. Επιτροπή Αρχειακών Υποθέσεων (εγκρίθηκε με απόφαση της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 31ης Οκτωβρίου 2000 Αρ. 1547-r)

13. Ομοσπονδιακός νόμος "Περί Πληροφοριών, Πληροφοριών και Προστασίας Πληροφοριών", (20 Φεβρουαρίου 1995 N24-FZ).

14. Ομοσπονδιακός νόμος της 2ας Μαΐου 2006 αριθ. 59-FZ «Σχετικά με τη διαδικασία εξέτασης προσφυγών από πολίτες της Ρωσικής Ομοσπονδίας»

15. Khobelkova L.N. Αυτοματοποίηση εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας//περιοδικό Εσωτερικά Αρχεία, Αρ. 6, 2008.- σελ.18-21.