Όπως δείχνει η πρακτική, σχεδόν σε κάθε σύγχρονη εγχώρια επιχείρηση, ο μεγαλύτερος όγκος τεκμηρίωσης παράγεται από το λογιστικό τμήμα. Είναι κατανοητό: σε αυτό το τμήμα εργάζονται με χρήματα και κάθε τέτοια ενέργεια πρέπει να καταγράφεται επίσημα σε χαρτί. Επιπλέον, η περίοδος αποθήκευσης πρωτογενών εγγράφων σε έναν οργανισμό έχει θεσπιστεί νομικά, πράγμα που σημαίνει ότι δεν μπορείτε απλά να απαλλαγείτε από τα "χαρτιά"· θα πρέπει να τα αποθηκεύσετε για τουλάχιστον αρκετά χρόνια και μόνο στη συνέχεια να τα καταστρέψετε. Παρεμπιπτόντως, η διαδικασία απαλλαγής από τα άχρηστα χαρτιά δεν είναι επίσης εύκολη και έχει μια σειρά από συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Περισσότερα για όλα αυτά περαιτέρω.
Έγγραφα, έγγραφα...
Εάν δώσουμε στατιστικά στοιχεία για την ποσότητα της παραγόμενης τεκμηρίωσης, αποδεικνύεται ότι σε όλες σχεδόν τις σύγχρονες εγχώριες επιχειρήσεις, η λογιστική είναι η πηγή του 80-90% των εγγράφων σε χαρτί. Πρέπει να αποθηκευτούν για κάποιο λόγο. Οι περιορισμοί καθορίζουν όχι μόνο ποια είναι η σωστή ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης για τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα (συνήθως ποικίλλει από πέντε χρόνια έως μια δεκαετία), αλλά και τις συνθήκες υπό τις οποίες πρέπει να φυλάσσονται αυτά τα αντικείμενα. Ταυτόχρονα, πρέπει να θυμόμαστε ότι υπάρχει μια διαίρεση σε τεκμηρίωση για προσωρινή αποθήκευση και μόνιμη αποθήκευση.
Ωστόσο, όπως δείχνει η πρακτική, δεν ενδιαφέρονται οι διευθυντές κάθε εταιρείας να κατανοήσουν τις περιπλοκές των περιόδων αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα. Για να γλιτώσετε τον πονοκέφαλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες εξειδικευμένων εταιρειών αρχειοθέτησης. Μια τέτοια εταιρεία γνωρίζει ακριβώς τι είδους έγγραφα πρέπει να αποθηκευτούν για πόσο χρονικό διάστημα, υπό ποιες συνθήκες και σε συμμόρφωση με ποιους κανόνες. Επιπλέον, ένας τέτοιος οργανισμός έχει την τεχνική ικανότητα να καταστρέφει έγγραφα που έχουν εμπιστευθεί για αποθήκευση όταν λήξουν οι προθεσμίες. Είναι πραγματικά βολικό, αλλά κοστίζει χρήματα. Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, τότε θα πρέπει να διαθέσετε ένα ειδικό δωμάτιο για το αρχείο και να διερευνήσετε ποια είναι η νομική περίοδος για την αποθήκευση πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε έναν οργανισμό.
θέλω - δεν θέλω
Το πρόβλημα, παρεμπιπτόντως, δεν προκύπτει από το πουθενά. Οι ισχύοντες νόμοι ορίζουν περιόδους αποθήκευσης για τα κύρια λογιστικά έγγραφα και σε κάθε επιχείρηση πρέπει να τηρούνται. Από τη νομοθεσία προκύπτει ότι κάθε υφιστάμενο νομικό πρόσωπο έχει υποχρεώσεις διατήρησης τεκμηρίωσης. Αυτό σημαίνει ότι η μορφή της δραστηριότητας δεν έχει σημασία - είτε πρόκειται για ιδιώτη επιχειρηματία που ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα μόνος, είτε για μεγάλη ανησυχία, θα πρέπει να φροντίσετε για την αποθήκευση λογιστικών εκθέσεων και άλλης τεκμηρίωσης. Είναι σημαντικό να μελετήσετε τη νομοθεσία σχετικά με τις καθορισμένες περιόδους αποθήκευσης ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων και έντυπων εγγράφων, ώστε σε περίπτωση σύγκρουσης με εργολάβο ή κατά τη διάρκεια επιθεώρησης από ρυθμιστική αρχή, να μην βρεθείτε σε δύσκολη θέση . Επιπλέον, η μη τήρηση των χρονικών διαστημάτων που ορίζει ο νόμος μπορεί να προκαλέσει σημαντικό πρόστιμο κατά τον έλεγχο. Η ισχύουσα νομοθεσία περιέχει πρότυπα που διέπουν την ελάχιστη περίοδο αποθήκευσης για τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Αυτό είναι σημαντικό ώστε οι επιχειρήσεις να είναι ασφαλείς και η διεξαγωγή των εργασιών στη χώρα μας να είναι νόμιμη και να ακολουθεί καθιερωμένους κανόνες.
Ο 125ος ομοσπονδιακός νόμος, που εγκρίθηκε τον Οκτώβριο του 2004, μας λέει ποια περίοδος αποθήκευσης ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων, έντυπων εγγράφων, έχει καθοριστεί επί του παρόντος. Με βάση το όνομα, είναι αφιερωμένο στα αρχεία και τη σωστή διεξαγωγή των υποθέσεων. Είναι αυτό το επίσημο έγγραφο που εξετάζει τα χαρακτηριστικά της αποθήκευσης επίσημων εγγράφων που παράγονται από το λογιστήριο. Εδώ μπορείτε να βρείτε και τα δύο χαρακτηριστικά που σας επιτρέπουν να διακρίνετε μεταξύ τεκμηρίωσης προσωρινής και μόνιμης αποθήκευσης, καθώς και τις προθεσμίες που χαρακτηρίζουν αυτόν ή αυτόν τον τύπο χαρτιού.
Σε ποιους ισχύει;
Οι αρμοδιότητες για την τήρηση των ελάχιστων περιόδων αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα ανατίθενται σε:
- τοπικές αρχές·
- κυβερνητικές υπηρεσίες;
- επιχειρηματίες?
- επιχειρήσεις·
- πρόσωπα που ασκούν επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Θα πρέπει να τηρείται ο νόμος σε σχέση με την αρχειακή τεκμηρίωση, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν το προσωπικό. Όλο το χρονικό διάστημα που ορίζει ο νόμος πρέπει να φυλάσσεται σε ασφαλές μέρος. Εκτός από τους ομοσπονδιακούς νόμους, οι ιδιαιτερότητες των περιόδων αποθήκευσης πρωτογενών εγγράφων και λογιστικών μητρώων εξετάζονται σε μια σειρά κανονιστικών εγγράφων που ισχύουν τόσο στη χώρα στο σύνολό της όσο και σε κάθε μεμονωμένη περιοχή. Ωστόσο, το πιο σημαντικό έγγραφο είναι ο προαναφερόμενος νόμος 125, ο οποίος παρέχει πλήρη κατάλογο εγγράφων που ρυθμίζουν τη διάρκεια αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων.
Νόμος αριθμός 129
Το 1996, εκδόθηκε ομοσπονδιακός νόμος σχετικά με τις ιδιαιτερότητες της λογιστικής. Αναφέρει ότι η λογιστική μπορεί να δημιουργήσει την τεκμηρίωσή της σε χαρτί, καθώς και χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία υπολογιστή. Ταυτόχρονα, η εταιρεία πρέπει να κάνει ανεξάρτητα αντίγραφα των εγγράφων σε χαρτί, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες στις συναλλαγές να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με αυτούς. Εάν μια ρυθμιστική αρχή ζητήσει πρόσβαση στην τεκμηρίωση, οι εκπρόσωποι της εταιρείας υποχρεούνται να την παράσχουν. Τόσο οι εισαγγελείς όσο και οι δικαστικοί εκπρόσωποι έχουν το δικαίωμα να το κάνουν.
Δημιουργία, αποθήκευση σε συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσης πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, παροχή κατόπιν αιτήματος πρέπει να συμμορφώνεται με τα έντυπα που ορίζονται στους κανονισμούς. Τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται στον αιτούντα σε έντυπη μορφή. Εάν οι δυνατότητες των μηχανημάτων που χρησιμοποιούνται στην εργασία το επιτρέπουν και εάν συμφωνούν όλοι οι συμμετέχοντες, η αναφορά μπορεί να σταλεί σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό επιτρέπεται και από τους ισχύοντες νόμους της χώρας μας.
Αποθηκεύουμε σύμφωνα με τους κανόνες
Ο ομοσπονδιακός νόμος 129 περιέχει μια αναφορά στην υποχρέωση συμμόρφωσης με τις περιόδους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Ειδικότερα, το άρθρο 17 αναφέρει ότι κάθε νομική οντότητα πρέπει απαραίτητα να αποθηκεύει τέτοια έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων μητρώων και εκθέσεων. Η διάρκεια της χρονικής περιόδου καθορίζεται από τους κανόνες που ρυθμίζουν το αρχειακό έργο σε κρατικό επίπεδο. Η διάρκεια αυτής της περιόδου δεν μπορεί να είναι μικρότερη από 5 χρόνια.
Καθιερώνεται ειδική περίοδος αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα για τεκμηρίωση που ρυθμίζει τις λογιστικές πολιτικές και ορισμένες άλλες κατηγορίες (προγράμματα που χρησιμοποιούνται σε μηχανήματα που επεξεργάζονται πληροφορίες, λογιστικό σχέδιο). Φυσικά, η διάρκεια εδώ είναι επίσης πέντε χρόνια (σε ορισμένες περιπτώσεις αυτή η περίοδος μπορεί να οριστεί μεγαλύτερη), αλλά η περίοδος αρχίζει να μετράει από τη στιγμή που η επιχείρηση κατέφυγε για τελευταία φορά σε αυτό το έγγραφο. Επικεφαλής νομικής οντότητας είναι το πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί νομίμως η ευθύνη για την αποθήκευση όλων των απαιτούμενων εγγράφων σύμφωνα με χρονικά διαστήματα. Αυτό σημαίνει ότι κάθε μορφωμένο και υπεύθυνο αφεντικό πρέπει να γνωρίζει την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων στο λογιστήριο εάν θέλει να διατηρήσει την κατάσταση στην εταιρεία υπό τον έλεγχό του.
Όπως δείχνει η πρακτική, πολλοί οργανισμοί πραγματοποιούν τακτικά απογραφή της επίσημης τεκμηρίωσης και οι τοπικοί κανονισμοί ορίζουν άτομα υπεύθυνα για την αποθήκευση εγγράφων, με τα οποία οι αρχές επιθεώρησης αλληλεπιδρούν πραγματικά κατά την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους κανόνες αρχειοθέτησης.
Δημιουργία και αποθήκευση: τα πάντα σύμφωνα με τους κανόνες
Με βάση την ισχύουσα νομοθεσία, οι λογιστές μπορούν να δημιουργήσουν τόσο πρωτογενή όσο και συνοπτική τεκμηρίωση όχι μόνο σε έντυπη αλλά και σε ηλεκτρονική μορφή. Στην περίπτωση αυτή, η υποχρέωση δημιουργίας αντιγράφων σε χαρτί ανήκει στο νομικό πρόσωπο και κατόπιν αιτήματος ενδιαφερόμενου ή φορέα ελέγχου, η εταιρεία υποχρεούται να αποστείλει έντυπα έγγραφα στη διεύθυνση το συντομότερο δυνατό. Η συλλογή και η αποθήκευση πρέπει να πραγματοποιούνται με τη μορφή που καθορίζεται από τους ισχύοντες κανονισμούς.
Η λίστα τεκμηρίωσης, η οποία εξετάζει τυπικά έγγραφα διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης, μας λέει ποια είναι η περίοδος αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων στο λογιστήριο και τη διαδικασία για αυτήν τη διαδικασία. Αυτά καθιερώθηκαν το 2010 σε έγγραφο που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών και το Ομοσπονδιακό Αρχείο. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις του Φορολογικού Κώδικα, ο οποίος ρυθμίζει ότι κάθε πολίτης της χώρας μας είναι υπεύθυνος για την τήρηση λογιστικών εγγράφων για τέσσερα χρόνια. Αυτό ισχύει για έγγραφα που σχετίζονται με τη λογιστική των στοιχείων των δαπανών και των εσόδων, καθώς και για την επιβεβαίωση της πληρωμής των φόρων.
Προσεγγίζουμε τα πράγματα με σύνεση
Η σωστή οργάνωση της διαδικασίας σε συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων απαιτεί επαγγελματική προσέγγιση, συμμετοχή του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την καταγραφή των εγγράφων και επεξεργασία αρχειακών πληροφοριών σχετικά με την οργάνωση της ίδιας της διαδικασίας εργασίας. Επί του παρόντος, πρακτικά δεν υπάρχουν χώροι για εξειδικευμένη εκπαίδευση στην αρχειακή εργασία, επομένως η εύρεση ενός πραγματικά υψηλής ποιότητας ειδικού είναι συχνά δύσκολη. Από την άλλη, η προοδευτική νομοθεσία απαιτεί να διατηρούνται οι περίοδοι αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, διαφορετικά μπορεί να αντιμετωπίσετε κατηγορηματικά δυσάρεστα πρόστιμα. Η καλύτερη επιλογή για μια αρκετά ογκώδη ροή εγγράφων είναι η δημιουργία ενός τμήματος εντός της εταιρείας υπεύθυνου για την αποθήκευση αρχείων και η τακτική εκπαίδευση του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την τεκμηρίωση χρησιμοποιώντας εσωτερικούς πόρους. Αυτό θα σας επιτρέψει να διατηρήσετε τον έλεγχο των καινοτομιών που καθορίζονται στη νομοθεσία και να συμμορφώνεστε με όλες τις απαιτήσεις.
Μια εναλλακτική επιλογή, η οποία σας επιτρέπει επίσης να λαμβάνετε υπόψη την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων και να τη συμμορφώνεστε στις εργασιακές σας δραστηριότητες, είναι η συνεργασία με έναν μεσάζοντα που αναλαμβάνει να διατηρήσει τα έγγραφα του πελάτη. Ωστόσο, η επιλογή μιας εταιρείας αρχείων για τον εαυτό σας δεν είναι επίσης η πιο εύκολη δουλειά. Είναι απαραίτητο να αναλύσετε προσεκτικά όλες τις διαθέσιμες επιλογές προκειμένου να προτιμήσετε μια αξιόπιστη εταιρεία και να μην ανησυχείτε ότι μπορεί να κλείσει ή να καεί το κτίριο.
Δυνατότητες αποθήκευσης ορισμένων τύπων τεκμηρίωσης
Όπως προκύπτει από την ισχύουσα νομοθεσία, η πρωτογενής τεκμηρίωση, καθώς και τα μητρώα, τα έγγραφα αναφοράς και ο ισολογισμός πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο. Όλες αυτές οι κατηγορίες επίσημων εγγράφων πρέπει να φυλάσσονται σε λογιστικούς χώρους μέχρι την αποστολή τους στο αρχείο, ενώ το νομικό πρόσωπο υποχρεούται να παρέχει όλες τις προϋποθέσεις για την ασφάλεια των εγγράφων: τα ντουλάπια πρέπει να είναι κλειδωμένα, να τηρούνται άλλες προφυλάξεις ασφαλείας. Εντός της επιχείρησης, ένα ειδικό έγγραφο ορίζει ένα άτομο υπεύθυνο για την ασφάλεια της τεκμηρίωσης.
Εάν μια επιχείρηση το χρησιμοποιεί, βάσει νόμου αυτά τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε χρηματοκιβώτιο ή σε ειδικό ντουλάπι, ένα δωμάτιο που είναι κλειδωμένο και εγγυάται την ασφάλεια των εγγράφων. Η κύρια τεκμηρίωση της τρέχουσας χρονικής περιόδου, η οποία υποβάλλεται σε χειροκίνητη επεξεργασία, πρέπει να συλλέγεται, λαμβάνοντας υπόψη τη χρονολογία, σε μητρώα, τα οποία στη συνέχεια αποστέλλονται στο αρχείο για μόνιμη αποθήκευση.
Τι άλλο πρέπει να προσέξεις;
Κατά την αποθήκευση τραπεζικών κινήσεων, εντολών μετρητών και εκ των προτέρων αναφορών, είναι απαραίτητο να διατηρείται όλη η τεκμηρίωση λαμβάνοντας υπόψη το χρονολόγιο και να δεσμεύεται για κοινή, συστηματική αποθήκευση. Ορισμένες συγκεκριμένες κατηγορίες εγγράφων (αναφορές βάρδιων, εντολές εργασίας) μπορούν να αποθηκευτούν χωρίς δέσμευση, αλλά να αρχειοθετηθούν σε φακέλους, ώστε να μην χαθεί τίποτα ή να χρησιμοποιηθεί για ανέντιμους σκοπούς.
Η ασφάλεια της τεκμηρίωσης, καθώς και η έγκαιρη αποστολή τους στο αρχείο, είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του προϊσταμένου λογιστή, αν και, εάν είναι απαραίτητο, οι τοπικοί κανονισμοί μπορεί να περιλαμβάνουν ανάθεση εξουσίας σε άλλο άτομο. Η έκδοση πρωτογενούς τεκμηρίωσης, αναφοράς και εγγράφων ισολογισμού είναι δυνατή μόνο σε ορισμένες περιπτώσεις με επίσημη εντολή του προϊσταμένου λογιστή. Γενικά, οι δομικές μονάδες δεν έχουν πρόσβαση σε λογιστικά έγγραφα. Η κατάσχεση εγγράφων είναι δυνατή μόνο εάν υπάρχει εξειδικευμένο αίτημα από ανακριτικά όργανα, δικαστήρια ή άλλες αρχές με τις κατάλληλες δυνάμει του νόμου εξουσίες. Στην περίπτωση αυτή, είναι απαραίτητο να προσκομιστεί επίσημο ψήφισμα που συντάσσεται σύμφωνα με το νόμο. Όταν κατασχεθεί, είναι απαραίτητο να συνταχθεί πρωτόκολλο, ένα αντίγραφο του οποίου παραδίδεται σε εκπρόσωπο του οργανισμού έναντι υπογραφής.
Η περίοδος αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα αντικατοπτρίζεται στον παρακάτω πίνακα.
Χαρακτηριστικά της ροής εγγράφων
Ο όρος «ροή εγγράφων» χρησιμοποιείται σε ένα σύνολο παραγόντων που σχετίζονται με την κίνηση της τεκμηρίωσης από τη στιγμή που δημιουργείται το χαρτί μέχρι τη μεταφορά του στα αρχεία. Η ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος είναι ευθύνη του επικεφαλής λογιστή, αν και σε ορισμένες επιχειρήσεις ανατίθεται σε ειδικό διαχείρισης εγγράφων. Ωστόσο, όπως δείχνει η πρακτική, το πιο σωστό είναι να συμπεριληφθεί ένα τέτοιο χρονοδιάγραμμα στη λογιστική πολιτική του οργανισμού, το οποίο στη συνέχεια εγκρίνεται με ειδική εντολή που υπογράφεται από τον διευθύνοντα σύμβουλο της εταιρείας.
Χρησιμοποιώντας ένα χρονοδιάγραμμα, μπορείτε να συντονίσετε και να απλοποιήσετε την εργασία σχεδιασμού σε μια επιχείρηση. Το χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων για την κύρια τεκμηρίωση είναι μια λίστα εκτελεστών, χρονικά διαστήματα εντός των οποίων πρέπει να σταλούν τα έγγραφα στο λογιστήριο, καθώς και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου οι λογιστές τα επεξεργάζονται. Οι περίοδοι αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των ισολογισμών, πρέπει να περιγράφονται. Συχνά, οι λογιστικές πολιτικές περιέχουν κανονισμούς για την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων και αυτή η περίοδος είτε είναι ίση με αυτή που ορίζει ο νόμος είτε της εκχωρείται μεγαλύτερη περίοδος εάν απαιτείται από τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Όταν υποβάλλεται η αναφορά για το έτος, η τεκμηρίωση συντάσσεται σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία και μεταφέρεται σε αρχειακή αποθήκευση. Λαμβάνεται υπόψη ότι στο μέλλον μπορεί να υπάρξει ανάγκη εξαγωγής χρήσιμων δεδομένων από τον όγκο που μεταφέρεται για αποθήκευση. Για να γίνει αυτό, συνηθίζεται να χωρίζετε τις περιπτώσεις σε φακέλους και η ομαδοποίηση εξηγείται από το περιεχόμενο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αντιστοιχίσει έναν σχετικό τίτλο σε κάθε φάκελο.
Χαρακτηριστικά αποθήκευσης θήκης
Όλη η τεκμηρίωση που δημιουργείται κατά τις δραστηριότητες της επιχείρησης, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, χωρίζεται σε εκείνα που προορίζονται για προσωρινή αποθήκευση και σε μόνιμες. Κατά τη μεταφορά εγγράφων στο αρχείο, είναι απαραίτητο να υποβάλετε κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες ξεχωριστά, χωρίς να αναμιγνύετε επίσημα έγγραφα στους ίδιους φακέλους. Σε αυτήν την περίπτωση, τα αντίγραφα πρέπει να αποθηκεύονται χωριστά από τα πρωτότυπα. Θα πρέπει επίσης να ταξινομήσετε την τεκμηρίωση που εμφανίζει αναφορές, σχέδια για το έτος, τρίμηνα και μήνες σε ξεχωριστούς φακέλους. Ένα αρχείο πρέπει να περιέχει ένα κομμάτι τεκμηρίωσης.
Για να ομαδοποιήσετε μία περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έγγραφα που δημιουργούνται για μία περίοδο (τρίμηνο, έτος, μήνα). Εξαίρεση αποτελούν οι λεγόμενες μεταβατικές κατηγορίες - για παράδειγμα, προσωπικά αρχεία, το κλείσιμο των οποίων δεν περιορίζεται στο ημερολογιακό έτος. Εάν η υπόθεση περιέχει τεκμηρίωση που δημιουργήθηκε σε διάστημα αρκετών μηνών, είναι απαραίτητο να διαχωρίζεται κάθε μήνας από τους άλλους με ένα ειδικό φύλλο, στο οποίο αναγράφεται η περίοδος που τεκμηριώνεται το μπλοκ που ακολουθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, επιτρέπεται η ομαδοποίηση έως και 250 φύλλων σε ένα αρχείο. Το πάχος του φακέλου μπορεί να είναι 4 cm ή λιγότερο.
Τι άλλο πρέπει να προσέξεις;
Όπως φαίνεται από τους κανόνες τήρησης αρχείου, εάν η τεκμηρίωση έχει παραρτήματα, αυτά (ανεξάρτητα από το πότε ακριβώς συντάχθηκαν) πρέπει να επισυνάπτονται στην τεκμηρίωση που συνοδεύουν. Γενικά, η συνέπεια για το αρχείο των λογιστικών εγγράφων είναι πολύ σημαντική, επομένως πρέπει να τηρείται αυστηρά. Κατά κανόνα, αναρτώνται πρώτα οι καταστάσεις, μετά οι επεξηγηματικές σημειώσεις και μετά ο ισολογισμός, συμπληρωμένος με τα συνημμένα έγγραφα.
Κατά την οργάνωση της αποθήκευσης προσωπικών λογαριασμών των εργαζομένων της εταιρείας, είναι απαραίτητο να διατεθεί ένα ξεχωριστό αρχείο για αυτό, στο οποίο η τεκμηρίωση παρουσιάζεται ανά έτος με αυστηρή τήρηση της χρονολογίας. Η ετήσια αλληλογραφία διαμορφώνεται σε φακέλους που υποδεικνύουν το ημερολογιακό έτος και συστηματοποιείται επίσης ανάλογα με τις ημερομηνίες. Κάθε αίτημα πρέπει να ακολουθείται από απάντηση.
Κάποια χαρακτηριστικά
Οι περίοδοι αποθήκευσης που προβλέπονται στον Φορολογικό Κώδικα ενδέχεται να διαφέρουν από εκείνα τα πρότυπα που καθορίζονται στους νόμους που ρυθμίζουν τις λογιστικές δραστηριότητες. Κατά την παρατήρηση μιας τέτοιας απόκλισης, συνιστάται να τηρείτε πρώτα τη χρονική περίοδο που είναι μεγαλύτερη - αυτό θα επιτρέψει, εάν είναι απαραίτητο, την πρόσβαση στην τεκμηρίωση, τη χρήση της, ακόμη και αν, σύμφωνα με έναν από τους ισχύοντες κανόνες, η προθεσμία έχει ήδη έχει λήξει. Επιπλέον, οι αρχές ελέγχου δεν θα έχουν τίποτα να διαμαρτυρηθούν. Είναι επίσης απαραίτητο να θυμάστε έναν ειδικό κατάλογο που δημοσιεύθηκε το 2000, ο οποίος υποδεικνύει τη διάρκεια αποθήκευσης ορισμένων συγκεκριμένων ομάδων τεκμηρίωσης. Αυτή η λίστα ενημερώνεται και συμπληρώνεται τακτικά, επομένως ο επικεφαλής λογιστής της επιχείρησης και το αρμόδιο τμήμα για τη ροή εγγράφων πρέπει να παρακολουθούν τις πιο πρόσφατες πληροφορίες.
Σε περίπτωση παραβίασης των προθεσμιών αποθήκευσης, η ευθύνη για αυτό βαρύνει τον επικεφαλής της εταιρείας, παρά το γεγονός ότι το θέμα της ασφάλειας είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του επικεφαλής λογιστή. Εάν παραβιαστεί η σειρά και η διάρκεια αποθήκευσης, επιβάλλεται πρόστιμο στην εταιρεία. Για έναν υπάλληλο, η τιμωρία κυμαίνεται συνήθως από δύο έως τρεις χιλιάδες ρούβλια. Αλλά εάν δεν τηρείται καθόλου η κύρια τεκμηρίωση, μπορούν να τιμωρηθούν με πρόστιμο πέντε χιλιάδων ρούβλια ή περισσότερο.
«Άκου, ας τα πετάξουμε όλα», μου είπε ο σκηνοθέτης, δείχνοντας ένα ράφι γεμάτο με κουτιά με έγγραφα πριν από 7 χρόνια. Και του απάντησα: «Δεν είναι τόσο απλό, μερικές φορές η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι αρκετές δεκαετίες». Ο σκηνοθέτης με πίστεψε και το εγγενές παλιό χαρτί μας συνέχισε να μαζεύει σκόνη στα ράφια των αρχείων. Μέχρι την επόμενη φορά - όταν προκύψει το ζήτημα της αγοράς ενός νέου ραφιού, τότε θα εξετάσουμε τα πάντα και θα αφήσουμε μόνο εκείνα τα έγγραφα των οποίων η διάρκεια ζωής στον οργανισμό δεν έχει ακόμη λήξει πραγματικά.
Πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσεται η τεκμηρίωση;
Η ανάγκη αποθήκευσης εγγράφων υποδεικνύεται από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. Επιπλέον, υπάρχουν τρεις λίστες που εγκρίνουν τις περιόδους αποθήκευσης εγγράφων στο αρχείο για νομικά πρόσωπα δημοσίου και ιδιωτικού τομέα σε διάφορους τομείς δραστηριότητας. Τα έγγραφα των ανωνύμων εταιρειών πρέπει να φυλάσσονται σύμφωνα με τους Κανονισμούς για τη διαδικασία και τους όρους φύλαξης των εγγράφων των ανωνύμων εταιρειών, εγκεκριμένοι. Ψήφισμα της Ομοσπονδιακής Επιτροπής για την Αγορά Κινητών Αξιών της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 16ης Ιουλίου 2003 N 03-33/ps.
Συγκεκριμένες περίοδοι αποθήκευσης τεκμηρίωσης
Η μικρότερη διάρκεια ζωής είναι 1 έτος, η μέγιστη είναι 75 χρόνια. Δεν θα τα αναφέρω ονομαστικά για κάθε έγγραφο, από τα οποία υπάρχουν πολλά. Εκτός από τις προθεσμίες που καθορίζονται για κοινά έγγραφα, όπως διαχείριση προσωπικού, χρηματοοικονομικών, λογιστικών, φορολογικών και ηλεκτρονικών εγγράφων, τα έγγραφα για εξειδικευμένους σκοπούς σε διάφορους τομείς της βιομηχανίας, της ιατρικής και της ασφάλειας έχουν τις δικές τους περιόδους αποθήκευσης για έγγραφα στον οργανισμό. Ας εξετάσουμε τις περιόδους κατά τις οποίες πρέπει να αποθηκεύονται τα πιο κοινά έγγραφα που υπάρχουν σε οποιονδήποτε οργανισμό.
Περίοδοι διατήρησης για έγγραφα που χρησιμοποιούνται συνήθως
Οι περίοδοι αποθήκευσης που αναφέρονται παρακάτω για τα έγγραφα στην επιχείρηση ξεκινούν από το τέλος του έτους αναφοράς ή το έτος κατά το οποίο εκδόθηκαν τα έγγραφα. Συστατικά έγγραφα, άδειες, διπλώματα ευρεσιτεχνίας, πιστοποιητικά συναλλαγών δεν μπορούν να καταστραφούν και πρέπει να αποθηκευτούν μόνιμα.
Έγγραφα προσωπικού:
- χρονοδιαγράμματα στελέχωσης - μόνιμη?
- επιβεβαίωση της εμφάνισης ατυχήματος - 45 χρόνια.
- επιβεβαίωση της εμφάνισης επαγγελματικής ασθένειας - 75 χρόνια.
- προσωπικός φάκελος υπαλλήλου - 75 χρόνια.
- όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τις δραστηριότητες του εργαζομένου υπό ειδικές συνθήκες εργασίας - 75 έτη.
Οικονομικά έγγραφα:
- έχοντας πληροφορίες για τον υπολογισμό και την πληρωμή φόρων - 4 χρόνια.
- επιβεβαίωση των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν σε σχέση με την εκπαίδευση του εργαζομένου - κατά τη διάρκεια ολόκληρης της περιόδου εκπαίδευσης συν επιπλέον 1 έτος και τουλάχιστον τέσσερα χρόνια·
- επιβεβαίωση του ποσού των ζημιών που μεταφέρονται στο μέλλον - κατά τη διάρκεια ολόκληρης της περιόδου ενώ η φορολογική βάση μειώνεται από τη μεταφερόμενη ζημία.
- επιβεβαίωση υπολογισμών για ασφαλιστικές εισφορές σε ταμεία εκτός προϋπολογισμού - 6 έτη.
- Τα πιστοποιητικά EDS πρέπει να διατηρηθούν για άλλα 5 χρόνια μετά το τέλος του έτους κατά το οποίο έληξε το πιστοποιητικό.
- έναν υπολογισμό που έγινε αποδεκτός από το FSS μέσω ηλεκτρονικών καναλιών επικοινωνίας, που έγινε με τη μορφή 4-FSS και μια απόδειξη για την παραλαβή του - 5 χρόνια.
- λογιστικά έγγραφα που αποκαλύπτουν λογιστική και αναφορά - 5 χρόνια.
- αποδείξεις μετρητών, ημερολόγια ταμείου-χειριστή, μονάδες φορολογικής μνήμης, ηλεκτρονικές ταινίες ελέγχου, άλλα έντυπα που επιβεβαιώνουν πληρωμές σε μετρητά - 5 έτη.
- έκδοση διαβατηρίου της ταμειακής μηχανής - για όλη την περίοδο ισχύος του διαβατηρίου.
Πώς να καθαρίσετε τα υπολείμματα χαρτιού;
Με την πάροδο του χρόνου, ένας οργανισμός συγκεντρώνει έναν τεράστιο όγκο από διάφορα έγγραφα. Για να μην κολλήσετε σε χαρτιά, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια επιτροπή (συνήθως αποτελούμενη από τρία άτομα) που θα διενεργεί εξέταση για την αξία και θα ταξινομεί τα έγγραφα στις ακόλουθες κατηγορίες, ανάλογα με τις περιόδους αποθήκευσης των εγγράφων στο Η οργάνωση παρέχεται για αυτούς:
- υπόκειται σε μόνιμη αποθήκευση στα αρχεία μιας κρατικής οντότητας·
- έγγραφα που πρέπει να αποθηκευτούν για περισσότερα από 10 χρόνια στα αρχεία μιας νομικής οντότητας·
- τα οποία πρέπει να αποθηκευτούν προσωρινά για όχι περισσότερο από 10 χρόνια στα αρχεία του τμήματος·
- χαρτιά που επιτρέπονται για καταστροφή μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης.
Διαδικασία καταστροφής εγγράφων
Όταν καταστρέφονται έγγραφα, συντάσσεται έκθεση. Δεν υπάρχει ενιαίο έντυπο για αυτού του είδους την πράξη· συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή, καθορίζεται με εντολή του επικεφαλής. Θα πρέπει να αναφέρει όχι μόνο το όνομα και όλα τα στοιχεία του οργανισμού, αλλά επίσης, συνήθως με τη μορφή πίνακα, να αναφέρει τα ονόματα των εγγράφων (υποθέσεις), την περίοδο κατά την οποία δημιουργήθηκαν, τον αριθμό των φύλλων ή, εάν ο τόμος της υπόθεσης με ένα όνομα είναι μεγάλος, τότε ο αριθμός των τόμων . Στην ίδια πράξη μπορείτε να προσθέσετε στήλες του τιμολογίου μεταφοράς και παραλαβής παραστατικών προς καταστροφή.
- φορολογικά έγγραφα (απαραίτητα έγγραφα για τον υπολογισμό των φόρων και των ασφαλίστρων)
- λογιστικά έγγραφα (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων προσωπικού).
Χρόνοι αποθήκευσης εγγράφων που απαιτούνται για τον υπολογισμό των φόρων και των ασφαλίστρων
Σύμφωνα με τις παραγράφους. 8 άρθρο 1 άρθρο. 23 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι φορολογούμενοι υποχρεούνται για τέσσερα χρόνια να διασφαλίζουν την ασφάλεια των λογιστικών και φορολογικών λογιστικών δεδομένων και άλλων εγγράφων που είναι απαραίτητα για τον υπολογισμό και την πληρωμή των φόρων, συμπεριλαμβανομένων εγγράφων που επιβεβαιώνουν την είσπραξη εσόδων, εξόδων (για οργανισμούς και μεμονωμένους επιχειρηματίες), καθώς και φόρους πληρωμής (παρακράτηση).
Μια παρόμοια απαίτηση καθορίζεται στις παραγράφους. 5 παράγραφος 3 άρθ. 24 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας για φορολογικούς πράκτορες που είναι υποχρεωμένοι να διασφαλίζουν την ασφάλεια των εγγράφων που είναι απαραίτητα για τον υπολογισμό, την παρακράτηση και τη μεταφορά φόρων για τέσσερα χρόνια. Να σημειωθεί ότι εκτός από την καταβολή ΦΠΑ και φόρου εισοδήματος για αλλοδαπά νομικά πρόσωπα, φορολογικοί πράκτορες ειδικότερα είναι οι εργοδότες που υπολογίζουν και πληρώνουν φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων.
Κατά τη μεταφορά ζημιών για σκοπούς φόρου κέρδους σύμφωνα με το άρθρο 4 του άρθρου. 283 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, οι φορολογούμενοι υποχρεούνται να τηρούν έγγραφα που επιβεβαιώνουν το ποσό των ζημιών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια ολόκληρης της περιόδου όταν μειώνει τη φορολογική βάση της τρέχουσας φορολογικής περιόδου κατά τα ποσά των ζημιών που έλαβαν προηγουμένως.
Σύμφωνα με τις παραγράφους. 6 παράγραφος 2 άρθ. 28 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 24ης Ιουλίου 2009 Αρ. 212-FZ «Σχετικά με τις ασφαλιστικές εισφορές στο Ταμείο Συντάξεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, στο Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων της Ρωσικής Ομοσπονδίας, στο Ομοσπονδιακό Ταμείο Υποχρεωτικής Ιατρικής Ασφάλισης» (όπως τροποποιήθηκε στις 7 Ιουνίου , 2013), οι πληρωτές ασφαλιστικών εισφορών υποχρεούνται να διασφαλίζουν για έξι χρόνια την ασφάλεια των εγγράφων που βεβαιώνουν τον υπολογισμό και την πληρωμή των ασφαλίστρων.
Περίοδοι αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων
Σύμφωνα με το άρθ. 29 του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 N 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική» (όπως τροποποιήθηκε στις 28 Ιουνίου 2013) (εφεξής νόμος N 402-FZ):
- πρωτογενή λογιστικά έγγραφα,
- λογιστικά μητρώα,
- οι λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις υπόκεινται σε αποθήκευση από οικονομική οντότητα για περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες οργάνωσης των κρατικών αρχειακών υποθέσεων, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια μετά το έτος αναφοράς,
- έγγραφα λογιστικής πολιτικής,
- πρότυπα μιας οικονομικής οντότητας,
- άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την οργάνωση και τη λογιστική, συμπεριλαμβανομένων των μέσων που διασφαλίζουν την αναπαραγωγή ηλεκτρονικών εγγράφων (δηλαδή ηλεκτρονικών βάσεων δεδομένων), καθώς και την επαλήθευση της γνησιότητας μιας ηλεκτρονικής υπογραφής, υπόκεινται σε αποθήκευση από την οικονομική οντότητα για τουλάχιστον πέντε έτη μετά το έτος κατά το οποίο χρησιμοποιήθηκαν για τη σύνταξη λογιστικών (οικονομικών) καταστάσεων για τελευταία φορά.
Οι κανόνες για την οργάνωση των κρατικών αρχειακών υποθέσεων ρυθμίζονται από τον Ομοσπονδιακό Νόμο αριθ. FZ).
Ακολουθούν οι περίοδοι αποθήκευσης μεμονωμένων εγγράφων:
- Λογιστικές (οικονομικές) καταστάσεις (ισολογισμοί, εκθέσεις οικονομικών επιδόσεων, εκθέσεις για την προβλεπόμενη χρήση των κεφαλαίων, παραρτήματα σε αυτές κ.λπ.):
α) συνοπτική ετήσια (ενοποιημένη), - αποθηκεύεται μόνιμα (εφεξής θα αναφέρεται ως μόνιμη (σε οργανισμούς που δεν αποτελούν πηγές απόκτησης κρατικών και δημοτικών αρχείων - για τουλάχιστον 10 χρόνια)).
β) ετήσια - ταχυδρομική.
γ) τριμηνιαία - 5ετία, ελλείψει ετήσιου - μόνιμου.
- Λογιστική (οικονομική) πληροφόρηση σύμφωνα με ΔΠΧΠ ή άλλα πρότυπα - ταχυδρομείο.
- Πράξεις μεταβίβασης, ισολογισμοί χωρισμού και εκκαθάρισης. επεξηγηματικές σημειώσεις προς αυτούς - ανάρτηση.
- Έγγραφα λογιστικής πολιτικής (λογιστικό σχέδιο εργασίας, έντυπα πρωτογενών λογιστικών εγγράφων κ.λπ.) - 5 έτη.
- Λογιστικά μητρώα, πρωτογενή λογιστικά έγγραφα και παραρτήματα σε αυτά, τα οποία κατέγραφαν το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής και αποτελούσαν τη βάση για τα λογιστικά αρχεία (έγγραφα και βιβλία μετρητών, τραπεζικά έγγραφα, θυρίδες τραπεζικών επιταγών, εντολές, χρονοδιαγράμματα, τραπεζικές ειδοποιήσεις και αιτήματα μεταφοράς, πιστοποιητικά αποδοχής , παράδοση, διαγραφή περιουσίας και υλικών, αποδείξεις, τιμολόγια και προκαταβολές, αλληλογραφία, κ.λπ.) - 5 έτη, με την επιφύλαξη επιθεώρησης (έλεγχος).
- Τιμολόγια - 4 χρόνια.
- Βεβαιώσεις εγγραφής στην εφορία - ταχυδρομείο.
- Παραστατικά (υπολογισμοί, περιλήψεις, βεβαιώσεις, πίνακες, στοιχεία, αλληλογραφία) για δεδουλευμένα και μεταφερόμενα ποσά φόρων σε προϋπολογισμούς όλων των βαθμίδων, εξωδημοσιονομικά κονδύλια, οφειλές επ' αυτών. Φορολογικές δηλώσεις (υπολογισμοί) νομικών προσώπων για πάσης φύσεως φόρους - 5 έτη.
- Μητρώα πληροφοριών εισοδημάτων φυσικών προσώπων, δηλώσεις για την έκδοση μερισμάτων - 75 έτη.
- Βιβλία λογιστικών εσόδων και εξόδων οργανισμών και μεμονωμένων επιχειρηματιών με χρήση του απλοποιημένου φορολογικού συστήματος - ταχυδρομείο.
Διαδικασία φύλαξης λογιστικών και φορολογικών παραστατικών
Σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου. 29 του νόμου N 402-FZ, μια οικονομική οντότητα πρέπει να διασφαλίζει ασφαλείς συνθήκες αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων και την προστασία τους από αλλαγές. Σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου. 13 του νόμου αριθ. 125-FZ, οι οργανισμοί και οι πολίτες έχουν το δικαίωμα να δημιουργούν αρχεία με σκοπό την αποθήκευση αρχειακών εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διαδικασία των δραστηριοτήτων τους.
Για να οργανωθεί το αρχείο, πρέπει να διατεθεί ξεχωριστό δωμάτιο, εξοπλισμένο με ειδικά ράφια (ράφια) ή κλειστά ντουλάπια. Εάν υπάρχουν παράθυρα στην αίθουσα αρχειοθέτησης, θα πρέπει να καλύπτονται με κουρτίνες ή να τοποθετούνται περσίδες, διαφορετικά δεν θα είναι δυνατή η προστασία των εγγράφων από την έκθεση στο φως και επομένως μπορεί να ξεθωριάσουν. Συνιστάται να εξοπλίσετε τα παράθυρα του πρώτου ή του υπογείου με μεταλλικές ράβδους· επιπλέον, είναι προτιμότερο να εγκαταστήσετε μια μεταλλική πόρτα στο αρχείο. Τέτοια μέτρα θα βοηθήσουν στην αποφυγή της μη εξουσιοδοτημένης εισόδου στις εγκαταστάσεις του αρχείου.
Σύμφωνα με τους βασικούς κανόνες για το έργο των αρχείων των οργανισμών, που εγκρίθηκαν με την απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Rosarkhiv της 02/06/2002, στα αρχεία του οργανισμού, με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης της αξίας των εγγράφων, των απογραφών των αρχείων μεταγλωττίζονται: μόνιμη αποθήκευση? προσωρινή αποθήκευση (πάνω από 10 χρόνια). από προσωπικό· καθώς και πράξεις για την παραχώρηση για καταστροφή αρχείων που δεν υπόκεινται σε αποθήκευση. Περιπτώσεις με ληγμένες περιόδους αποθήκευσης σύμφωνα με τον Κατάλογο περιλαμβάνονται στην πράξη κατανομής για καταστροφή και υπόκεινται σε καταστροφή.
Θα πρέπει να σημειωθεί ότι ένας οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει τις υπηρεσίες μιας εξειδικευμένης εταιρείας αρχειοθέτησης για την αποθήκευση εγγράφων.
Ευθύνη για ακατάλληλη αποθήκευση λογιστικών και φορολογικών εγγράφων
Η ευθύνη για τη μη συμμόρφωση με τους κανόνες για την αποθήκευση εγγράφων μπορεί να είναι διοικητική, φορολογική και ποινική.
Σύμφωνα με το άρθ. 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων (εφεξής ο Κώδικας Διοικητικών Αδικημάτων), η παραβίαση της διαδικασίας και των όρων αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων συνεπάγεται την επιβολή διοικητικού προστίμου σε υπαλλήλους ύψους 2.000 έως 3.000 ρούβλια.
Σύμφωνα με το άρθ. 13.20 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων, η παραβίαση των κανόνων αποθήκευσης, απόκτησης, λογιστικής ή χρήσης αρχειακών εγγράφων (συμπεριλαμβανομένης της καταστροφής εγγράφων χωρίς τήρηση των περιόδων αποθήκευσης) συνεπάγεται προειδοποίηση ή επιβολή διοικητικού προστίμου στους πολίτες στο ποσό των 100 έως 300 ρούβλια. για αξιωματούχους - από 300 έως 500 ρούβλια.
Η απουσία πρωτογενών παραστατικών, τιμολογίων και λογιστικών μητρώων αποτελεί φορολογικό αδίκημα. Η ευθύνη γι 'αυτό προβλέπεται στο άρθρο 120 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας "Σωστή παραβίαση των κανόνων για τη λογιστική των εσόδων και εξόδων και των αντικειμένων φορολογίας". Κατάφωρη παραβίαση των κανόνων για τη λογιστική των εσόδων και εξόδων και των αντικειμένων φορολογίας σημαίνει την απουσία πρωτογενών εγγράφων, τιμολογίων, λογιστικών ή φορολογικών μητρώων. Εάν αυτές οι πράξεις διαπράχθηκαν κατά τη διάρκεια μιας φορολογικής περιόδου - πρόστιμο 10.000 ρούβλια, εάν διαπράχθηκαν σε περισσότερες από μία φορολογικές περιόδους - πρόστιμο 30.000 ρούβλια. Οι ίδιες πράξεις, εάν κατέληξαν σε υποτίμηση της φορολογικής βάσης, συνεπάγονται πρόστιμο ύψους 20% του ποσού του μη καταβληθέντος φόρου, αλλά όχι μικρότερο από 40.000 ρούβλια.
Σε περιπτώσεις κλοπής, καταστροφής, βλάβης ή απόκρυψης επίσημων εγγράφων, σφραγίδων ή σφραγίδων που διαπράττονται για μισθοφόρο ή άλλο προσωπικό συμφέρον, μπορεί να προκύψει ποινική ευθύνη σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου. 325 του Ποινικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας - πρόστιμο έως 200.000 ρούβλια. ή στο ύψος των αποδοχών (λοιπών εισοδημάτων) του καταδικασθέντος για περίοδο έως 18 μηνών, ή υποχρεωτικής εργασίας για περίοδο έως 480 ωρών, ή σωφρονιστικής εργασίας για περίοδο έως 2 ετών, ή καταναγκαστικής εργασίας. για περίοδο έως 1 έτος ή σύλληψη για περίοδο έως 4 μήνες ή φυλάκιση έως 1 έτος.
Ποια φορολογικά οφέλη μπορούν να εφαρμόσουν οι μικρές επιχειρήσεις στη Ρωσία; Τι προτιμήσεις μπορούν να έχουν οι επιχειρηματίες που δραστηριοποιούνται σε τομείς προτεραιότητας της οικονομίας; 1. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΟΦΕΛΗ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΛΗΡΩΤΕΣ ΣΤΟ USN; 2. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΩΝ ΔΙΑΚΟΠΩΝ. 3. ΟΦΕΛΗ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΠΛΗΡΩΜΕΝΟΥΣ ΠΟΥ ΕΡΓΟΥΝΤΑΙ ΣΕ ΕΥΡΕΣΙΤΕΧΝΙΑ. 4. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΟΦΕΛΗ ΤΟΥ ΦΟΡΟΥ ΑΚΙΝΗΤΩΝ; Δείτε το σχετικό υλικό που ετοίμασε η Διευθύνουσα Εταίρος της εταιρείας "RosCo - Consulting and Audit" Alena Talash. Διαβάστε: https://site/press/nalogovye_lgoty_dlya_subektov_malogo_biznesa/ Όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τους φόρους, τη νομοθεσία και τη λογιστική από την κορυφαία εταιρεία συμβούλων στη Ρωσία "RosCo". Μείνετε ενημερωμένοι με τα τελευταία νέα, παρακολουθήστε και διαβάστε μας όπου σας βολεύει: κανάλι YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit / VKontakte - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.
Αρχιλογιστής. Τι είναι υπεύθυνος ο αρχιλογιστής;
Τι πρέπει να γνωρίζει ο επικεφαλής λογιστής; Το θέμα της ευθύνης είναι ίσως το πιο πιεστικό ζήτημα για κάθε εργαζόμενο του οποίου οι ευθύνες περιλαμβάνουν τη λήψη αποφάσεων σε σημαντικούς τομείς των δραστηριοτήτων του εργοδότη. Η πιο υπεύθυνη δουλειά εκτελείται φυσικά από τον αρχιλογιστή. Το έργο του σχετίζεται με τη λήψη οικονομικών αποφάσεων, την προετοιμασία λογιστικών και φορολογικών παραστατικών και την υποβολή αυτών των εγγράφων σε εξουσιοδοτημένους φορείς. Σε αυτό το υλικό θα εξετάσουμε τι είδους ευθύνη μπορεί να εφαρμοστεί στον επικεφαλής λογιστή και τι διακινδυνεύει. Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με: - διοικητικές; - πειθαρχική - υλικό? - ποινική και επικουρική ευθύνη. Και επίσης σχετικά με πρόστιμα, κυρώσεις και ποινικές ποινές κατά του επικεφαλής λογιστή, δείτε το υλικό που ετοίμασε ο δικηγόρος της RosCo - Consulting and Audit Company, Kirill Bogoyavlensky. Διαβάστε: https://site/press/za_chto_otvechaet_glavnyy_bukhgalter/ Όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τους φόρους, τη νομοθεσία και τη λογιστική από την κορυφαία εταιρεία συμβούλων στη Ρωσία "RosCo". Μείνετε ενημερωμένοι με τα τελευταία νέα, παρακολουθήστε και διαβάστε μας όπου σας βολεύει: κανάλι YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit / VKontakte - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.
Μητρώο μικρών επιχειρήσεων
ΤΙ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΔΙΝΕΙ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ Η ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΟ ΜΗΤΡΩΟ ΜΙΚΡΟΜΕΣΑΙΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ; ΓΙΑ ΝΑ ΚΑΤΑΤΑΞΕΙ ΜΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΣΕ ΜΙΚΡΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΕΙΝΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟ...; ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΡΟΝΟΜΙΑ ΓΙΑ ΤΑ "ΠΑΙΔΙΑ"; ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΗΣ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΓΙΑ ΤΙΣ ΜΙΚΡΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ; ΓΙΑΤΙ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΕΓΓΡΑΦΗ; ΠΩΣ ΝΑ ΜΠΕΙΤΕ ΣΤΗΝ ΕΓΓΡΑΦΗ; Δείτε το υλικό σχετικά με αυτό που ετοίμασε η Διευθύνουσα Συνεργάτης της εταιρείας "RosCo - Consulting and Audit" Alena Talash..su/yurist/yuridicheskaya-konsultatsiya/ Όλα τα πιο ενδιαφέροντα σχετικά με τους φόρους, το δίκαιο και τη λογιστική από την κορυφαία εταιρεία συμβούλων στη Ρωσία " RosCo». Μείνετε ενημερωμένοι με τα τελευταία νέα, παρακολουθήστε και διαβάστε μας όπου σας βολεύει: κανάλι YouTube - https://www.youtube.com/c/RosCoConsultingaudit/ Facebook - https://www.facebook.com/roscoaudit / VKontakte - https://vk.com/roscoaudit Twitter - https://twitter.com/RosCo_audit Instagram - https://www.instagram.com/rosco.
- Κώδικας Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, άρθρα, 230.1
- , το οποίο υποχρεώνει τη διατήρηση ορισμένων εγγράφων για περιόδους που ορίζονται σε κανονισμούς.
- (εφεξής ο Κατάλογος), ο οποίος καθορίζει τις υποχρεώσεις για όλους τους οργανισμούς σχετικά με τις περιόδους τήρησης των εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών, φορολογικών και προσωπικού.
- «Βασικοί Κανόνες για τη Λειτουργία Οργανωτικών Αρχείων», που εγκρίθηκε με την απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του Rosarkhiv της 02/06/2002 (είναι μεθοδολογικός και ενημερωτικός).
Μην ξεχνάτε ότι οι κανονισμοί έχουν συμβουλευτικό χαρακτήρα.
Πρέπει να δοθεί προσοχή στις πιο πρόσφατες αλλαγές στην ομοσπονδιακή νομοθεσία, που εισήχθησαν τον Μάρτιο του 2016 στο άρθρο 22.1 του νόμου 125-FZ, οι οποίες θεσπίζουν νέες περιόδους αποθήκευσης για την ονοματολογία των αρχείων στον οργανισμό - ιδίως για τις παραγγελίες προσωπικού που δημιουργήθηκαν μετά το 2003. της περιόδου των 75 ετών, υποδεικνύεται μια νέα περίοδος - 50 έτη.
Πρέπει να δοθεί προσοχή στη σύγκρουση που έχει προκύψει σε σχέση με αυτές τις αλλαγές. Σύμφωνα με το άρθ. 3 του παραπάνω Νόμου, απολύτως όλες οι πληροφορίες για το προσωπικό αναφέρονται σε αρχειακά έγγραφα που αντικατοπτρίζουν την εργασιακή σχέση του εργαζομένου με τον εργοδότη. Ωστόσο, δεν συμπεριλήφθηκαν νέες αλλαγές στον Κατάλογο που εγκρίθηκε με το Διάταγμα Νο. 558. Ως προς αυτό, προέκυψαν διαφωνίες. Σύμφωνα με ορισμένους ειδικούς, η περίοδος αποθήκευσης αλλάζει από 75 σε 50 μόνο για έγγραφα σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων με καθορισμένη περίοδο αποθήκευσης 75 ετών. Σύμφωνα με άλλους, οι νέες προθεσμίες ισχύουν για ολόκληρο το αρχείο.
Κανόνες αποθήκευσης
Ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση αρχείων προσωπικού και την αποθήκευση πληροφοριών διορίζεται με εντολή του επικεφαλής του οργανισμού, οι λειτουργικές του ευθύνες καθορίζονται στην περιγραφή εργασίας.
Οι πληροφορίες προσωπικού συγκεντρώνονται σε αρχεία σύμφωνα με τις εγκεκριμένες πληροφορίες.
Ο σχηματισμός υποθέσεων θα πρέπει να νοείται ως η ομαδοποίηση των εκτελεσθέντων εγγράφων σε υποθέσεις (φάκελοι) σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων.
Ακολουθεί η διαδικασία σχηματισμού υποθέσεων
1. Στο εξώφυλλο της υπόθεσης πρέπει να αναγράφονται τα ακόλουθα στοιχεία:
- όνομα του οργανισμού (πλήρη)
- όνομα της δομικής μονάδας (πλήρης)
- αριθμός υπόθεσης (σύμφωνα με την ονοματολογία)
- τίτλος υπόθεσης
- διάρκεια ζωής των εγγράφων σύμφωνα με την ονοματολογία
2. Στο αρχείο κατατίθενται τα εξής:
- μόνο συμπληρωμένα και εκτελεσμένα έγγραφα
- ένα πρωτότυπο αντίγραφο, με λίγες εξαιρέσεις
- δημοσιεύθηκε το ίδιο ημερολογιακό έτος
Μέσα στο αρχείο, τα έγγραφα αρχειοθετούνται με σειρά κατά αριθμούς και ημερομηνίες· εάν το έγγραφο υπερβαίνει τα 250 φύλλα ή όγκο (4 cm), το έγγραφο χωρίζεται σε τόμους. Σε μεγάλους οργανισμούς, εκδίδεται μεγάλος αριθμός εντολών· κατά κανόνα, καταχωρούνται σε διαφορετικά αρχεία (για παράδειγμα, εντολές παροχής γονικής άδειας, εντολές παροχής άδειας χωρίς αποδοχές κ.λπ.).
Διάρκεια ζωής
Οι περίοδοι αποθήκευσης τεκμηρίωσης φαίνονται στον πίνακα.
|
Περίοδος αποθήκευσης |
Ονομα |
|---|---|
|
δεδομένα προσώπων που δεν έχουν προσληφθεί |
|
|
προγράμματα διακοπών |
|
|
διαπιστευτήρια που επιβεβαιώνουν την εργασιακή δραστηριότητα και τη διάρκεια υπηρεσίας του υπαλλήλου |
|
|
αρχεία πειθαρχίας εργασίας |
|
|
πράξεις, κανονισμούς, εκθέσεις ασφαλείας |
|
|
αποσπάσματα για τη βελτίωση των συνθηκών εργασίας και της ασφάλειας |
|
|
έγγραφα σχετικά με τις προφυλάξεις ασφαλείας και τη συμμόρφωσή τους |
|
|
έγγραφα επαγγελματικού ταξιδιού |
|
|
50 χρόνια (μέχρι να ζητηθεί από τον ιδιοκτήτη) |
προσωπικά στοιχεία, πρωτότυπα (πιστοποιητικά, διπλώματα, βιβλία εργασίας, πιστοποιητικά κ.λπ.) |
|
χαρακτηριστικά και προσωπικές κάρτες των εργαζομένων |
|
|
ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ |
|
|
Συνεχώς |
συλλογικές συμβάσεις |
|
προσωπικά αρχεία των διαχειριστών |
Λεπτομερέστεροι τομείς δραστηριότητας των οργανισμών δίνονται στον Κατάλογο, που αποτελείται από 12 ενότητες. Τα ακόλουθα σχετίζονται άμεσα με την υπηρεσία προσωπικού: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Παρακάτω εξετάζουμε έναν πίνακα με μια κατά προσέγγιση λίστα εγγράφων προσωπικού.
Μόνιμη διάρκεια ζωής |
||||
|
Δήλωση για την προστασία των προσωπικών δεδομένων |
||||
|
Κανονισμοί για την πιστοποίηση |
||||
|
Κανονισμοί για το εκπαιδευτικό σύστημα |
||||
|
Παραγγελίες για τις κύριες δραστηριότητες |
||||
Μακροχρόνια αποθήκευση |
||||
|
Παραγγελίες εισδοχής, μετάθεσης, απόλυσης, άδειας χωρίς αμοιβή |
||||
|
Ημερολόγια, βιβλία καταχώρισης παραγγελιών για εισαγωγή, μετεγγραφή, απόλυση |
||||
|
Συμβάσεις εργασίας, συμφωνίες για αυτές |
||||
|
πριν αντικατασταθούν με νέα |
||||
|
Κατάλογοι επαγγελμάτων |
μέχρι να περάσει η ανάγκη |
|||
Τα έγγραφα με μόνιμη περίοδο αποθηκεύονται σε εμπορικούς οργανισμούς μέχρι την εκκαθάρισή τους. Αλλά σε κρατικούς και δημοτικούς οργανισμούς, η τεκμηρίωση ολοκληρώνεται με τον προβλεπόμενο τρόπο για μεταφορά στο αρχείο.
Είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ο ειδικός ρόλος της επιτροπής εμπειρογνωμόνων κατά τον καθορισμό των περιόδων αποθήκευσης αρχείων στην υπηρεσία προσωπικού. Στο Διάγραμμα 1 μπορείτε να δείτε τις εργασίες που επιλύθηκαν από το παραπάνω σώμα.
Οι κανονισμοί για το έργο μιας τέτοιας επιτροπής, κατά κανόνα, αναπτύσσονται με βάση τη διαταγή του Ομοσπονδιακού Αρχείου της 19ης Ιανουαρίου 1995 Νο. 2 «Σχετικά με την έγκριση των κατά προσέγγιση κανονισμών για τη μόνιμη επιτροπή εμπειρογνωμόνων ενός ιδρύματος, οργάνωση, επιχείρηση».
Κατά τον καθορισμό προθεσμιών στη στήλη 4 του καταλόγου υποθέσεων, τοποθετείται η ακόλουθη ένδειξη:
- σύμφωνα με το πρωτόκολλο (ΕΚ), εάν δεν υπάρχει - εντολή από τον επικεφαλής του οργανισμού.
- «μέχρι να περάσει η ανάγκη» ή «μέχρι αντικατάστασης με νέα», δηλ. Η περίοδος αποθήκευσης ορίζεται ανεξάρτητα από τον οργανισμό (τουλάχιστον 1 έτος).
Η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων αρχίζει την 1η Ιανουαρίου του επόμενου ημερολογιακού έτους. Θήκες με ληγμένη διάρκεια ζωής προετοιμάζονται για καταστροφή.
Η μείωση των περιόδων αποθήκευσης που αναφέρονται σε λίστες ή κανονισμούς είναι απαράδεκτη. Εάν δύο κανονισμοί ορίζουν διαφορετικές περιόδους διατήρησης για τον ίδιο τύπο πληροφοριών, είναι προτιμότερο να επιλέξετε τη μεγαλύτερη περίοδο.
Διοικητική ευθύνη
Στην Τέχνη. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας προβλέπουν διάφορες διοικητικές και αστικές ευθύνες για παραβάσεις που σχετίζονται με την αποθήκευση εγγράφων - με τη μορφή προειδοποίησης, προστίμου ή αποκλεισμού.
Πρακτική διαιτησίας
Υποθέσεις διοικητικών αδικημάτων στον τομέα της αρχειακής νομοθεσίας εξετάζονται στην πολιτική δίκη. Ως επί το πλείστον, ο έλεγχος σήμερα στοχεύει στον εντοπισμό υφιστάμενων παραβιάσεων. Οι επιθεωρητές καθοδηγούνται από τους Κανόνες του 2007 για την Οργάνωση Αποθήκευσης του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας: παρά το γεγονός ότι η κανονιστική πράξη είναι κάπως ξεπερασμένη, δεν έχει αναπτυχθεί νέα.
Επί του παρόντος, χρησιμοποιούνται ελάχιστα πρόστιμα σύμφωνα με το άρθρο. 13.20, αλλά δεν πρέπει να το χαίρεστε, καθώς ισχύουν κυρίως για κρατικά και δημοτικά αρχεία. Αλλά σε σχέση με τους εμπορικούς οργανισμούς, το άρθ. 13.25, στην οποία τα πρόστιμα είναι πολύ υψηλότερα και φτάνουν σε ποσά έως και 300.000 ρούβλια.
Κάθε οργανισμός υποχρεούται να τηρεί τις περιόδους αποθήκευσης λογιστικών και φορολογικών εγγράφων, ανεξάρτητα από την οργανωτική μορφή και το είδος της οικονομικής δραστηριότητας.
Ο επικεφαλής λογιστής ή ο επικεφαλής της εταιρείας είναι υπεύθυνος για την αποθήκευση φορολογικών μητρώων και άλλων εγγράφων. Η περίοδος αποθήκευσης λογιστικής τεκμηρίωσης, αναφοράς και πρωτογενών εγγράφων είναι τουλάχιστον 5 χρόνια μετά το έτος αναφοράς.
Τα φορολογικά στοιχεία για τον υπολογισμό και την πληρωμή των φόρων, καθώς και τα έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα έσοδα και τα έξοδα, αποθηκεύονται για 4 χρόνια. Επιπλέον, η ηλεκτρονική τεκμηρίωση μεταξύ της τράπεζας και της εταιρείας πρέπει να διατηρηθεί για 4 χρόνια. Αλλά για ορισμένες περιπτώσεις, ο νόμος καθορίζει τις περιόδους αποθήκευσης για λογιστικά έγγραφα και άλλες εκθέσεις. Έτσι, για παράδειγμα, η διάρκεια ζωής του RSV-1 PFR είναι 6 χρόνια.
Εξαιρετικές περίοδοι διατήρησης φορολογικών και λογιστικών παραστατικών
| Είδος αρχείου | Χρόνος αποθήκευσης, έτη | |
| 1 | Φορολογικές δηλώσεις, δεδουλευμένα για προκαταβολές φόρου, βεβαιώσεις φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων και άλλα | 5 |
| 2 | Δικαιολογητικά πληρωμής ασφαλίστρων - βεβαιώσεις ανικανότητας προς εργασία, έκθεση RSV-1 κ.λπ. | 6 |
| 3 | Τεκμηρίωση μετρητών | 5 |
| 3.1 | για έκδοση μισθών ελλείψει προσωπικών λογαριασμών | 75 |
| 4 | Πρωτογενή τεκμηρίωση που αποδεικνύει τη ζημία του φορολογούμενου από φόρο εισοδήματος, απλοποιημένο φορολογικό σύστημα («έσοδα – έξοδα»), ενιαίος αγροτικός φόρος, φόρος εισοδήματος φυσικών προσώπων από συναλλαγές με τίτλους. | Η πλήρης χρονική περίοδος κατά την οποία υπολογίζεται η φορολογητέα βάση για το ποσό της ζημίας |
| 5 | Τεκμηρίωση που δείχνει το αρχικό κόστος του παγίου | 4 από το έτος απόσβεσης |
| 6 | Έγγραφα βάσει των οποίων οι επισφαλείς οφειλές των οφειλετών υπόκεινται σε διαγραφή (εάν η παραγραφή για την αποθήκευση αυτών των εγγράφων έληξε και συνεχίστηκε, τότε η περίοδος αποθήκευσης συνεχίζεται) | 4 από την αναγνώριση της απελπισίας της απαίτησης |
| 7 | Έγγραφα που αντικατοπτρίζουν το κόστος εκπαίδευσης εργαζομένων σε βάρος νομικής οντότητας | Κατά την περίοδο εκπαίδευσης και 1 έτος εργασίας του εκπαιδευόμενου υπαλλήλου, αλλά όχι λιγότερο από 4 έτη |
| 8 | Λογιστικές καταστάσεις για το έτος αναφοράς | Για τη συνέχιση της ύπαρξης του οργανισμού |
Διαδικασία αποθήκευσης τεκμηρίωσης
Έχοντας καθορίσει τις περιόδους αποθήκευσης για τα κύρια λογιστικά και φορολογικά έγγραφα, πρέπει να φυλάσσονται σε καθορισμένο δωμάτιο ή κλειδωμένα έπιπλα στο γραφείο του λογιστή μέχρι να τεθούν στο αρχείο. Τα χρηματοκιβώτια ή τα κλειδωμένα ντουλάπια περιέχουν αυστηρά έντυπα αναφοράς.
Ελλείψει δικαιολογητικών για τον υπολογισμό των φόρων, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία έχει το δικαίωμα να επιβάλει πρόστιμο και κυρώσεις στον φορολογούμενο για μη συμμόρφωση με τους όρους ασφαλείας. Επιπλέον, τα νομικά πρόσωπα μπορούν να αποθηκεύουν τεκμηρίωση ηλεκτρονικά, αλλά η παρουσία ηλεκτρονικής υπογραφής θεωρείται υποχρεωτική λεπτομέρεια.
Πόσα χρόνια φυλάσσεται η έκθεση φορολογούμενου στα φορολογικά και εξωδημοσιονομικά ταμεία;
Η περίοδος αποθήκευσης για τη φορολογική δήλωση εγκρίνεται με εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας και είναι 5 έτη. Η αντίστροφη μέτρηση για τη συντήρηση καθιερώνεται από την 1η Ιανουαρίου του νέου έτους μετά τη λήξη της περιόδου αναφοράς. Και η περίοδος αποθήκευσης των φορολογικών μητρώων που αποδεικνύουν την ισχύ των δεδουλευμένων εκπτώσεων ΦΠΑ ξεκινά από την ημερομηνία καταχώρισης των τελευταίων στοιχείων.
Η περίοδος αποθήκευσης των τριμηνιαίων εκθέσεων προϋπολογισμού ορίζεται για 5 χρόνια και η ετήσια – απεριόριστα, καθ' όλη τη διάρκεια της λειτουργίας του οργανισμού. Μέχρι το 2017, νομικά πρόσωπα και μεμονωμένοι επιχειρηματίες υπέβαλαν αναφορές στο Ταμείο Συντάξεων και στο Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων· σήμερα, το ενιαίο έντυπο RSV γίνεται αποδεκτό και αποθηκεύεται από την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία για 5 χρόνια ως φορολογική αναφορά. Αλλά η περίοδος αποθήκευσης για το RSV-1 σύμφωνα με τον κατάλογο των ασφαλιστικών εισφορών (για συνταξιοδοτική, κοινωνική, ιατρική ασφάλιση) είναι 6 χρόνια.
Οι περίοδοι αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων, μητρώων και εκθέσεων ρυθμίζονται από το Νο. 125-FZ της 22ας Οκτωβρίου 2004 «Σχετικά με την αρχειοθέτηση στη Ρωσική Ομοσπονδία».
Εάν χαθεί η τεκμηρίωση της εταιρείας, ο διαχειριστής συγκεντρώνει μια επιτροπή που καθορίζει τα γεγονότα της απώλειας ή της καταστροφής (για παράδειγμα, κλοπή, έκτακτη ανάγκη κ.λπ.). Για να αποφύγετε διαφωνίες με τη φορολογική υπηρεσία κατά τους υπολογισμούς, είναι καλύτερο να επαναφέρετε την τεκμηρίωση.
- Σε επαφή με 0
- Google+ 0
- Εντάξει 0
- Facebook 0
