Σχέδιο ροής εγγράφων της εταιρείας, εξωτερικό και εσωτερικό. Εξωτερική ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Βασικές αρχές οργάνωσης της ροής εγγράφων

Μόλις πριν από μερικά χρόνια, ακόμη και επαγγελματίες μιλούσαν για τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων ως ένα «λαμπρό μέλλον». Αλλά η ζωή αποδείχθηκε πιο γρήγορη από τη φαντασία μας. Τα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιούνται ήδη ενεργά σε μεγάλες και μεσαίες επιχειρήσεις, σε κρατικούς φορείς και, το πιο σημαντικό, το ενδιαφέρον γι' αυτά αυξάνεται συνεχώς. Αυτό το άρθρο παρέχει μια σύντομη επισκόπηση των κύριων συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων που είναι διαθέσιμα στη Ρωσία και εισάγει βασικές έννοιες που θα σας επιτρέψουν να έρθετε πιο κοντά στην επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που ταιριάζει καλύτερα στον οργανισμό σας. Ας κάνουμε μια κράτηση αμέσως: το άρθρο δεν προσποιείται ότι είναι μια πλήρης παρουσίαση των δυνατοτήτων των προϊόντων λογισμικού (εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να εξοικειωθείτε μαζί τους επικοινωνώντας με προμηθευτές για υλικά) - η προσοχή εστιάζεται στα εννοιολογικά χαρακτηριστικά τους, τα οποία επιτρέπουν να κάνετε τη σωστή επιλογή προϊόντος (συστήματος).

Η ανασκόπηση περιλαμβάνει 12 διαφορετικά συστήματα που παρουσιάζονται στη ρωσική αγορά. Για να διασφαλιστεί ότι η περιγραφή τους δεν φαίνεται σαν ένα ετερόκλητο σύνολο γεγονότων, οι εφαρμοσμένες αρχές της ταξινόμησης συστημάτων δίνονται στην αρχή του άρθρου - χωρίς μια τέτοια «κλίμακα», η μελέτη του θέματος αυτού του άρθρου, πολύπλοκου και πολύπλευρου, θα ήταν αδύνατος. Για να περιγραφεί το πλαίσιο στο οποίο χρησιμοποιούνται αυτά τα συστήματα, αναφέρεται ο λόγος για την εμφάνιση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, δίνονται ορισμένες βασικές έννοιες και υποδεικνύονται οι κύριες εργασίες που επιλύονται από τα συστήματα. Ως «κλειδί» για την επιλογή, δίνονται οι κύριοι παράγοντες που επηρεάζουν την απόφαση επιλογής συστήματος και αναφέρονται τα κύρια προβλήματα εφαρμογής.

Γιατί εμφανίστηκε αυτό το άρθρο στην ενότητα του άρθρου "Όλα για τους σαρωτές"; Όπως μπορείτε να δείτε κατά την ανάγνωση αυτού του άρθρου, οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης εγγράφων δεν έχει νόημα χωρίς αυτό μπλοκ εισαγωγής δεδομένων. Επειδή Είναι τα δεδομένα που είναι η οντότητα που εισάγεται στο σύστημα, επεξεργάζεται, μετασχηματίζεται σε κάθε στάδιο του συστήματος και, τελικά, οδηγεί στο σχηματισμό νέων επισημοποιημένων δεδομένων, τα οποία, με τη σειρά τους, καθορίζουν την περαιτέρω συμπεριφορά του συστήματος.

Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι τρόποι εισαγωγής δεδομένων στο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων: μπορεί να είναι δεδομένα από άλλα συστήματα, εφαρμογές εφαρμογών, email κ.λπ., αλλά πρώτα απ 'όλα, είναι δεδομένα από έντυπα μέσα που εισάγονται στο EDMS με σάρωση το πρωτότυπο έγγραφο και στη συνέχεια την επεξεργασία του. Επομένως, οι σαρωτές εγγράφων και το εξειδικευμένο λογισμικό σάρωσης μαζί αποτελούν αναπόσπαστο και συχνά το πρωταρχικό μέρος των ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.

Δείτε το παραπάνω διάγραμμα. Σε συγκεκριμένες υλοποιήσεις, ορισμένα στοιχεία μπορεί να απουσιάζουν ή, αντίθετα, να υπάρχουν σε πολλά αντίγραφα.

Γιατί χρειαζόμαστε ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων;
Ποιος στόχος θέτει ένας οργανισμός για τον εαυτό του όταν μεταβαίνει στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;
Αποδοτικότητα = Αποτέλεσμα/Κόστος
Βασικές έννοιες και ορολογία
Κύρια καθήκοντα που επιλύονται από συστήματα διαχείρισης εγγράφων
Κύριοι παράγοντες που επηρεάζουν την απόφαση επιλογής συστήματος
Προβλήματα εφαρμογής συστήματος διαχείρισης εγγράφων
Γενική ταξινόμηση συστημάτων διαχείρισης εγγράφων
Ανασκόπηση ορισμένων συστημάτων διαχείρισης εγγράφων που παρουσιάζονται στη Ρωσία
Εξωτερική ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Σε κάθε οργανισμό, είτε υπάρχει ροή εγγράφων είτε δεν υπάρχει. Εάν ένας οργανισμός μπορεί να υπάρξει σε συνθήκες άτυπης διαχείρισης («το αφεντικό είπε και το έκαναν»), τότε, προφανώς, δεν υπάρχει ροή εγγράφων σε αυτόν. Εάν εισαχθεί ένας ορισμένος φορμαλισμός στη διαχείριση μιας εταιρείας και στην οργάνωση όλων των ειδών επιχειρηματικών διαδικασιών (ή, με άλλα λόγια, «επιχειρηματικές διαδικασίες»), τότε αργά ή γρήγορα θα υπάρξει ανάγκη μεταφοράς τουλάχιστον μέρους τους μηχανισμούς διαχείρισης σε μια τακτική βάση τεκμηρίωσης (για παράδειγμα, συλλογή βίζας σε σύμβαση, εγγραφή εισερχόμενων και εξερχόμενων επιστολών, ώστε αργότερα να μπορείτε να βρείτε τα άκρα, κ.λπ.). Ως αποτέλεσμα, προκύπτει η γραφειοκρατία. Εάν δεν γίνει διαχείριση, τότε μετά από λίγο αρχίζουν τα προβλήματα. Για παράδειγμα, τα έγγραφα χάνονται και στη συνέχεια, όταν δεν χρειάζονται πλέον, βρίσκονται στη συνηθισμένη τους θέση. Ή ο διευθυντής υπογράφει μια συμφωνία που περιέχει λάθος ποσό και, επιπλέον, δεν υπάρχει βίζα για τον υπάλληλο που είναι άμεσα υπεύθυνος για την εφαρμογή του. Καταστάσεις γνώριμες σχεδόν σε όλους.
Είναι προφανές ότι, βάζοντας τα πράγματα σε τάξη, οι διευθυντές εταιρειών βρίσκουν οργανωτικές λύσεις σε ορισμένα προβλήματα ροής εγγράφων που αντιστοιχούν περίπου στο επίπεδο των εργασιών της κάθε εταιρείας. Συχνά επινοούν ένα εύλογο σχέδιο για την τοποθέτηση αρχείων στον διακομιστή, έτσι ώστε να εξακολουθούν να υπάρχουν έγγραφα, και χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως το βασικό μέσο για τη μετάδοση ενός εγγράφου για έγκριση και για την παρακολούθηση της εκτέλεσης.
Ωστόσο, αυτά τα επιμέρους μέτρα λειτουργούν μόνο μέχρι ένα ορισμένο σημείο. Επιπλέον, όταν η εταιρεία θέτει στον εαυτό της όλο και πιο περίπλοκα καθήκοντα και, επιπλέον, μεγαλώνει σε μέγεθος, τέτοια μέσα αποθήκευσης πληροφοριών, διασφάλισης της αλληλεπίδρασης και παρακολούθησης της εκτέλεσης των παραγγελιών αρχίζουν να είναι ανεπαρκή. Προκύπτουν δύο δυνατότητες: είτε να εισαγάγετε μια κλασική ροή εγγράφων σε χαρτί στην εταιρεία, η οποία σήμερα μοιάζει με την «Πέτρινη Εποχή», είτε να εισάγετε ένα ηλεκτρονικό σύστημα. Συνήθως η επιλογή γίνεται ξεκάθαρα υπέρ του δεύτερου μονοπατιού - το μόνο ερώτημα είναι ποιο σύστημα να επιλέξει.

Πρώτα απ 'όλα, η διοίκηση ενδιαφέρεται για τη σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας της χρήσης ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων. Στο στάδιο της λήψης απόφασης σχετικά με την επιλογή και την εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων, μερικές φορές ακούτε από έναν εκπρόσωπο πελάτη κάτι σαν αυτό: "Γιατί χρειάζεται να εφαρμόσουμε καθόλου συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων;"; «Τι οικονομικό αποτέλεσμα θα έχει η εφαρμογή του EDMS;»· «Οι άνθρωποι εργάζονται με χαρτί για εκατοντάδες χρόνια γιατί δεν κάνουμε το ίδιο;» «Η εφαρμογή πληροφοριακών συστημάτων γενικά και η διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων ειδικότερα απαιτεί σοβαρές επενδύσεις κεφαλαίου Θα προτιμούσαμε να ξοδέψουμε αυτά τα χρήματα για τον εκσυγχρονισμό των παγίων στοιχείων ενεργητικού»... Μερικές φορές παρόμοιος συλλογισμός παρουσιάζεται με μια κάπως προκλητική μορφή: «Όπως, υποθέτω. ότι η εισαγωγή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι μοντέρνα, πολλά υποσχόμενη, μοντέρνα και ακόμη και κερδοφόρα.
Μιλώντας για διάφορους παράγοντες για την αύξηση της αποτελεσματικότητας ενός οργανισμού κατά την εφαρμογή ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο, πρώτα απ 'όλα, να συμφωνήσουμε για τον τρόπο με τον οποίο καθορίζεται αυτή η ίδια αποτελεσματικότητα. Σύμφωνα με τον γενικό ορισμό, θα θεωρήσουμε την αποδοτικότητα ως το επιτευχθέν αποτέλεσμα μιας δραστηριότητας που σχετίζεται με το κόστος για την επίτευξή της.

Όπως φαίνεται από αυτόν τον ορισμό, η αποτελεσματικότητα ενός οργανισμού μπορεί να βελτιωθεί με τουλάχιστον δύο τρόπους: με τη μείωση του κόστους ή/και την αύξηση των αποτελεσμάτων. Τα καλά συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σάς επιτρέπουν να εφαρμόσετε και τις δύο επιλογές. Μεταφορικά μιλώντας, η εφαρμογή τέτοιων συστημάτων δίνει στον οργανισμό την ευκαιρία να ξοδέψει λιγότερα και να κερδίσει περισσότερα. Ας εξετάσουμε πρώτα τους παράγοντες που συμβάλλουν στη μείωση του κόστους:
Παράγοντας 1 - Μειώστε το κόστος χαρτιού
Παράγοντας 2 - Μείωση του μη παραγωγικού κόστους του χρόνου εργασίας των εργαζομένων
Παράγοντας 3 - Επιτάχυνση των ροών πληροφοριών
Παράγοντας 4 - Αλλαγή της εταιρικής κουλτούρας
Για να εκτιμηθεί η πιθανή οικονομική επίδραση της εφαρμογής ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε πόσο χρόνο αφιερώνουν οι υπάλληλοι του οργανισμού σε συνήθεις, μη παραγωγικές λειτουργίες σε έγγραφα. Σύμφωνα με δυτικές εταιρείες συμβούλων, το μερίδιο τέτοιων εργασιών μπορεί να είναι έως και 20-30% του συνολικού χρόνου εργασίας. Όποιος έχει προσπαθήσει ποτέ να συμφωνήσει σε οποιοδήποτε έγγραφο σε ρωσικές γραφειοκρατικές οργανώσεις ξέρει ότι αυτό μπορεί να πάρει το 60 ή το 70% του χρόνου εργασίας. Μια αρκετά ακριβής ιδέα τέτοιων δαπανών μπορεί να ληφθεί με τη διεξαγωγή μελέτης της υφιστάμενης ροής εγγράφων και τη μέτρηση των αντίστοιχων δεικτών.

Όπως το bit είναι μια μονάδα πληροφοριών στην κυβερνητική, ένα έγγραφο είναι μια μονάδα πληροφοριών στα συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων αποθηκεύουν έγγραφα, διατηρούν το ιστορικό τους, διασφαλίζουν τη μετακίνησή τους σε ολόκληρο τον οργανισμό και σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε την υλοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών με τις οποίες σχετίζονται αυτά τα έγγραφα. Σε έναν οργανισμό όπου έχει εφαρμοστεί ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, το έγγραφο είναι ένα βασικό εργαλείο διαχείρισης. Δεν υπάρχουν μόνο αποφάσεις, οδηγίες ή εντολές εδώ - υπάρχουν έγγραφα που περιέχουν τις ίδιες εντολές, αποφάσεις, οδηγίες κ.λπ.: όλη η διαχείριση στον οργανισμό πραγματοποιείται μέσω εγγράφων.
Οποιοδήποτε έγγραφο στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων παρέχεται με μια «κάρτα», παρόμοια με μια κάρτα βιβλιοθήκης. Συνήθως, ένα συγκεκριμένο σύνολο πεδίων σε μια τέτοια κάρτα συνδέεται με τον τύπο του εγγράφου. Η αποθήκευση ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων μπορεί να θεωρηθεί ως μια βάση δεδομένων που περιέχει πληροφορίες για τα πεδία των καρτών και κάποια αποθήκευση για τα ίδια τα έγγραφα.
Δύο όροι συνήθως συγχέονται: «γραφειοκρατία» και «ροή εγγράφων». Μπορείτε να ακούσετε συχνά τη φράση: "Δεν πρόκειται για σύστημα διαχείρισης εγγράφων, αλλά για σύστημα διαχείρισης γραφείου" ή το αντίστροφο. Η διαχείριση γραφείου είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται στην πρακτική γραφείου για να υποδηλώσει ένα επίσημο σύνολο κανόνων για την εργασία με έγγραφα. Υπάρχουν συστήματα διαχείρισης εγγράφων που μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να πληρούν τους απαραίτητους κανόνες ροής εργασιών. Υπάρχουν όμως συστήματα που αρχικά σχεδιάστηκαν για να υποστηρίζουν ακριβώς αυτούς τους κανόνες και υπό αυτή την έννοια δεν έχουν αρκετά γενικότερες λειτουργίες ώστε να ονομάζονται συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Από την άλλη πλευρά, το σύνολο κανόνων διαχείρισης γραφείου που εγκρίθηκε στη Ρωσία είναι αρκετά εκτεταμένο και η δημιουργία ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων σύμφωνα με αυτούς τους κανόνες είναι μια μη τετριμμένη εργασία.

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων συνήθως εφαρμόζονται για την επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων που αντιμετωπίζει ένας οργανισμός, από τα οποία τα πιο συνηθισμένα είναι τα ακόλουθα:

εξασφάλιση αποτελεσματικότερης διαχείρισης μέσω του αυτόματου ελέγχου υλοποίησης, διαφάνειας των δραστηριοτήτων ολόκληρου του οργανισμού σε όλα τα επίπεδα.
υποστήριξη ενός συστήματος ποιοτικού ελέγχου που συμμορφώνεται με τα διεθνή πρότυπα.
υποστήριξη της αποτελεσματικής συσσώρευσης, διαχείρισης και πρόσβασης σε πληροφορίες και γνώση. Εξασφάλιση της ευελιξίας του προσωπικού λόγω της μεγαλύτερης επισημοποίησης των δραστηριοτήτων κάθε εργαζομένου και της δυνατότητας αποθήκευσης ολόκληρου του ιστορικού ιστορικού των δραστηριοτήτων του.
καταγραφή των δραστηριοτήτων της επιχείρησης στο σύνολό της (εσωτερικές επίσημες έρευνες, ανάλυση των δραστηριοτήτων των τμημάτων, εντοπισμός «καυτών σημείων» σε δραστηριότητες).
βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και αυτοματοποίηση του μηχανισμού εκτέλεσης και ελέγχου τους.
εξάλειψη ή μέγιστη δυνατή μείωση της κυκλοφορίας των χάρτινων εγγράφων στην επιχείρηση. Εξοικονόμηση πόρων μειώνοντας το κόστος για τη διαχείριση των ροών εγγράφων στον οργανισμό.
Εξάλειψη της ανάγκης ή σημαντική απλοποίηση και μείωση του κόστους αποθήκευσης έντυπων εγγράφων λόγω της διαθεσιμότητας ενός λειτουργικού ηλεκτρονικού αρχείου.

Απαιτήσεις όγκου αποθήκευσης. Εάν έχετε πολλά έγγραφα (κατά όγκο αποθήκευσης), πρέπει να επιλέξετε ένα σύστημα που να υποστηρίζει ιεραρχική δομική αποθήκευση (HSM - Hierarchal Storage Management). Αυτός ο μηχανισμός αποθηκεύει τα πιο ενεργά χρησιμοποιούμενα δεδομένα στα πιο γρήγορα αλλά ακριβά μέσα, ενώ οι πληροφορίες που χρησιμοποιούνται λιγότερο συχνά μεταφέρονται αυτόματα στα πιο αργά και φθηνότερα μέσα.
Η παρουσία επισημοποιημένων διαδικασιών που απαιτούν υποστήριξη για την εφαρμογή τους και αυτοματοποίηση του ελέγχου (προετοιμασία εγγράφων συγκεκριμένου τύπου, εκτέλεση τυπικών οργανωτικών λειτουργιών κ.λπ.).
Η ανάγκη αυτοματοποίησης της διοικητικής διαχείρισης ενός οργανισμού. Ο βαθμός πολυπλοκότητας της οργανωτικής δομής.
Διαθεσιμότητα γεωγραφικά κατανεμημένων μονάδων. Αυτός ο παράγοντας επιβάλλει ορισμένες απαιτήσεις για απομακρυσμένη πρόσβαση, αναπαραγωγή δεδομένων κ.λπ.
Διαθεσιμότητα μεγάλου χάρτινου αρχείου. Ορισμένα συστήματα διαχείρισης εγγράφων διαθέτουν ήδη ενσωματωμένα υποσυστήματα μαζικής εισαγωγής εγγράφων.
Η παρουσία ενός συστήματος ροής εγγράφων που δεν ανταποκρίνεται στις τρέχουσες ανάγκες.
Η ανάγκη για προηγμένη δρομολόγηση εγγράφων και διαχείριση ροής εργασιών. Ως συνέχεια αυτής της ανάγκης, υπάρχει η ανάγκη υποστήριξης αυθαίρετων επιχειρηματικών διαδικασιών, πιθανώς σε συνεργασία με συστήματα εφαρμογών για την υποστήριξη αυτών των διαδικασιών.
Απαιτήσεις για περιόδους αποθήκευσης εγγράφων. Για μεγάλες περιόδους αποθήκευσης (δεκάδες χρόνια), αξίζει να σκεφτείτε σοβαρά την οργάνωση ενός παράλληλου αρχείου σε μικροφίλμ.
Απαιτήσεις «ανοιχτότητας» και επεκτασιμότητας του συστήματος. Δυνατότητα ολοκλήρωσης με υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα και χρήση υπάρχοντος εξοπλισμού.
Η ανάγκη αποθήκευσης εικόνων εγγράφων. Χρήση συγκεκριμένων μορφών αποθήκευσης εγγράφων στον οργανισμό. Η ανάγκη υποστήριξης εργασιών μηχανικής και σχεδιασμού, καθώς και άλλα χαρακτηριστικά της επιχείρησης.
Η ανάγκη για αναπτυγμένα εργαλεία ανάκτησης πληροφοριών. Πλήρης υποστήριξη γλωσσικού συστήματος για έγγραφα που είναι διαθέσιμα στον οργανισμό.
Απαιτήσεις ασφαλείας (κρυπτογράφηση, οργάνωση πρόσβασης κ.λπ.). Η δυνατότητα χρήσης μηχανισμών πρόσβασης που είναι ήδη διαθέσιμοι στην υποδομή πληροφοριών του οργανισμού στο σύστημα ροής εγγράφων.
Απαιτήσεις για συμμόρφωση με ορισμένα πρότυπα: εσωτερική, βιομηχανία, GOST, διεθνή πρότυπα για τον ποιοτικό έλεγχο, επίπεδο οργάνωσης αποθήκευσης πληροφοριών.

Υπάρχουν προβλήματα κοινά σε σχεδόν κάθε οργανισμό που πρέπει να επιλυθούν κατά την εφαρμογή, την εφαρμογή και τη συντήρηση συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Τα κυριότερα παρατίθενται παρακάτω.

Συντηρητισμός προσωπικού, χαμηλή εκπαίδευση, απροθυμία για μάθηση και επανεκπαίδευση. Φόβος διαφάνειας των δικών του δραστηριοτήτων για διαχείριση, που προκύπτει μετά την εφαρμογή ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.
Ο παράγοντας σκηνοθέτη «σοβιετικού τύπου» είναι η απροθυμία για απευθείας εργασία με υπολογιστή, προβολή και επεξεργασία εγγράφων.
Συνεχείς δομικές αλλαγές στην οργάνωση, αδύναμη επισημοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών.
Η ανάγκη διασφάλισης της νομικής εγκυρότητας των εγγράφων (μετά την ψήφιση του νόμου για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, αυτός ο παράγοντας θα αρχίσει να χάνει τη σημασία του).
Η ανάγκη αλληλεπίδρασης με τον εξωτερικό «χάρτινο» κόσμο, ειδικά αν αυτό αφορά παράλληλες δομές σε συνδεδεμένους οργανισμούς ή τμήματα με τα οποία υπάρχει συνεχής δουλειά.

Εκτός από αυτά, υπάρχουν προβλήματα ειδικά για ορισμένους τύπους οργανισμών, η λεπτομερής ανάλυσή τους μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο ξεχωριστού άρθρου.

Οποιοδήποτε σύστημα ροής εργασιών μπορεί να περιέχει στοιχεία καθεμιάς από τις ακόλουθες κατηγορίες, αλλά τα περισσότερα έχουν συγκεκριμένη εστίαση σε έναν τομέα, που σχετίζεται κυρίως με την τοποθέτηση του προϊόντος.

Συστήματα με ανεπτυγμένα μέσα αποθήκευσης και ανάκτησης πληροφοριών (ηλεκτρονικά αρχεία - ΕΑ). Το ηλεκτρονικό αρχείο είναι μια ειδική περίπτωση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων που επικεντρώνεται στην αποτελεσματική αποθήκευση και ανάκτηση πληροφοριών. Ορισμένα συστήματα διακρίνονται ιδιαίτερα από τα αναπτυγμένα εργαλεία αναζήτησης πλήρους κειμένου: ασαφής αναζήτηση, σημασιολογική αναζήτηση κ.λπ., άλλα - από αποτελεσματική οργάνωση αποθήκευσης: HSM, υποστήριξη για ένα ευρύ φάσμα εξοπλισμού αποθήκευσης πληροφοριών κ.λπ.
Συστήματα με προηγμένα εργαλεία ροής εργασιών (WF). Αυτά τα συστήματα έχουν σχεδιαστεί κυρίως για να διασφαλίζουν την κίνηση ορισμένων αντικειμένων κατά μήκος προκαθορισμένων διαδρομών (η λεγόμενη «σκληρή δρομολόγηση»). Σε κάθε στάδιο, το αντικείμενο μπορεί να αλλάξει, γι 'αυτό ονομάζεται η γενική λέξη "εργασία". Τα συστήματα αυτού του τύπου ονομάζονται συστήματα ροής εργασίας - "ροή εργασίας" (δυστυχώς, δεν υπάρχει ακριβές ισοδύναμο για αυτόν τον όρο στα ρωσικά). Τα έγγραφα μπορεί να σχετίζονται με εργασίες, αλλά τα έγγραφα δεν είναι το βασικό αντικείμενο αυτών των συστημάτων. Με τη βοήθεια τέτοιων συστημάτων, είναι δυνατό να οργανωθούν ορισμένα έργα για τα οποία όλα τα στάδια είναι γνωστά εκ των προτέρων και μπορούν να συνταγογραφηθούν.
Συστήματα που επικεντρώνονται στην υποστήριξη της οργανωτικής διαχείρισης και της συσσώρευσης γνώσης. Πρόκειται για «υβριδικά» συστήματα, τα οποία συνήθως συνδυάζουν στοιχεία των δύο προηγούμενων. Σε αυτήν την περίπτωση, η βασική ιδέα στο σύστημα μπορεί να είναι τόσο το ίδιο το έγγραφο όσο και η εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί. Για να διαχειριστείτε έναν οργανισμό, χρειάζεστε τόσο "σκληρή" και "χαλαρή" δρομολόγηση, όταν η διαδρομή ενός εγγράφου εκχωρείται από τον διαχειριστή ("περιγράφει" το εισερχόμενο έγγραφο), έτσι ώστε και οι δύο τεχνολογίες με τη μία ή την άλλη μορφή να μπορούν να υπάρχουν σε τέτοια συστήματα. Αυτά τα συστήματα χρησιμοποιούνται ενεργά σε κυβερνητικές δομές διαχείρισης, σε γραφεία μεγάλων εταιρειών, οι οποίες έχουν ανεπτυγμένη ιεραρχία και έχουν ορισμένους κανόνες και διαδικασίες για τη διακίνηση εγγράφων. Ταυτόχρονα, οι εργαζόμενοι δημιουργούν συλλογικά έγγραφα, προετοιμάζουν και λαμβάνουν αποφάσεις, εκτελούν ή ελέγχουν την εκτέλεσή τους. Κατά την εφαρμογή τέτοιων συστημάτων σε μεγάλες επιχειρήσεις, είναι σημαντικό να προσδιοριστεί εάν το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα για αποτελεσματική διαχείριση, επεξεργασία μεγάλου όγκου πληροφοριών, ενοποίηση με αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης παραγωγής, επεκτασιμότητα, σταδιακή εφαρμογή, λαμβάνοντας υπόψη την εδαφική κατανομή, σύνθετη οργανωτική δομή , πρόσβαση βάσει ρόλων, κ.λπ. .
Συστήματα που επικεντρώνονται στην υποστήριξη της συνεργασίας. Αυτή είναι μια νέα τάση στον τομέα των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων, που σχετίζεται με την κατανόηση της μεταβλητότητας των συνθηκών της αγοράς στον σύγχρονο κόσμο και την ανάγκη να υπάρχει «μόνο ότι είναι απαραίτητο» για γρήγορη κίνηση, χωρίς περιττές, πολύ χρήσιμες, αλλά βαριές έρμα. Τέτοια συστήματα, σε αντίθεση με τα προηγούμενα, δεν περιλαμβάνουν την έννοια της ιεραρχίας στον οργανισμό και δεν ενδιαφέρονται για οποιαδήποτε επισημοποίηση της ροής της εργασίας. Καθήκον τους είναι να διασφαλίσουν ότι οι άνθρωποι στον οργανισμό συνεργάζονται, ακόμα κι αν είναι γεωγραφικά χωρισμένοι, και να διατηρήσουν τα αποτελέσματα αυτής της εργασίας. Τυπικά εφαρμόζεται στην έννοια των "portals". Παρέχουν υπηρεσίες για την αποθήκευση και τη δημοσίευση εγγράφων στο intranet, την αναζήτηση πληροφοριών, τη συζήτηση και την πραγματοποίηση συναντήσεων (τόσο πραγματικών όσο και εικονικών). Τέτοια συστήματα βρίσκουν πελάτες μεταξύ των ταχέως αναπτυσσόμενων εμπορικών εταιρειών, ομάδων εργασίας σε μεγάλες εταιρείες και κρατικούς φορείς.
Συστήματα με ανεπτυγμένες πρόσθετες υπηρεσίες. Για παράδειγμα, υπηρεσία διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM - Customer Relation Management), διαχείριση έργου, τιμολόγηση, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κ.λπ. (Σημειώστε ότι όσον αφορά την πολυπλοκότητα των λειτουργιών, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων και, για παράδειγμα, η υπηρεσία CRM μπορεί να έχει διαφορετικές αναλογίες ανάλογα με τον οργανισμό, αλλά στο πλαίσιο αυτού του άρθρου, η λειτουργία CRM είναι προαιρετική.)

Όπως γνωρίζετε, το πρόβλημα της ανταλλαγής αλληλογραφίας μεταξύ οργανισμών που χρησιμοποιούν διάφορα συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (EDMS) είναι αρκετά πιεστικό. Η ροή εγγράφων μεταξύ δύο διαφορετικών οργανισμών εξακολουθεί να πραγματοποιείται σε έντυπη μορφή, γεγονός που περιπλέκει πολύ την άμεση ανταλλαγή επίσημων πληροφοριών. Μέχρι τώρα, αυτή η διαδικασία έμοιαζε ως εξής: ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε στο EDMS ενός οργανισμού εκτυπωνόταν σε χαρτί, παραδόθηκε με courier ή κανονικό ταχυδρομείο σε έναν άλλο οργανισμό, όπου σαρώθηκε και καταχωρήθηκε σε ένα νέο EDMS. Λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι καθένας από αυτούς τους οργανισμούς έχει το δικό του σύστημα αυτοματισμού ροής εγγράφων, κάθε αλλαγή σε ένα έγγραφο που προορίζεται για εξωτερική κυκλοφορία υπόκειται επανειλημμένα στην προαναφερθείσα διαδικασία.

Η ψήφιση του νόμου για τις ηλεκτρονικές ψηφιακές υπογραφές έλυσε εν μέρει αυτό το πρόβλημα επιτρέποντας νομικά την ανταλλαγή εγγράφων χωρίς χαρτί μεταξύ ανεξάρτητων οργανισμών. Ωστόσο, η έλλειψη ενός ενιαίου προτύπου για την ηλεκτρονική ανταλλαγή αλληλογραφίας ήταν ένα σοβαρό εμπόδιο για την πρακτική εφαρμογή αυτής της ευκαιρίας. Αυτό το πρόβλημα προκύπτει ιδιαίτερα σοβαρά κατά την εφαρμογή του ομοσπονδιακού προγράμματος-στόχου «Ηλεκτρονική Ρωσία», ένα από τα καθήκοντα του οποίου είναι να ενώσει τις κρατικές αρχές με ένα ενοποιημένο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Η εμφάνιση μιας νέας μορφής XML, μια από τις πιο ελπιδοφόρες εφαρμογές της οποίας είναι η μετάβαση σε ένα ενιαίο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, θα αυξήσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα των επαφών των οργανισμών με τους συνεργάτες τους, τα απομακρυσμένα υποκαταστήματα, τις κρατικές υπηρεσίες και άλλους εξωτερικούς οργανισμούς.

Στα μέσα Μαρτίου 2002, η IT Co. ήταν η πρώτη από τις εταιρείες που παράγουν συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων που ανακοίνωσε την ολοκλήρωση της ανάπτυξης μιας λύσης που θα επιτρέψει την ενσωμάτωση ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων που είναι κατασκευασμένα σε διάφορες πλατφόρμες και χρησιμοποιώντας διαφορετικές μορφές δεδομένων σε ένα ενιαίο χώρος πληροφοριών.

Οι ειδικοί της εταιρείας παρακινήθηκαν να δημιουργήσουν αυτή τη λύση από την επιθυμία να οργανώσουν την αλληλεπίδραση του προϊόντος τους - το ευρέως χρησιμοποιούμενο σύστημα BOSS-Referent, που βασίζεται στην πλατφόρμα Lotus Domino/Notes, με άλλα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Για το σκοπό αυτό, το σύστημα BOSS-Referent εφαρμόζει μια πύλη XML, που αναπτύχθηκε λαμβάνοντας υπόψη τις συστάσεις των τρεχόντων GOST και τις οδηγίες στον τομέα της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.

Η επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων δεν είναι απλώς μια τεχνολογική ή μηχανική εργασία, αλλά σχετίζεται με τη συνολική στρατηγική ανάπτυξης του οργανισμού. Εάν πρόκειται για εμπορική εταιρεία, τότε η επιλογή καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από τους στόχους της, το ανταγωνιστικό περιβάλλον, τη δομή που υπάρχει σήμερα, καθώς και τη δομή στην οποία θα καταλήξει η εταιρεία στο μέλλον και, επιπλέον, το οικονομικό αποτέλεσμα. της υλοποίησης. Εάν πρόκειται για κυβερνητικό οργανισμό, τότε είναι απαραίτητο να μετατοπιστεί η έμφαση στην πληρότητα της λογιστικής για τα καθήκοντα που επιλύονται από τον οργανισμό, τα χαρακτηριστικά αυτών των εργασιών που σχετίζονται με τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του. Γενικά, όταν επιλέγετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, πρέπει να λάβετε υπόψη πολλούς παράγοντες που με την πρώτη ματιά μπορεί να μην σχετίζονται με το θέμα. Η παραπάνω επισκόπηση θα σας βοηθήσει να αναπτύξετε μια αρχική υπόθεση σχετικά με το ποια συστήματα μπορεί να είναι κατάλληλα για εσάς.

Πριν από λίγο καιρό εφάρμοζα ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων για έναν από τους πελάτες μου. Στην πορεία, έπρεπε να εξηγήσω πολλές έννοιες, να πω τι είναι, πώς λειτουργούν συστήματα αυτού του τύπου. Και μόνο μετά από αυτό μπόρεσε να καταλάβει την ουσία των προτάσεών μου και ενέκρινε το σχέδιο εργασίας. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, συνειδητοποίησα ότι πολύ λίγα έχουν γραφτεί για αυτό το θέμα σε απλή γλώσσα για ένα ευρύ φάσμα αναγνωστών. Ως συνήθως, θα προσπαθήσω να εξηγήσω αυτήν την έννοια σε απλή γλώσσα.

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι υπάρχουν δύο τύποι ροής εγγράφων - εσωτερική (EDMS) και εξωτερική (VEDO). Στη Ρωσία συνηθίζεται να το ονομάζουμε EDI, αλλά πιστεύω ότι είναι πιο σωστό να το ονομάζουμε VEDO και SED, καθώς καταρχήν αυτές οι έννοιες διαχωρίζονται στη Ρωσική Ομοσπονδία. Δηλαδή, εάν ψάχνετε για ένα σύστημα για ανταλλαγή με αντισυμβαλλομένους, τότε πρέπει να αναζητήσετε EDI, εάν για εσωτερική ροή εγγράφων, τότε EDMS.

Σε αυτό το άρθρο θέλω να μιλήσω για τη ροή εξωτερικών ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ της εταιρείας και των αντισυμβαλλομένων της. Τα εσωτερικά ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιούνται για την ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ τμημάτων μιας εταιρείας, υπόκεινται σε ένα ελαφρώς διαφορετικό σύνολο απαιτήσεων. Αλλά δεν θα τα εξετάσω εδώ.

Γιατί χρειάζεστε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι μια σύγχρονη, βολική εναλλακτική λύση στα συμβατικά έντυπα έγγραφα που χρησιμοποιούνται για κάθε είδους επιχειρηματική δραστηριότητα.

Η παραδοσιακή ροή εγγράφων συνδέεται με συνεχείς χρονικές καθυστερήσεις. Για να ξεκινήσετε τη συνεργασία με έναν πελάτη, χρειάζεστε ένα τιμολόγιο, συχνά ένα συμβόλαιο, και στη συνέχεια υπογεγραμμένα τιμολόγια, πιστοποιητικά εκτέλεσης εργασιών κ.λπ. Όλα αυτά τα χαρτιά είναι εγκεκριμένα, τυπώνονται, υπογράφονται και σφραγίζονται. Μετά από αυτό καθίσταται απαραίτητη η μεταβίβασή τους σε συνεργάτη, όπου και αυτοί περνούν τη διαδικασία έγκρισης και υπογραφής.

Στη συνέχεια, τα έγγραφα με υπογραφές σαρώνονται και αποστέλλονται με email. Στη συνέχεια τα πρωτότυπα αποστέλλονται με κούριερ, υπαλλήλους ή κανονικό ταχυδρομείο. Όλα αυτά χρειάζονται σημαντικό χρόνο, τα έντυπα έγγραφα μερικές φορές χάνονται και απαιτούν διορθώσεις (πράγμα που επιβραδύνει περαιτέρω τη διαδικασία λήψης εγγράφων). Και ολόκληρα δωμάτια συχνά διατίθενται για την αποθήκευσή τους. Ως αποτέλεσμα, η επιχείρηση αντιμετωπίζει μεγάλη ταλαιπωρία, η ολοκλήρωση των συναλλαγών καθυστερεί και προκύπτουν προβλήματα με τη λογιστική, καθώς στο τέλος της περιόδου αναφοράς τα χαρτιά εξακολουθούν να βρίσκονται κάπου «σε διαμετακόμιση». Και αν, μετά την υπογραφή ενός από τα μέρη, εντοπίστηκαν αμφιλεγόμενες ρήτρες στη σύμβαση ή βρέθηκε σφάλμα στη λογιστική τεκμηρίωση, τότε η διαδικασία απόκτησης του σωστού εγγράφου εκτείνεται ακόμη περισσότερο, μερικές φορές ακόμη και για μήνες.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σάς επιτρέπει να απαλλαγείτε από όλες αυτές τις ταλαιπωρίες:

Όλα τα έγγραφα «υπογράφονται» ηλεκτρονικά με χρήση ψηφιακών υπογραφών. Είναι γρήγορο και εύκολο.
Για να αποκτήσετε ένα αντίγραφο σε χαρτί, απλώς εκτυπώστε ένα αντίγραφο. Οι ενδιαφερόμενοι λαμβάνουν όλα τα έγγραφα άμεσα, χωρίς μεγάλη αναμονή για επιστολές ή κούριερ.
Η σύναψη συμβάσεων και η επιβεβαίωση ολοκλήρωσης της συνεργασίας (τιμολόγια και πράξεις) γίνεται χωρίς καθυστερήσεις και πρόσθετες προσπάθειες από την πλευρά των εργαζομένων.
Ο αντίκτυπος του ανθρώπινου παράγοντα στις επιχειρήσεις μειώνεται: τα έγγραφα δεν χάνονται, τα λάθη διορθώνονται σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Δεν χρειάζεται να διαθέσετε χρήσιμο χώρο για την αποθήκευση πολλών χάρτινων εγγράφων.

Επιπλέον, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων επιτρέπει την επίλυση του προβλήματος της αναφοράς επιχειρήσεων στο κράτος. Προηγουμένως, τα έγγραφα γίνονταν δεκτά μόνο σε έντυπη μορφή και οι υπάλληλοι της εταιρείας περνούσαν πολλές ώρες ταξιδεύοντας στην εφορία, στέκονταν στις ουρές για να δουν τον επιθεωρητή και οι επιθεωρητές, με τη σειρά τους, επεξεργάζονταν πολλά έγγραφα για να ελέγξουν την ακρίβεια της αναφοράς και εισάγετε δεδομένα στην κοινή βάση δεδομένων.

Τώρα όλα αυτά τα ζητήματα μπορούν επίσης να επιλυθούν χρησιμοποιώντας ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η φορολογική υπηρεσία δέχεται εκθέσεις και έγγραφα αυστηρά καθορισμένης μορφής σε ηλεκτρονική μορφή. Οποιαδήποτε άλλη μορφή δεν θα γίνει αποδεκτή. Επομένως, κατά την εφαρμογή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, είναι λογικό να ελέγχετε τη μορφή της εσωτερικής τεκμηρίωσης της εταιρείας και, εάν είναι απαραίτητο, να κάνετε τις κατάλληλες προσαρμογές στα πρότυπα εγγράφων.

Σε πρώτο στάδιο, το κράτος άρχισε να δέχεται ηλεκτρονικά τις φορολογικές δηλώσεις. Η τεχνική αποδείχθηκε επιτυχημένη. Και πρόσφατα, όλα τα έγγραφα γίνονται δεκτά και ηλεκτρονικά.

Τι περιλαμβάνει η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;

Υπάρχουν 4 μέρη που εμπλέκονται σε αυτόν τον τύπο ροής εγγράφων:

Προμηθευτής αγαθών ή υπηρεσιών. Το μέρος που δημιουργεί το ηλεκτρονικό έγγραφο.
Αγοραστής ή πελάτης. Το μέρος που λαμβάνει το ηλεκτρονικό έγγραφο.
Μια εταιρεία πωλητής που παρέχει μια ηλεκτρονική πλατφόρμα για την ανταλλαγή εγγράφων και υπηρεσίες για την οργάνωση της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων.
Κατάσταση. Κυβερνητικές υπηρεσίες στις οποίες η εταιρεία πωλητής διαβιβάζει δεδομένα για καταγεγραμμένες συναλλαγές και εκτελεσμένα έγγραφα.

Πώς αυτό εφαρμόζεται στην πράξη:

Ο προμηθευτής αγαθών ή υπηρεσιών δημιουργεί ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στο δικό του λογιστικό σύστημα ή απευθείας στην υπηρεσία που παρέχει ο πωλητής.
Το έγγραφο εντός της υπηρεσίας αποστέλλεται άμεσα στην παραλήπτη εταιρεία, η οποία το λαμβάνει είτε απευθείας στην υπηρεσία είτε στο δικό της πρόγραμμα που είναι συνδεδεμένο στην υπηρεσία.
Η πλατφόρμα καταγράφει δεδομένα σχετικά με το έγγραφο.
Μετά την «υπογραφή» (επιβεβαίωση) από τον παραλήπτη, τα στοιχεία του παραστατικού αποστέλλονται στην εφορία.

Έτσι, καταγράφεται αυτόματα το γεγονός της αποστολής και λήψης ενός εγγράφου. Σε αντίθεση με τις χάρτινες συσκευασίες με έγγραφα που μεταφέρονται από υπαλλήλους της εταιρείας, ταχυμεταφορές ή ταχυδρομικές υπηρεσίες, είναι αδύνατο να μην λάβετε ένα έγγραφο ή να το χάσετε ηλεκτρονικά. Το γεγονός της έγκαιρης παραλαβής του εγγράφου στο ηλεκτρονικό σύστημα καταγράφεται αυτόματα, τα δεδομένα αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περίπτωση διαφωνίας, ακόμη και στο δικαστήριο.

Επίσης, πληροφορίες σχετικά με έγγραφα που έχουν υπογραφεί και από τις δύο πλευρές διαβιβάζονται αυτόματα στις φορολογικές αρχές, γεγονός που μειώνει την πιθανότητα λογιστικών λαθών, απώλειας έντυπων αντιγράφων ή μη συμπερίληψης κάποιας συναλλαγής στην αναφορά, γεγονός που εξαλείφει στο μέλλον πιθανά πρόστιμα και άλλα προβλήματα με οι φορολογικές αρχές συνδέονται με τον ανθρώπινο παράγοντα και είναι τόσο κοινό κατά τη χρήση της διαχείρισης εγγράφων σε χαρτί.

Με τη ροή εγγράφων σε χαρτί, είναι δύσκολο για τον διαχειριστή της εταιρείας να ελέγξει την έγκαιρη παραλαβή κάθε εγγράφου. Τις περισσότερες φορές, αυτά τα ζητήματα επιλύονται σε επίπεδο λογιστών, ταχυμεταφορών και διευθυντών πωλήσεων. Ως αποτέλεσμα, τα πρωτότυπα σε χαρτί δεν φτάνουν πάντα στον λογιστή πριν από το τέλος της περιόδου αναφοράς. Και αυτό, εάν ελεγχθεί, μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα και άλλα προβλήματα.

Για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων:

Το πρωτότυπο έγγραφο παραδίδεται άμεσα. Δεν χρειάζονται ταχυδρομικά τέλη, ταχυμεταφορείς ή διαχειριστές. Δεν υπάρχουν καθυστερήσεις ή σχετικά προβλήματα.
Ο επικεφαλής της εταιρείας μπορεί να ελέγξει ανά πάσα στιγμή ακριβώς πότε στάλθηκε και έλαβε το έγγραφο. Και σε περίπτωση προβλημάτων που σχετίζονται με την έλλειψη σημαντικής τεκμηρίωσης, οι εργαζόμενοι δεν έχουν την ευκαιρία να μεταθέσουν την ευθύνη για τα λάθη τους σε «κακή απόδοση αλληλογραφίας» και άλλους εξωτερικούς παράγοντες. Οι ίδιοι οι υπάλληλοι της εταιρείας το καταλαβαίνουν. Ως εκ τούτου, οι καθυστερήσεις και τα προβλήματα με την αποστολή/λήψη εγγράφων μετά την εφαρμογή αυτού του συστήματος γίνονται εξαιρετικά σπάνια.

Για την υλοποίηση της συνεργασίας μέσω ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, είναι απαραίτητο και τα δύο μέρη να χρησιμοποιούν λογισμικό συνδεδεμένο σε κάποια πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων. Ή, προαιρετικά, το ένα ή και τα δύο μέρη μπορούν να εργαστούν απευθείας στην υπηρεσία αποστολής και λήψης εγγράφων.

Ηλεκτρονική υπογραφή

Για την οργάνωση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων απαιτείται υψηλός βαθμός ασφάλειας και προστασίας. Όλες οι υπηρεσίες διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων χρησιμοποιούν ασφαλή σύνδεση, κρυπτογράφηση δεδομένων και χρησιμοποιούν ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή για την επιβεβαίωση της αυθεντικότητας του εγγράφου που αποστέλλεται.

Η ψηφιακή υπογραφή είναι ένα ειδικό «ηλεκτρονικό κλειδί» που δημιουργεί έναν μοναδικό ψηφιακό κωδικό χρησιμοποιώντας μαθηματική επεξεργασία δεδομένων από ένα πιστοποιητικό χρήστη και ένα ηλεκτρονικό έγγραφο. Τα δημόσια πιστοποιητικά χρησιμοποιούνται για την επαλήθευση και την επιβεβαίωση των υπογραφών. Και για τη δημιουργία (υπογραφή) - το προσωπικό εμπιστευτικό «κλειδί» του χρήστη.

Πλατφόρμες ροής εγγράφων (υπηρεσίες)

Σήμερα υπάρχει ένα ευρύ φάσμα πλατφορμών που παρέχουν υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων. Αυτά είναι τα Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok και πολλά άλλα. Όλα εκτελούν περίπου τις ίδιες λειτουργίες:

Λήψη ηλεκτρονικού εγγράφου από τον χρήστη.
Αποστέλλεται στον παραλήπτη στον λογαριασμό του ή μεταφέρεται στο καθορισμένο σύστημα εάν ο παραλήπτης συνεργάζεται με άλλη υπηρεσία.
Καταγραφή δεδομένων σχετικά με το έγγραφο και την αποστολή.

Όταν επιλέγετε ένα σύστημα για την εταιρεία σας, το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι οι προτιμήσεις των πελατών σας. Εδώ είναι σημαντικό είτε να εργάζεστε στο ίδιο σύστημα με έναν πελάτη που είναι σημαντικός για εσάς είτε η υπηρεσία να έχει τη δυνατότητα να ενσωματώνει (ανταλλαγή δεδομένων) μεταξύ του συστήματός σας και μιας παρόμοιας πλατφόρμας που χρησιμοποιεί ο πελάτης σας.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα μπορείτε να πείσετε τον αγοραστή να αρχίσει να εργάζεται με μια πλατφόρμα που σας βολεύει. Αλλά πολύ συχνά, ειδικά όταν ξεκινούν συνεργασία με μεγάλες αλυσίδες λιανικής και επιχειρήσεις, έχουν ήδη κάνει την επιλογή τους εδώ και πολύ καιρό και μία από τις προϋποθέσεις συνεργασίας είναι η δυνατότητα εργασίας με μια συγκεκριμένη ηλεκτρονική πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων.

Συστήματα VEDO και EDI: ποια είναι η διαφορά;

Όταν επιλέγουν ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, πολλοί χρήστες συναντούν επίσης συστήματα που δεν τοποθετούνται ως VEDO, δηλ. «ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων», αλλά ως EDI (ροή εγγράφων για λιανική).

Τα συστήματα EDI είναι μια ειδική περίπτωση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Επικεντρώνονται στην ανταλλαγή δεδομένων με εμπορικούς εταίρους ή τμήματα του δικτύου διανομής. Εάν, γενικά, οποιοσδήποτε τύπος νομικά σημαντικών εγγράφων εκτελούνται μέσω της ροής εγγράφων, τότε εδώ εφαρμόζεται η ταχεία ανταλλαγή εμπορικών πληροφοριών μεταξύ οργανισμών, συμπεριλαμβανομένων νομικά σημαντικών εγγράφων που είναι απαραίτητα για τις εμπορικές δραστηριότητες.

Η συμβατική ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων επιτρέπει τη χρήση οποιουδήποτε τύπου εγγράφων σε οποιαδήποτε μορφή κατάλληλη για τα μέρη. Όταν χρησιμοποιείτε το EDI, η λίστα των πιθανών εγγράφων και η μορφή τους ρυθμίζονται αυστηρά. Δεν υπάρχει τρόπος δημιουργίας και μετάδοσης ενός εγγράφου στην εσωτερική μορφή της εταιρείας ή που να μην σχετίζεται άμεσα με τις συναλλαγές. Θα μιλήσω για το πώς λειτουργεί το EDI, γιατί χρησιμοποιείται μόνο στο εμπόριο και ποια είναι τα πλεονεκτήματά του σε ένα από τα παρακάτω άρθρα.

Ενοποίηση με 1C και άλλα λογιστικά συστήματα

Για την αποτελεσματική λειτουργία της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, είναι πολύ σημαντικό η πλατφόρμα που θα επιλέξετε να υποστηρίζει την ενοποίηση με το λογιστικό σας σύστημα.

Γιατί χρειάζεται αυτό:

Οι υπάλληλοι της εταιρείας δημιουργούν έγγραφα στο εταιρικό λογιστικό σύστημα.
Μετά τη δημιουργία, το έγγραφο μεταφέρεται αυτόματα εντός του συστήματος στον διαχειριστή ή τον λογιστή για υπογραφή.
Το έγγραφο που επαληθεύεται και επιβεβαιώνεται από τον διαχειριστή πρέπει να υποβάλλεται χωρίς παραμόρφωση ή μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων, δηλ. πρόσθετο κόστος χρόνου και πιθανά σφάλματα στην υπηρεσία ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
Εάν εφαρμοστεί σωστά, η μεταφορά δεδομένων πραγματοποιείται αυτόματα. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί «Αποστολή εγγράφου», μετατρέπεται αυτόματα στη φόρμα που απαιτείται για το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και αποστέλλεται στην υπηρεσία, όπου το έγγραφο καταγράφεται και αποστέλλεται στον παραλήπτη.

Είναι πολύ σημαντικό το λογιστικό σας σύστημα να έχει μια έτοιμη λύση από την πλευρά της υπηρεσίας, βάσει της οποίας οι ειδικοί σας θα μπορούν να εφαρμόσουν το απαραίτητο πρόσθετο για το λογιστικό πρόγραμμα. Εάν δεν υπάρχει τέτοια λύση, τότε είναι καλύτερα να μην προσπαθήσετε να την εφαρμόσετε μόνοι σας, αυτή είναι μια πολύ εργατική και πολύπλοκη διαδικασία. Οι υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιούν ψηφιακές υπογραφές και πολύπλοκα συστήματα κρυπτογράφησης. Επομένως, δεν υπάρχουν εγγυήσεις ότι ακόμη και μετά από όλες τις προσπάθειες των προγραμματιστών θα έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Είναι καλύτερα να επιλέξετε μια άλλη πλατφόρμα όπου θα βρείτε μια κατάλληλη επιλογή ενσωμάτωσης.

Κόστος εξυπηρέτησης

Οι υπηρεσίες διαχείρισης εγγράφων προσφέρουν συνήθως δωρεάν σύνδεση με την υπηρεσία. Για την αποστολή εγγράφων χρεώνεται ένα τέλος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή θα είναι μια σταθερή τιμή για κάθε έγγραφο που αποστέλλεται. Κάπου μπορείς να αγοράσεις υπηρεσίες σε πακέτα, π.χ. ένα ποσό είναι για 100 έγγραφα, ένα άλλο είναι για 1000 το μήνα κ.λπ.

Αυτό το θέμα πρέπει επίσης να προσεγγιστεί με σύνεση. Αφενός, όσο μεγαλύτερο είναι το πακέτο που θα επιλέξετε, τόσο χαμηλότερο θα είναι το κόστος αποστολής ενός εγγράφου. Από την άλλη πλευρά, δεν έχει νόημα να πληρώσετε για ένα πακέτο 300, 500 ή 1000 εγγράφων εάν η ροή εγγράφων δεν υπερβαίνει τα 100 έγγραφα το μήνα.

Συχνές Ερωτήσεις

Όλα τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται ηλεκτρονικά;

Οχι. Χρησιμοποιώντας την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, θα στείλετε μόνο εκείνα τα έγγραφα που είναι πιο βολικά για αποστολή με αυτόν τον τρόπο. Συνήθως πρόκειται για πράξεις ολοκληρωμένης εργασίας, φορολογικά τιμολόγια, μερικές φορές συμβάσεις κ.λπ. Όλα εξαρτώνται από τις ανάγκες και την ευκολία σας.

Είναι πληρωμή αποστολής ανά έγγραφο ή ανά σελίδα;

Πληρώνετε και το σύστημα καταγράφει την αποστολή του εγγράφου. Ακόμα κι αν το έγγραφό σας έχει πολλές σελίδες, υπολογίζεται ως μία χρεώσιμη μονάδα.

Πόσο ασφαλές είναι;

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι απολύτως ασφαλής. Επιπλέον, η υπηρεσία που παρέχει την υπηρεσία είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση της ασφάλειας. Για αυτό, χρησιμοποιείται ψηφιακή υπογραφή, κρυπτογράφηση δεδομένων και ασφαλές κανάλι επικοινωνίας. Το επίπεδο ασφάλειας είναι περίπου το ίδιο με τις συνήθεις υπηρεσίες τράπεζας-πελάτη.

Εάν έχουμε εγκαταστήσει το 1C, θα μπορούν όλοι οι χρήστες να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων;

Οχι. Εκτός από τον περιορισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης στο ίδιο το λογιστικό σύστημα, για την εργασία με ηλεκτρονικά έγγραφα, η σύνδεση περιορίζεται σε μία περίοδο λειτουργίας σε έναν υπολογιστή. Για να αποκτήσετε πρόσβαση από άλλον υπολογιστή, θα χρειαστεί να συνδεθείτε από την αρχή με όλους τους κωδικούς πρόσβασης και άλλες μεθόδους ασφαλείας.

Είναι δυνατή η χρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων χωρίς ηλεκτρονική υπογραφή και σύνδεση με υπηρεσίες επί πληρωμή;

Οχι. Η υπογραφή και η χρήση μιας υπηρεσίας διαχείρισης εγγράφων πιστοποιημένη από το κράτος είναι απαραίτητη προκειμένου η διαχείριση των εγγράφων σας να είναι νομικά δεσμευτική. Μπορείτε, φυσικά, να στείλετε έγγραφα χωρίς ηλεκτρονικές υπογραφές στους πελάτες σας χρησιμοποιώντας οποιεσδήποτε μεθόδους μέσω οποιουδήποτε καναλιού. Αλλά δεν θεωρούνται ροή εγγράφων. Αυτά δεν είναι τίποτα άλλο από αντίγραφα για αναφορά. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει πάντα να τα επιβεβαιώνετε με χάρτινα πρωτότυπα.

Είναι τόσο δύσκολη η χρήση της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων;

Δυσκολίες μπορούν να προκύψουν μόνο στο στάδιο της σύνδεσης. Αλλά συνήθως προσέρχονται ειδικοί για να επιλύσουν αυτό το ζήτημα. Η ίδια η διαδικασία χρήσης είναι απλή και βολική. Ο διαχειριστής (υπεύθυνος) ελέγχει το έγγραφο, πατά το κουμπί «υπογραφή» και «αποστολή». Εκείνοι. Η αποστολή εγγράφων γίνεται πολύ πιο εύκολη από ό,τι ακόμα και κατά την ανταλλαγή σαρώσεων μέσω email.

Τι πρέπει να κάνω εάν ο πελάτης μου δεν χρησιμοποιεί την πλατφόρμα που χρησιμοποιώ;

Έχετε δύο επιλογές. Μπορείτε να συνδέσετε έναν αντισυμβαλλόμενο στον ιστότοπό σας, για παράδειγμα, με δικά σας έξοδα. Ή μπορείτε να μάθετε εάν υπάρχει η δυνατότητα ενοποίησης μεταξύ των ηλεκτρονικών σας συστημάτων διαχείρισης εγγράφων. Εάν ναι, απλώς χρησιμοποιήστε αυτήν την υπηρεσία. Στη συνέχεια, το έγγραφο θα μεταδοθεί σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα: από εσάς - στο σύστημά σας - μετά στο σύστημα του παραλήπτη - και, τέλος, προσωπικά στον παραλήπτη. Αυτό δεν θα επηρεάσει την ταχύτητα λήψης του εγγράφου ή την πολυπλοκότητα της χρήσης του συστήματος.

Ενημέρωση: Μετά από πολλή σκέψη, αποφάσισα να εισαγάγω τον όρο EDI (εξωτερική διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων), μιας και το EDI είναι μια ευρύτερη έννοια.

Ετικέτες: Προσθήκη ετικετών

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων πρέπει να είναι μια ολιστική, ολοκληρωμένη τεχνολογία διαχείρισης που διασφαλίζει τις βασικές διαδικασίες εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα διαχείρισης (εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά) σε συμμόρφωση με τις απαιτήσεις για την καταχώριση και την πιστοποίησή τους.

Από την άποψη της οργάνωσης της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση, μπορούν να διακριθούν δύο επίπεδα οργάνωσης της υλοποίησης και χρήσης στοιχείων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων: ροή εγγράφων εντός του οργανισμού και εξωτερικές επικοινωνίες του οργανισμού.

Κατά την οργάνωση της χρήσης της εσωτερικής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, οποιοσδήποτε οργανισμός αντιμετωπίζει τα ακόλουθα ερωτήματα:

Σε ποιες μορφές δημιουργίας και αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων.

Πώς να συνδυάσετε τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων με στοιχεία παραδοσιακής εργασίας γραφείου και ροής εγγράφων.

Η ανάγκη για ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ οργανισμών οδηγεί στην πράξη στην ύπαρξη ποικίλων επιλογών συνδυασμού στοιχείων παραδοσιακής και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στις εξωτερικές επικοινωνίες, από απλοποιημένες επιλογές έως πολύπλοκες τεχνολογίες.

Οι σύνθετες τεχνολογίες για τη διαχείριση εξωτερικών ηλεκτρονικών εγγράφων συνδυάζουν την εγγραφή εγγράφων σε εταιρικό σύστημα με την εισαγωγή των αρχείων τους, την αποστολή τους στους παραλήπτες μέσω email, την αυτοματοποίηση της διαδικασίας εγγραφής εγγράφων που λαμβάνονται μέσω email στο εταιρικό σύστημα του οργανισμού που λαμβάνει τα έγγραφα και επίσης διασφαλίστε τη χρήση εργαλείων κρυπτογραφικής προστασίας, συμπεριλαμβανομένου του EDS. Όταν χρησιμοποιείτε ψηφιακές υπογραφές στη διαχείριση εξωτερικών ηλεκτρονικών εγγράφων, είναι σημαντικό να δίνετε προσοχή στα ακόλουθα ζητήματα:

Καθορίστε τη λίστα των ατόμων στον οργανισμό που θα χρησιμοποιήσουν την ψηφιακή υπογραφή.

Επιλέξτε ένα συγκεκριμένο πακέτο κρυπτογράφησης και επιλύστε βασικά ζητήματα πιστοποίησης.

Η αλληλεπίδραση δύο ή περισσότερων εταιρικών συστημάτων στο πλαίσιο της τεχνολογίας διασυνδεδεμένης ροής εγγράφων περιλαμβάνει την επίλυση ενός αριθμού προβλημάτων ποικίλης πολυπλοκότητας. Τα πιο πολύπλοκα προβλήματα είναι κυρίως τεχνικού χαρακτήρα και σχετίζονται με τη διασφάλιση, αφενός, της αλληλεπίδρασης εταιρικών συστημάτων πολλών οργανισμών και τμημάτων και, αφετέρου, της ασφάλειας των πληροφοριών και της προστασίας των πληροφοριών στα δίκτυα υπολογιστών. Αυτό το σύνολο προβλημάτων έγκειται στον τομέα δραστηριότητας των ειδικών στην πληροφορική και την προστασία τεχνικών πληροφοριών.

Όσον αφορά τις δραστηριότητες των υπηρεσιών υποστήριξης τεκμηρίωσης, θα απαιτείται οργανωτική και μεθοδολογική αλληλεπίδραση μεταξύ των οργανισμών που συμμετέχουν στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων, μεταξύ άλλων σε θέματα ενοποίησης εντύπων εγγράφων, μορφών εγγραφής και αρχών ροής εγγράφων. Όλα αυτά είναι απαραίτητα για να επιτύχετε τη μέγιστη σαφήνεια στην εργασία σας.

Για την επιτυχή εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε εξωτερικές επικοινωνίες οργανισμών και διυπηρεσιακή ανταλλαγή πληροφοριών, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν γενικές αρχές, τυπικές λύσεις, καθώς και συντονισμένες ενέργειες προγραμματιστών αυτοματοποιημένων συστημάτων. Απαιτείται περαιτέρω εννοιολογική ανάπτυξη της πολιτικής στον τομέα της αυτοματοποίησης της ροής εγγράφων στον κυβερνητικό μηχανισμό, διασφαλίζοντας την αλληλεπίδραση και τη συμβατότητα των συστημάτων που χρησιμοποιούνται.

Με βάση τα προϊόντα EOS, είναι δυνατή η υλοποίηση διαφόρων σχημάτων ροής εξωτερικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Αλληλεπίδραση με απομακρυσμένα τμήματα, εξωτερικούς εργολάβους και μόνιμους εργολάβους

Η πρόσβαση στο σύστημα για απομακρυσμένα τμήματα, εξωτερικούς εργολάβους και εργολάβους που αλληλεπιδρούν με τον οργανισμό σε συνεχή βάση μπορεί να οργανωθεί:

Στο σύστημα "DELO" - χρησιμοποιώντας το υποσύστημα "DELO-WEB", το οποίο παρέχει πρόσβαση στο EDMS από οποιονδήποτε υπολογιστή που είναι συνδεδεμένος στο Διαδίκτυο. Η ευέλικτη διαμόρφωση των δικαιωμάτων πρόσβασης σάς επιτρέπει να περιορίσετε την πρόσβαση των απομακρυσμένων χρηστών σε εσωτερικές πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο EDMS "DELO".

Βασισμένο στο σύστημα EOS for SharePoint - με τη δημιουργία μιας κλειστής διαδικτυακής πύλης για τρίτους εργολάβους, αυτοματοποιώντας τη διαδικασία έγκρισης και παροχής εγγράφων. Το σύστημα σάς επιτρέπει να οργανώνετε τόσο την εσωτερική όσο και την εξωτερική ροή εγγράφων σε μία πύλη, περιορίζοντας ευέλικτα τα δικαιώματα πρόσβασης για ομάδες χρηστών και μεμονωμένα άτομα.

Αλληλεπίδραση με εξωτερικό EDMS

Ενδοεταιρική ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων – μέσω ενσωμάτωσης με φορείς εκμετάλλευσης EDI. Σας επιτρέπει να οργανώσετε την αλληλεπίδραση σε ηλεκτρονική μορφή με οποιονδήποτε αριθμό αντισυμβαλλομένων, ανεξάρτητα από τις υπηρεσίες ανταλλαγής με τις οποίες είναι συνδεδεμένοι και το EDMS που χρησιμοποιούν

Η ενσωμάτωση με τις υπηρεσίες EDI χρησιμοποιείται σε επιχειρηματικές διαδικασίες για την ανταλλαγή εγγράφων (συμβάσεις, πράξεις, τιμολόγια, τιμολόγια, αλληλογραφία, κ.λπ.) με πελάτες και προμηθευτές, μειώνει τον χρόνο και το κόστος αποστολής και καθιστά δυνατή την ελαχιστοποίηση των αρχείων σε χαρτί. Οι υπηρεσίες καταγράφουν αυτόματα το γεγονός της αποστολής/λήψης ενός εγγράφου.

Νομικά σημαντική ροή ηλεκτρονικών εγγράφων με τρίτους οργανισμούς που χρησιμοποιούν ηλεκτρονική υπογραφή (ES).
Αλληλεπίδραση με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων χρησιμοποιώντας την επιλογή «Ηλεκτρονικός Διακομιστής Αλληλεπίδρασης» (EES). Κατάλληλο για εταιρείες που ανταλλάσσουν μεγάλο αριθμό εγγράφων. Η επιλογή αυτοματοποιεί την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων και διασφαλίζει τη διαφάνεια της επεξεργασίας τους σε οργανισμούς που συμμετέχουν στη ροή εγγράφων.

Χαρακτηριστικά της επιλογής SEV

αυτόματη παραλαβή εγγράφων από άλλους οργανισμούς.
αυτόματος έλεγχος για επανάληψη του παραληφθέντος εγγράφου.
αυτόματη εγγραφή στο EDMS ενός εγγράφου που ελήφθη μέσω CMEA.
αυτόματη σύνδεση?
αυτοματοποιημένη αποστολή?
αυτόματη δημιουργία πληροφοριών σχετικά με την πρόοδο και την εκτέλεση·
αυτόματη λήψη αναφορών από παραλήπτες εγγράφων.
ευέλικτη διαμόρφωση κανόνων ανταλλαγής.

Η ροή εγγράφων είναι η κίνηση των εγγράφων από τη στιγμή που δημιουργούνται μέχρι τη στιγμή που ολοκληρώνεται η εργασία με αυτά.

Η οργάνωση της ροής εγγράφων έχει πολλά κοινά με την οργάνωση ενός μηχανικού μεταφορέα. Κάποτε, η εισαγωγή της συναρμολόγησης γραμμής συναρμολόγησης, μαζί με την τυποποίηση προϊόντων και την τυποποίηση των ανταλλακτικών, οδήγησε σε σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας, μείωση του κόστους της παραγωγικής διαδικασίας και σηματοδότησε την αρχή της μαζικής παραγωγής. Είναι αλήθεια ότι ο ρυθμός που έθεσε ο μεταφορέας οδήγησε σε αύξηση της έντασης της εργασίας και της νευρικής έντασης των εργαζομένων.

Ροή εγγράφων στην επιχείρηση

Η οργάνωση της ροής εγγράφων βασίζεται στις ίδιες αρχές με τον μηχανικό μεταφορέα: η μετακίνηση των εγγράφων πρέπει να έχει ελάχιστες επιστροφές στα προηγούμενα στάδια, τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται στους εκτελεστές σύμφωνα με τις αρμοδιότητές τους, προκειμένου να αποφευχθεί η διπλή λειτουργία.

Διάγραμμα ροής εγγράφων

Υπάρχουν εξωτερικά και εσωτερικά περιγράμματα ροής εγγράφων.

Το εξωτερικό περίγραμμα ξεκινά με εισερχόμενα (εξωτερικά) έγγραφα που φτάνουν στην επιχείρηση από το εξωτερικό. Αυτά μπορεί να είναι εντολές από ανώτερες αρχές, εντολές, ψηφίσματα, επιστολές από συνεργάτες πελατών κ.λπ. Τα παραληφθέντα έγγραφα καταχωρούνται από τους γραμματείς και στη συνέχεια αποστέλλονται για εκτέλεση.

Η εισερχόμενη τεκμηρίωση είναι η τεκμηρίωση που λαμβάνει η επιχείρηση από άλλους οργανισμούς. Τα εξερχόμενα έγγραφα είναι έγγραφα που αποστέλλει μια επιχείρηση (οργανισμός) σε άλλες επιχειρήσεις. Η εξερχόμενη τεκμηρίωση είναι έγγραφα που περιέχουν πληροφορίες που δημιουργούνται στην επιχείρηση με σκοπό τη μεταφορά τους σε άλλους οργανισμούς: επιστολές, πιστοποιητικά, αναφορές, παραγγελίες, τηλεγραφήματα, τηλεφωνικά μηνύματα κ.λπ.

Ροή εγγράφων– η διακίνηση εγγράφων σε έναν οργανισμό από τη στιγμή που παραλαμβάνονται ή εκδίδονται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης ή της αποστολής.

Υπάρχουν τρεις κύριες ροές τεκμηρίωσης:

– έγγραφα που προέρχονται από άλλους οργανισμούς (εισερχόμενα).

– έγγραφα που αποστέλλονται σε άλλους οργανισμούς (εξερχόμενα).

– έγγραφα που δημιουργούνται στον οργανισμό και χρησιμοποιούνται από τους υπαλλήλους του οργανισμού στη διαδικασία διαχείρισης (εσωτερική).

Η ροή εγγράφων είναι αναπόσπαστο μέρος του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, σκοπός του οποίου είναι να παρέχει υποστήριξη πληροφοριών για τις δραστηριότητες του ιδρύματος, την τεκμηρίωσή του και την αποθήκευση των πληροφοριών διαχείρισης που δημιουργήθηκαν προηγουμένως. Το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα εξαρτάται άμεσα από αποφάσεις διαχείρισης, η υποστήριξη τεκμηρίωσης των οποίων ως διαδικασία περιλαμβάνει τρία στοιχεία: υποστήριξη πληροφοριών για αποφάσεις, δηλαδή παροχή της απόφασης με πληροφορίες (έγγραφα), τεκμηρίωση της απόφασης και παρακολούθηση της εφαρμογής της. Τα κύρια συστατικά αυτής της διαδικασίας είναι: απόκτηση αρχικών πληροφοριών, καθορισμός στόχου (εργασία), αναζήτηση των απαραίτητων πληροφοριών (εργασία αναφοράς), ανάπτυξη λύσης (σύνταξη εγγράφου), έγκρισή της, επεξεργασία, παραγωγή, πιστοποίηση, αποστολή (μεταφορά στον παραλήπτη), παρακολούθηση λύσεων εκτέλεσης. Ο όγκος της ροής εγγράφων καθορίζεται από τον αριθμό των εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών εγγράφων του ιδρύματος για μια συγκεκριμένη περίοδο (έτος, τρίμηνο, μήνας, ημέρα). Η ορθολογική οργάνωση της ροής εγγράφων περιλαμβάνει τη συνεκτίμηση των ακόλουθων αρχών: ευθύτητα, συνέχεια, ρυθμός, παραλληλισμός, αναλογικότητα. Η αρχή της άμεσης κυκλοφορίας εγγράφων απαιτεί η κίνηση των εγγράφων να πραγματοποιείται κατά μήκος της συντομότερης διαδρομής. Η απλούστερη μορφή κίνησης των ροών εγγράφων αντιστοιχεί στη γραμμική διάταξη των δομικών μονάδων. Η αρχή της συνέχειας στη ροή των εγγράφων είναι η συνεχής υποβολή των εγγράφων στο επίπεδο που λαμβάνεται απόφαση για αυτά. Αυτή η αρχή είναι ασυμβίβαστη με το «μπαγιάκωμα» των εγγράφων, τη συσσώρευσή τους σε μια αρχή. Η αρχή της ρυθμικής ροής εγγράφων σημαίνει ομοιόμορφη κίνηση των ροών εγγράφων. Η αρχή του παραλληλισμού σημαίνει την εκτέλεση ξεχωριστών λειτουργιών για την επεξεργασία ενός εγγράφου καθώς κινείται. Ο κύριος σκοπός αυτής της αρχής είναι να μειωθεί ο χρόνος που απαιτείται για τη συμπλήρωση ενός εγγράφου. Η παράλληλη εκτέλεση μεμονωμένων λειτουργιών επιταχύνει σημαντικά τόσο τη ροή εγγράφων όσο και την εκτέλεση του εγγράφου στο σύνολό του. Η αρχή της αναλογικότητας προϋποθέτει την αναλογική, ομοιόμορφη φόρτωση των καναλιών κίνησης εγγράφων. Η αρχή της ανεξαρτησίας και της υπευθυνότητας στην εργασία με έγγραφα είναι σημαντική. Αυτή η αρχή σημαίνει ότι σε όλες τις ενέργειες - διεύθυνση, διανομή, συντονισμός, υπογραφή κ.λπ. - είναι απαραίτητο να καθοδηγείται αυστηρά από τις λειτουργίες του ιδρύματος και των τμημάτων του, καθώς και από την ικανότητα των εργαζομένων. Η υφιστάμενη δομή και οι λειτουργίες του ιδρύματος, οι μορφές και οι μέθοδοι των δραστηριοτήτων διαχείρισης έχουν σημαντικό αντίκτυπο στη ροή των εγγράφων. Ως εκ τούτου, η ταχεία διαβίβαση και εκτέλεση των εγγράφων, εκτός από καθαρά γραφειακούς λόγους, παρεμποδίζεται από οργανωτικές ελλείψεις, την έλλειψη σαφούς οριοθέτησης των ευθυνών μεταξύ των υπαλλήλων και την ανεπαρκή σαφήνεια των λειτουργιών ορισμένων οργάνων και των επιμέρους διαρθρωτικών τους τμημάτων.

Η κλίμακα διαχείρισης που βασίζεται στην επιστημονική και τεχνολογική πρόοδο απαιτεί τη μηχανοποίηση της εργασίας γραφείου σε όλα της τα στάδια. Η μηχανοποίηση των διαδικασιών εργασίας γραφείου περιλαμβάνει τη χρήση τεχνικών μέσων για την εκτέλεση εργασιών τεκμηρίωσης και επεξεργασίας εγγράφων. Ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός έχει γίνει πραγματική αναγκαιότητα κατά την επίλυση προβλημάτων υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση επιχειρήσεων. Στην εποχή των υπολογιστών, ο παραδοσιακός ορισμός ενός εγγράφου πρέπει να αποσαφηνιστεί, καθώς σήμερα τα έγγραφα μπορούν να είναι μηνύματα που λαμβάνονται μέσω e-mail, αρχεία ήχου ή βίντεο. Επομένως, το έγγραφο μπορεί να οριστεί ως εξής: ένα έγγραφο είναι μια συλλογή πληροφοριών προσβάσιμων στην ανθρώπινη αντίληψη . Υπάρχουν πολλά προγράμματα για τη δημιουργία και την επεξεργασία επίσημων εγγράφων. Παρά την ταχεία ανάπτυξη των ηλεκτρονικών εγγράφων, οι ειδικοί πιστεύουν ότι μια σειρά από οργανωτικές και τεχνικές δυσκολίες δεν θα τους επιτρέψουν να αντικαταστήσουν πλήρως και να εξαλείψουν τα παραδοσιακά έγγραφα από την κυκλοφορία στο άμεσο μέλλον.

Ερωτήσεις για συζήτηση

1 Από ποιες ενότητες αποτελείται το αρχείο της κάρτας ελέγχου;

2 Ποιες προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων γνωρίζετε;

3 Ποιος υπάλληλος αφαιρεί ένα έγγραφο από τον έλεγχο;

4 Ποιο είναι το αντικείμενο του ελέγχου εκτέλεσης εγγράφων;

5 Από ποια στοιχεία αποτελείται το ευρετήριο εγγραφής ενός εγγράφου;

6 Τοποθετήστε το "σημάδι ελέγχου" στα έγγραφα.

7 Από ποια στιγμή υπολογίζεται η περίοδος εκτέλεσης και ο έλεγχος στην εκτέλεση του εγγράφου;

8 Ποια είναι η διαδικασία για την παράταση της προθεσμίας για την εκτέλεση ενός εγγράφου;

9 Ποιος είναι ο σκοπός της ροής εγγράφων;

10 Ποια έγγραφα σας επιτρέπουν να αναλύετε και να βελτιώνετε τη ροή εγγράφων;

11 Τι είναι η ροή εγγράφων;