Διατηρούνται ετήσιες εκθέσεις. Αποθήκευση εγγράφων. Περίοδοι αποθήκευσης, καταστροφή και διάθεση πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Αποχρώσεις λογιστικής για περιόδους αποθήκευσης λογιστικής τεκμηρίωσης

Κάθε μέρα το αρχείο δεδομένων οποιουδήποτε οργανισμού αυξάνεται. Ορισμένα έγγραφα έχουν απροσδιόριστη πληροφοριακή αξία, ενώ άλλα χάνουν γρήγορα την πρακτική τους αξία.

Για πόσο χρονικό διάστημα και ποια έγγραφα πρέπει να αποθηκευτούν, ποια μέθοδος απόρριψης παρέχεται για ορισμένους τύπους τεκμηρίωσης; Αυτά και άλλα ζητήματα αντιμετωπίζονται και εξηγούνται σαφώς από την ισχύουσα νομοθεσία. Η επιλογή των εγγράφων που υπόκεινται σε κρατική αποθήκευση, ή ο καθορισμός όρων για τη διατήρησή τους, βασίζεται σε δεδομένα από αξιολόγηση των εγγράφων από εμπειρογνώμονες.

Γενικοί όροι αποθήκευσης τεκμηρίωσης

Έχουν αναπτυχθεί ειδικές περίοδοι διατήρησης για διαφορετικούς τύπους τεκμηρίωσης:

• προσωρινή - έως 10 χρόνια.
• μακροπρόθεσμα - περισσότερα από 10 χρόνια.
• συνεχής.

Οι περιπτώσεις μακροχρόνιας και μόνιμης περιοδικής συντήρησης μετά την ολοκλήρωσή τους μεταφέρονται για αποθήκευση σε ειδικές μονάδες (για 2 χρόνια για λόγους αναφοράς). Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα αρχειοθετημένων εγγράφων.

Η περίοδος αποθήκευσης δεδομένων δεν εξαρτάται από το μέσο αποθήκευσης (ηλεκτρονικό, χαρτί). Η αξία ενός εγγράφου επηρεάζεται από τις πληροφορίες που περιέχει.

Ορίζεται ειδική εξέταση, η οποία διαπιστώνει την ανάγκη περαιτέρω αξιοποίησης της υπόθεσης. Υποδηλώνουν έγγραφα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν προς το συμφέρον (ή εναντίον) του κράτους, της κοινωνίας, της επιστήμης, των ατόμων κ.λπ.

Οι κύριοι στόχοι της εξέτασης της αξίας των εγγράφων

Στις εργασίες γραφείου ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης, σε κρατικά αρχεία, είναι αδύνατο να γίνει χωρίς εξειδικευμένη αξιολόγηση των εγγράφων από εμπειρογνώμονες.

Βασικός σκοπός της εξέτασης:

1. Καθορισμός ή αλλαγή της περιόδου για περαιτέρω αποθήκευση ενός εγγράφου.
2. Επιλογή εγγράφων προς καταστροφή που δεν έχουν καμία αξία ή το πρακτικό περιεχόμενο των πληροφοριών σε αυτά έχει χάσει τη σημασία του.
3. Καθορισμός της περιόδου αποθήκευσης για έγγραφα που δεν έχουν επιστημονική ή ιστορική αξία, αλλά έχουν πρακτική σημασία.
4. Αξιολόγηση τεκμηρίωσης που έχει:
   • πολιτικός;
   • οικονομικός;
   • επιστημονικός;
   • πολιτιστική και άλλη αξία

Τα θέματα φύλαξης, απόκτησης, καταγραφής και περαιτέρω ανάθεσης εγγράφων ρυθμίζονται από το Νόμο για τα Αρχειακά Θέματα.

Κατά τη διαδικασία της δραστηριότητας εμπειρογνωμόνων, καταρτίστηκε και εγκρίθηκε ένας κατάλογος 12 τμημάτων τυποποιημένων εγγράφων (με σαφή ένδειξη της περιόδου αποθήκευσης τους), που εμφανίστηκαν ως αποτέλεσμα των λειτουργικών δραστηριοτήτων κυβερνητικών δομών, ιδρυμάτων, επιχειρήσεων κ.λπ.

Ενότητες I και IV

Από τον καθορισμένο κατάλογο, τα τμήματα I και IV παρουσιάζουν μεγάλο ενδιαφέρον. Η τήρηση αρχείων και η αποθήκευση και στις δύο περιοχές είναι στενά αλληλένδετες. Άλλωστε, περαιτέρω λογιστικά δεδουλευμένα εξαρτώνται από τη σωστή εκτέλεση και διατήρηση των αρχείων προσωπικού.

Λογιστική για έγγραφα προσωπικού (I)

Τα πρωτότυπα και τα αντίγραφα των εγγράφων προσωπικού του οργανισμού πρέπει να φυλάσσονται.

Περίοδος διατήρησης εγγράφων:

1. 1 χρόνος:
   • περιοδικά που αντικατοπτρίζουν τις ώρες εργασίας (χρονοδιαγράμματα, χρονοδιαγράμματα).
   • δεδομένα προσώπων που δεν έχουν προσληφθεί·
   • προγράμματα διακοπών.
2. 3 χρόνια:
   • λογιστικά δεδομένα εγγράφων που επιβεβαιώνουν την εργασιακή δραστηριότητα και τη διάρκεια υπηρεσίας του εργαζομένου·
   • αρχεία πειθαρχίας εργασίας·
3. 5 χρόνια:
   • πράξεις, κανονισμούς, εκθέσεις ασφαλείας·
   • αποσπάσματα για τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας και της ασφάλειας·
   • έγγραφα που επιβεβαιώνουν την εξοικείωση, την εκπαίδευση, την πιστοποίηση των εργαζομένων σχετικά με τις προφυλάξεις ασφαλείας και τη συμμόρφωσή τους·
   • δεδομένα επαγγελματικού ταξιδιού·
4. 75 ετών:
   • χαρακτηριστικά και προσωπικές κάρτες των εργαζομένων·
   • συμβάσεις εργασίας εργαζομένων·
5. 50 χρόνια (μέχρι να ζητηθεί από τον ιδιοκτήτη):
   • προσωπικά έγγραφα, πρωτότυπα (πιστοποιητικά, διπλώματα, βιβλία εργασίας, πιστοποιητικά κ.λπ.)·
6. Συνεχώς:
   • συλλογικές συμβάσεις?
   • προσωπικά αρχεία των διαχειριστών.

Λογιστικά έγγραφα (IV)

Για τα λογιστικά έγγραφα των κρατικών φορέων ισχύουν ξεχωριστοί όροι και περίοδοι διατήρησης.

Η πρωτογενής τεκμηρίωση, τα στοιχεία του λογιστικού μητρώου, τα υπόλοιπα, οι εκθέσεις μετά την επεξεργασία αποθηκεύονται απαραίτητα σε ειδικό χώρο (κλειστό ντουλάπι) μέχρι να μεταφερθούν στο αρχείο του οργανισμού. Τα αυστηρά έντυπα αναφοράς αποθηκεύονται σε χρηματοκιβώτια ή μεταλλικά ντουλάπια. Την ευθύνη για την ασφάλεια των αρχείων έχει ένα άτομο εξουσιοδοτημένο από τον επικεφαλής λογιστή.

Σε περίπτωση απώλειας, ζημιάς ή μη εξουσιοδοτημένης μεταφοράς λογιστικών εγγράφων, ο επικεφαλής της επιχείρησης πρέπει να ενημερώσει τις υπηρεσίες επιβολής του νόμου.

Η κατάσχεση (ειδικά η καταστροφή) των εγγράφων γίνεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία.

Συνήθεις περίοδοι αποθήκευσης:

• πρωτογενή έγγραφα, έντυπα - τουλάχιστον 3 χρόνια.
• έγγραφα μετρητών που υπόκεινται σε χρηματοοικονομική παρακολούθηση (πληροφορίες για χρηματοοικονομικές συναλλαγές) – 5 χρόνια.
• μισθοδοσία και εκκαθαριστικά – 75 έτη (αν δεν υπάρχει προσωπικός λογαριασμός).

Δεν επιτρέπεται η κατάσχεση αρχείων στο τέλος της περιόδου αποθήκευσης χωρίς τη διενέργεια ελέγχου από τη φορολογική υπηρεσία για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Η απόφαση καταστροφής ή μεταφοράς αρχείων στο τμήμα αρχείου λαμβάνεται από ειδική επιτροπή.

Λεπτομερή δεδομένα σχετικά με κάθε στοιχείο στη λίστα τυποποιημένων εγγράφων μπορούν να εξεταστούν λεπτομερώς στον παραγόμενο και εγκεκριμένο πίνακα.

Όπως δείχνει η πρακτική, σχεδόν σε κάθε σύγχρονη εγχώρια επιχείρηση, ο μεγαλύτερος όγκος τεκμηρίωσης παράγεται από το λογιστικό τμήμα. Είναι κατανοητό: σε αυτό το τμήμα εργάζονται με χρήματα και κάθε τέτοια ενέργεια πρέπει να καταγράφεται επίσημα σε χαρτί. Επιπλέον, η περίοδος αποθήκευσης πρωτογενών εγγράφων σε έναν οργανισμό έχει θεσπιστεί νομικά, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορείτε απλά να απαλλαγείτε από τα "χαρτιά"· θα πρέπει να τα αποθηκεύσετε για τουλάχιστον αρκετά χρόνια και μόνο στη συνέχεια να τα καταστρέψετε. Παρεμπιπτόντως, η διαδικασία απαλλαγής από τα άχρηστα χαρτιά δεν είναι επίσης εύκολη και έχει μια σειρά από συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Περισσότερα για όλα αυτά περαιτέρω.

Έγγραφα, έγγραφα...

Εάν δώσουμε στατιστικά στοιχεία για την ποσότητα της παραγόμενης τεκμηρίωσης, αποδεικνύεται ότι σε όλες σχεδόν τις σύγχρονες εγχώριες επιχειρήσεις, η λογιστική είναι η πηγή του 80-90% των εγγράφων σε χαρτί. Πρέπει να αποθηκευτούν για κάποιο λόγο. Οι περιορισμοί καθορίζουν όχι μόνο ποια είναι η σωστή ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης για τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα (συνήθως ποικίλλει από πέντε χρόνια έως μια δεκαετία), αλλά και τις συνθήκες υπό τις οποίες πρέπει να φυλάσσονται αυτά τα αντικείμενα. Ταυτόχρονα, πρέπει να θυμόμαστε ότι υπάρχει μια διαίρεση σε τεκμηρίωση για προσωρινή αποθήκευση και μόνιμη αποθήκευση.

Ωστόσο, όπως δείχνει η πρακτική, δεν ενδιαφέρονται οι διευθυντές κάθε εταιρείας να κατανοήσουν τις περιπλοκές των περιόδων αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα. Για να γλιτώσετε τον πονοκέφαλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες εξειδικευμένων εταιρειών αρχειοθέτησης. Μια τέτοια εταιρεία γνωρίζει ακριβώς τι είδους έγγραφα πρέπει να αποθηκευτούν για πόσο χρονικό διάστημα, υπό ποιες συνθήκες και σε συμμόρφωση με ποιους κανόνες. Επιπλέον, ένας τέτοιος οργανισμός έχει την τεχνική ικανότητα να καταστρέφει έγγραφα που έχουν εμπιστευθεί για αποθήκευση όταν λήξουν οι προθεσμίες. Είναι πραγματικά βολικό, αλλά κοστίζει χρήματα. Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, τότε θα πρέπει να διαθέσετε ένα ειδικό δωμάτιο για το αρχείο και να διερευνήσετε ποια είναι η νομική περίοδος για την αποθήκευση πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε έναν οργανισμό.

θέλω - δεν θέλω

Το πρόβλημα, παρεμπιπτόντως, δεν προκύπτει από το πουθενά. Οι ισχύοντες νόμοι ορίζουν περιόδους αποθήκευσης για τα κύρια λογιστικά έγγραφα και σε κάθε επιχείρηση πρέπει να τηρούνται. Από τη νομοθεσία προκύπτει ότι κάθε υφιστάμενο νομικό πρόσωπο έχει υποχρεώσεις διατήρησης τεκμηρίωσης. Αυτό σημαίνει ότι η μορφή της δραστηριότητας δεν έχει σημασία - είτε πρόκειται για ιδιώτη επιχειρηματία που ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα μόνος, είτε για μεγάλη ανησυχία, θα πρέπει να φροντίσετε για την αποθήκευση λογιστικών εκθέσεων και άλλης τεκμηρίωσης. Είναι σημαντικό να μελετήσετε τη νομοθεσία σχετικά με τις καθορισμένες περιόδους αποθήκευσης ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων και έντυπων εγγράφων, ώστε σε περίπτωση σύγκρουσης με εργολάβο ή κατά τη διάρκεια επιθεώρησης από ρυθμιστική αρχή, να μην βρεθείτε σε δύσκολη θέση . Επιπλέον, η μη τήρηση των χρονικών διαστημάτων που ορίζει ο νόμος μπορεί να προκαλέσει σημαντικό πρόστιμο κατά τον έλεγχο. Η ισχύουσα νομοθεσία περιέχει πρότυπα που διέπουν την ελάχιστη περίοδο αποθήκευσης για τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Αυτό είναι σημαντικό ώστε οι επιχειρήσεις να είναι ασφαλείς και η διεξαγωγή των εργασιών στη χώρα μας να είναι νόμιμη και να ακολουθεί καθιερωμένους κανόνες.

Ο 125ος ομοσπονδιακός νόμος, που εγκρίθηκε τον Οκτώβριο του 2004, μας λέει ποια περίοδος αποθήκευσης ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων, έντυπων εγγράφων, έχει καθοριστεί επί του παρόντος. Με βάση το όνομα, είναι αφιερωμένο στα αρχεία και τη σωστή διεξαγωγή των υποθέσεων. Είναι αυτό το επίσημο έγγραφο που εξετάζει τα χαρακτηριστικά της αποθήκευσης επίσημων εγγράφων που παράγονται από το λογιστήριο. Εδώ μπορείτε να βρείτε και τα δύο χαρακτηριστικά που σας επιτρέπουν να διακρίνετε μεταξύ τεκμηρίωσης προσωρινής και μόνιμης αποθήκευσης, καθώς και τις προθεσμίες που χαρακτηρίζουν αυτόν ή αυτόν τον τύπο χαρτιού.

Σε ποιους ισχύει;

Οι αρμοδιότητες για την τήρηση των ελάχιστων περιόδων αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα ανατίθενται σε:

• τοπικές αρχές·
• κυβερνητικές υπηρεσίες;
• επιχειρηματίες?
• επιχειρήσεις·
• πρόσωπα που ασκούν επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Θα πρέπει να τηρείται ο νόμος σε σχέση με την αρχειακή τεκμηρίωση, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν το προσωπικό. Όλο το χρονικό διάστημα που ορίζει ο νόμος πρέπει να φυλάσσεται σε ασφαλές μέρος. Εκτός από τους ομοσπονδιακούς νόμους, οι ιδιαιτερότητες των περιόδων αποθήκευσης πρωτογενών εγγράφων και λογιστικών μητρώων εξετάζονται σε μια σειρά κανονιστικών εγγράφων που ισχύουν τόσο στη χώρα στο σύνολό της όσο και σε κάθε μεμονωμένη περιοχή. Ωστόσο, το πιο σημαντικό έγγραφο είναι ο προαναφερόμενος νόμος 125, ο οποίος παρέχει πλήρη κατάλογο εγγράφων που ρυθμίζουν τη διάρκεια αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων.

Νόμος αριθμός 129

Το 1996, εκδόθηκε ομοσπονδιακός νόμος σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της λογιστικής. Αναφέρει ότι η λογιστική μπορεί να δημιουργήσει την τεκμηρίωσή της σε χαρτί, καθώς και χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία υπολογιστή. Ταυτόχρονα, η εταιρεία πρέπει να κάνει ανεξάρτητα αντίγραφα των εγγράφων σε χαρτί, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες στις συναλλαγές να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με αυτούς. Εάν μια ρυθμιστική αρχή ζητήσει πρόσβαση στην τεκμηρίωση, οι εκπρόσωποι της εταιρείας υποχρεούνται να την παράσχουν. Τόσο οι εισαγγελείς όσο και οι δικαστικοί εκπρόσωποι έχουν το δικαίωμα να το κάνουν.

Δημιουργία, αποθήκευση σε συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσης πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, παροχή κατόπιν αιτήματος πρέπει να συμμορφώνεται με τα έντυπα που ορίζονται στους κανονισμούς. Τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται στον αιτούντα σε έντυπη μορφή. Εάν οι δυνατότητες των μηχανημάτων που χρησιμοποιούνται στην εργασία το επιτρέπουν και εάν συμφωνούν όλοι οι συμμετέχοντες, η αναφορά μπορεί να σταλεί σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό επιτρέπεται και από τους ισχύοντες νόμους της χώρας μας.

Αποθηκεύουμε σύμφωνα με τους κανόνες

Ο ομοσπονδιακός νόμος 129 περιέχει μια αναφορά στην υποχρέωση συμμόρφωσης με τις περιόδους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Ειδικότερα, το άρθρο 17 αναφέρει ότι κάθε νομική οντότητα πρέπει απαραίτητα να αποθηκεύει τέτοια έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων μητρώων και εκθέσεων. Η διάρκεια της χρονικής περιόδου καθορίζεται από τους κανόνες που ρυθμίζουν το αρχειακό έργο σε κρατικό επίπεδο. Η διάρκεια αυτής της περιόδου δεν μπορεί να είναι μικρότερη από 5 χρόνια.

Καθιερώνεται ειδική περίοδος αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα για τεκμηρίωση που ρυθμίζει τις λογιστικές πολιτικές και ορισμένες άλλες κατηγορίες (προγράμματα που χρησιμοποιούνται σε μηχανήματα που επεξεργάζονται πληροφορίες, λογιστικό σχέδιο). Φυσικά, η διάρκεια εδώ είναι επίσης πέντε χρόνια (σε ορισμένες περιπτώσεις αυτή η περίοδος μπορεί να οριστεί μεγαλύτερη), αλλά η περίοδος αρχίζει να μετράει από τη στιγμή που η επιχείρηση κατέφυγε για τελευταία φορά σε αυτό το έγγραφο. Επικεφαλής νομικής οντότητας είναι το πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί νομίμως η ευθύνη για την αποθήκευση όλων των απαιτούμενων εγγράφων σύμφωνα με χρονικά διαστήματα. Αυτό σημαίνει ότι κάθε μορφωμένο και υπεύθυνο αφεντικό πρέπει να γνωρίζει την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων στο λογιστήριο εάν θέλει να διατηρήσει την κατάσταση στην εταιρεία υπό τον έλεγχό του.

Όπως δείχνει η πρακτική, πολλοί οργανισμοί πραγματοποιούν τακτικά απογραφή της επίσημης τεκμηρίωσης και οι τοπικοί κανονισμοί ορίζουν άτομα υπεύθυνα για την αποθήκευση εγγράφων, με τα οποία οι αρχές επιθεώρησης αλληλεπιδρούν πραγματικά κατά την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους κανόνες αρχειοθέτησης.

Δημιουργία και αποθήκευση: τα πάντα σύμφωνα με τους κανόνες

Με βάση την ισχύουσα νομοθεσία, οι λογιστές μπορούν να δημιουργήσουν τόσο πρωτογενή όσο και συνοπτική τεκμηρίωση όχι μόνο σε έντυπη αλλά και σε ηλεκτρονική μορφή. Στην περίπτωση αυτή, η υποχρέωση δημιουργίας αντιγράφων σε χαρτί ανήκει στο νομικό πρόσωπο και κατόπιν αιτήματος ενδιαφερόμενου ή φορέα ελέγχου, η εταιρεία υποχρεούται να αποστείλει έντυπα έγγραφα στη διεύθυνση το συντομότερο δυνατό. Η συλλογή και η αποθήκευση πρέπει να πραγματοποιούνται με τη μορφή που καθορίζεται από τους ισχύοντες κανονισμούς.

Η λίστα τεκμηρίωσης, η οποία εξετάζει τυπικά έγγραφα διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης, μας λέει ποια είναι η περίοδος αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων στο λογιστήριο και τη διαδικασία για αυτήν τη διαδικασία. Αυτά καθιερώθηκαν το 2010 σε έγγραφο που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών και το Ομοσπονδιακό Αρχείο. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις του Φορολογικού Κώδικα, ο οποίος ρυθμίζει ότι κάθε πολίτης της χώρας μας είναι υπεύθυνος για την τήρηση λογιστικών εγγράφων για τέσσερα χρόνια. Αυτό ισχύει για έγγραφα που σχετίζονται με τη λογιστική των στοιχείων των δαπανών και των εσόδων, καθώς και για την επιβεβαίωση της πληρωμής των φόρων.

Προσεγγίζουμε τα πράγματα με σύνεση

Η σωστή οργάνωση της διαδικασίας σε συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων απαιτεί επαγγελματική προσέγγιση, συμμετοχή του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την καταγραφή των εγγράφων και επεξεργασία αρχειακών πληροφοριών σχετικά με την οργάνωση της ίδιας της διαδικασίας εργασίας. Επί του παρόντος, πρακτικά δεν υπάρχουν χώροι για εξειδικευμένη εκπαίδευση στην αρχειακή εργασία, επομένως η εύρεση ενός πραγματικά υψηλής ποιότητας ειδικού είναι συχνά δύσκολη. Από την άλλη, η προοδευτική νομοθεσία απαιτεί να διατηρούνται οι περίοδοι αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, διαφορετικά μπορεί να αντιμετωπίσετε κατηγορηματικά δυσάρεστα πρόστιμα. Η καλύτερη επιλογή για μια αρκετά ογκώδη ροή εγγράφων είναι η δημιουργία ενός τμήματος εντός της εταιρείας υπεύθυνου για την αποθήκευση αρχείων και η τακτική εκπαίδευση του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την τεκμηρίωση χρησιμοποιώντας εσωτερικούς πόρους. Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε τον έλεγχο των καινοτομιών που καθορίζονται στη νομοθεσία και να συμμορφώνεστε με όλες τις απαιτήσεις.

Μια εναλλακτική επιλογή, η οποία σας επιτρέπει επίσης να λαμβάνετε υπόψη την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων και να τη συμμορφώνεστε στις εργασιακές σας δραστηριότητες, είναι η συνεργασία με έναν μεσάζοντα που αναλαμβάνει να διατηρήσει τα έγγραφα του πελάτη. Ωστόσο, η επιλογή μιας εταιρείας αρχείων για τον εαυτό σας δεν είναι επίσης η πιο εύκολη δουλειά. Είναι απαραίτητο να αναλύσετε προσεκτικά όλες τις διαθέσιμες επιλογές προκειμένου να προτιμήσετε μια αξιόπιστη εταιρεία και να μην ανησυχείτε ότι μπορεί να κλείσει ή να καεί το κτίριο.

Δυνατότητες αποθήκευσης ορισμένων τύπων τεκμηρίωσης

Όπως προκύπτει από την ισχύουσα νομοθεσία, η πρωτογενής τεκμηρίωση, καθώς και τα μητρώα, τα έγγραφα αναφοράς και ο ισολογισμός πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο. Όλες αυτές οι κατηγορίες επίσημων εγγράφων πρέπει να φυλάσσονται σε λογιστικούς χώρους μέχρι την αποστολή τους στο αρχείο, ενώ το νομικό πρόσωπο υποχρεούται να παρέχει όλες τις προϋποθέσεις για την ασφάλεια των εγγράφων: τα ντουλάπια πρέπει να είναι κλειδωμένα, να τηρούνται άλλες προφυλάξεις ασφαλείας. Εντός της επιχείρησης, ένα ειδικό έγγραφο ορίζει ένα άτομο υπεύθυνο για την ασφάλεια της τεκμηρίωσης.

Εάν μια επιχείρηση το χρησιμοποιεί, βάσει νόμου αυτά τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε χρηματοκιβώτιο ή σε ειδικό ντουλάπι, ένα δωμάτιο που είναι κλειδωμένο και εγγυάται την ασφάλεια των εγγράφων. Η κύρια τεκμηρίωση της τρέχουσας χρονικής περιόδου, η οποία υποβάλλεται σε χειροκίνητη επεξεργασία, πρέπει να συλλέγεται, λαμβάνοντας υπόψη τη χρονολογία, σε μητρώα, τα οποία στη συνέχεια αποστέλλονται στο αρχείο για μόνιμη αποθήκευση.

Τι άλλο πρέπει να προσέξεις;

Κατά την αποθήκευση τραπεζικών κινήσεων, εντολών μετρητών και εκ των προτέρων αναφορών, είναι απαραίτητο να διατηρείται όλη η τεκμηρίωση λαμβάνοντας υπόψη το χρονολόγιο και να δεσμεύεται για κοινή, συστηματική αποθήκευση. Ορισμένες συγκεκριμένες κατηγορίες εγγράφων (αναφορές βάρδιων, εντολές εργασίας) μπορούν να αποθηκευτούν χωρίς δέσμευση, αλλά να αρχειοθετηθούν σε φακέλους, ώστε να μην χαθεί τίποτα ή να χρησιμοποιηθεί για ανέντιμους σκοπούς.

Η ασφάλεια της τεκμηρίωσης, καθώς και η έγκαιρη αποστολή τους στο αρχείο, είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του προϊσταμένου λογιστή, αν και, εάν είναι απαραίτητο, οι τοπικοί κανονισμοί μπορεί να περιλαμβάνουν ανάθεση εξουσίας σε άλλο άτομο. Η έκδοση πρωτογενούς τεκμηρίωσης, αναφοράς και εγγράφων ισολογισμού είναι δυνατή μόνο σε ορισμένες περιπτώσεις με επίσημη εντολή του προϊσταμένου λογιστή. Γενικά, οι δομικές μονάδες δεν έχουν πρόσβαση σε λογιστικά έγγραφα. Η κατάσχεση εγγράφων είναι δυνατή μόνο εάν υπάρχει εξειδικευμένο αίτημα από ανακριτικά όργανα, δικαστήρια ή άλλες αρχές με τις κατάλληλες δυνάμει του νόμου εξουσίες. Στην περίπτωση αυτή, είναι απαραίτητο να προσκομιστεί επίσημο ψήφισμα που συντάσσεται σύμφωνα με το νόμο. Όταν κατασχεθεί, είναι απαραίτητο να συνταχθεί πρωτόκολλο, ένα αντίγραφο του οποίου παραδίδεται σε εκπρόσωπο του οργανισμού έναντι υπογραφής.

Η περίοδος αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα αντικατοπτρίζεται στον παρακάτω πίνακα.

Χαρακτηριστικά της ροής εγγράφων

Ο όρος «ροή εγγράφων» χρησιμοποιείται σε ένα σύνολο παραγόντων που σχετίζονται με την κίνηση της τεκμηρίωσης από τη στιγμή που δημιουργείται το χαρτί μέχρι τη μεταφορά του στα αρχεία. Η ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος είναι ευθύνη του επικεφαλής λογιστή, αν και σε ορισμένες επιχειρήσεις ανατίθεται σε ειδικό διαχείρισης εγγράφων. Ωστόσο, όπως δείχνει η πρακτική, το πιο σωστό είναι να συμπεριληφθεί ένα τέτοιο χρονοδιάγραμμα στη λογιστική πολιτική του οργανισμού, το οποίο στη συνέχεια εγκρίνεται με ειδική εντολή που υπογράφεται από τον διευθύνοντα σύμβουλο της εταιρείας.

Χρησιμοποιώντας ένα χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να συντονίσετε και να απλοποιήσετε την εργασία σχεδιασμού σε μια επιχείρηση. Το χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων για την κύρια τεκμηρίωση είναι μια λίστα εκτελεστών, χρονικά διαστήματα εντός των οποίων πρέπει να σταλούν τα έγγραφα στο λογιστήριο, καθώς και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου οι λογιστές τα επεξεργάζονται. Οι περίοδοι αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των ισολογισμών, πρέπει να περιγράφονται. Συχνά, οι λογιστικές πολιτικές περιέχουν κανονισμούς για την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων και αυτή η περίοδος είτε είναι ίση με αυτή που ορίζει ο νόμος είτε της εκχωρείται μεγαλύτερη περίοδος εάν απαιτείται από τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Όταν υποβάλλεται η αναφορά για το έτος, η τεκμηρίωση συντάσσεται σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία και μεταφέρεται σε αρχειακή αποθήκευση. Λαμβάνεται υπόψη ότι στο μέλλον μπορεί να υπάρξει ανάγκη εξαγωγής χρήσιμων δεδομένων από τον όγκο που μεταφέρεται για αποθήκευση. Για να γίνει αυτό, συνηθίζεται να χωρίζετε τις περιπτώσεις σε φακέλους και η ομαδοποίηση εξηγείται από το περιεχόμενο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αντιστοιχίσει έναν σχετικό τίτλο σε κάθε φάκελο.

Χαρακτηριστικά αποθήκευσης θήκης

Όλη η τεκμηρίωση που δημιουργείται κατά τις δραστηριότητες της επιχείρησης, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, χωρίζεται σε εκείνα που προορίζονται για προσωρινή αποθήκευση και σε μόνιμες. Κατά τη μεταφορά εγγράφων στο αρχείο, είναι απαραίτητο να υποβάλετε κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες ξεχωριστά, χωρίς να αναμιγνύετε επίσημα έγγραφα στους ίδιους φακέλους. Σε αυτήν την περίπτωση, τα αντίγραφα πρέπει να αποθηκεύονται χωριστά από τα πρωτότυπα. Θα πρέπει επίσης να ταξινομήσετε την τεκμηρίωση που εμφανίζει αναφορές, σχέδια για το έτος, τρίμηνα και μήνες σε ξεχωριστούς φακέλους. Ένα αρχείο πρέπει να περιέχει ένα κομμάτι τεκμηρίωσης.

Για να ομαδοποιήσετε μία περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έγγραφα που δημιουργούνται για μία περίοδο (τρίμηνο, έτος, μήνα). Εξαίρεση αποτελούν οι λεγόμενες μεταβατικές κατηγορίες - για παράδειγμα, προσωπικά αρχεία, το κλείσιμο των οποίων δεν περιορίζεται στο ημερολογιακό έτος. Εάν η υπόθεση περιέχει τεκμηρίωση που δημιουργήθηκε σε διάστημα αρκετών μηνών, είναι απαραίτητο να διαχωρίζεται κάθε μήνας από τους άλλους με ένα ειδικό φύλλο, στο οποίο αναγράφεται η περίοδος που τεκμηριώνεται το μπλοκ που ακολουθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, επιτρέπεται η ομαδοποίηση έως και 250 φύλλων σε ένα αρχείο. Το πάχος του φακέλου μπορεί να είναι 4 cm ή λιγότερο.

Τι άλλο πρέπει να προσέξεις;

Όπως φαίνεται από τους κανόνες τήρησης αρχείου, εάν η τεκμηρίωση έχει παραρτήματα, αυτά (ανεξάρτητα από το πότε ακριβώς συντάχθηκαν) πρέπει να επισυνάπτονται στην τεκμηρίωση που συνοδεύουν. Γενικά, η συνέπεια για το αρχείο των λογιστικών εγγράφων είναι πολύ σημαντική, επομένως πρέπει να τηρείται αυστηρά. Κατά κανόνα, αναρτώνται πρώτα οι καταστάσεις, μετά οι επεξηγηματικές σημειώσεις και μετά ο ισολογισμός, συμπληρωμένος με τα συνημμένα έγγραφα.

Κατά την οργάνωση της αποθήκευσης προσωπικών λογαριασμών των εργαζομένων της εταιρείας, είναι απαραίτητο να διατεθεί ένα ξεχωριστό αρχείο για αυτό, στο οποίο η τεκμηρίωση παρουσιάζεται ανά έτος με αυστηρή τήρηση της χρονολογίας. Η ετήσια αλληλογραφία διαμορφώνεται σε φακέλους που υποδεικνύουν το ημερολογιακό έτος και συστηματοποιείται επίσης ανάλογα με τις ημερομηνίες. Κάθε αίτημα πρέπει να ακολουθείται από απάντηση.

Κάποια χαρακτηριστικά

Οι περίοδοι αποθήκευσης που προβλέπονται στον Φορολογικό Κώδικα ενδέχεται να διαφέρουν από εκείνα τα πρότυπα που καθορίζονται στους νόμους που ρυθμίζουν τις λογιστικές δραστηριότητες. Κατά την παρατήρηση μιας τέτοιας απόκλισης, συνιστάται να τηρείτε πρώτα τη χρονική περίοδο που είναι μεγαλύτερη - αυτό θα επιτρέψει, εάν είναι απαραίτητο, την πρόσβαση στην τεκμηρίωση, τη χρήση της, ακόμη και αν, σύμφωνα με έναν από τους ισχύοντες κανόνες, η προθεσμία έχει ήδη έχει λήξει. Επιπλέον, οι αρχές ελέγχου δεν θα έχουν τίποτα να διαμαρτυρηθούν. Είναι επίσης απαραίτητο να θυμάστε έναν ειδικό κατάλογο που δημοσιεύθηκε το 2000, ο οποίος υποδεικνύει τη διάρκεια αποθήκευσης ορισμένων συγκεκριμένων ομάδων τεκμηρίωσης. Αυτή η λίστα ενημερώνεται και συμπληρώνεται τακτικά, επομένως ο επικεφαλής λογιστής της επιχείρησης και το αρμόδιο τμήμα για τη ροή εγγράφων πρέπει να παρακολουθούν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες.

Σε περίπτωση παραβίασης των προθεσμιών αποθήκευσης, η ευθύνη για αυτό βαρύνει τον επικεφαλής της εταιρείας, παρά το γεγονός ότι το θέμα της ασφάλειας είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του επικεφαλής λογιστή. Εάν παραβιαστεί η σειρά και η διάρκεια αποθήκευσης, επιβάλλεται πρόστιμο στην εταιρεία. Για έναν υπάλληλο, η τιμωρία κυμαίνεται συνήθως από δύο έως τρεις χιλιάδες ρούβλια. Αλλά εάν δεν τηρείται καθόλου η κύρια τεκμηρίωση, μπορούν να τιμωρηθούν με πρόστιμο πέντε χιλιάδων ρούβλια ή περισσότερο.

Υπάρχουν διαφορετικές περίοδοι διατήρησης για λογιστικά, φορολογικά, προσωπικό και άλλα έγγραφα. Εάν δεν έχετε τα έγγραφα που ζητήθηκαν από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, οι επιθεωρητές θα εκτιμήσουν πρόσθετους φόρους με κυρώσεις και θα εκδώσουν πρόστιμο.

Προσοχή! Μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν τον πίνακα περιόδων αποθήκευσης εγγράφων για το 2019 χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο:

Εργαστείτε με έγγραφα προσωπικού εύκολα και άνετα στο πρόγραμμα BukhSoft. Είναι κατάλληλο για οργανισμούς και μεμονωμένους επιχειρηματίες. Το πρόγραμμα θα δημιουργήσει και θα εκτυπώσει αυτόματα όλη την απαραίτητη τεκμηρίωση προσωπικού. Περιλαμβάνει επίσης αυτόματη δημιουργία αναφορών για το φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων και τα ασφάλιστρα. Δοκιμάστε το δωρεάν:

Συμπληρώστε ηλεκτρονικά έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού ⟶

Περίοδοι διατήρησης εγγράφων

Οι περίοδοι αποθήκευσης λογιστικών και φορολογικών εγγράφων, η διαδικασία καταστροφής τους και η ευθύνη για παραβίαση αποθήκευσης και καταστροφής ορίζονται από το νόμο. Οι βασικοί κανόνες διευκρινίζονται στον Φορολογικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 Αρ. 558 και δύο ομοσπονδιακούς νόμους. Πρόκειται για νόμους της 22ας Οκτωβρίου 2004 Νο. 125-FZ «Σχετικά με την Αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία» και της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Νο. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική». Καλύτερα να μην τα παραβιάσεις. Αυτός ο σύνδεσμος παρέχει μια λίστα με τα πιο σημαντικά έγγραφα που πρέπει να έχει μια εταιρεία >>>.

Τραπέζι. Περίοδοι αποθήκευσης εγγράφων το 2019

* Για να αποθηκεύσετε αντίγραφα των εγγράφων ενός υπαλλήλου, είναι προτιμότερο να έχετε τη γραπτή συγκατάθεση του εργαζομένου για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή διαφωνιών με τους ελεγκτές και των προστίμων.

Τι να κάνετε εάν έχει λήξει η περίοδος αποθήκευσης εγγράφων;

Τα έγγραφα που έχουν λήξει πρέπει να καταστραφούν. Για να καταστρέψετε έγγραφα, συντάξτε μια πράξη στην οποία σημειώνετε το όνομα και τον αριθμό των υποθέσεων με έγγραφα που πρέπει να καταστραφούν. Η πράξη αυτή πρέπει να υπογράφεται από ειδική επιτροπή, τη σύνθεση της οποίας θα εγκρίνει ο Γενικός Διευθυντής με εντολή του.

Πρόστιμο για έλλειψη εγγράφων

Για την απουσία πρωτογενών εγγράφων, τιμολογίων και φορολογικών μητρώων, οι υπάλληλοι της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας μπορούν να προσβάλουν στην LLC στο ποσό των 10.000 έως 30.000 ρούβλια(Άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας), συμπεριλαμβανομένων εκείνων που εφαρμόζουν το απλοποιημένο φορολογικό σύστημα σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογίας.

Επιπλέον, χωρίς έγγραφα που επιβεβαιώνουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές, οι επιθεωρητές θα αφαιρούν τα έξοδα εισοδήματος (ή τον ενιαίο φόρο) και τις εκπτώσεις ΦΠΑ. Ή θα υπολογίσουν το ποσό του πληρωτέου φόρου χρησιμοποιώντας τη μέθοδο υπολογισμού (υποπαράγραφος 1, ρήτρα 7, άρθρο 31 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Έτσι, ο ομοσπονδιακός νόμος "για τη λογιστική" ορίζει ότι τα κύρια έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται στην επιχείρηση "για περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες για την οργάνωση κρατικών αρχειακών υποθέσεων, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια" (άρθρο 17). Δεδομένου ότι ο νόμος αυτός ρυθμίζει λογιστικά θέματα, η απαίτηση αυτή ισχύει ειδικά για τα λογιστικά έγγραφα.

Αποθήκευση Φορολογικών Εγγράφων

Ο Φορολογικός Κώδικας αναφέρει ότι «τα λογιστικά στοιχεία και άλλα έγγραφα που είναι απαραίτητα για τον υπολογισμό και την πληρωμή των φόρων» πρέπει να αποθηκεύονται για 4 χρόνια (άρθρο 23). Και τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν το ποσό της ζημίας που μεταφέρεται στο μέλλον σύμφωνα με το άρθρο 283 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας πρέπει να φυλάσσονται για "όλη την περίοδο, ενώ ο οργανισμός μειώνει τη φορολογική βάση της τρέχουσας φορολογικής περιόδου κατά τα ποσά των προηγούμενων έλαβε απώλειες».

Σπουδαίος

Αυτό το υλικό είναι απόσπασμα από berator "Primary Documents".

Το Berator "Primary Documents" έγινε η πρώτη δημοσίευση στη Ρωσία που συγκέντρωσε απολύτως όλες τις πληροφορίες σχετικά με το σχεδιασμό των "κύριων εγγράφων". Διατίθεται και στα δύο και ηλεκτρονικόςεπιλογή berator.

Ούτε οι φορολογικοί επιθεωρητές ούτε οι λογιστές γνωρίζουν πώς να χωρίσουν τα πρωτογενή έγγραφα σε αυτά που είναι απαραίτητα για τη λογιστική και σε εκείνα που επιβεβαιώνουν την ορθότητα του υπολογισμού και της πληρωμής των φόρων. Ουσιαστικά μιλάμε για τα ίδια έγγραφα. Φαίνεται ότι υπάρχει μια αντίφαση.

Το ρωσικό υπουργείο Οικονομικών έχει διαφορετική άποψη. Στην επιστολή αριθ. 04-01-10 της 9ης Φεβρουαρίου 1999, στελέχη αυτού του τμήματος «διευκρίνισαν» ότι δεν υπάρχει καμία αντίφαση εδώ. Μιλάμε απλώς για διαφορετικά έγγραφα: μερικά είναι απαραίτητα για λογιστικούς σκοπούς, άλλα για φορολογικούς σκοπούς. Αλλά και πάλι, ούτε λέξη για το πώς να χωρίσετε τα πρωτογενή έγγραφα σε λογιστικά και φορολογικά έγγραφα.

Επομένως, εάν έχετε αμφιβολίες, διατηρήστε τα κύρια λογιστικά και φορολογικά σας έγγραφα για 5 χρόνια για να αποφύγετε παρεξηγήσεις.

Απαιτήσεις αρχειακής νομοθεσίας

Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι εκτός από το Νόμο «Περί Λογιστικής» και τον Φορολογικό Κώδικα, η αρχειακή νομοθεσία ρυθμίζει τις περιόδους αποθήκευσης των εγγράφων. Έτσι, ο Κατάλογος των τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών, υποδεικνύοντας τις περιόδους αποθήκευσης (εγκεκριμένη με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 αρ. 558) περιγράφει λεπτομερώς ποια έγγραφα πρέπει να αποθηκευτούν για ποσο καιρο.

Για τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, αυτός ο κατάλογος καθορίζει επίσης περίοδο διατήρησης 5 ετών. Ωστόσο, ο κατάλογος των αρχείων προσωπικού (συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών λογαριασμών των εργαζομένων (και, ελλείψει αυτών, των εκκαθαριστικών σημειώσεων)) απαιτεί αποθήκευση για 75 χρόνια.

Οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων σε μετοχικές εταιρείες καθορίζονται με το ψήφισμα της Ομοσπονδιακής Επιτροπής για την Αγορά Τίτλων της 16ης Ιουλίου 2003 με αριθμό 03 33/ps.

Οι οργανισμοί αποφασίζουν μόνοι τους πού θα αποθηκεύουν τα επεξεργασμένα έγγραφα. Ωστε να μπορείτε να:

• αποθήκευση εγγράφων στην εταιρεία·
• υποβάλετε έγγραφα για αποθήκευση σε αρχείο (κρατικό ή ιδιωτικό).

Ευθύνη για παραβάσεις των κανόνων αποθήκευσης εγγράφων

Εάν η εφορία διαπιστώσει κατά τη διάρκεια ελέγχου ότι δεν έχετε πρωτογενή έγγραφα, τιμολόγια ή λογιστικά (φορολογικά) μητρώα, έχει το δικαίωμα να επιβάλει πρόστιμο στην εταιρεία σας.

Το ποσό του προστίμου για μια τέτοια παράβαση (άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας):

• 10.000 ρούβλια, εάν δεν υπάρχουν λογιστικά ή φορολογικά έγγραφα που να σχετίζονται με την ίδια φορολογική περίοδο.
• 30.000 ρούβλια, εάν δεν υπάρχουν λογιστικά ή φορολογικά έγγραφα για πολλές φορολογικές περιόδους.
• 20% του ποσού του απλήρωτου φόρου, αλλά όχι λιγότερο από 40.000 ρούβλια, εάν η έλλειψη εγγράφων είχε ως αποτέλεσμα την υποεκτίμηση της φορολογικής βάσης.

Λάβετε υπόψη ότι οι φορολογικές αρχές μπορούν να ζητούν εταιρικά έγγραφα μόνο για τα τελευταία τρία χρόνια και πρέπει να τα αποθηκεύσετε για τέσσερα χρόνια. Αυτό σημαίνει ότι οι φορολογικές αρχές δεν έχουν το δικαίωμα να επιβάλουν πρόστιμο στην εταιρεία σας σύμφωνα με το άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας για την έλλειψη λογιστικών ή φορολογικών εγγράφων για το τελευταίο (τέταρτο) έτος.

Επιπλέον, για παράβαση της διαδικασίας και των όρων αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων, μπορεί να επιβληθεί διοικητικό πρόστιμο στον επικεφαλής της εταιρείας. Το πρόστιμο κυμαίνεται από 2.000 έως 3.000 ρούβλια (άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Σημείωση: αυτό το πρόστιμο μπορεί να επιβληθεί τόσο για μη συμμόρφωση με τη λογιστική νομοθεσία σχετικά με τη διαδικασία και τους όρους αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων όσο και για παραβίαση των απαιτήσεων του Φορολογικού Κώδικα για την αποθήκευση φορολογικών λογιστικών εγγράφων.

Εάν οι φορολογικές αρχές ανακαλύψουν ότι έχετε παραβιάσει τους κανόνες για την αποθήκευση λογιστικών εγγράφων, έχουν το δικαίωμα να συντάξουν ένα πρωτόκολλο για αυτήν την παράβαση και να το στείλουν στον δικαστή, ο οποίος θα αποφασίσει εάν θα επιβάλει πρόστιμο στον επικεφαλής της εταιρείας σας ή δεν.

Ο δικαστής μπορεί να τιμωρήσει για παραβίαση των όρων αποθήκευσης εγγράφων και με πρωτοβουλία των υπαλλήλων της αρχειακής υπηρεσίας. Η τιμωρία μπορεί να έχει τη μορφή προειδοποίησης ή προστίμου. Το πρόστιμο που επιβάλλεται στους πολίτες κυμαίνεται από 100 έως 300 ρούβλια. για υπαλλήλους - από 300 έως 500 ρούβλια (άρθρο 13.20 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Σε αυτή την περίπτωση, παραβίαση των όρων αποθήκευσης εγγράφων σημαίνει παραβίαση των όρων που καθορίζονται στον Κατάλογο των τυπικών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών (εγκεκριμένο με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 αρ. 558).

Πολλές περιοχές της Ρωσίας έχουν τη δική τους αρχειακή νομοθεσία, η οποία προβλέπει διοικητική ευθύνη για παραβίαση των κανόνων για την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων. Στη Μόσχα, για παράδειγμα, αυτός είναι ο νόμος της Μόσχας της 28ης Νοεμβρίου 2001 Νο. 67 «Σχετικά με το Αρχειακό Ταμείο και τα Αρχεία της Μόσχας».

Ωστόσο, θυμηθείτε: οι περιφερειακές αρχές μπορούν να θεσπίσουν διοικητική ευθύνη μόνο στο πλαίσιο του νόμου και μόνο για παραβιάσεις της τοπικής νομοθεσίας. Ταυτόχρονα, το πρόστιμο για τους υπαλλήλους δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 50.000 ρούβλια (άρθρο 3.5 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Εάν οι τοπικές αρχές προσπαθήσουν να σας επιβάλουν πρόστιμο βάσει κανόνων που καθορίζονται όχι από το νόμο, αλλά από άλλο κανονιστικό έγγραφο (διάταγμα, ψήφισμα, εντολή) ή για παραβιάσεις της ομοσπονδιακής και όχι της περιφερειακής νομοθεσίας ή για ποσό άνω των 50.000 ρούβλια, μεταβείτε στο δικαστήριο: υπάρχουν όλες οι πιθανότητες να κερδίσετε την υπόθεση.

Κατά γενικό κανόνα, τα επεξεργασμένα κύρια έγγραφα που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο λογιστικό μητρώο (για παράδειγμα, μετρητά, τραπεζικά έγγραφα) αρχειοθετούνται σε χωριστούς φακέλους με χρονολογική σειρά.

Τα έγγραφα που λαμβάνονται από τη λογιστική υπηρεσία, που δημιουργούνται και συσσωρεύονται σε αυτήν και έχουν διάφορους σκοπούς πρέπει να αποθηκεύονται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 29 του νόμου αριθ. 402-FZ.

Αυτά είναι τα πρότυπα.

1. Τα κύρια λογιστικά έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις και οι εκθέσεις ελέγχου για αυτά υπόκεινται σε αποθήκευση από οικονομική οντότητα για περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες της κρατικής εταιρείας αρχειοθέτησης, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια μετά το έτος αναφοράς .
2. Έγγραφα λογιστικών πολιτικών, πρότυπα οικονομικής οντότητας, άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την οργάνωση και τήρηση της λογιστικής, συμπεριλαμβανομένων εργαλείων που διασφαλίζουν την αναπαραγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων, καθώς και την επαλήθευση της γνησιότητας μιας ηλεκτρονικής υπογραφής, υπόκεινται σε αποθήκευση από οικονομική οντότητα για τουλάχιστον πέντε έτη μετά το έτος κατά το οποίο συνήθιζαν να συντάσσουν λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις για τελευταία φορά.
3. Μια οικονομική οντότητα πρέπει να διασφαλίζει ασφαλείς συνθήκες αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων και την προστασία τους από αλλαγές.
4. Όταν υπάρχει αλλαγή στον επικεφαλής της εταιρείας, πρέπει να διασφαλίζεται η μεταφορά των λογιστικών εγγράφων. Η διαδικασία μεταφοράς λογιστικών εγγράφων καθορίζεται από την εταιρεία ανεξάρτητα.

Τα κύρια έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές εκθέσεις και τα υπόλοιπα, πριν από τη μεταφορά τους στο αρχείο, πρέπει να φυλάσσονται στο λογιστήριο σε ειδικούς χώρους ή κλειδωμένα ντουλάπια με ευθύνη προσώπων εξουσιοδοτημένων από τον προϊστάμενο λογιστή.

Τα αυστηρά έντυπα αναφοράς πρέπει να αποθηκεύονται σε χρηματοκιβώτια, μεταλλικά ντουλάπια ή ειδικούς χώρους για να διασφαλίζεται η ασφάλειά τους.

Οι εντολές μετρητών, οι προκαταβολές, οι τραπεζικές καταστάσεις με σχετικά έγγραφα πρέπει να συλλέγονται με χρονολογική σειρά και να δεσμεύονται.

Ορισμένοι τύποι εγγράφων (εντολές εργασίας, αναφορές βάρδιων) μπορούν να αποθηκευτούν χωρίς δέσμευση, αλλά να αρχειοθετηθούν σε φακέλους για να αποφευχθεί η απώλεια ή η κακή χρήση τους.

Η ασφάλεια των πρωτογενών εγγράφων, λογιστικών μητρώων, λογιστικών εκθέσεων και ισολογισμών, η εκτέλεση και μεταφορά τους στο αρχείο διασφαλίζεται από τον προϊστάμενο λογιστή της εταιρείας.

Ανάλογα με την περίοδο αποθήκευσης των εγγράφων, υπάρχουν διάφοροι τύποι αποθήκευσης:

• τρέχον (προσωρινό);
• αρχειακό.

Η τρέχουσα (προσωρινή) αποθήκευση σημαίνει ότι τα έγγραφα έχουν εκτελεστεί, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστούν ξανά για μελέτη, διευκρίνιση ή επανεξέταση. Η αποθήκευση των εγγράφων που αφαιρούνται από την τρέχουσα λογιστική ονομάζεται αρχειακή αποθήκευση.

Μεταφορά εγγράφων στο αρχείο

Τα κύρια έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές εκθέσεις και οι ισολογισμοί υπόκεινται σε υποχρεωτική μεταφορά στο αρχείο (Κανονισμοί για τα έγγραφα και τη ροή εγγράφων στη λογιστική (το τμήμα 6 του), που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών της ΕΣΣΔ στις 29 Ιουλίου 1983 Αρ. 105) .

Ανάλογα με τον όγκο των εγγράφων, το αρχείο μπορεί να είναι είτε ανεξάρτητη δομική μονάδα της εταιρείας είτε μονάδα εντός της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείου (γραφείο, γραμματεία). Αυτό προκύπτει από την παράγραφο 1.4 των Κανόνων, που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας, της 31ης Μαρτίου 2015, αρ. 526.

Το αρχείο της εταιρείας συμπληρώνεται με αρχεία μόνιμης και προσωρινής (άνω των 10 ετών) αποθήκευσης.

Το αρχείο μπορεί να δημιουργηθεί και σε ηλεκτρονικά μέσα. Επομένως, εάν αποθηκεύετε έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή, δημιουργήστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο. Η διαδικασία υποβολής ηλεκτρονικών εγγράφων στο αρχείο δίνεται στις παραγράφους 2.30–2.35 των Κανόνων, που εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας, της 31ης Μαρτίου 2015, αρ. 526.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μιας εταιρείας αρχειοθετούνται μόνο αφού δεν χρησιμοποιούνται πλέον σε επιχειρησιακές εργασίες. Για να επιλέξετε έγγραφα σε ηλεκτρονικά μέσα, δημιουργήστε μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων. Κατά την επιλογή ηλεκτρονικών εγγράφων που διαβιβάζονται
για την αποθήκευση αρχείων, η επιτροπή εμπειρογνωμόνων καθοδηγείται από τα ακόλουθα κριτήρια:

• σημασία, πληρότητα (πληρότητα) των εγγράφων.
• αυθεντικότητα (πληρότητα και αξιοπιστία) των εγγράφων·
• καμία διπλή πληροφόρηση στα έγγραφα.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα κειμένου για αρχειακή αποθήκευση θα πρέπει να υποβάλλονται στην εταιρεία σε μορφή PDF/A. Επίσης, τουλάχιστον μία φορά κάθε πέντε χρόνια, είναι απαραίτητο να ελέγχεται η κατάσταση των φορέων ηλεκτρονικών εγγράφων και εάν τα ίδια τα έγγραφα μπορούν να αναπαραχθούν.

Τα έγγραφα μπορούν επίσης να μεταφερθούν βάσει συμφωνίας για αποθήκευση σε κρατικό ή δημοτικό αρχείο.

Η περίοδος διατήρησης υπολογίζεται από την 1η Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το έτος εκτέλεσης του εγγράφου (η υπόθεση κλείνει σε γραφείο γραφείου, ο προσωπικός φάκελος συμπληρώνεται βάσει διαταγής απόλυσης). Για παράδειγμα, εάν ένα έγγραφο συντάχθηκε το 2016, τότε η περίοδος αποθήκευσης αρχίζει να υπολογίζεται από την 1η Ιανουαρίου 2017. Υπάρχουν εξαιρέσεις σε αυτόν τον κανόνα.

Πρώτον, αυτά είναι τα μητρώα που απαιτούνται για την έκπτωση του ΦΠΑ. Ειδικότερα, το βιβλίο αγορών και το βιβλίο πωλήσεων, καθώς και τα ημερολόγια εκδοθέντων και παραληφθέντων τιμολογίων. Η έναρξη της περιόδου αποθήκευσης τους πρέπει να καθορίζεται από την ημερομηνία της τελευταίας καταχώρισης σε αυτά. Δεύτερον, έγγραφα που επιβεβαιώνουν το αρχικό κόστος του αποσβέσιμου ακινήτου. Η διάρκεια ζωής τους υπολογίζεται από τη στιγμή που σταμάτησαν να συγκεντρώνουν αποσβέσεις (επιστολή από το Υπουργείο Οικονομικών της Ρωσίας
με ημερομηνία 26 Απριλίου 2011 αριθμ. 03-03-06/1/270).

Η μέγιστη περίοδος αποθήκευσης για έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων της εταιρείας είναι 75 χρόνια από την ημερομηνία δημιουργίας (Ομοσπονδιακός νόμος της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ «Σχετικά με την Αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία»). Πρόκειται για συμβάσεις εργασίας και συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, συμβάσεις εργασίας, αστικές συμβάσεις, προσωπικές κάρτες, αζήτητα πρωτότυπα προσωπικά έγγραφα (βιβλία εργασίας, διπλώματα, πιστοποιητικά, πιστοποιητικά). Ο ομοσπονδιακός νόμος αριθ. 43-FZ της 2ας Μαρτίου 2016 διευκρινίζει ότι η περίοδος αποθήκευσης των 75 ετών για έγγραφα προσωπικού ισχύει για έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί πριν από το 2003. Για έγγραφα που δημιουργήθηκαν μετά το 2003, η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων προσωπικού είναι 50 χρόνια από την ημερομηνία δημιουργίας.

Οι εντολές που αφορούν πειθαρχικές κυρώσεις, ετήσια άδεια μετ' αποδοχών, εκπαιδευτική άδεια, εφημερία και βραχυπρόθεσμα επαγγελματικά ταξίδια διατηρούνται για τουλάχιστον πέντε έτη.

Τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν τον υπολογισμό και την πληρωμή των ασφαλίστρων σε ταμεία εκτός προϋπολογισμού πρέπει να φυλάσσονται από τον ασφαλιστή για έξι χρόνια.

Μετά τη λήξη της μέγιστης περιόδου αποθήκευσης των εγγράφων, πρέπει να καταστραφούν.

Καταστροφή εγγράφων

Όταν λήξει η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων, θα πρέπει να καταστραφούν (ρήτρα 2.3 των Κανόνων που εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 31 Μαρτίου 2015 Αρ. 526). Η τεκμηρίωση της καταστροφής εγγράφων είναι επωφελής για την ίδια την εταιρεία. Άλλωστε, μπορεί να χρειαστούν πράξεις καταστροφής κατά τη διάρκεια επιθεωρήσεων ή δικαστικών υποθέσεων, εάν η εταιρεία απαιτείται να προσκομίσει οποιαδήποτε έγγραφα.

Μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων επιλέγει έγγραφα για καταστροφή. Η επιτροπή εμπειρογνωμόνων μπορεί να περιλαμβάνει υπαλλήλους της εταιρείας (γραμματέας, λογιστής, υπάλληλος κ.λπ.).

Η καταστροφή επιλεγμένων εγγράφων πρέπει να τεκμηριώνεται. Στην πράξη, γράψτε τα στοιχεία όλων των εγγράφων. Παρόμοια έγγραφα μπορούν να παρατίθενται σε μια κοινή επικεφαλίδα. Σημειώστε τις προθεσμίες για παρόμοια έγγραφα. Για παράδειγμα, "προκαταρκτικές αναφορές για το 2009, οι προθεσμίες είναι 20/01/2009–01/12/2009."

Μπορείτε να καταστρέψετε έγγραφα με τους εξής τρόπους:

• μεταφορά για επεξεργασία (διάθεση). Κατά τη μεταφορά εγγράφων για επεξεργασία (απόρριψη), συμπληρώστε ένα τιμολόγιο, αναφέροντας την ημερομηνία μεταφοράς, το βάρος και την ποσότητα των εγγράφων.
• Καταστρέψτε έγγραφα μόνοι σας - κάψτε τα, τεμαχίστε τα με έναν καταστροφέα κ.λπ.

Υποδείξτε την επιλεγμένη μέθοδο καταστροφής στην πράξη.