Ένας υπάλληλος οποιουδήποτε κλάδου αντιμετωπίζει αργά ή γρήγορα το πρόβλημα να γράψει μια επαγγελματική επιστολή. Το κύριο ερώτημα είναι πώς να ξεκινήσετε και πώς να τελειώσετε; Πολλοί ιστότοποι προσφέρουν βασικούς κανόνες και παραδείγματα, με λίγη προσοχή στο τελευταίο μέρος των εγγράφων.

Το γράμμα πρέπει να είναι τέλειο από κάθε άποψη. Ακόμη και η παραμικρή μη συμμόρφωση με τους κανόνες μπορεί να βλάψει την αξιοπιστία σας ή το κύρος της εταιρείας.

Σε μια σύντομη μορφή, σας προτείνουμε να εξοικειωθείτε με τους κύριους κανόνες των επαγγελματικών επιστολών και να σταθείτε λεπτομερέστερα στο τελευταίο μέρος μιας επίσημης επιστολής.

Θα χρειαστείτε:

Γενικοί κανόνες για επαγγελματικές επιστολές

1. Όταν γράφετε μια επιστολή, να θυμάστε ότι δεν εκφράζετε τη δική σας γνώμη, αλλά μιλάτε για λογαριασμό νομικής οντότητας (ίδρυμα, οργανισμός ή επιχείρηση).
2. Είναι δική σας ευθύνη να παρουσιάσετε με σαφήνεια τα αποτελέσματα που θέλετε να επιτύχετε με αυτήν την επιστολή και να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά όλες τις δυνατότητες του κειμένου.
3. Καθορίστε με σαφήνεια το σχέδιο παρουσίασης, επισημαίνοντας τις πληροφορίες για την εισαγωγή, το σώμα ή το τέλος.
4. Στην εισαγωγή, μετά την προσφυγή, προετοιμάζουμε τον παραλήπτη για αντίληψη. Αυτή μπορεί να είναι μια περίληψη των γεγονότων που οδήγησαν στη δημιουργία του εγγράφου. Το κύριο μέρος περιέχει μια δήλωση της ουσίας του προβλήματος με τα απαραίτητα επιχειρήματα (επεξήγηση, αριθμητικοί υπολογισμοί, παραπομπές σε νομοθετικές πράξεις).

Ένα πιο αποτελεσματικό και ευκολονόητο κείμενο, στο οποίο πρώτα αναφέρεται μια πρόταση, αίτημα ή αίτημα, μετά η επιχειρηματολογία και δεν υπάρχει καθόλου εισαγωγικό μέρος.

Μέρος του τέλους - εφαρμογές

Ορισμένα έγγραφα έχουν παραρτήματα που συμπληρώνουν, διευκρινίζουν ή διευκρινίζουν συγκεκριμένα ζητήματα. Σημειώνονται αναγκαστικά στο τέλος της επιστολής, υποχωρώντας από την τελευταία παράγραφο μερικές γραμμές.

Μέθοδοι σχεδίασης εφαρμογών:

1) Οι αιτήσεις που αναφέρονται στο κείμενο, στη συνέχεια σημειώνεται σε αυτό ως εξής:

Παράρτημα: σε 5 σελίδες, σε 3 αντίτυπα.

2) Οι αιτήσεις που δεν αναφέρονται στο κείμενο πρέπει να αναφέρονται, φροντίστε να αναφέρετε τον τίτλο, τον αριθμό των σελίδων σε κάθε αίτηση και τον αριθμό των αντιγράφων.

Παράρτημα: «Η πράξη εκτίμησης του κόστους κατασκευής σε εξέλιξη», σε 2 σελίδες, σε 3 αντίτυπα.

3) Μερικές φορές υπάρχουν πολλές εφαρμογές. Στη συνέχεια αναφέρονται ονομαστικά και αριθμημένα. Με μεγάλο αριθμό αιτήσεων, η λίστα τους συντάσσεται χωριστά και στην επιστολή μετά το κείμενο σημειώνουν:

Παράρτημα: όπως αναφέρεται στη … σελ.

Επισυνάψτε αντίγραφα εγγράφων στο γράμμα με τη σειρά με την οποία αριθμήθηκαν στο συνημμένο.

Η αίτηση, κατά κανόνα, υπογράφεται από τους προϊσταμένους των διαρθρωτικών τμημάτων. Στην περίπτωση που τα παραρτήματα είναι δεμένα, δεν χρειάζεται να αναφέρεται ο αριθμός των σελίδων.

Η ευγένεια και η ορθότητα είναι η βάση του τέλους

Υπάρχουν διάφορες επιλογές για την κατασκευή του τέλους. Εξαρτάται από το τι ειπώθηκε στην επιστολή.

Τα πιο χρησιμοποιούμενα παραδείγματα ολοκλήρωσης:

1) Επαναλάβετε τις ευχαριστίες που δόθηκαν στην αρχή ή απλώς ευχαριστήστε για τη βοήθεια:

Σας ευχαριστώ και πάλι...

Επιτρέψτε μου να σας ευχαριστήσω και πάλι...

Θα θέλαμε να εκφράσουμε για άλλη μια φορά την ειλικρινή μας ευγνωμοσύνη...

Ευχαριστώ για τη βοήθεια …

2) Εκφράστε ελπίδες:

Ελπίζουμε ότι η συμφωνία θα είναι αμοιβαία επωφελής…

Ελπίζουμε η προσφορά μας να σας ενδιαφέρει…

Προσβλέπουμε σε στενή και αμοιβαία επωφελή συνεργασία...

Ελπίζω να μπορέσω να σας γνωρίσω από κοντά...

Ελπίζω να λάβω την απάντησή σας σύντομα...

3) Καθησυχασμός του παραλήπτη (συνήθως, έχει ψυχολογικά θετική επίδραση στον παραλήπτη):

Σας διαβεβαιώνουμε ότι μπορείτε να βασιστείτε στην υποστήριξή μας...

Ανυπομονούμε να συνεργαστούμε μαζί σας...

Θα χαρώ να συνεργαστώ μαζί σας και θα περιμένω την απάντησή σας...

4) Αίτημα:

Διαβάστε προσεκτικά και απαντήστε...

Ενημερώστε μας επειγόντως...

Παρακαλούμε λάβετε άμεσα μέτρα για να βελτιωθεί η κατάσταση...

Καλέστε με όποτε σας βολεύει...

5) Επανάληψη μιας ήδη εκφρασμένης συγγνώμης για την ταλαιπωρία:

Για άλλη μια φορά ζητώ συγγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε...

Ζητούμε ειλικρινά συγγνώμη για αυτήν την ακούσια καθυστέρηση πληρωμής...

Χωρίστρα

1) Στην επίσημη αλληλογραφία, μπορείτε να πείτε αντίο με διάφορους τρόπους:

Με εκτιμιση…

Με χαιρετισμούς και ευχές…

Ειλικρινά δικός σας…

Σας ευχόμαστε επιτυχία.

2) Εάν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη ή συνεργάζεστε επιτυχώς μαζί του, τότε μπορείτε να ολοκληρώσετε την επιστολή με φιλικές φράσεις (όχι φιλοσοφία):

Με εκτίμηση…

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς…

Με ευγνωμοσύνη και ευχές.

Μπορείτε να ολοκληρώσετε το έγγραφο χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις κατασκευές!

Χαρακτηριστικά συμπλήρωσης αγγλικών γραμμάτων

1. Συνήθως τελειώνουν μια επίσημη επιστολή ως εξής: Με εκτίμηση (με εκτίμηση) ή απλά Δικος σου(Δικό σας) και υπογραφή, αναφέροντας κάτω από αυτό το όνομα και τη θέση σας.
2. Για να μην φέρετε σε δύσκολη θέση τον σύντροφό σας και να μην κάνετε υποθέσεις για το φύλο σας, μπείτε στον κόπο να γράψετε ολόκληρο το όνομά σας, δηλαδή όχι P.R.Dovzhenko, αλλά Pavel Dovzhenko.

Υπογραφή

Οι υπάλληλοι υπογράφουν έγγραφα της αρμοδιότητάς τους.

Η απαιτούμενη «υπογραφή» αποτελείται από τον τίτλο της θέσης, τα αρχικά και το επώνυμο του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο.

Διευθυντής του εργοστασίου Mramor (υπογραφή) A.B. Koval

Τα έγγραφα που συνάπτονται σε ιδρύματα που λειτουργούν βάσει της αρχής της ενότητας διοίκησης υπογράφονται από έναν υπάλληλο (επικεφαλής, αναπληρωτής ή υπάλληλος στον οποίο έχει ανατεθεί).

Τα έγγραφα των συλλογικών οργάνων (πρακτικά, αποφάσεις) υπογράφονται με δύο υπογραφές (προϊστάμενος και γραμματέας). Η εντολή υπογράφεται από τον αρχηγό.

Δύο ή περισσότερες υπογραφές τίθενται σε έγγραφα για το περιεχόμενο των οποίων αρμόδια είναι πολλά άτομα:

• Τα νομισματικά και οικονομικά έγγραφα υπογράφονται από τον επικεφαλής του ιδρύματος και τον επικεφαλής λογιστή.
• Οι συμφωνίες υπογράφονται από εκπροσώπους των συμβαλλομένων μερών.

Οι υπογραφές πολλών προσώπων στα έγγραφα τοποθετούνται η μία κάτω από την άλλη με τη σειρά που αντιστοιχεί στην ιεραρχία της υπηρεσίας.

Διευθυντής (υπογραφή) S.P.Antonyuk

Αρχιλογιστής (υπογραφή) V.T.Dudko

Εάν το έγγραφο υπογράφεται από πολλά άτομα που κατέχουν την ίδια θέση, οι υπογραφές τους πρέπει να τοποθετούνται στο ίδιο επίπεδο.

Διευθυντής του εργοστασίου "Luch" Διευθυντής του εργοστασίου "Svet"

(υπογραφή) V.R. Sakhno (υπογραφή) L.P. Kotov

Η υπογραφή αρχίζει με τα αρχικά (που τοποθετούνται πριν από το επώνυμο), μετά το επώνυμο. Η αποκρυπτογράφηση της υπογραφής σε αγκύλες δεν είναι απαραίτητη!

Σφραγίδα

Σε ορισμένα έγγραφα, προκειμένου να παγιωθεί η νομική ισχύς, βάζουν ένα αποτύπωμα της σφραγίδας: συμβάσεις, διατάγματα, συμπεράσματα κ.λπ. Το αποτύπωμα πρέπει να περιλαμβάνει μέρος του τίτλου εργασίας και μια προσωπική υπογραφή.

η ημερομηνία

Η ημερομηνία τοποθετείται κάτω από την υπογραφή στα αριστερά.

Η επίσημη επιστολή φέρει ημερομηνία την ημέρα της υπογραφής ή της έγκρισής της από τον επικεφαλής του ιδρύματος.

Υπάρχει μια γενικά αποδεκτή σειρά γνωριμιών:

1. Τα στοιχεία ημερομηνίας γράφονται σε μία γραμμή με τρία ζεύγη αραβικών αριθμών στη σειρά: ημέρα, μήνας, έτος.
2. αν ο τακτικός αριθμός της ημέρας ή του μήνα είναι ο αριθμός των πρώτων δέκα (από το 1 έως το 9), τότε μπαίνει ένα μηδέν μπροστά του: 03.01.15 .
3. Λέξη έτος,μείωση σολ. μην βάζεις.

• Στο τέλος, ελέγξτε το γράμμα για γραμματικά λάθη και δείτε αν υπάρχει κάτι περιττό.
• Ζητήστε από έναν συνάδελφο ή, αν είναι δυνατόν, έναν προϊστάμενο να διαβάσει την επιστολή. Μια ματιά από έξω θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε ελαττώματα που μπορεί να μην παρατηρήσετε.
• Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση τηλεφώνου/email σας. Αυτό είναι συχνά απαραίτητο για τη γρήγορη επίλυση του προβλήματος που προσδιορίζεται στην επιστολή.
• Εκτός από τις γενικές καθολικές απαιτήσεις και τους κανόνες σχεδιασμού, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι κάθε τύπος εγγράφου έχει τα δικά του σχεδιαστικά χαρακτηριστικά.

Θυμηθείτε ότι δεν έχουν όλα τα έγγραφα μια πλήρη λίστα με τα στοιχεία που αναφέρονται παραπάνω, αλλά μόνο ένα συγκεκριμένο σύνολο από εκείνα που διασφαλίζουν τη νομική ισχύ και την πληρότητα αυτού του συγκεκριμένου τύπου εγγράφου.

Καλή επιτυχία στις συναλλαγές σας και στις επιθυμητές απαντήσεις!

Συχνές Ερωτήσεις

Τι είναι ωραίο να γράφεις στο τέλος μιας επιχειρηματικής πρότασης;

Μην χρησιμοποιείτε λέξεις και φράσεις στο τελικό στάδιο που μπορεί να θεωρηθούν χειραγώγηση («ελπίζουμε σε αμοιβαία επωφελή συνεργασία», «ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας», «θα περιμένουμε την απάντησή σας επιστολή» κ.λπ.).

Τι να γράψετε στο τέλος της επιστολής «με τις καλύτερες ευχές» ή «με σεβασμό»;

Σίγουρα, «με σεβασμό», πρέπει να τηρείτε το επιχειρηματικό στυλ επικοινωνίας.

Τι γράφουν συνήθως στο τέλος μιας επιστολής αν ζητήσουν μια γρήγορη απάντηση;

Τίποτα τέτοιο δεν γράφεται σε μια επαγγελματική επιστολή.

Να γράψω στην υπογραφή ενός e-mail: "με σεβασμό" ή "με εκτίμηση";

"Με εκτιμιση".

Πώς να αντικαταστήσετε την υπογραφή "με σεβασμό";

«Με όλο τον σεβασμό», «Με σεβασμό».

Πώς να τερματίσετε μια επιστολή παρουσίασης;

Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας.

Ποιος είναι άλλος τρόπος για να γράψετε "θα ήθελα να ειδοποιήσω";

«Θα ήθελα να ενημερώσω», «ειδοποιώ», «ενημερώνω», «ανακοινώνω», «φέρω στην ειδοποίηση».

Η φράση: «Θα τελειώσω την αναφορά μου με λόγια», σωστά;

Ο χρόνος περνάει, όλα αλλάζουν, η τεχνολογική πρόοδος πηγαίνει με άλματα και όρια, αλλά ένα πράγμα παραμένει αμετάβλητο. Όπως οι μακρινοί μας πρόγονοι, χρειαζόμαστε μια συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών. Και παρόλο που τώρα μπορούμε εύκολα να καλέσουμε τον επιθυμητό συνομιλητή, αλλά μερικές φορές αυτό δεν είναι δυνατό και τότε πρέπει να γράψουμε γράμματα. Και για να αφήσετε την πιο ευνοϊκή εντύπωση στον παραλήπτη, είναι πολύ σημαντικό να συνθέσετε σωστά το γραπτό σας μήνυμα και να το ολοκληρώσετε σωστά, κάτι που δεν μπορούν να κάνουν όλοι. Τώρα λοιπόν θα προσπαθήσουμε να καταλάβουμε πώς να ολοκληρώσετε τις επιστολές προς τους φίλους, τους συγγενείς ή τους επιχειρηματικούς συνεργάτες σας.

Η αρχή της συγγραφής επιστολών σε γνωστά πρόσωπα

Πριν αρχίσετε να ασχολείστε με το τέλος του μηνύματος, είναι σημαντικό να γράψετε σωστά το ίδιο το γράμμα, ακολουθώντας πολύ απλούς κανόνες. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε φίλους, συγγενείς και φίλους, στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται καν να σκεφτείτε πραγματικά τι πρέπει να είναι ένα δείγμα επιστολής που έχετε γράψει. Εδώ θα αρκεί απλώς να χωρίσετε υπό όρους το μήνυμα σε τρία μέρη.

Με τη σειρά του, το μήνυμα προς έναν επιχειρηματικό συνεργάτη γράφεται με εντελώς διαφορετικό τρόπο. Πρώτα απ 'όλα, το ύφος του μηνύματος πρέπει να είναι αυστηρά επίσημο, να μην περιέχει ούτε ένα λάθος και το δείγμα επιστολής πρέπει να λαμβάνεται από επίσημη πηγή. Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι υπάρχει ΔΙΑΦΟΡΕΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙεπαγγελματική αλληλογραφία και πολλά χαρακτηριστικά καθενός από αυτά, μπορείτε να καταρτίσετε ένα πρόχειρο σχέδιο για οποιοδήποτε επαγγελματικό μήνυμα.

1. Η επικεφαλίδα ενός επίσημου μηνύματος που περιέχει το όνομα της εταιρείας παραλήπτη, που αναφέρει το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο και τη θέση του παραλήπτη, κάτω από την οποία αναγράφεται η ημερομηνία της επιστολής και ο αριθμός εγγραφής της.
2. Ο τίτλος της επιστολής και το κύριο κείμενό της, συνοπτικός, αλλά με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
3. Το τέλος του μηνύματος, το οποίο έχει μια σειρά από τις δικές του αποχρώσεις, πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή , Θα μιλήσουμε αργότερα, και στο τέλος, την ημερομηνία αποστολής του μηνύματος και την υπογραφή του αποστολέα - το επίθετό του, το όνομα, το πατρώνυμο και η θέση του.

Τερματισμός επιστολής σε φίλους ή συγγενείς

Τώρα ήρθε η ώρα να σταθούμε λεπτομερέστερα στο πώς ακριβώς πρέπει να ολοκληρώσετε το μήνυμα σε ένα γνωστό ή αγαπημένο πρόσωπο για να αφήσετε την πιο ευνοϊκή εντύπωση και να κάνετε τον συνομιλητή να θέλει να γράψει μια απάντηση το συντομότερο δυνατό.

Πρώτα απ 'όλα, πριν ολοκληρώσετε ένα γράμμα σε έναν φίλο, συγγενή ή αγαπημένο σας πρόσωπο, θα πρέπει να ξαναδιαβάσετε προσεκτικά το μήνυμά σας. Αφού διαβάσετε το μήνυμα, πιθανότατα θα θέλετε να προσθέσετε κάτι άλλο, να το διορθώσετε ή να το συμπληρώσετε για να κάνετε το κείμενο όσο το δυνατόν πιο πλήρες και κατανοητό. Μετά από αυτό, συνιστάται να διαβάσετε ξανά την επιστολή, μετά την οποία μένει μόνο να προσθέσετε ένα είδος "επιλόγου" στο τέλος, διευκρινίζοντας την κύρια ιδέα του μηνύματός σας σε αυτό και να αποχαιρετήσετε θερμά ο συνομιλητής σας.

Τέλος επίσημης επιστολής

Στην επαγγελματική αλληλογραφία, το τέλος του μηνύματος παίζει ίσως τον πιο σημαντικό ρόλο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο κατά τη σύνταξή του πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο πώς να ολοκληρώσετε μια επαγγελματική επιστολή προκειμένου να τηρήσετε την εθιμοτυπία και τους καλούς τρόπους. Και πρώτα απ 'όλα, πριν γράψετε το τελευταίο μέρος του μηνύματος, πρέπει να διαβάσετε ξανά το γράμμα, να διορθώσετε όλα τα λάθη σε αυτό και να το μορφοποιήσετε σωστά, ώστε το κείμενο να είναι ευανάγνωστο και σημαντικά σημεία να γίνονται άμεσα αντιληπτά χάρη στο τον τολμηρό τύπο.

Μετά από μια τέτοια προετοιμασία, μπορείτε να προχωρήσετε, στην πραγματικότητα, στο τέλος της επιστολής. Εάν αποτελείται από πολλά φύλλα, στο τέλος είναι σημαντικό να κάνετε μια περίληψη του μηνύματος, αποτελούμενη από δύο παραγράφους, στις οποίες θα είναι απαραίτητο να αντικατοπτρίζονται τα πιο σημαντικά σημεία του μηνύματος, ώστε να είναι ευκολότερο ο παραλήπτης να συνθέσει την απάντησή του. Αν το γράμμα είναι μικρό, τότε δεν χρειάζεται περίληψη, οπότε στο τέλος θα αρκεί απλώς να πείτε αντίο, απευθυνόμενος με σεβασμό στον συνομιλητή και να υπογράψετε.

Φιλική ή επαγγελματική αλληλογραφία με αλλοδαπό

Ο αιώνας μας θεωρείται εποχή που σβήνει τα όρια. Και αυτό δεν είναι τυχαίο, γιατί στον κόσμο των τηλεπικοινωνιακών τεχνολογιών μπορούμε να επικοινωνήσουμε όχι μόνο με τους συμπατριώτες μας, αλλά και με τους ξένους. Ωστόσο, έχοντας αποφασίσει να ξεκινήσετε αλληλογραφία με ένα άτομο από άλλη χώρα, είναι σημαντικό, πρώτον, να επικοινωνείτε ελεύθερα στη μητρική του γλώσσα, δεύτερον, να είστε τουλάχιστον λίγο εξοικειωμένοι με τη νοοτροπία ενός ξένου και τρίτον, να ξέρετε πώς να τελειώνει τα γράμματα έτσι ώστε ο συνομιλητής να είναι ευχαρίστηση να τα διαβάζει. Αλλά ανεξάρτητα από τη χώρα από την οποία είναι ο παραλήπτης της επιστολής, ανεξάρτητα από το ποια είναι η αλληλογραφία - επιχειρηματική ή φιλική, είναι πολύ σημαντικό να είστε αμοιβαία ευγενικοί σε αυτό, φροντίστε να χαιρετήσετε τον συνομιλητή και να τον αποχαιρετήσετε ευγενικά.

Τελικές γραμμές του μηνύματος

Πλησιάζοντας στο τέλος του μηνύματός σας, είναι πολύ σημαντικό να ξέρετε πώς να τελειώνετε τις επιστολές σας με μια τελευταία φράση που θα πρέπει να μεταφέρει όλο το σεβασμό και τη συμπάθειά σας για τον συνομιλητή.

Έτσι, η τελευταία γραμμή μιας επιστολής προς έναν φίλο, αγαπημένο ή συγγενή μπορεί να ακούγεται ως εξής:

• Με αγάπη, (το όνομά σου).
• Υπέροχη διάθεση!
• Τα λέμε.
• Περιμένω μια απάντηση.
• Δώστε τους χαιρετισμούς μου σε όλους.
• Τα λέμε σύντομα.

Αλλά ένα επίσημο μήνυμα θα πρέπει να γράφεται με σεβασμό στο τέλος της επιστολής προς τον παραλήπτη του και χωρίς καμία εξοικείωση. Έτσι, τελειώνοντας τη σύνταξη ενός επαγγελματικού μηνύματος, στο τελικό θα πρέπει να γράψετε:

• Προσβλέπουμε σε γόνιμη συνεργασία.
• Με εκτίμηση (το πλήρες όνομα και η θέση σας στην εταιρεία).
• Με σεβασμό (το πλήρες ονοματεπώνυμό σας και τη θέση σας στην εταιρεία).
• Ευχαριστούμε που λάβατε την προσφορά μας.
• Παρακαλώ απαντήστε το συντομότερο δυνατό.
• Εάν ενδιαφέρεστε για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε μαζί μας.

Όταν γράφουμε πολύ επιβλητικά, και όταν η τελευταία μας φράση είναι υπερβολικά και ακατάλληλα επίσημη; Η Natalya Tokar, η συγγραφέας της επιχειρηματικής μεθοδολογίας διδασκαλίας αγγλικών, μιλά ειδικά για τη Marie Claire για το πώς λειτουργεί στην πραγματικότητα η ιεραρχία της υπογραφής.

Όταν σπούδαζα για μεταπτυχιακό στη Γερμανία, έκανα την ίδια ερώτηση στον εαυτό μου - πώς να τελειώσω σωστά μια επιστολή στα γερμανικά όταν γράφω μια αίτηση στον πρύτανη, στέλνω βιογραφικό σε έναν εργοδότη ή ρωτάω άγνωστους συμμαθητές για το τι ρώτησαν κινηματογραφική θεωρία. Στα αγγλικά ήξερα πώς να τα κάνω όλα αυτά (έτσι μου φαινόταν) και τα γερμανικά ήταν μια νέα γλώσσα στην οποία μιλούσα πολύ καλύτερα από ό,τι έγραφα. Κάθε φορά που η Google με «έσωζε» και μετά αποδεικνυόταν ότι μόνο χαλούσε τις σχέσεις μου με τους ανθρώπους. Δεν κατάλαβα πώς λειτουργεί η ιεραρχία των υπογραφών. Όταν γράφω πολύ επιβλητικά και όταν η τελευταία μου φράση στο γράμμα είναι υπερβολικά και ακατάλληλα τυπική; Γνωρίζω ότι για πολλούς ανθρώπους που επικοινωνούν με πελάτες, συνεργάτες και επενδυτές στα αγγλικά, αυτή η ιεραρχία είναι επίσης ακατανόητη. Τι εννοώ? Ας δούμε ένα παράδειγμα για τον τρόπο έναρξης των γραμμάτων.

ερώτηση ονόματος

Το τυπικό σφάλμα είναι να μεταφράσετε μια φράση στα ρωσικά μέχρι κόμμα. Για παράδειγμα: «Γεια σας, κ. Πέτρος!" ή "Γεια σου, Πέτρο!" Στα Αγγλικά, δεν βάζετε κόμμα πριν από τη διεύθυνσή σας και σπάνια βλέπετε ένα θαυμαστικό στο τέλος ενός χαιρετισμού, εκτός εάν κάποιος φίλος σας γράφει με το ύφος «Hey you!» ή «Hey Mike!»

Η τυπική επαγγελματική αλληλογραφία αρχίζει με "Αγαπητέ" και τελειώνει με κόμμα. Πιθανές επιλογές είναι «Αγαπητέ κ. Τζόουνς», «Αγαπητέ Τζέιμς» ή «Αγαπητοί φίλοι», αν αναφέρεστε σε ακόλουθους, συναδέλφους ή άλλη ομάδα ανθρώπων. "Αγαπητέ κύριε/κυρία", συνιστάται εάν δεν υπάρχει τρόπος να λάβετε το όνομα ενός ατόμου που μπορεί να σας βοηθήσει. Εάν υπάρχει μια τέτοια ευκαιρία, αλλά δεν τη χρησιμοποιήσατε, το γράμμα σας πιθανότατα θα πάει στα σκουπίδια. Εάν γράφετε μια συνοδευτική επιστολή για το βιογραφικό σας και δεν γνωρίζετε το όνομα του επαγγελματία HR που θα το διαβάσει, κάντε τον κόπο να το μάθετε (η Google συνήθως γνωρίζει και είναι πρόθυμη να βοηθήσει). Εάν στέλνετε προσκλήσεις VIP σε ένα συνέδριο, μην αφήσετε τη λέξη μετά το "Αγαπητέ" απρόσωπη. Στους ανθρώπους αρέσει να αποκαλούνται με το μικρό τους όνομα και αυτό είναι ένας γενικά αποδεκτός κανόνας, που αντικατοπτρίζει μια ευγενική, προσεκτική στάση απέναντι σε ένα άτομο.

Από «φιλικές αγκαλιές» σε μια κρύα δεξαμενή «επαφών»

Σε αυτό το σημείο συνήθως μου τίθεται η ερώτηση: Τι όνομα να τους ονομάσω; «Κύριε» ή απλώς «Γιάννη»; «Δεσποινίς» ή «Κυρία»; Εν ολίγοις, υπάρχουν δύο κανόνες:

1. Όταν απευθύνεστε σε γυναίκες, γράφετε πάντα Ms (miss) για να αποφύγετε έστω και έναν υπαινιγμό σύγκρουσης ή παρεξήγησης. Αυτή η θεραπεία είναι αποδεκτή σε γυναίκες οποιασδήποτε ηλικίας και οποιασδήποτε οικογενειακής κατάστασης.
2. Πάντα να απευθύνεστε στο άτομο με τον τρόπο που παρουσιάζεται. Αν συστήνεται ως Γιάννης, μπορείτε να του στείλετε μήνυμα "Αγαπητέ Γιάννη". Αν πέθανε ως Τζον Σμιθ, δεν χρειάζεται να συντομεύσετε την απόσταση εκ των προτέρων και να παραλείψετε τη λέξη «Κύριος». Ξεκινήστε το γράμμα σας προς αυτόν με «Αγαπητέ κ. Σιδηρουργός". Ο ίδιος κανόνας λειτουργεί αντίστροφα. Εάν στην πρώτη επιστολή χαιρέτησες με το ύφος "Αγαπητέ Γιάννη" και ξαφνικά αποφάσισες ότι δεν έπρεπε να καλέσεις μόνο με το όνομά σου (θα έπρεπε να είσαι πιο ευγενικός με τον επικεφαλής του γραφείου αντιπροσωπείας σε όλη την Ανατολική Ευρώπη) και στη συνέχεια ώρα που του γράφεις «Αγαπητέ κ. Smith», σημειώνεις ξαφνικά την απόσταση. Μερικές φορές φαίνεται κωμικό, και μερικές φορές μπορεί να προκαλέσει παρεξήγηση. Συνήθως αποστασιοποιούμαστε από άτομα με τα οποία δεν θέλουμε ιδιαίτερα να αντιμετωπίσουμε ή που έχουν ξεπεράσει την αξιοπιστία μας.

Στα ρωσικά, θα έμοιαζε κάπως έτσι. Πρώτα γράφεις: «Γεια σου, Βάσια!», σου απαντά με φιλικό τόνο και υπογράφει: «Σε προσκαλώ για μεσημεριανό γεύμα! Βάσια». Και ξεκινάτε το επόμενο γράμμα στη Βάσια με τις λέξεις: "Αγαπητέ Βασίλι Ολέγκοβιτς!" Τι θα σκεφτόσασταν στη θέση του Βάσια; Πιθανότατα, ο Βάσια θα αποφασίσει ότι έκανε ή έγραψε κάτι λάθος, αφού ξαφνικά του ζητήθηκε να φύγει από τη ζώνη "φιλικών αγκαλιών" και στάλθηκε ξανά στην κρύα λίμνη των "επαφών". Το ίδιο σκέφτεται και ο Γιάννης. Επομένως, εάν εργάζεστε με αλλοδαπούς, προσέξτε πώς συστήνονται οι άνθρωποι όταν γνωρίζετε ο ένας τον άλλον και τι υπογραφές βάζουν στις επιστολές τους.

Απλά το καλύτερο

Τώρα για τις υπογραφές. Υπάρχουν πολλές επιλογές και όλες σημαίνουν κάτι. Τι σημαίνει, για παράδειγμα, η λέξη «καλύτερο»; Στο ίδιο Masters, είχαμε μια καθηγήτρια από τις ΗΠΑ που τελείωνε πάντα τα email της ως εξής: «καλύτερα, Σούζαν». Εκείνη την εποχή, για μένα ήταν ένας εντελώς νέος κανόνας εθιμοτυπίας στα αγγλικά, που, όπως μου φάνηκε, ήξερα πολύ καλά.

Αποδεικνύεται ότι αυτός είναι ο ασφαλέστερος τρόπος για να τερματίσετε τις επαγγελματικές επιστολές. Η ιεραρχία των αποχρώσεων μοιάζει με αυτό:

«Σου εύχομαι τα καλύτερα, Σούζαν», «Όλα τα καλύτερα, Σούζαν» και «Καλά, Σούζαν»

Η πρώτη επιλογή είναι η πιο επίσημη. Σταδιακά προχωράτε προς την τρίτη επιλογή. Εάν, όταν συζητάτε ποιος και πώς θα παρουσιάσει το έργο αύριο, έχετε ήδη ανταλλάξει επιστολές μεταξύ σας 25 φορές, είναι ανόητο να γράφετε κάθε φορά «Σας εύχομαι τα καλύτερα». Ακόμα και το «καλύτερο» θα είναι ήδη περιττό. Σε πρόσφατα τεύχη, το Bloomberg έγραψε ότι σήμερα οι άνθρωποι αντιμετωπίζουν τα email περισσότερο σαν μηνύματα κειμένου, ειδικά εάν η αλληλογραφία είναι σε πραγματικό χρόνο. Δηλαδη απαντας αμεσως για να λυσεις καποιο θεμα. Είναι απολύτως αποδεκτό να αφήνεις τέτοιες επιστολές χωρίς χαιρετισμό και χωρίς ευγενικό αποχαιρετισμό.

Ειδικά με την άνοδο υπηρεσιών όπως το Slack, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μοιάζουν περισσότερο με μηνύματα κειμένου: οι άνθρωποι δεν λένε γεια ή αντίο, αλλά ξεκινούν αμέσως. Ωστόσο, όταν γράφουμε μια επιστολή σε έναν πιθανό πελάτη, συνεργάτη ή εργοδότη, εξακολουθούν να ισχύουν οι κανόνες δεοντολογίας. Το να μην πεις γεια και να μην αποχαιρετήσεις το άτομο στο οποίο γράφεις για πρώτη (και ακόμη και δεύτερη) φορά είναι ακόμα αγενές.

Με τους καλύτερους ή τους θερμότερους χαιρετισμούς

Η πιο αγαπημένη παραλλαγή του χωρισμού σε ένα γράμμα στον ρωσόφωνο χώρο είναι "με εκτίμηση". Όλα ξεκινούν από αυτόν, ειδικά αν είναι ένα κρύο γράμμα και δεν έχετε συναντήσει ποτέ στη ζωή σας τον παραλήπτη. Αυτή η επιλογή σημαίνει ότι είστε ευγενικοί αλλά κρατάτε αποστάσεις. Είναι απρόσωπο, και δεν εκφράζει καμία σχέση με τον συνομιλητή. Αργότερα, οι άνθρωποι μεταβαίνουν σε «ευγενικούς χαιρετισμούς», υποδεικνύοντας έτσι ότι υπάρχει περισσότερη εμπιστοσύνη στη σχέση. Οι "θερμοί χαιρετισμοί" ή οι "θερμότεροι χαιρετισμοί" μπορεί να είναι πολύ "θερμό" αντίο εάν συζητάτε επιλογές για την προμήθεια εξοπλισμού. Τις περισσότερες φορές, οι άνθρωποι μεταπηδούν γρήγορα σε απλώς «σεβασμούς» και το αφήνουν για όλες τις περιπτώσεις. Το ίδιο Bloomberg γράφει ότι το «σε εκτίμηση» και το «καλύτερο» είναι οι δύο πιο ουδέτεροι και επομένως οι πιο δημοφιλείς τρόποι για να τελειώνουμε γράμματα.

Τι γίνεται με τα υπόλοιπα; Είναι το "Ειλικρινά" όντως "ειλικρινές" ή είναι ένας σκόπιμα επίσημος τρόπος να πεις "αντίο"; Το "Cheers" είναι κατάλληλο όταν μοιραζόμαστε φωτογραφίες από ένα εταιρικό πάρτι ή είναι δυνατόν να γράψουμε σε έναν πελάτη όπως αυτό; Σε κάθε περίπτωση, το στυλ γραφής σας αντανακλά τη στάση σας απέναντι στον συνομιλητή. Επιπλέον, με τη βοήθεια διαφορετικών γλωσσικών ενοτήτων, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να εδραιώσετε μια ποικιλία σχέσεων μεταξύ των ανθρώπων. Θα μοιραστώ μαζί σας τα συμπεράσματα από την πραγματική πρακτική επικοινωνίας με ξένους πελάτες, επενδυτές και μάνατζερ. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε με εκδόσεις όπως Inc., Business Insider, Bloomberg ή να ρωτήσετε τον Will Schwalbe, συν-συγγραφέα του μπεστ σέλερ SEND: Why People Email So Badly and How to Do It Better. Δίνουν πολύ παρόμοιες συστάσεις.

Λοιπόν, ας δούμε κάθε επιλογή ξεχωριστά.

"Με πίστη"- ίσως η πιο ξεπερασμένη και πιο επίσημη έκδοση. Εκφράζει βαθύ σεβασμό για τον συνομιλητή. Η φράση είναι αρκετά αποδεκτή στις χώρες της Εγγύς και Μέσης Ανατολής, αλλά είναι σπάνια στη δυτική κουλτούρα και χρησιμοποιείται μόνο με την προϋπόθεση ότι ξεκινήσατε το γράμμα με τις λέξεις "Αγαπητέ κύριε".

"Με εκτίμηση"ή με εκτιμισηείναι μια καλή επιλογή εάν πρέπει να είστε ιδιαίτερα ευγενικοί, αλλά τίποτα περισσότερο. Εδώ δεν υπάρχει «ζεστασιά» ή «ειλικρίνεια». Έτσι τελειώνει το γράμμα ο δικηγόρος, ο οποίος θα σας δώσει ακόμα έναν ασύλληπτο λογαριασμό ή το άτομο με το οποίο έχετε επιχειρηματική διαφωνία, αλλά είναι λογικό να συνεχίσετε να συνεργάζεστε και να κρατάτε επαγγελματικές αποστάσεις. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε και πρέπει να τερματίσετε μια συνοδευτική επιστολή σε έναν πιθανό εργοδότη. Έτσι ανεβάζουν ένα γράμμα που ξεκινούσε με μικρό όνομα (“Dear John” / “Dear Mr. Jones”).

Μία απόχρωση: "Με εκτίμηση"μπορεί πραγματικά να αντανακλά την ευλαβική και ειλικρινή στάση σας απέναντι σε ένα άτομο εάν γράφετε ένα γράμμα σε συγγενή, μέλος της οικογένειας ή πολύ στενό φίλο. Επειδή όμως αυτή η στήλη είναι αφιερωμένη στην επαγγελματική επικοινωνία, θα επικεντρωθώ σε αυτό ακριβώς που μπορεί να χρειαστείτε αύριο στο γραφείο.

Καλύτεροςείναι η ασφαλέστερη και πιο δημοφιλής επιλογή στην επαγγελματική αλληλογραφία μεταξύ φυσικών αγγλόφωνων. Σε περίπτωση αμφιβολίας, πληκτρολογήστε αυτά τα τέσσερα γράμματα, ένα κόμμα και το όνομά σας.

Ευχαριστώ- επίσης μια ασφαλής, αλλά βαρετή επιλογή. Οι άνθρωποι λένε "ευχαριστώ" παντού, ακόμα και όταν δεν σας ευχαριστούν πραγματικά για τίποτα, γι' αυτό χρησιμοποιήστε το όταν θέλετε πραγματικά να πείτε "ευχαριστώ". Προσθέστε ένα θαυμαστικό - "Ευχαριστώ!" για να δείξετε ότι δεν γράφετε αυτόματα αυτήν τη λέξη.

"Πολλά ευχαριστώ"- αυτή είναι μια καλή επιλογή εάν το άτομο σας βοήθησε ή υποσχέθηκε να βοηθήσει και θέλετε ειλικρινά να εκφράσετε ευγνωμοσύνη. Άλλες φορές, φαίνεται φόρμουλα και ανειλικρινής.

TTYL, TAFN, και τα λοιπά. Δεν πρέπει λοιπόν να γράφετε, όσο κι αν θέλετε να δείξετε ότι γνωρίζετε αυτές τις συντομογραφίες. TTYL ("μιλώ αργότερα") ή TAFN ("αυτό είναι όλο για τώρα"). Τέτοιες επιλογές δεν είναι επαγγελματικές και μπορεί να μπερδέψουν τον συνομιλητή σας που δεν τις γνωρίζει ή δεν είναι συνηθισμένος σε αυτό το στυλ επικοινωνίας (το Outlook δεν είναι ακόμα ένας αγγελιοφόρος).

"Ανυπομονώ". Είναι λογικό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση εάν πραγματικά πρόκειται να δείτε ένα άτομο σύντομα, να συναντηθείτε στο Skype ή να συζητήσετε ένα έργο αφού κάνετε αλλαγές μέσω τηλεφώνου. Σε άλλες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να μην το χρησιμοποιήσετε.

"Μίλα μαζί σου σύντομα" / "Μίλα σύντομα"- η πρώτη επιλογή είναι πιο επίσημη, η δεύτερη - πιο απλή. Θα πρέπει να χρησιμοποιούνται όταν πραγματικά σκοπεύετε να μιλήσετε σύντομα με αυτό το άτομο. Διαφορετικά, είναι ανειλικρινές και δεν θα χρησιμεύσει στη βελτίωση της σχέσης σας με τον συνομιλητή.

"Πιο σύντομα"- έτσι γράφουν όταν δεν έδωσαν όλες τις πληροφορίες στην επιστολή και υπόσχονται να γράψουν και δεύτερο - με προσθήκες και απαντήσεις σε άλλες ερωτήσεις. Εάν δεν πρόκειται να το κάνετε αυτό, είναι καλύτερα να προσπαθήσετε να γράψετε τα πάντα ταυτόχρονα, παρά να σας χαρακτηρίσουν ως άτομο που λέει και δεν το κάνει. Υποσχεθείτε λίγα, παραδώστε πολλά.

"ΧΧ"- αυτή η επιλογή πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή και είναι καλύτερα να μην την ξεκινήσετε μόνοι σας. Δεν το χρησιμοποιώ καθόλου στην επαγγελματική αλληλογραφία. Υπάρχουν αρκετοί ειδικοί που συμφωνούν μαζί μου. Ωστόσο, υπάρχει επίσης η άποψη ότι σε ορισμένες περιπτώσεις αυτή η υπογραφή είναι κατάλληλη. Για παράδειγμα, το "Alisa X" είναι μια επιλογή για φιλικές αλλά επαγγελματικές σημειώσεις ή γράμματα, εάν αυτές οι "φιλίες" έχουν ήδη δημιουργηθεί. Εάν όχι, μην βάλετε σε πειρασμό τη μοίρα και μην τραβήξετε δύο σταυρούς πρώτα. Σημαίνει "Φιλιά".

ΧΟ ΧΟ- αυτή η επιλογή είναι εντελώς απαράδεκτη και σημαίνει "φιλάω και αγκαλιάζω". Αποθηκεύστε το για στενούς φίλους και οποιονδήποτε θέλετε να φλερτάρετε.

Στην υγειά σας- μια επιλογή που σηματοδοτεί σε έναν Αμερικανό ότι κατά πάσα πιθανότητα είστε από την Αγγλία ή την Αυστραλία ή ότι προσποιείστε ότι είστε συγγενείς με αυτές τις χώρες. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, μια τέτοια υπογραφή χρησιμοποιείται εξαιρετικά σπάνια. Οι ειδικοί συνιστούν να αναρωτηθείτε: «Θα λέγατε αυτή τη λέξη δυνατά στο πρόσωπο κάποιου άλλου;» και αν όχι, μην τη χρησιμοποιείτε ως υπογραφή.

["Το όνομα σου"]- αν τελειώσετε το γράμμα μόνο με το όνομά σας, αυτός είναι ένας μάλλον «κρύος» και «αιχμηρός» τρόπος για να πείτε αντίο. Ωστόσο, αξίζει να προσθέσετε κάτι προτού υπενθυμίσετε στο άτομο ποιο είναι το όνομά σας και έτσι να δείξετε τη στάση σας απέναντι στη συνεργασία σας - παρούσα ή δυνητική.

Πρώτο αρχικό (π.χ. "A")- κάποιοι στην υπογραφή δεν γράφουν το πλήρες όνομα, αλλά μόνο ένα γράμμα. Αν θυμάστε, στην αρχή του άρθρου ξεκαθάρισα ότι το πώς υπογράφετε επιστολές καθορίζει τον τρόπο επικοινωνίας μαζί σας. Αν κάποιος βάλει ένα γράμμα "W" στο τέλος, τότε είναι δύσκολο να πει τι σημαίνει. Πώς να επικοινωνήσετε μαζί του; Γουίλ ή Γουίλιαμ; Ή ο Βόλφγκανγκ; Είχα μια αστεία εμπειρία με το Airbnb. Έκλεισα ένα διαμέρισμα και ο ιδιοκτήτης υπέγραψε τις επιστολές του με ένα γράμμα - "Ε". Ήταν πολύ ενοχλητικό για μένα να ξεκινώ κάθε επόμενο γράμμα με τις λέξεις «Hello E», αλλά δεν είχα άλλες επιλογές. Όταν συναντηθήκαμε, αποδείχθηκε ότι αυτό είναι ένα κορίτσι, μια Γιαπωνέζα, και αυτό είναι πραγματικά το όνομά της - "Εγώ". Στα ιαπωνικά, αυτό το όνομα απεικονίζεται σε ιερογλυφικά, αλλά η κοπέλα προτιμά να μην περιπλέκει τη ζωή των ανθρώπων - στα αγγλικά γράφει το όνομά της σε ένα γράμμα και ζητά να της απευθυνθεί με αυτόν τον τρόπο.

Η αγγλική κουλτούρα είναι αδιανόητη χωρίς την τέχνη της αλληλογραφίας. Για αιώνες, οι Άγγλοι κυρίες και κύριοι ανταλλάσσουν εξαίσια μηνύματα, γραμμένα σύμφωνα με αυστηρή εθιμοτυπία - καθόριζε τι να γράφουν, πότε και γιατί, με ποιους όρους, ποια ώρα της ημέρας και σε ποιο χαρτί. Τα γράμματα έπαιξαν -και εξακολουθούν να παίζουν- τον πιο σημαντικό ρόλο στη ζωή των ανθρώπων: σε κάνουν να γελάς, να εκπλήσσεσαι, να ραδιουργείς, να ερωτεύεσαι, να προσβάλλεις μέχρι θανάτου και να σε γεμίζουν ευτυχία.

7 κύριοι τύποι άτυπων επιστολών

Σε μια προσωπική επιστολή, μπορείτε

1. Χειρισμός: με όνομα, επώνυμο ή χρησιμοποιώντας τις λέξεις « Κύριε/κυρία”:

2. Προσφορά έναρξης. Εδώ εξηγείτε τον σκοπό της επιστολής σας. Αυτό μπορεί να είναι ένα παράπονο, συγκατάθεση ή άρνηση αποδοχής μιας πρόσκλησης, απάντηση σε μια επιστολή που ελήφθη.

3. Σώμα της επιστολής: μία ή δύο παράγραφοι, που αποκαλύπτουν το θέμα.

4. Τελική παράγραφοςσε μία ή δύο φράσεις. Συνοψίστε όσα έχετε γράψει και εκφράστε την ετοιμότητά σας να συνεχίσετε την αλληλογραφία. Μπορείτε επίσης να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη εκ των προτέρων για μια χάρη ή την άμεση απάντηση.

5. Τελική διατύπωση:

6. Ημερομηνία και υπογραφή(όχι απαραίτητο).

Τι να προσέξετε

• Η άτυπη γραφή σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε εκφράσεις από διαφορετικά στυλ, τόσο επαγγελματικά όσο και άτυπα, ανάλογα με την κατάσταση. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε στυλ καθομιλουμένης, αργκό, συντομογραφίες και συντομογραφίες. Απλώς μην το παρακάνετε με τη δημοτική γλώσσα για να μην φαίνεται το γράμμα σας αναιδές, αγενές. Ορισμένες εκφράσεις στην καθομιλουμένη ακούγονται αποδεκτές, αλλά είναι ακατάλληλες σε ένα γράμμα, ακόμα κι αν το γράμμα είναι άτυπο.
• Ιδιωματισμοί και εκφράσεις της καθομιλουμένηςεμπλουτίστε τη γλώσσα της γραφής σας - μη διστάσετε να τα χρησιμοποιήσετε.
• Ακολουθήστε τη δομή του γράμματος, μην υπερφορτώνετε προτάσεις με σύνθετες κατασκευές και αναπτύξτε την ιδέα με συνέπεια.
• Είναι σύνηθες να αφήνετε μια κενή γραμμή μεταξύ των παραγράφων για οπτική ευκολία.Για τον ίδιο λόγο, συνιστάται να ξεκινάτε κάθε παράγραφο με μια μικρή εσοχή στην αρχή της πρώτης γραμμής εάν γράφετε με το χέρι.
• Χρησιμοποιήστε το χρόνο που θέλετε να εκφράσετε τις προσδοκίες σας (“ Εγώ ανυπομονώ να ακούσω νέα σου…" - "Ανυπομονώ για την απάντησή σας ...") ή σχετικά με τον σκοπό της επιστολής σας (" Εγώ γράφω προς εσάς εκ μέρους/σε σχέση με…"-" Σας γράφω κατόπιν αιτήματος / ευκαιρίας ..."). Χρησιμοποιήστε ή κατά την αναφορά ειδήσεων ή την περιγραφή πρόσφατων γεγονότων.
• δοκιμάστε σπάστε το σώμα της επιστολής σε τουλάχιστον δύο ή τρεις παραγράφουςαντί να προσπαθείτε να χωρέσετε όλα όσα θέλετε να πείτε σε μια μεγάλη παράγραφο. Οι πληροφορίες γίνονται αντιληπτές πολύ καλύτερα, χωρίζονται σε λογικά μέρη.
• Τελειώστε την επιστολή με μια ερώτησηστον παραλήπτη να ξεκινήσει τη συνέχιση της αλληλογραφίας. Δείχνετε λοιπόν ότι σας ενδιαφέρει η επικοινωνία και περιμένετε την απάντησή του - και αυτό θα είναι ένα λογικό συμπέρασμα κατά γράμμα.

1. Επιστολή πρόσκλησης

Υπάρχουν ανεπίσημα, ημι-επίσημα και. Μια τέτοια επιστολή θα πρέπει να περιέχει πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση (διεύθυνση, ημερομηνία και ώρα, ενδυματολογικός κώδικας της εκδήλωσης) και, εάν είναι απαραίτητο, σαφείς οδηγίες για το πώς να φτάσετε στον χώρο.

Εναρκτήρια φράση:

Τελική φράση:

2. Επιστολή αποδοχής της πρόσκλησης

Υπάρχουν άτυπα, ημι-επίσημα και επαγγελματικά. Περιέχει σαφή και αδιαμφισβήτητη συγκατάθεση για συμμετοχή στην εκδήλωση.

Εναρκτήρια φράση:

Τελική φράση:

* Στυλιστικά, σε αυτή την περίπτωση, ο ορισμός της «δεξίωσης» και όχι του «πάρτι» είναι πιο κατάλληλος για τη μετάφραση της λέξης πάρτι, αφού η κατασκευή της φράσης είναι αρκετά τυπική και πιθανότατα αναφέρεται σε επίσημη και ημιεπίσημη δεξίωση.

3. Επιστολή απόρριψης πρόσκλησης

Υπάρχουν άτυπα, ημι-επίσημα και επαγγελματικά. Δηλώνει άρνηση αποδοχής πρόσκλησης.

Εναρκτήρια φράση:

Τελική φράση:

4. Επιστολή συγγνώμης

Συμβαίνει επίσης επαγγελματικά και άτυπα. Η επιστολή πρέπει να περιέχει μια συγγνώμη και να εξηγεί γιατί ταλαιπωρήθηκε κάποιος ή γιατί τα καθήκοντα ή οι υποσχέσεις δεν μπορούσαν να εκπληρωθούν.

Εναρκτήρια φράση:

Τελική φράση:

5. Επιστολή με απάντηση σε διαφημιστική προσφορά

Υπάρχουν επαγγελματικά και ημι-επίσημα.

Συνήθως περιέχει ένα αίτημα για πρόσθετες πληροφορίες ή ένα αίτημα για διευκρίνιση και συμπλήρωση των πληροφοριών που ελήφθησαν νωρίτερα.

Εναρκτήρια φράση:

Τελική φράση:

​

Προσωπική επιστολή «ναι» και «όχι».

Αυτοί οι κανόνες πρέπει να τηρούνται:

• Ανεξάρτητα από το πόσο άτυπη είναι η επιστολή σας, να είστε πάντα ευγενικοί.
• Δηλώστε τον σκοπό της επιστολής από την αρχή.
• Χρησιμοποιήστε επιρρήματα και συνδέσμους για να συνδέσετε τις σκέψεις σας σε μια λογική αλυσίδα: έπειτα(έπειτα), αργότερα(αργότερα), αλλά(αλλά), Την ίδια στιγμή(Ταυτοχρονα), τελικά(τελικά).
• Ξεκινήστε μια νέα σκέψη σε μια νέα γραμμή: κείμενο που δεν χωρίζεται σε παραγράφους είναι δύσκολο να γίνει αντιληπτό.
• Να είστε συγκρατημένοι στην έκφραση συναισθημάτων, ειδικά σε ημι-επίσημες επιστολές (παράπονο, συγχαρητήρια, προσκλήσεις κ.λπ.).

Και αυτό πρέπει να αποφευχθεί:

• Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά τα θαυμαστικά, ακόμα κι αν γράφετε σε φίλο ή στενό συγγενή.
• Μην ξεχνάτε τις εισαγωγικές και τις τελικές φράσεις - εάν το γράμμα έχει μια σαφώς καθορισμένη λογική δομή, είναι ευκολότερο να διαβαστεί και να κατανοηθεί.
• Μην πηδάς από σκέψη σε σκέψη, μην γράφεις τυχαία. Οι σκέψεις πρέπει να ταξινομούνται σε μια λογική σειρά.
• Μην χρησιμοποιείτε μακριές με πολλά μικρά μέλη και . Ο σκοπός της επιστολής - άτυπη επίσης - είναι να μεταφέρεις τις σκέψεις σου στον παραλήπτη την πρώτη φορά και όχι να τον αναγκάσεις να ξαναδιαβάσει κάθε πρόταση για να καταλάβει το νόημα του μηνύματος.

Τώρα που γνωριστήκατε βασικοί κανόνεςσυνθέτοντας άτυπες επιστολές, σας προσφέρουμε ένα αρκετά ενδιαφέρον παράδειγμα άτυπης επιστολής αγγλική γλώσσα. Τέτοιες επιστολές έχουν γίνει ένα πραγματικό flash mob του αγγλόφωνου Διαδικτύου: γράφονται από ηθοποιούς, τραγουδιστές, διάσημους μπλόγκερ. Γράψε στον εαυτό σου ένα τέτοιο γράμμα και εσύ: αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να στραφείς στον εσωτερικό σου εαυτό (αν και δεκαεξάχρονος) και να κάνεις έναν απολογισμό μιας συγκεκριμένης περιόδου της ζωής σου:

Όλοι γνωρίζουν ότι η στήλη «γνώση ξένες γλώσσες” βρίσκεται στο βιογραφικό οποιασδήποτε σοβαρής εταιρείας. Και αν γράψετε "ελευθερία" σε μια τέτοια στήλη, τότε οι πιθανότητες να λάβετε ένα στοιχείο αυξάνονται πολλές φορές. Και η φράση "επιχειρηματικά αγγλικά" θα έχει ένα σχεδόν μαγικό αποτέλεσμα.

Κατά κανόνα, τα επιχειρηματικά αγγλικά περιλαμβάνουν γραπτή επικοινωνία. Και αυτό είναι καλό. Πρώτον, υπάρχει πάντα η ευκαιρία να σκεφτείς και να μπεις στο λεξικό. Δεύτερον, υπάρχουν τόσες πολλές τυπικές εκφράσεις που ένας άνθρωπος που μιλάει αγγλικά από το επίπεδο του Pre-Intermediate και άνω δύσκολα θα δυσκολευτεί να γράψει μια αξιοπρεπή επιστολή και να τη στείλει σε επιχειρηματικούς συνεργάτες.

Το κύριο πράγμα στη σύνταξη μιας επιστολής είναι η πλαισίωση της. Αυτή είναι η αρχή και το τέλος. Όπως λένε, οι άνθρωποι χαιρετίζονται με ρούχα και τα τελευταία λόγια θυμούνται καλύτερα από όλα (χάρη στον Stirlitz). Αντίστοιχα, αν ξεκινήσετε σωστά την έκκλησή σας και τελειώσετε το ίδιο σωστά, τότε η ίδια η ουσία της επιστολής θα γίνει αντιληπτή καλύτερα και η συνολική εντύπωση της ομιλίας σας γενικά μπορεί να παίξει καθοριστικό ρόλο.

Τηρώντας ορισμένους κανόνες γραφής, σίγουρα θα πετύχετε. Ας αρχίσουμε να γράφουμε μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά!

Χαιρετίσματα

Όπως αρμόζει σε όλους τους ευγενικούς ανθρώπους: κάθε επικοινωνία ξεκινά με ένα χαιρετισμό. Και με τον ίδιο όχι δύσκολο τρόπο, η δομή μιας επαγγελματικής επιστολής ξεκινά επίσης με έναν χαιρετισμό.

Αγαπητέ κύριε ή κυρία- μια έκκληση σε ένα άτομο εάν δεν γνωρίζετε ούτε το όνομα, ούτε τον τίτλο, ούτε αν είναι άνδρας ή γυναίκα. Σημαντικό: μετά από αυτόν τον χαιρετισμό, δεν τίθεται κανένα θαυμαστικό! Και ακόμη και κανένα σημείο στίξης δεν τίθεται καθόλου, απλώς η επόμενη πρόταση προέρχεται από μια νέα γραμμή. Μπορείτε να βάλετε κόμμα αν το θέλετε πραγματικά.

Αγαπητέ κύριε White(Ms White / Mrs White / Miss Catcher) - απευθυνόμενος στον παραλήπτη με το επίθετο (μετά από τον κύριο, κα, κ.λπ., το όνομα δεν τίθεται!) Ελπίζω όλοι να θυμούνται ότι ο κ. είναι μια έκκληση σε έναν άντρα, δεσποινίς - σε έναν ανύπαντρη, κυρία - σε παντρεμένη, κα - σε γυναίκα που δεν θέλει να τονίσει την οικογενειακή της κατάσταση.

Σημαντικό: μην γράφετε ποτέ με την πλήρη λέξη Mister, Mistress - μόνο σε συντομογραφία (Mr, Mrs)!

Αγαπητέ κύριε Γιάννη- Απευθυνόμενος στον παραλήπτη ονομαστικά (με έναν στενότερο επιχειρηματικό γνωριμία)

Αγαπητέ Νικ- απευθυνόμενος στον παραλήπτη ονομαστικά με έναν πολύ παλιό, σχεδόν φιλικό επιχειρηματικό γνώριμο

Είναι σημαντικό να εστιάσετε στις εκκλήσεις σε μια γυναίκα. Τώρα η καθολική έκκληση κα (αυτή είναι και παντρεμένη και ανύπαντρη) είναι πολύ συνηθισμένη. Επομένως, σε επαγγελματικές επιστολές συχνά γράφουν ακριβώς με αυτόν τον τρόπο για να μην προσβάλλουν :) Εάν γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι ο παραλήπτης είναι παντρεμένη γυναίκα, μπορείτε να αναφέρετε με ασφάλεια την κα. Αλλά αν ξέρετε ότι σίγουρα δεν είστε παντρεμένοι, καλύτερα να μην ρισκάρετε με τη Μις. Γιατί μερικά από αυτά, παραδόξως, προσβάλλουν.

Μετά τον χαιρετισμό, μπορείτε να το υπενθυμίσετε στον εαυτό σας. Πιο συγκεκριμένα, για την τελευταία επικοινωνία: από ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, τηλεφωνικά, αυτοπροσώπως κ.λπ. Κι ας μην είναι κοριτσίστικη η ανάμνηση του παραλήπτη και σου απευθύνθηκε πριν 5 λεπτά.

Σας ευχαριστούμε για το μήνυμά σας.- Σας ευχαριστούμε για το μήνυμά σας.

Σας ευχαριστούμε για το e-mail του…Σας ευχαριστούμε για το email σας με ημερομηνία (ημερομηνία)…

Αναφορικά με το τηλεφώνημά σας/την επιστολή (ημερομηνία)/ τη αγγελία σας στο «NW Magazine»…- σε σχέση με το τηλεφώνημα / επιστολή σας (σε τέτοια ημερομηνία) / αγγελία στο NW Magazine ...

Σε απάντηση (απάντηση/απάντηση) στο αίτημά σας…Σε απάντηση στο αίτημά σας...

Σύμφωνα με (σύμφωνα με) το αίτημά σας…- Σύμφωνα με το αίτημά σας...

Σε συμμόρφωση με το αίτημά σας…- Όπως σας ζητήσατε...

Σε συνέχεια της συνομιλίας/τηλεφωνικής μας συνομιλίας…- Σε συνέχεια της συνομιλίας μας/τηλεφωνικής συνομιλίας κ.λπ.

Γράφουμε ως απάντηση στη δημοσίευσή σας στο…Γράφουμε ως απάντηση στην ανάρτησή σας στο...

Με χαρά λάβαμε το ερώτημά σας…Με χαρά λάβαμε το αίτημά σας...

Λόγοι επικοινωνίας

Μετά τον χαιρετισμό και τις υπενθυμίσεις, θα πρέπει να υπάρχει μια φράση που θα ενημερώνει τον παραλήπτη και θα εξηγεί γιατί πραγματικά του στέλνετε αυτήν την επιστολή.

Γράφουμε για να ρωτήσουμε για…- Γράφουμε για να ρωτήσουμε για...

Ζητούμε συγγνώμη για…Ζητάμε συγγνώμη για...

Επιβεβαιώνουμε ότι…- Επιβεβαιώνουμε ότι...

Θα θέλαμε να διευκρινίσουμε…Θα θέλαμε να διευκρινίσουμε...

Σας παρακαλούμε να…Σας παρακαλούμε ευγενικά...

Γράφω για να ρωτήσω / για να ζητήσω συγγνώμη / σε σχέση με / να λάβω περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με / να εξηγήσω…- Σας γράφω για να ρωτήσω για / για να ζητήσω συγγνώμη για / σε σχέση με / για να μάθω λεπτομέρειες σχετικά με / για να εξηγήσω ...

Αυτό για να επιβεβαιωθεί…Για να επιβεβαιώσετε…

Με την παρούσα σας ενημερώνουμε…Με την παρούσα σας ενημερώνουμε…

Συμπλήρωση επιστολής

Αυτή είναι η φράση σας.

Όπως πάντα, αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, στείλτε τις απευθείας σε εμένα. - Όπως πάντα, εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε μαζί μου απευθείας.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. /Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου απευθείας- Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου / απευθείας μαζί μου, παρακαλώ.

Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να ρωτήσετε. - Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε (κυριολεκτική μετάφραση).

Σας ευχαριστώ και ανυπομονώ να ακούσω νέα σας.Σας ευχαριστώ και ανυπομονώ να ακούσω νέα σας.

Ευχαριστώ εκ των προτέρων.- Ευχαριστώ εκ των προτέρων.

Επικοινωνήστε ξανά μαζί μας εάν μπορούμε να βοηθήσουμε με οποιονδήποτε τρόπο.- Επικοινωνήστε μαζί μας ξανά εάν μπορούμε να σας βοηθήσουμε με οποιονδήποτε τρόπο.

Υπογραφή ή τύπος ευγένειας

Το τελευταίο άγγιγμα παραμένει. Στις ρωσικές επίσημες επιστολές, όλα τελειώνουν με τυπικό τρόπο: "Με σεβασμό, ...". Στα Αγγλικά, συνηθίζεται να λέμε «ειλικρινά δικό σου». Αλλά σύμφωνα με την εθιμοτυπία, θα πρέπει να μεταφραστεί στα ρωσικά ούτως ή άλλως ως "με σεβασμό".

πιστά σου,
Με εκτίμηση, ... (αν το όνομα του ατόμου είναι άγνωστο, δηλ. το γράμμα ξεκινούσε με αγαπητέ κύριε ή κυρία)

Με εκτίμηση,
Με εκτίμηση, ... (αν γνωρίζετε το όνομα, δηλ. η επιστολή ξεκίνησε με αγαπητέ κύριε / δεσποινίς / κα / κυρία)

Εάν επικοινωνείτε με ένα άτομο για μεγάλο χρονικό διάστημα και του απευθύνεστε με ένα γράμμα ονομαστικά, τότε είναι σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες επιλογές (μπορείτε να μεταφράσετε ως "καλύτερες ευχές"):

Τις καλύτερες ευχές μου
θερμούς χαιρετισμούς,
Θερμούς χαιρετισμούς.

Για sim - λυπάμαι.

θερμούς χαιρετισμούς,
Αγαπώ τα Αγγλικά.

Ελπίζουμε ότι αυτό το δείγμα επιχειρηματικής επιστολής στα αγγλικά θα σας βοηθήσει να βρείτε μια νέα δουλειά ή να δημιουργήσετε επαγγελματικές επαφές στο εγγύς μέλλον.